Відповідно до пунктів 1, 8 частини першої статті 24, пункту 19 частини другої, пункту 21 частини п’ятої статті 25 та статті 101 Закону України "Про місцеві вибори", Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, за погодженням з Державною архівною службою України, керуючись статтями 11 - 13, пунктами 4, 13 статті 17, пунктом 7 статті 21 Закону України "Про Центральну виборчу комісію", Центральна виборча комісія

1. Затвердити Порядок передачі територіальними виборчими комісіями з місцевих виборів виборчої та іншої документації на зберігання до місцевих державних архівних установ (додається).

2. Визнати такою, що втратила чинність, постанову Центральної виборчої комісії від 25 жовтня 2010 року № 487 "Про Порядок передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до державних архівних установ".

3. Цю постанову надіслати Державній архівній службі України, обласним, Київській міській державним адміністраціям для доведення до відома територіальних виборчих комісій та оприлюднити на офіційному веб-сайті Центральної виборчої комісії.

1.1. Після офіційного оприлюднення результатів місцевих виборів територіальні виборчі комісії з місцевих виборів передають виборчу та іншу документацію до місцевих державних архівних установ згідно із цим Порядком.

1.2. Документи дільничних виборчих комісій з місцевих виборів, зазначені в пункті 1.3 цього Порядку, передаються до місцевої державної архівної установи через відповідну територіальну виборчу комісію.

1.3. Дільнична виборча комісія після завершення підрахунку голосів виборців на виборчій дільниці та складання у порядку, визначеному Законом України "Про місцеві вибори" (далі - Закон), протоколів з кожних місцевих виборів по кожному виборчому округу невідкладно передає до територіальної виборчої комісії запаковані відповідно до вимог Закону пакети з протоколами дільничної виборчої комісії про підрахунок голосів виборців на виборчій дільниці з кожних місцевих виборів по кожному виборчому округу, з виборчими бюлетенями, контрольними талонами виборчих бюлетенів, списками виборців, а також, за наявності, окремими думками членів виборчої комісії, викладеними у письмовій формі, актами, заявами, скаргами та рішеннями, прийнятими виборчою комісією.

Інша виборча документація, що підлягає зберіганню в місцевій державній архівній установі, зокрема протоколи засідань та рішення дільничної виборчої комісії, передається до відповідної територіальної виборчої комісії не пізніше дня припинення повноважень дільничної виборчої комісії.

1.4. Після офіційного оприлюднення результатів місцевих виборів відповідні територіальні виборчі комісії передають на зберігання до відповідних місцевих державних архівних установ такі документи:

1) для постійного зберігання (внесені до Національного архівного фонду):

фінансові документи територіальної виборчої комісії (кошториси, штатний розпис, плани асигнувань, фінансові звіти);

акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

2) для тимчасового зберігання:

постанови територіальної виборчої комісії про формування складу територіальних виборчих комісій та утворення дільничних виборчих комісій;

постанови територіальної виборчої комісії та документи (подання, заяви, скарги та інші передбачені законодавством документи), на підставі яких їх прийнято;

протоколи засідань територіальної виборчої комісії з відповідними додатками до протоколу засідання комісії;

протоколи територіальних виборчих комісій про підсумки голосування у виборчому окрузі та про результати місцевих виборів;

протоколи територіальних виборчих комісії про повторний підрахунок голосів виборців на виборчих дільницях;

протоколи дільничних виборчих комісій про підрахунок голосів виборців на виборчих дільницях;

виборчі бюлетені, контрольні талони виборчих бюлетенів;

списки виборців (попередні та уточнені);

акти, заяви, скарги про порушення вимог Закону при проведенні голосування і підрахунку голосів виборців;

протоколи засідань та постанови дільничних виборчих комісій;

первинні бухгалтерські документи;

3) інші документи відповідно до Закону, а також Типової номенклатури справ територіальної виборчої комісії (додаток 1).

1.5. Документи з кадрових питань (особового складу) передаються до місцевих архівних установ.

1.6. Територіальна виборча комісія передає до місцевої державної архівної установи пакети з виборчими та іншими документами, запакованими в коробки з міцного картону, архівні бокси, мішки тощо, які пломбуються або опечатуються стрічкою з проставленням на ній підписів голови (заступника голови) та секретаря територіальної виборчої комісії, а також печатки територіальної виборчої комісії. На зовнішньому боці коробки, архівного боксу, мішка тощо наноситься напис із зазначенням назви місцевих виборів, номерів виборчого округу та виборчої дільниці, описом видів документів, їх кількості, що засвідчується підписами голови (заступника голови) та секретаря територіальної виборчої комісії, печаткою цієї комісії.

Пакети із списками виборців запаковуються окремо від інших видів виборчої документації в порядку, передбаченому абзацом першим цього пункту.

1.7. Документи, які втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в місцевій державній архівній установі, знищуються у порядку, визначеному в розділі 4 цього Порядку.

1.8. Передача справ на архівне зберігання здійснюється за описами справ та оформлюється актом приймання-передавання документів (додаток 2), один примірник якого залишається у відповідній місцевій державній архівній установі, інший - в територіальній виборчій комісії.

1.9. Відповідальність за збереження виборчої документації дільничної виборчої комісії до передачі її до територіальної виборчої комісії покладається на голову (заступника голови) і секретаря відповідної дільничної виборчої комісії.

Відповідальність за збереження виборчої документації територіальної виборчої комісії та переданої їй документації дільничних виборчих комісій до передачі її на архівне зберігання покладається на голову (заступника голови) і секретаря відповідної територіальної виборчої комісії.

2.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, створюваних у діловодстві територіальної виборчої комісії та оформлених у відповідному порядку, із зазначенням строків їх зберігання.

Номенклатура справ складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, систематизації, опису та пошуку документів за їх змістом та видом, а також відбору документів для архівного зберігання.