На виконання п. 4.3 постанови колегії Міністерства від 5 березня 2004 р. N 2 щодо розробки проекту Положення про систему контролю за виконанням документів у Міністерстві фінансів України та з метою забезпечення належної організації своєчасного та якісного виконання нормативно-правових актів та доручень органів державної влади, розгляду запитів і звернень народних депутатів України, наказів Міністерства, розпоряджень і окремих доручень керівництва Міністерства, протокольних доручень апаратних нарад, кореспонденції від міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, організацій, установ та звернень громадян; підготовки довідкових та аналітичних матеріалів до проектів нормативно-правових актів для розгляду на засіданнях Кабінету Міністрів України та урядових комітетів, експертних висновків до законопроектів та довідок про доцільність їх супроводження посадовими особами Міністерства у Верховній Раді України

1. Затвердити Положення про систему контролю за виконанням документів у Міністерстві фінансів України (додається).

2. Заступникам Міністра, керівникам структурних підрозділів Міністерства:

2.1. Забезпечити виконання усіма працівниками центрального апарату Міністерства вимог цього Положення.

2.2. Провести у тижневий термін навчання працівників структурних підрозділів із вивчення вимог Положення.

3. Управлінню організаційно-розпорядчої роботи (Коршенюк Л.В.) у тижневий термін внести необхідні зміни до Регламенту роботи Міністерства фінансів України.

4. Заступнику Міністра Цоколу С.Л., Департаменту інформаційних технологій (Жлуктенко С.В.) забезпечити розроблення та впровадження програмного продукту щодо проходження всієї вхідної кореспонденції у Міністерстві.

5. Визнати таким, що втратив чинність, наказ від 06.05.98 N 107 "Про організацію контролю за виконанням документів у Міністерстві фінансів".

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Ярошенка Ф.О.

1.1. Положення про систему контролю за виконанням документів у Міністерстві фінансів України регламентує:

1.1.1. порядок здійснення контролю за виконанням завдань, визначених нормативно-правовими актами та дорученнями органів державної влади, розглядом запитів і звернень народних депутатів України, наказів Міністерства, розпоряджень і окремих доручень керівництва Міністерства, протокольних доручень апаратних нарад, кореспонденції від міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, організацій, установ та звернень громадян;

1.1.2. підготовку довідкових та аналітичних матеріалів до проектів нормативно-правових актів для розгляду на засіданнях Кабінету Міністрів України та урядових комітетів, експертних висновків до законопроектів та довідок про доцільність їх супроводження посадовими особами Міністерства у Верховній Раді України.

1.2. Завданням системи контролю за виконанням документів у Міністерстві є:

- забезпечення системного своєчасного і якісного виконання всіх контрольних завдань, запобігання можливим недолікам у ході виконання контрольних доручень та ризикам несвоєчасного їх виконання;

- підвищення ефективності контролю та відповідальності посадових осіб за стан виконавської дисципліни.

1.3. Контроль за виконанням доручень передбачає здійснення постійного моніторингу, отримання від виконавців відповідної проміжної та підсумкової інформації, аналіз цієї інформації та результатів моніторингу, інформування керівництва Міністерства та керівників структурних підрозділів про хід реалізації акта чи доручення.

1.4. Контролю підлягають документи, в яких встановлено завдання, або які містять питання, що потребують вирішення.

1.5. Організація контролю за виконанням завдань, визначених нормативно-правовими актами та дорученнями органів державної влади, розглядом запитів і звернень народних депутатів України, наказів Міністерства, розпоряджень і окремих доручень керівництва Міністерства, протокольних доручень апаратних нарад, кореспонденції від міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, організацій, установ та звернень громадян, підготовкою довідкових та аналітичних матеріалів до проектів нормативно-правових актів для розгляду на засіданнях Кабінету Міністрів України та урядових комітетів, експертних висновків до законопроектів та довідок про доцільність їх супроводження посадовими особами Міністерства у Верховній Раді України покладається на заступників Міністра відповідно до розподілу функціональних повноважень.

1.6. Резолюція керівництва Міністерства є обов'язковою для виконання.

1.7. Контроль покладається на:

- Відділ моніторингу та організації контролю за виконанням документів - за виконанням завдань, визначених нормативно-правовими актами, дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, розглядом запитів і звернень народних депутатів України, рішень колегій, виконанням наказів, розпоряджень Міністерства, окремих доручень першого заступника Міністра, протокольних доручень апаратних нарад;

- Департамент забезпечення діяльності Міністра - в окремо визначених випадках за виконанням особистих доручень Першого віце-прем'єр-міністра України, Міністра фінансів України та першого заступника Міністра фінансів за їх вказівкою;

- Департамент взаємозв'язків з органами виконавчої влади та місцевого самоврядування - за підготовку довідкових та аналітичних матеріалів до проектів нормативно-правових актів для розгляду на засіданнях Кабінету Міністрів України та урядових комітетів, розгляд звернень громадян;

- Департамент взаємозв'язків з Верховною Радою України - за підготовку експертних висновків до законопроектів та довідок про доцільність їх супроводження посадовими особами Міністерства у Верховній Раді України;

- посадових осіб - за виконанням наказів і розпоряджень Міністерства, окремих доручень і протокольних доручень нарад у першого заступника Міністра фінансів, яким надано відповідне доручення щодо здійснення цього контролю; доручень Першого віце-прем'єр-міністра України, Міністра фінансів України до доповідних (службових) записок заступників Міністра, керівників департаментів, самостійних управлінь (відділів), які його ініціювали;

- керівників структурних підрозділів, яких визначено відповідальними виконавцями у дорученнях керівництва Міністерства;

- керівників структурних підрозділів та відповідальних за діловодство працівників - за розгляд кореспонденції від міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, установ та організацій з питань, що належать до їх компетенції;

- помічників заступників Міністра та відповідальних за діловодство працівників - за виконання доручень заступників Міністра до доповідних (службових) записок та окремих доручень.

1.8. Відповідальність за:

- організацію своєчасного і якісного виконання доручень несуть заступники Міністра та керівники структурних підрозділів відповідно до розподілу функціональних повноважень;

- своєчасне та якісне виконання доручень однаковою мірою несуть усі посадові особи, зазначені в резолюції, у межах компетенції структурного підрозділу, який бере участь у виконанні;

- зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів, однаковою мірою несуть усі посадові особи, які відповідальні за їх виконання;

- виконання планів роботи структурних підрозділів Міністерства несуть керівники відповідних структурних підрозділів;

- виконання доручень відповідно до резолюції керівництва Міністерства несе безпосередньо посадова особа, яка згідно з резолюцією визначена відповідальним виконавцем.

1.9. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України за рішенням Міністра фінансів України або першого заступника Міністра покладається на одного із заступників Міністра відповідно до розподілу функціональних повноважень; інших документів - на керівників структурних підрозділів.

2.1. При реєстрації вхідної кореспонденції відповідно до розділу 8 пункту 8.1 Регламенту роботи Міністерства фінансів у реєстраційно-контрольні картки АІС "Діловодство" (далі - РКК) вноситься резолюція керівництва Міністерства і конкретний термін виконання.

2.2. Подальшу інформацію (резолюцію керівника структурного підрозділу, інформацію про виконавця та номер телефону) в РКК вносить відповідальний за діловодство працівник.

2.3. Якщо документ виконується кількома особами, відповідальною за організацію його виконання є особа, зазначена в резолюції першою, або окремо визначена.

Відповідальний виконавець зобов'язаний організувати належне виконання документа іншими посадовими особами, які є співвиконавцями, а також узагальнити матеріали та підготувати проект відповіді органу чи особі, від якої надійшов документ.

Посадові особи, які визначені співвиконавцями, подають пропозиції відповідальному виконавцю не пізніше, ніж за три дні до настання терміну виконання (якщо документ потребує термінового виконання - протягом встановленого терміну).

2.4. Якщо керівнику одного структурного підрозділу для організації виконання адресованих йому документів необхідно залучити або отримати інформацію від іншого підрозділу, він складає запит до структурного підрозділу, до компетенції якого належить питання, та здійснює контроль за його виконанням.

2.5. У разі необхідності відповідальним виконавцем готується проект окремого доручення за підписом Першого віце-прем'єр-міністра України, Міністра фінансів України, заступників Міністра відповідно до розподілу функціональних повноважень, в якому встановлюється термін виконання.

2.6. У разі, якщо зміст документа, який надійшов на виконання до структурного підрозділу, не відповідає покладеним на нього функціям, то передавання його до іншого структурного підрозділу здійснюється протягом одного дня з відома керівника структурного підрозділу, до функції якого належить розгляд порушених питань.

2.7. Приймати рішення, яке відрізняється від раніше прийнятого одним із заступників Міністра відповідно до його компетенції, має право лише Перший віце-прем'єр-міністр України, Міністр фінансів України або перший заступник Міністра.

2.8. Розгляд та візування проекту відповіді здійснюються керівниками структурних підрозділів протягом робочого дня з моменту його подання на розгляд або першочергово у разі, якщо документ терміновий.

2.9. У структурних підрозділах контроль за своєчасним виконанням доручень здійснюється відповідальними за діловодство працівниками, які:

- постійно відслідковують в АІС "Діловодство" у автоматизованому робочому місці (далі - АРМ) "Структурний підрозділ" контрольні завдання з терміном виконання до кінця поточного тижня;

- за 2 - 3 дні до закінчення терміну попереджають безпосередніх виконавців про настання терміну виконання контрольних завдань;

- щоденно готують керівнику структурного підрозділу інформацію про стан виконання доручень;

- вносять в РКК внутрішню резолюцію та зміни до неї - за 2 дні до настання терміну виконання контрольних завдань вносять в РКК АІС "Діловодство" інформацію про стан виконання у підрозділі доручень органів державної влади та доручень керівництва Міністерства (зазначається посадова особа, у якої на розгляді знаходиться проект відповіді, дата та номер листа надання проміжної відповіді зі стислим змістом результатів розгляду питання або дата та номер листа з проханням продовжити встановлений термін виконання);

- своєчасно подають РКК до Відділу моніторингу та організації контролю за виконанням документів для зняття документів з контролю;

- роздруковують керівництву підрозділу електронні копії документів для прийняття оперативних рішень;

- роздруковують щотижневу та щомісячну інформаційно-аналітичну інформацію, підготовлену Відділом моніторингу та організації контролю за виконанням документів, яка розміщена на внутрішньому інформаційному ресурсі (веб-сайті) Мінфіну, для опрацювання у структурному підрозділі.

3.1. Термін виконання документів - час, відведений для розгляду питання по суті, планування, організації та проведення, у разі потреби, заходів щодо підготовки документа, узгодження його з іншими структурними підрозділами Міністерства (у межах їх компетенції), доповіді керівнику, за вказівкою якого документ було взято на контроль, та надання відповіді адресату.

3.2. Акти і доручення виконуються у терміни, встановлені чинним законодавством України:

- конкретний термін - встановлюється у тексті нормативно-правового акта та доручення;

- 30 календарних днів з моменту підписання акта чи доручення - у разі невизначення терміну;

- 7 робочих днів - з грифом "терміново";

- 15 днів - відповідь на депутатський запит (якщо відповідь з об'єктивних причин не може бути надана в установлений термін, направляється лист з пропозицією щодо надання відповіді в інший термін, але не більший за один місяць з дня надходження запиту);

- 10 днів - відповідь про результати розгляду звернення народного депутата України (якщо розгляд депутатського звернення з об'єктивних причин не може бути проведено, народному депутатові України повідомляється про це листом з викладенням мотивів подовження терміну розгляду. При цьому термін розгляду звернення не повинен перевищувати 30 днів з дня його надходження);

- 5 днів - доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України, якщо у дорученні не зазначено інше.

3.3. Терміни підготовки проектів документів, що надсилаються Кабінетом Міністрів України:

- за 10 днів до закінчення місячного терміну, якщо інший не зазначено в документі - акти та доручення Президента України;

- у 10- і 5-денний термін після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України - запити та звернення народних депутатів України.