У зв'язку із організаційно-штатними змінами у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - МОЗ України) та введенням в дію системи електронного документообігу (далі - СЕД)

1. Затвердити зміни до Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Інструкція), що додаються.

2. Керівникам установ, підприємств, організацій, які належать до сфери управління МОЗ України, врахувати зміни до Інструкції в інструкціях з діловодства у підпорядкованих установах та погодити в МОЗ України у термін до 01.07.2013.

3. Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення ознайомити з Інструкцією керівників структурних підрозділів МОЗ України та встановити контроль за виконанням.

4. Керівникам структурних підрозділів МОЗ України забезпечити неухильне дотримання вимог Інструкції з діловодства у МОЗ України.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра О. Качура.

1. У тексті Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Інструкції) слова "Віце-прем'єр-міністр України - Міністр охорони здоров'я України" замінити словами "Міністр охорони здоров'я України", "Адміністративне управління" замінити словами "Департамент інформаційно-організаційного та документального забезпечення", "Департамент кадрової політики, освіти, науки та запобігання корупції" замінити словами "Департамент роботи з персоналом, освіти та науки", "Відділ з питань запобігання та виявлення корупції" замінити словами "Сектор з питань запобігання та виявлення корупції", "Департамент правового забезпечення та міжнародної діяльності" замінити словами "Юридичне управління", "Служба Віце-прем'єр-міністра України Міністра охорони здоров'я України" замінити на "Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба)" по всьому тексту у відповідному відмінку.

2. Пункт 6 Інструкції викласти у такій редакції: "За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства з використанням оновленої системи електронного документообігу у центральному апараті МОЗ України (далі - СЕД) та зберігання документів у структурних підрозділах МОЗ України відповідають їх керівники.

Керівник структурного підрозділу призначає особу, відповідальну за організацію діловодства в структурному підрозділі, яка забезпечує облік і проходження документів у встановлений строк з використанням СЕД, інформує керівника про стан їхнього виконання, формує справи відповідно до номенклатури справ та готує їх на архівне зберігання, здійснює ознайомлення працівників з нормативними та методичними документами з діловодства.".

3. Абзац 8 пункту 11 Інструкції викласти у такій редакції: "координує впровадження та експлуатацію оновленої системи електронного документообігу (СЕД) у центральному апараті МОЗ України";

4. У пункті 29 абзац 5 виключити.

5. У пункті 36 абзац 2 виключити.

6. Пункт 40 Інструкції викласти у такій редакції: "Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з індексу групи документів, що реєструються за номенклатурою справ, який доповнюється порядковим номером документа у межах групи.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений у МОЗ України.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з індексу за номенклатурою справ та порядкового номера, наприклад: 10/1023, де 1023 - порядковий номер, 10 - індекс справи за номенклатурою.

У вихідного документа реєстраційний індекс складається з індексу за номенклатурою справ та порядкового номера, наприклад: 3.0-10/1023/874, де 3.0-10/1023 - індекс справи за номенклатурою, 874 - порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 10/877 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

Якщо документ підготовлений двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних наказів або 03-14/450/02-11/208 - для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.".

7. Пункт 70 Інструкції викласти у такій редакції: "Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає керівник структурного підрозділу, який створює документ виходячи з його змісту.

Проекти листів, що подаються на підпис Міністру, в обов'язковому порядку візуються виконавцями, їх керівниками, керівниками заінтересованих структурних підрозділів, Сектором з питань запобігання та виявлення корупції, літредактором, Юридичним управлінням, першим заступником, заступниками Міністра згідно з розподілом обов'язків, а також начальником Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба).

Листи, які направляються за підписами першого заступника та заступників Міністра, візуються виконавцями (співвиконавцями) та їх керівниками, Управлінням із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба), а листи на запити правоохоронних органів - Юридичним управлінням.".

8. Пункт 94 Інструкції викласти у такій редакції: "Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, директором Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення, завідувачем Сектору з питань запобігання та виявлення корупції, літредактором, начальником Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба), начальником Юридичного управління, іншими посадовими особами, яких стосується документ.".

9. Пункт 95 Інструкції викласти у такій редакції: "Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) візуються працівником, який створив документ, та керівником відповідного відділу Департаменту роботи з персоналом, освіти та науки, а також залежно від видів наказів - завідувачем Сектору з питань запобігання та виявлення корупції, Управлінням бухгалтерського обліку, начальником Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба), начальником Юридичного управління, іншими посадовими особами, яких стосується документ.".

10. Пункт 97 Інструкції викласти у такій редакції: "Проекти наказів, що надаються для підписання Міністру, візуються його заступниками відповідно до розподілу функціональних обов'язків та обов'язково заступником Міністра - керівником апарату.".

11. Пункт 137 Інструкції викласти у такій редакції: "Службовий лист візується у порядку, визначеному п. 70 Інструкції.

У листі обов'язково мають зазначатися прізвище працівника МОЗ, який є виконавцем, та номер його робочого телефону. Ця відмітка проставляється у нижній лівій частині аркуша під підписом керівника.".

12. Пункт 152 Інструкції викласти у такій редакції: "Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, Порядком експлуатації оновленої СЕД, Інструкцією користувача при роботі в оновленій СЕД та Функціями користувачів при роботі у СЕД, які затверджені наказом МОЗ від 25 вересня 2012 року № 742 "Про оновлену систему електронного документообігу у центральному апараті МОЗ України", положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.".

13. Пункт 153 Інструкції викласти у такій редакції: "У МОЗ України застосовується система електронного документообігу (СЕД).".

14. Пункт 165 Інструкції викласти в наступній редакції: "Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду Міністром, його заступниками або структурними підрозділами.

Міністру подаються на розгляд документи, які надійшли на його ім'я за підписом Президента України, Глави Адміністрації Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України, Генерального прокурора України, Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України, голів вищих спеціалізованих судів України, Голови Вищої ради юстиції України, Голови Національного банку України, Голови Центральної виборчої комісії України, перших керівників міністерств, Голови Рахункової палати України, запити, звернення і листи народних депутатів України, звернення Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни. Зазначені документи після реєстрації невідкладно подаються до Управління із забезпечення діяльності Міністра (патронатна служба) для доповіді Міністру. Після доповіді документи, виконання яких взято на контроль, терміново повертаються до відділу документозабезпечення та контролю для постановки на контроль, після чого передаються визначеним у дорученні посадовим особам для виконання. За три робочих дні до закінчення строку виконання керівник структурного підрозділу подає до Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба) підготовлені у встановленому порядку на підпис Міністру документи. Виконані документи на підпис Міністру подаються начальником Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба).