Керуючись Положенням про Міністерство енергетики та вугільної промисловості України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 29.03.2017 № 208; на виконання вимог Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених наказом Мінфіну від 04.10.2011 № 1247 та зареєстрованих в Міністерстві юстиції України від 20.10.2011 за № 1219/19957, щодо планування і проведення внутрішніх аудитів, документування та реалізації їх результатів

1. Затвердити зміни до Порядку планування і проведення внутрішніх аудитів, документування та реалізації їх результатів в Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України, затвердженого наказом Міненерговугілля від 20.02.2015 № 106 , виклавши його у новій редакції, що додається.

2. Директору Департаменту внутрішнього аудиту Дубенко Н. забезпечити ознайомлення працівників Департаменту з цим Порядком.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Порядок планування і проведення внутрішніх аудитів, документування та реалізації їх результатів в Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України (далі - Порядок) визначає механізм проведення внутрішнього аудиту в Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України (далі - Міненерговугілля) та підприємствах, установах, організаціях і об'єднаннях, що належать до сфери його управління, і господарських товариств, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави, (далі - суб'єкти господарювання) та планування внутрішніх аудитів, документування і реалізації їх результатів, та застосовується працівниками підрозділу внутрішнього аудиту Міненерговугілля.

1.2. У цьому Порядку наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:

внутрішній аудит - діяльність підрозділу внутрішнього аудиту Міненерговугілля (далі - Підрозділ ВА), спрямована на удосконалення системи управління, запобігання фактам незаконного, неефективного та не результативного використання державних ресурсів, виникненню помилок чи інших недоліків у діяльності Міненерговугілля та суб'єктів господарювання, поліпшення внутрішнього контролю;

внутрішній контроль - комплекс заходів, що застосовуються Міністром для забезпечення дотримання законності та ефективності використання державних ресурсів, досягнення результатів відповідно до встановленої мети, завдань, планів і вимог щодо діяльності Міненерговугілля та суб'єктів господарювання;

конфлікт інтересів - суперечність між приватним інтересом працівника Підрозділу ВА та його службовими чи представницькими повноваженнями, що впливає на об'єктивність або неупередженість прийняття рішень, або на вчинення чи невчинення дій під час виконання зазначених повноважень;

аудит ефективності - оцінка діяльності Міненерговугілля та суб'єктів господарювання щодо ефективності функціонування системи внутрішнього контролю, ступеня виконання і досягнення цілей, визначених у стратегічних та річних планах, ефективності планування і виконання бюджетних програм та результатів їх виконання, завдань, визначених актами законодавства, а також ризиків, які негативно впливають на виконання функцій і завдань Міненерговугілля та суб'єктів господарювання;

фінансовий аудит - оцінка діяльності Міненерговугілля та суб'єктів господарювання, щодо законності та достовірності фінансової і бюджетної звітності, правильності ведення бухгалтерського обліку;

аудит відповідності - оцінка діяльності Міненерговугілля та суб'єктів господарювання, щодо дотримання актів законодавства, планів, функцій, процедур з питань збереження активів, інформації та управління державним майном;

плановий внутрішній аудит - внутрішній аудит, який проводиться згідно із затвердженим у встановленому порядку планом проведення внутрішнього аудиту, не частіше одного разу на календарний рік;

позаплановий внутрішній аудит - внутрішній аудит, який не передбачений планом проведення внутрішнього аудиту та проводиться за дорученням Міністра для своєчасного реагування на проблеми, що виникають під час виконання покладених законодавством функцій і завдань на Міненерговугілля та суб'єктів господарювання;

об'єкт внутрішнього аудиту - діяльність Міненерговугілля та суб'єктів господарювання, в повному обсязі або з окремих питань (на окремих етапах), заходи, що здійснюються керівництвом Міненерговугілля та суб'єктів господарювання для забезпечення ефективного функціонування системи внутрішнього контролю (дотримання принципів законності та ефективного використання державних ресурсів, досягнення результатів відповідно до встановленої мети, виконання завдань, планів і дотримання вимог щодо діяльності Міненерговугілля та суб'єктів господарювання);

тема внутрішнього аудиту - питання, яке досліджується у ході проведення внутрішнього аудиту, визначається Планом проведення внутрішніх аудитів Міненерговугілля та дорученням на проведення внутрішнього аудиту;

аудиторський доказ - зібрана та задокументована надійна та компетентна інформація, яку використовує працівник Підрозділу ВА з метою обґрунтування висновків за результатами внутрішнього аудиту;

аудиторське дослідження - методика внутрішнього аудиту, яка полягає у чіткій послідовності і порядку застосування окремих методів аудиту, методичних прийомів і процедур для встановлення об'єктивної істини щодо інформації, яка підлягає аудиту, і доведення цієї істини через аудиторський висновок до користувачів аудиту;

аудиторські процедури — це відповідний порядок і послідовність дій аудитора для одержання необхідних аудиторських доказів на конкретній ділянці аудиторського дослідження;

метод аудиту — це сукупність прийомів, використовуваних для дослідження стану об'єктів внутрішнього аудиту. Вони поділяються на методичні прийоми проведення аудиторського дослідження і методичні прийоми організації аудиторського дослідження;

робочі документи - це записи (форми, таблиці), за допомогою яких працівник Підрозділу ВА фіксує проведені прийоми та процедури внутрішнього аудиту, тести, отриману інформацію і відповідні висновки, які здійснюються під час його проведення;

офіційний документ - аудиторський звіт, складений за результатами внутрішнього аудиту, який містить відомості про хід внутрішнього аудиту, стан системи внутрішнього контролю, аудиторський висновок. До аудиторського звіту додаються рекомендації щодо удосконалення діяльності суб'єкта господарювання залежно від характеру виявлених проблем.

2.1. Проведення внутрішнього аудиту здійснюється у наступних напрямах: аудит ефективності, фінансовий аудит та аудит відповідності.

2.2. Планування діяльності з внутрішнього аудиту - це процес, що здійснюється Підрозділом ВА та включає комплекс дій, спрямованих на формування та затвердження піврічних планів проведення внутрішніх аудитів.

2.3. Піврічні плани проведення внутрішніх аудитів (далі - План) формуються Підрозділом В А на підставі оцінки ризиків у діяльності об'єкта внутрішнього аудиту та визначають теми внутрішніх аудитів.

2.4. Оцінка ризиків передбачає визначення ймовірності настання подій та розміру їх наслідків, які негативно впливатимуть на:

виконання завдань і досягнення цілей об'єктом внутрішнього аудиту, визначених у стратегічних та річних планах об'єкта внутрішнього аудиту;

ефективність планування, виконання та результату виконання бюджетних програм;

якість здійснення функцій, завдань, визначених для об'єкту внутрішнього аудиту актами законодавства;

стан збереження активів та інформації;

стан управління державними коштами та майном;

правильність ведення бухгалтерського обліку та достовірність фінансової і бюджетної звітності.

У разі необхідності працівниками Підрозділу ВА проводяться консультації з керівництвом об'єкта внутрішнього аудиту та посадовими особами, які безпосередньо відповідають за функції, процеси, що охоплюються внутрішнім аудитом (далі - відповідальні за діяльність).

2.5. Піврічний План складається за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку та повинен містити:

напрям внутрішнього аудиту;

тему внутрішнього аудиту;

найменування та місцезнаходження об'єкта внутрішнього аудиту, в якому проводиться внутрішній аудит, та період діяльності, за який він проводиться (для фінансового аудиту, аудиту відповідності);

період проведення (місяць, в якому планується початок та завершення) внутрішнього аудиту.

2.6. Об'єкти внутрішнього аудиту включаються Підрозділом В А до Плану з урахуванням вимог, встановлених у розділі 3 цього Порядку.

2.7. Піврічні Плани складаються з урахуванням резерву робочого часу на проведення позапланових внутрішніх аудитів, який розраховується у розмірі 25 відсотків робочого часу, призначеного на проведення внутрішніх аудитів.

2.8. У разі обмеження Підрозділу ВА у ресурсах керівник Підрозділу ВА письмово інформує про це Міністра із зазначенням наслідків таких обмежень та подає відповідні пропозиції щодо вирішення зазначеного питання.

2.9. Керівник Підрозділу ВА подає План на затвердження Міністру не пізніше ніж за 15 календарних днів до початку наступного півріччя.

2.10. Зміни до піврічних планів вносяться в порядку їх затвердження не пізніше ніж за 15 календарних днів до завершення року чи півріччя відповідно.

2.11. Копія Плану (змін до нього) направляється Міністерству фінансів України (далі - Мінфін) разом з відповідними обґрунтуваннями щодо включення об'єктів до Плану та розрахунками завантаженості внутрішніх аудиторів протягом 10 робочих днів після його затвердження Міністром.

2.12. Відскановані копії затверджених піврічних Планів та змін до них оприлюднюються на офіційному веб-сайті Міненерговугілля протягом 10 робочих днів після їх затвердження Міністром.

3.1. Фактори ризику для відбору об'єктів для проведення планових внутрішніх аудитів (для фінансового аудиту, аудиту відповідності) є:

3.1.1. Фінансова суттєвість. Основним фактором ризику є обсяг фінансової діяльності, охоплюваної об'єктом аудиту (для бюджетних програм - обсяги фінансування, для суб'єктів господарювання - обсяг отриманих доходів). Крім того, обсяг активів, обсяг здійснення капітальних видатків, наявність операцій із відчуження майна. Невиконання планових показників діяльності, що містяться в щорічних планах суб'єкта господарювання. Збитковість і тенденції до збитковості в діяльності суб'єктів господарювання. Тенденції до зростання дебіторської та кредиторської заборгованостей. Здійснення процедур закупівель за державні кошти.

3.1.2. Загальна політика контролю. Основним фактором ризику є термін, за який не здійснювались контрольні заходи, відсутність інформації про виконання вимог та пропозицій за результатами попередніх контрольних заходів. Ступінь ризику шахрайства, корупційних діянь або нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем, порушень фінансово-бюджетної дисципліни чи помилок.

3.1.3. Ступінь взаємного впливу на систему "об'єкт аудиту-суспільство". Основним фактором ризику є наявність повідомлення від правоохоронних органів, засобів масової інформації та громадян про наявність фінансових порушень у періоді, що підлягає аудиту.

3.1.4. Питання, що викликають занепокоєння керівництва. Основним фактором ризику є доручення з боку керівництва щодо проведення внутрішнього аудиту.

3.2. Фактори ризику для відбору об'єктів для проведення планових внутрішніх аудитів ефективності є:

3.2.1. Невиконання Паспорту бюджетної програми;

3.2.2. Невиконання керівником суб'єкта господарювання умов контракту, в тому числі показників, наведених у додатку до контракту;

3.2.3. Негативний висновок за результатами фінансового аудиту та аудиту відповідності (за рішенням Міністра).

3.3. Наведений перелік факторів ризику для відбору об'єктів до плану діяльності з внутрішнього аудиту не є виключним і може бути доповненим у ході попереднього вивчення об'єктів аудиту.

4.1. Підрозділом В А складається та ведеться база за формою, наведеною у додатку 2 до Порядку, яка містить дані щодо об'єктів внутрішнього аудиту.

4.2. База даних повинна містити таку інформацію:

найменування суб'єкта господарювання, у якого проводився внутрішній аудит;

код за ЄДРПОУ;

місцезнаходження суб'єкта господарювання;

найменування та код програмної класифікації видатків та кредитування всіх бюджетних програм, інші функції Міненерговугілля, визначені законодавством;

тему, дату проведення попереднього внутрішнього аудиту та період, за який він проводився;

тему, дату проведення внутрішнього аудиту у поточному році та період, за який він проводився;

реквізити аудиторського звіту;

зміст рекомендацій за результатами внутрішнього аудиту;

відомості про стан реагування на висновки та рекомендації за результатами внутрішнього аудиту.

5.1. Внутрішній аудит передбачає здійснення оцінки, результатом якої є отримання необхідних та достатніх аудиторських доказів з метою надання висновків відповідно до цілей внутрішнього аудиту.

5.2. Цілі внутрішнього аудиту формуються працівником Підрозділу ВА та визначають його очікувані результати.

5.3. Організація внутрішнього аудиту передбачає розподіл трудових ресурсів, планування внутрішнього аудиту та складання за його результатами програми.

5.4. Керівник Підрозділу В А визначає склад аудиторської групи, який повинен відповідати характеру й ступеню складності кожного внутрішнього аудиту, а також обмеженням в термінах і трудових ресурсах, та призначає керівника аудиторської групи.

5.5. За необхідності одержання додаткових знань та навиків у конкретній сфері до проведення внутрішнього аудиту можуть залучатися інші фахівці Міністерства або залучені експерти.

5.6. Залучення фахівця іншого структурного підрозділу Міністерства у процесі проведення внутрішнього аудиту для надання висновку здійснюється за письмовим розпорядженням Міністра.

5.7. Якщо внутрішній аудит проводиться однією посадовою особою, вона вважається керівником аудиторської групи.

5.8. Керівник аудиторської групи:

розподіляє завдання та обсяги роботи між членами аудиторської групи та за потреби корегує їх;

контролює хід виконання завдань кожним членом аудиторської групи, стан виконання ними програми, надає їм необхідну допомогу;

вживає в межах повноважень заходів для забезпечення об'єктивності і незалежності членів аудиторської групи;

інформує керівника Підрозділу ВА про фактори, що негативно впливають на незалежність і об'єктивність членів аудиторської групи;

оцінює відповідність обраних членами аудиторської групи методів внутрішнього аудиту цілі, обсягу, термінам і розподілу трудових ресурсів та за потреби вживає необхідних заходів;

інформує керівника Підрозділу ВА про необхідність участі у внутрішньому аудиті залучених фахівців, отримання необхідної інформації від третіх осіб, отримання членами аудиторської групи необхідних консультацій, роз'яснень та іншої допомоги, включаючи технічну;

розглядає, повертає на доопрацювання або схвалює офіційну документацію про результати виконання членами аудиторської групи завдань під час внутрішнього аудиту.

Члени аудиторської групи забезпечують об'єктивність висновків в офіційній документації, а керівник аудиторської групи - загальну якість результатів роботи аудиторської групи.

5.9. При плануванні внутрішнього аудиту члени аудиторської групи вивчають питання, пов'язані з об'єктом внутрішнього аудиту:

завдання і цілі суб'єкта господарювання, визначені у стратегічних та річних планах;

бюджетні програми;

використання суб'єктом господарювання інформаційних технологій (ІТ); середовище контролю, а саме: визначення заходів, що вживаються керівництвом суб'єкта господарювання для створення і надійного функціонування внутрішнього контролю (накази, посадові інструкції, правила, інструкції, регламенти тощо), визначення ступеня дотримання правил, встановлених керівництвом суб'єкта господарювання (чи виконуються фактично накази, посадові інструкції, правила, інструкції, регламенти тощо), для попередження, виявлення та виправлення помилок, попередження та виявлення фактів обману (крадіжок, приписок, шахрайства тощо) та досягнення суб'єктом господарювання визначеної мети;

інші необхідні для виконання внутрішнього аудиту аспекти діяльності суб'єкта господарювання.

5.10. Попереднє вивчення об'єкта внутрішнього аудиту здійснюється шляхом направлення запитів та аналізу отриманої інформації щодо:

нормативно-правових актів, документів, які регламентують діяльність суб'єкта господарювання;

організаційної структури та системи управління суб'єктом господарювання;

паспортів бюджетних програм;

системи бухгалтерського обліку, фінансової і бюджетної звітності за суттєвістю;

матеріалів попередніх контрольних заходів контролюючих органів та стан усунення виявлених порушень за їх результатами;

звернень державних органів, народних депутатів, громадян, публікацій у засобах масової інформації про порушення законодавства, що стосуються діяльності об'єкта аудиту;

інших необхідних для виконання внутрішнього аудиту систем чи напрямів діяльності, інформації, у тому числі одержаної під час консультацій з керівництвом суб'єкта господарювання та його персоналом.

5.11. За результатами планування внутрішнього аудиту складається його програма за формою, наведеною у додатку 3 до Порядку, підписується керівником Підрозділу ВА та затверджується Міністром до початку її виконання. Програма внутрішнього аудиту визначає:

напрям внутрішнього аудиту;

ціль внутрішнього аудиту - включає формулювання цілей аудиту з визначенням очікуваних результатів;

підстава для проведення внутрішнього аудиту - зазначається пункт Плану або доручення Міністра тощо; об'єкт внутрішнього аудиту;

період, що охоплюється внутрішнім аудитом - визначається для фінансового аудиту та аудиту відповідності;

термін проведення внутрішнього аудиту - вказується період від дати затвердження програми з урахуванням вимог, викладених у пункті 5.6 цього Порядку;

початкові обмеження щодо проведення внутрішнього аудиту (часові, географічні та інші);

питання, що підлягають дослідженню з урахуванням оцінки ризиків (операції, ділянки бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю суб'єкта господарювання тощо) - вказуються найголовніші питання (проблеми, фактори ризику), на які необхідно звернути увагу, зокрема, оформлені на підставі доручень Міністра та визначених ним конкретних задач і пріоритетних напрямів проведення внутрішнього аудиту діяльності суб'єкта господарювання. При цьому, слід визначити критерії, за якими необхідно проводити дослідження, із встановленням допустимих (максимальних та мінімальних) меж;

обсяг аудиторських прийомів та процедур за кожним питанням програми; послідовність і терміни виконання робіт;

планові трудові витрати - вказується розрахунок необхідних для проведення внутрішнього аудиту трудових та матеріальних витрат; склад аудиторської групи.

5.12. Внесення змін до програми внутрішнього аудиту здійснюється в порядку її затвердження.

5.13. Внутрішні аудити проводяться на підставі розпорядчого документу за підписом Міністра (або особи, уповноваженого виконувати його обов'язки), який складається на паперових носіях та містить такі обов'язкові реквізити:

найменування установи, яка здійснює внутрішній аудит; назву виду розпорядчого документа; дату та номер;

посаду, прізвище, ім'я і по батькові керівника аудиторської групи, працівників (працівника) підрозділу внутрішнього аудиту або залученого фахівця (фахівців), що беруть участь у проведенні внутрішнього аудиту;

підставу для проведення внутрішнього аудиту (пункт плану, доручення Міністра тощо);

напрям внутрішнього аудиту; тему внутрішнього аудиту;

найменування та місцезнаходження об'єкта внутрішнього аудиту, в якому планується проведення внутрішнього аудиту, та період діяльності, який ним охоплюється (для фінансового аудиту, аудиту відповідності); дати початку і закінчення проведення внутрішнього аудиту; посада, прізвище, ім'я і по батькові Міністра (або особи, уповноваженого виконувати його обов'язки) та його підпис.

5.14. Строк проведення аудиту ефективності становить до 45 робочих днів, а строки проведення фінансового аудиту та аудиту відповідності - до 30 робочих днів. Ці строки можуть бути продовжені до 15 робочих днів на підставі наказу.

Строки проведення внутрішнього аудиту не включають строки, пов'язані із його організацією.

6.1. Проведення внутрішнього аудиту передбачає збір аудиторських доказів працівниками Підрозділу ВА із застосуванням методів, методичних прийомів і процедур, що забезпечують обґрунтованість висновків за його результатами.

До складу методичних прийомів аудиторського дослідження відносяться:

- фактична перевірка. Під фактичною перевіркою розуміється перевірка кількісного і якісного стану об'єктів аудита, який встановлюється шляхом обстеження, огляду, обмірювання, перерахунку, інвентаризації та інших способів перевірки фактичного стану активів;

- підтвердження. Підтвердження полягає в одержанні письмової відповіді від відповідальних за процес для підтвердження точності інформації (наприклад, підтвердження дебіторської заборгованості);

- документальна перевірка — це перевірка документів і записів, яка може бути формальною, арифметичною та перевіркою по суті;

- спостереження дає можливість одержати загальну характеристику об'єкта аудита на підставі візуального огляду;

- обстеження — це особисте ознайомлення із предметом дослідження;

- тестування/опитування/інтерв'ювання/пояснення — це одержання письмової або усної інформації від відповідальних за процес. Воно полягає у формулюванні переліку питань для оцінки об'єкта дослідження за відповідями, на які встановлюються фактори ризику та надається оцінка відповідності. Інтерв'ювання документується за формою, наведеною у додатку 4 ;

- перевірка механічної точності передбачає повторну перевірку підрахунків і передачі інформації;

- аналітичний огляд - це вивчення важливих тенденцій та інших даних, що характеризують розвиток об'єкта аудита, а також дослідження незвичних і неочікуваних змін у процесі реалізації його функцій. Аудитор на основі даних, отриманих в процесі аналітичного огляду, опитує керівництво та інших посадових осіб про причини виявлених неочікуваних відхилень, а отримані відповіді потім досліджуються і підтверджуються;