Відповідно до Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року № 1040 (зі змінами), Положення про Міністерство оборони України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2014 року № 671 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 730), з метою запровадження єдиного порядку ведення роботи з договорами НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з підготовки, погодження, укладення, реєстрації, обліку, зберігання та контролю за виконанням договорів, що укладаються від імені Міністерства оборони України, що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Міністерства оборони України, Генерального штабу Збройних Сил України, інших органів військового управління, які беруть участь у роботі з договорами, забезпечити своєчасний контроль за їх виконанням.

3. Цей наказ набирає чинності з 01 січня 2021 року.

4. Наказ розіслати згідно з розрахунком розсипки.

1.1. Ця Інструкція визначає процедуру підготовки, погодження, укладення, реєстрації, обліку та зберігання договорів, угод, державних контрактів, що укладаються від імені Міністерства оборони України (далі - договори), а також порядок контролю за виконанням таких договорів.

Підготовка, погодження, укладення, реєстрація, облік та зберігання додаткових угод щодо внесення змін і доповнень до укладених договорів здійснюються в порядку, установленому цією Інструкцією для договорів.

1.2. Дія цієї Інструкції не поширюється на міжнародні договори (крім тих, умовами яких передбачаються фінансові розрахунки в іноземній валюті), договори на виконання мобілізаційних завдань (замовлень) в особливий період, договори на проведення оцінки рухомого військового майна, нерухомого військового майна окремо від земельних ділянок з метою їх відчуження (крім тих, що передбачають витрачання бюджетних коштів), договори та контракти, що укладаються відповідно до вимог законодавства про працю.

1.3. Керівники структурних підрозділів Міністерства оборони України, Генерального штабу Збройних Сил України, органів військового управління, а також підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства оборони України (далі - структурні підрозділи), які на підставі довіреностей укладають договори від імені Міністерства оборони України, несуть персональну відповідальність за організацію і стан роботи з договорами.

1.4. Робота з договорами повинна сприяти:

належному виконанню договірних зобов'язань для забезпечення інтересів Міністерства оборони України, Збройних Сил України;

ефективному та раціональному використанню матеріальних, фінансових та інших ресурсів;

своєчасному та повному надходженню коштів до державного бюджету;

запобіганню порушень інтересів Міністерства оборони України та усуненню причин і умов, що їх спричиняють;

забезпеченню захисту та відновленню майнових прав та інтересів Міністерства оборони України.

1.5. До роботи з договорами належать:

підготовка проєкту договору або розгляд проєкту договору, що надійшов від іншої сторони (контрагента);

погодження (візування) проєкту договору заінтересованими структурними підрозділами;

підписання договору;

реєстрація, облік та зберігання укладених договорів та додаткових угод до них, а також усієї договірної документації;

здійснення контролю за розрахунками та виконанням договірних зобов'язань;

надання звітності про стан роботи з договорами;

розгляд, аналіз, узагальнення результатів роботи з договорами, підготовка висновків та пропозицій щодо її удосконалення.

За рішенням керівництва Міністерства оборони України робота з договорами, яка не передбачає витрачання бюджетних коштів, може проводитися іншими структурними підрозділами та органами військового управління відповідно до цієї Інструкції.

1.6. У структурних підрозділах, органах військового управління наказом керівника призначається особа (особи), відповідальна за організацію та ведення роботи з договорами (підготовку, погодження, укладення, реєстрацію, облік, зберігання тощо).

У посадових інструкціях (функціональних обов'язках) відповідальних посадових (службових) осіб зазначаються обов'язки щодо участі в цій роботі.

2.1. Проєкт договору та всі додатки до нього опрацьовуються структурним підрозділом, до компетенції якого належить питання, що становить предмет договору, у строки, визначені Законами України "Про публічні закупівлі" та "Про оборонні закупівлі", та погоджуються в порядку, визначеному в пунктах 2.7-2.10 цієї Інструкції, у строк не більше як 3 робочих дні з моменту їх надходження.

Підготовка проєктів договорів здійснюється відповідно до вимог, установлених Цивільним кодексом України, з урахуванням особливостей, передбачених Господарським кодексом України, Бюджетним кодексом України, іншими нормативно-правовими актами щодо окремих видів договорів, відповідно до типових договорів, з урахуванням примірних договорів.

2.2. Зміст проєкту договору, який опрацьовується структурним підрозділом, повинен включати такі умови:

предмет (найменування, номенклатура, асортимент, кількість товарів, робіт і послуг, вимоги щодо їх якості та здійснення відповідного контролю за якістю товарів, робіт і послуг);

права та обов'язки сторін;

ціна договору, порядок здійснення розрахунків;

можливість зменшення обсягу закупівлі залежно від реального фінансування видатків;

строк та місце поставки товарів, надання послуг, виконання робіт;

порядок поставки товарів, надання послуг, виконання робіт;

строк дії договору;

відповідальність сторін;

порядок внесення змін до договору та порядок його розірвання;

інші необхідні умови;

місцезнаходження та банківські реквізити сторін.

2.3. Підготовка проєктів договорів на здійснення закупівель товарів, робіт і послуг оборонного призначення для забезпечення потреб оборони, унесення змін до них здійснюються відповідно до законодавства у сфері оборонних закупівель.

Підготовка проєктів договорів на здійснення оборонних та публічних закупівель товарів, робіт і послуг, унесення змін до них в умовах воєнного стану здійснюються відповідно до вимог законодавства протягом 2 робочих днів з моменту надходження відповідних комерційних пропозицій та прийняття відповідного рішення (резолюції) керівником структурного підрозділу про підготовку проєкту договору.

2.4. Особливості підготовки проєктів договорів або основних умов проведення тендеру, які будуть включені до тендерної документації, та проєкти договорів за результатами проведених процедур закупівель, унесення змін до них визначаються відповідно до законодавства у сфері публічних закупівель.

2.5. Договори, які містять відомості, віднесені до державної таємниці, укладаються з дотриманням вимог законодавства про державну таємницю.

2.6. Підготовлений у структурному підрозділі проєкт договору та всі додатки до нього обов'язково погоджуються (візуються) керівниками фінансово-економічної та юридичної служб структурного підрозділу (за наявності).

Кожна сторінка підготовленого у структурному підрозділі проєкту договору та всі додатки до нього погоджуються (візуються):

керівником підрозділу, відповідального за предмет договору, яким на звороті останнього аркуша проєкту договору проставляється запис щодо правильності встановлення та застосування цін та обсягів товарів, робіт чи послуг;

керівником фінансового органу структурного підрозділу (за наявності), яким на звороті останнього аркуша проєкту договору проставляється запис, що підтверджує забезпеченість договору бюджетними асигнуваннями на відповідний рік та правильність порядку розрахунків за ним;

керівником юридичного органу структурного підрозділу (за наявності).

2.7. Проєкт договору подається до Департаменту внутрішнього аудиту Міністерства оборони України для здійснення моніторингу оцінки ризиків та надання консультацій (за потреби).

2.8. Проєкт договору, умовами якого передбачено витрачання бюджетних коштів, разом з усіма додатками подається для погодження до Департаменту фінансів Міністерства оборони України у частині дотримання порядку проведення розрахунків за товари, роботи і послуги та наявності бюджетних асигнувань.

Проєкт договору, умовами якого передбачається надходження коштів до бюджету, разом з усіма додатками подається для погодження до Департаменту фінансів Міністерства оборони України у частині дотримання порядку проведення розрахунків за договором, перевірки банківських реквізитів.

2.9. Управлінням представництв замовника погоджуються проєкти договорів (крім на закупівлю товарів оборонного призначення іноземного виробництва), предметом яких є:

розроблення, виготовлення, модернізація, ремонт, монтаж, постачання, утилізація товарів оборонного призначення;

виконання науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт;