З метою забезпечення безумовного виконання вимог Закону України "Про звернення громадян", заходів, визначених Указом Президента України від 13 серпня 2002 р. N 700 "Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення", вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 р. N 348,

1. Затвердити та ввести в дію Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян в Міністерстві промислової політики України (додаток 1).

2. Державному секретарю Падалку В.Г., Державному секретарю з питань оборонно-промислового комплексу і машинобудування Казакову В.П., першому заступнику Державного секретаря Мініну Л.В., заступникам Державного секретаря Грищенко С.Г., Голубову О.Г., керівникам самостійних структурних підрозділів Міністерства забезпечити неухильне додержання вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в Міністерстві промислової політики України.

3. Директорам департаментів, керівникам самостійних структурних підрозділів Міністерства:

- в місячний термін з дня виходу наказу своїми розпорядженнями призначити відповідальних посадових осіб за ведення діловодства за зверненнями громадян;

- у разі необхідності внести відповідні зміни до положень про структурні підрозділи та посадових інструкцій відповідальних працівників;

- зобов'язати керівників підприємств, організацій та установ, що входять до сфери управління Мінпромполітики України, в місячний термін розробити та затвердити аналогічну інструкцію з діловодства на своїх підприємствах, організаціях та установах.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Державних секретарів та їх заступників.

Інструкція розроблена в відповідності до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 р. N 348.

1. В Міністерстві промислової політики України (далі - міністерстві) діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб.

Особисту відповідальність за стан діловодства по зверненням громадян в структурних підрозділах міністерства несуть їх керівники.

2. Звернення громадян (заяви, пропозиції, скарги, колективні звернення), що надходять на адресу міністерства, приймаються та реєструються у день їх надходження відділом вхідної кореспонденції та комп'ютерного контролю Управління документального забезпечення і контролю з допомогою персональних комп'ютерів на реєстраційно-контрольних картах (додаток N 1), шляхом прямого введення в персональний комп'ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою та в журналі (додаток N 2).

Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою.

Облік особистого прийому громадян керівниками міністерства і керівниками самостійних структурних підрозділів ведеться у кожному самостійному структурному підрозділі міністерства спеціально призначеною для цього посадовою особою шляхом прямого введення в персональний комп'ютер таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище, ім'я, по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника; порушені питання - короткий зміст, індекси; кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання, прийняті рішення, дата одержання відповіді. Склад зазначених елементів за необхідності може бути доповнений. Також проводиться реєстрація в журналі (додаток 3).

Подані на особистому прийомі письмові пропозиції, заяви і скарги також підлягають централізованій реєстрації в відділі вхідної кореспонденції та комп'ютерного контролю з обробленням на персональному комп'ютері та записом в журналі (додатки N 1, 2).

Реєстраційно-контрольна картка (в електронному виді), журнал реєстрації звернень громадян ведуться згідно з вказівками щодо їх заповнення (додаток N 4).

Автоматизована реєстрація дозволяє сформувати банк реєстраційних даних, який забезпечує користувача інформацією про всі документи і їх місцезнаходження за допомогою виведення інформації на екран комп'ютера, а у разі потреби - на принтер.

Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги зазначається у реєстраційному штампі (додаток N 5). Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місця, крім місця, призначеного для підшивки.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла (наприклад, С-310). Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг.

3. У випадках, коли надходять повторні звернення громадян до міністерства, їм надається черговий реєстраційний індекс, а на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп'ютера (під час автоматизованої реєстрації), або в журналі зазначається реєстраційний індекс першого звернення. На верхньому полі першого аркуша повторного звернення робиться позначка "ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування.

Звернення громадянина з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до міністерства, обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення (наприклад, С-310/1, С-310/2).

4. У разі коли про результати розгляду письмового звернення громадян необхідно повідомити іншу організацію, усі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш оригіналу звернення позначаються словом "КОНТРОЛЬ" або літерою "К".

Звернення громадян, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення питання по суті звернення громадянина.

Рішення про зняття з контролю звернення громадянина приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

5. У разі коли за результатами розгляду звернень громадян даються письмові та усні відповіді, робиться відповідний запис у реєстраційно-контрольних формах та у документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивки) або в окремій довідці.

Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається звернення (заява, скарга або пропозиція) разом з документами щодо їх вирішення.

6. Відповідальні посадові особи самостійних структурних підрозділів, які ведуть діловодство за зверненнями громадян, готують та за підписом керівника надають аналітичні довідки щоквартально до 5 числа наступного за звітним кварталом місяця в Управління документального забезпечення і контролю по узгодженій формі. Щороку до 15 січня Управління документального забезпечення і контролю готує та надає Державному секретарю довідку про роботу зі зверненнями громадян у міністерстві за звітний рік. Довідки поточного характеру складаються в міру потреби.

7. Звернення громадян (пропозиції, заяви і скарги) після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення мають бути повернуті відповідальним посадовим особам самостійного структурного підрозділу міністерства, які ведуть діловодство за зверненнями громадян, для централізованого формування справи, картотек, банку даних. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

Документи розміщуються у справах згідно хронологічного або алфавітного порядку. Кожне звернення громадянина (пропозиція, заява, скарга) з усіма документами щодо його розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в обкладинку (додаток N 6). У разі одержання повторного звернення (пропозиції, заяви, скарги) або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справи забороняється.

Обкладинка справи оформляється за встановленою формою (додаток N 7).

8. Всі звернення, що надійшли до міністерства, зберігаються для надання довідок і використання їх в інших цілях.

Відповідальність за схоронність документів по зверненням громадян покладається на керівників самостійних структурних підрозділів міністерства та відповідальних осіб за ведення діловодства за зверненнями громадян.

Термін зберігання документів по зверненням громадян визначається затвердженими керівниками міністерства переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності. Як правило, встановлюється п'ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг громадян та документів, пов'язаних з їх розглядом і вирішенням.

У випадках, викликаних специфікою діяльності міністерства, постійно діюча експертна комісія може прийняти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян.

Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами громадян, про відбір їх для подальшого зберігання підлягають обов'язковому затвердженню керівництвом міністерства.

9. Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архіву міністерства через два роки після завершення діловодства за ними. Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років включно), передаються до архівного підрозділу за рішенням керівництва міністерства.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи за зверненнями громадян (пропозиції, заяви і скарги) підлягають знищенню у порядку, встановленому Держкомархівів України.