З метою забезпечення оперативного опрацювання вхідних документів у Міністерстві, організації дієвого контролю за виконанням завдань і недопущення порушень строків їх виконання

1. Затвердити Інструкцію для роботи з документами в автоматизованій системі "Діловодство та КВД" (далі - Система), що додається.

2. Доповнити розділ 8 Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки України, затвердженої наказом Міністерства економіки України від 27.03.1998 N 36 (зі змінами), пунктом 8.4 такого змісту:

"8.4. Автоматизація діловодних процесів у Міністерстві забезпечується засобами системи "Діловодство та КВД" (розробник - ЗАТ "Софтлайн") згідно з Інструкцією для роботи з документами в автоматизованій системі "Діловодство та КВД".

3. Департаменту інформатизації:

обладнати приймальні керівництва Міністерства, робочі місця керівників підрозділів та уповноважених осіб, відповідальних за діловодство в підрозділах, робочі місця співробітників департаменту документального забезпечення і відділу контролю за строками та дисципліною виконання доручень органів державної влади необхідними для роботи в Системі якісними і високопродуктивними технічними засобами (комп'ютерами, принтерами), установити та налагодити відповідне програмне забезпечення їх роботи в Системі;

забезпечити одночасну безперебійну роботу технічних і програмних засобів Системи на усіх ланках діловодного процесу;

своєчасно корегувати параметри налагодження Системи в разі проведення структурних і штатних змін у Міністерстві;

проводити періодично навчання з користувачами Системи;

забезпечити захист бази документів від зараження вірусом та несанкціонованого доступу;

впровадити таку технологію копіювання (дублювання) баз даних Системи, яка б виключала випадки втрати введених у Систему документів у будь-яких ситуаціях (вихід із ладу магнітного носія даних, локальна пожежа тощо).

4. Департаменту документального забезпечення:

здійснювати реєстрацію і сканування усіх вхідних документів у Системі;

проводити попередній розгляд усіх документів і фіксувати в Системі індекси приймалень керівництва та індекси підрозділів, яким документи направляються за результатами попереднього розгляду;

припинити тиражування вхідної кореспонденції співвиконавцям (після впровадження технології сканування усіх вхідних документів та опрацювання технології використання сканованого електронного образу документа), оригінали документів передавати головному виконавцеві;

терміново інформувати приймальні керівництва та структурні підрозділи про те, що їм адресовані за попереднім розглядом документи із строками виконання до 3-х днів;

здійснювати методичне керівництво процесом діловодства в Міністерстві.

5. Керівництву Міністерства та керівникам структурних підрозділів (особисто або через уповноважених, відповідальних за діловодство):

перевіряти в Системі (не менше 4-х разів на день) документи, що надходять до них на розгляд (за попереднім розглядом і розподілом документів або після введення в Систему завдань-резолюцій на виконання документів на вищому рівні ієрархії управління);

підтверджувати в Системі отримання документів;

вводити в Систему свої завдання-резолюції, вказуючи типи контролю, рівні контролю, терміни виконання завдань, виконавців (головного та співвиконавців);

своєчасно закривати завдання: фіксувати в Системі дату виконання завдання і вводити інформацію про результати виконання;

терміново інформувати підлеглі підрозділи про те, що їм дано завдання із строком виконання до 3-х днів.

6. Відділу контролю за строками та дисципліною виконання доручень органів державної влади:

вести постійний моніторинг виконання завдань із рівнем контролю "особливий контроль" та "контроль керівництва", використовуючи наявні в Системі засоби формування звітів щодо виконання завдань;

контролювати правильність встановлення реквізитів "Тип контролю", "Рівень контролю", "Термін виконання" для пунктів документів.

7. Фінансово-адміністратиному департаменту:

забезпечувати щомісяця витратними матеріалами робочі місця користувачів Системи в повному обсязі відповідно до їх потреб;

виділяти щороку необхідні кошти для оплати послуг технологічного супроводження Системи.

8. Директорам департаментів на період відсутності уповноваженого, відповідального за діловодство (відпустка, хвороба та інше), покладати ведення діловодства на працівника, який володіє технологією роботи в Системі.

9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Царенка О.М.

1.1. Ця Інструкція визначає порядок роботи з документами в автоматизованій системі "Діловодство та КВД" (далі - Система) центрального апарату Мінекономіки. Її дія не поширюється на документи, що містять інформацію обмеженого доступу з грифом "Для службового користування", таємну.

1.2. Організація роботи з документами в Системі згідно з Інструкцією передбачає, що усі приймальні керівництва Міністерства, робочі місця керівників підрозділів та уповноважених, відповідальних за діловодство в підрозділах (далі - діловоди), робочі місця співробітників департаменту документального забезпечення і відділу контролю за строками та дисципліною виконання доручень органів державної влади обладнані необхідними для роботи в Системі технічними засобами (комп'ютерами, принтерами), на їх робочих місцях установлене та налагоджене відповідне програмне забезпечення для роботи в Системі, забезпечена одночасна безперебійна робота технічних і програмних засобів Системи на усіх ланках діловодного процесу.

1.3. Інструкція визначає безпаперову технологію ведення діловодного процесу в Міністерстві, яка не потребує обов'язкового тиражування документів та їх реєстраційних карток для співвиконавців, оскільки Система повідомляє керівника про надходження йому документів на розгляд, а співвиконавці можуть користуватися сканованим образом документа. Водночас передбачається перехідний до безпаперової роботи період (до 1 року), протягом якого департамент документального забезпечення буде продовжувати доводити ксерокопії оригіналу документа і ксерокопії реєстраційної картки документа приймальням керівництва Міністерства та ксерокопії реєстраційної картки сканованого документа департаментам-співвиконавцям.

1.4. Додержання вимог цієї Інструкції є обов'язковим для всіх працівників центрального апарату Мінекономіки. Відповідальність за додержання вимог покладається на керівників структурних підрозділів центрального апарату Міністерства.

Загальний контроль за додержанням у Міністерстві вимог цієї Інструкції здійснюється департаментом документального забезпечення.

2.1. Схема проходження вхідного документа складається з таких операцій: надходження і приймання документа, реєстрація та сканування, попередній розгляд-розподіл документа, одержання документа як адресованого за попереднім розглядом-розподілом, накладання завдань-резолюцій на пункти документа, одержання документа на виконання після накладання завдань-резолюцій, фіксація факту виконання завдання та введення інформації про результати його виконання.

До резолюцій першого рівня накладаються резолюції нижчого рівня управління, а до них - ще нижчого. Кількість можливих рівнів резолюцій визначається кількістю задіяних при накладанні завдань-резолюцій рівнів управління (Міністр, заступник Міністра, директор департаменту, начальник відділу).

У додатку 1 наведено схему послідовності операцій з документом та відповідні їй варіанти руху оригіналу документа.

У розділах 3, 4 і 5 Інструкції детально викладені порядок і техніка виконання зазначених операцій з документом у Системі: визначено хто, коли, яким чином виконує операції.

2.2. Для викладення в Інструкції (розділи 3, 4 і 5) техніки виконання тієї чи іншої операції в Системі використовуються два ключових системних поняття: "навігатор" та "електронна реєстраційно-контрольна картка (ЕРКК)" документа.

Навігатор - це системний засіб, за допомогою якого користувач обирає режим роботи Системи (наприклад: реєстрація документів державних органів; перевірка надходження документів на розгляд; пошук документів) та відображає на екрані комп'ютера певну множину (журнал) документів (наприклад: журнал зареєстрованих документів за минулий тиждень; журнал документів, що черговий раз надійшли сьогодні на розгляд; журнал знайдених відповідно до вказаних параметрів пошуку документів та інші).

Кожний документ журналу (кадр 1 додатка 3 відображається на екрані лінійкою його реквізитів: реєстраційний номер, дата реєстрації, вид документа, кореспондент, короткий зміст тощо. Вибравши документ журналу, можна розглядати і редагувати ЕРКК документа (маючи відповідні права). ЕРКК вибраного документа журналу відкривається подвійним натисканням лівої клавіші миші.

ЕРКК документа (кадр 2 додатка 3 складається з декількох бланків (сторінок), кожний з яких заповнюються тим чи іншим користувачем або автоматично Системою і включає ті чи інші реквізити документа (наприклад: реєстраційні реквізити документа; сканований образ документа; реквізити пункту документа та реквізити накладених на пункт завдань-резолюцій; інформацію про результати виконання завдання).

Техніка виконання тієї чи іншої із зазначених вище операцій в Системі проста і зводиться до відповідного позиціонування в навігаторі та заповнення значеннями реквізитів того чи іншого бланка ЕРКК. Способи заповнення загальноприйняті (набір з клавіатури, вибір із меню).

3.1. Приймання, попередній розгляд і розподіл вхідної кореспонденції здійснюються відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки, затвердженої наказом Міністерства від 27.03.1998 N 36, зі змінами.

Метою попереднього розгляду вхідних документів є визначення необхідності реєстрації документів, розподіл їх для розгляду між Міністром, його заступниками і структурними підрозділами відповідно до розподілу обов'язків та компетенції.

Порядок розподілу і подальшого розгляду вхідних документів визначено в пункті 3.2.4 Інструкції.

3.2. Усі документи, що надійшли до Міністерства, після попереднього їх розгляду у відділі попереднього розгляду вхідної кореспонденції департаменту документального забезпечення в установленому порядку передаються на реєстрацію до відділу реєстрації та сканування вхідної кореспонденції зазначеного департаменту. Документи реєструються і скануються в Системі. Реєстратори заповнюють у Системі ЕРКК документа - визначають реквізити бланків: "ЕРКК - Реєстрація", "ЕРКК - Попередній розгляд".

Склад реквізитів бланка "ЕРКК - Реєстрація" (кадр 2 додатка 3 залежить від типу документа (відомча кореспонденція, внутрішні документи, документи громадян, документи депутатів, документи вищих державних органів). При створенні чи редагуванні ЕРКК документа реєстратор повинен відкрити в Системі журнал з документами відповідного типу (позиція навігатора "Реєстрація - Поточні журнали - Тип документів - Період").

3.3. Звернення громадян реєструються централізовано в департаменті документального забезпечення в окремому електронному журналі Системи "Документ громадянина" і надаються за попереднім розглядом для накладання завдань-резолюцій заступнику Міністра, що здійснює керівництво центральним апаратом Міністерства.

3.4. Внутрішні розпорядчі документи Міністерства (накази, окремі доручення керівництва Міністерства та інше) реєструються департаментом документального забезпечення у відповідних журналах Системи. Окреме доручення керівництва Міністерства після його реєстрації в департаменті документального забезпечення повертається керівнику, що видав доручення, для накладання резолюції.

3.5. Реквізит бланка "Рівень контролю" документа (бланк УЕРКК - Реєстрація") Система формує автоматично залежно від виду документа. Для деяких видів документів Система формує автоматично "Рівень контролю" = "Особливий контроль", а для решти документів - "Рівень контролю" = "Пусто". Термін виконання при реєстрації не встановлюється.

3.6. Після реєстрації документа в Системі, проставлення на ньому штрих-коду здійснюється сканування всього його тексту в базу даних Системи. Оригінал зареєстрованого і сканованого документа передається в установленому порядку головному адресату, індекс якого зазначений першим на бланку "ЕРКК - Попередній розгляд". Інші визначені на етапі попереднього розгляду адресати користуються текстом документа, сканованим у базу Системи. Документ не тиражується.

3.7. У разі надходження до Міністерства документів зі строкоми виконання до 3-х днів, вони реєструються і скануються, надаються на розгляд керівництву Міністерства чи структурного підрозділу та в телефонному режимі про їх надходження працівником департаменту документального забезпечення інформується структурний підрозділ, до компетенції якого належать порушені в документі питання. Відповідальність за використання чи невикористання попередньо наданої про надходження документа інформації покладається на керівників структурних підрозділів.

4.1. Керівництвом Міністерства та керівниками підрозділів (особисто або через діловодів) здійснюється в Системі послідовно низка операцій із зареєстрованими та сканованими документами:

перевірка надходження документів на розгляд і виконання;

підтвердження надходження чергових документів на розгляд і виконання;

створення пунктів документа та накладання завдань-резолюцій на виконання кожного пункту.

4.2. Надходження на розгляд і виконання документів перевіряються регулярно (не менше 4-х разів на день).

Документи надсилаються адресату Системою за результатами їх попереднього розгляду і розподілу департаментом документального забезпечення або після введення в Систему завдань-резолюцій на розгляд і виконання документів на вищому рівні ієрархії управління.

Міністру на розгляд документи надсилаються Системою за результатами їх попереднього розгляду і розподілу. Міністром при розгляді документа, як правило, визначається відповідний заступник Міністра, до компетенції якого згідно з розподілом обов'язків належить порушене в документі питання, чи структурний підрозділ, безпосередньо підпорядкований Міністру.

Заступникам Міністра документи можуть надійти на розгляд або за результатами їх попереднього розгляду і розподілу, або після введення в Систему завдань-резолюцій Міністра. Заступники Міністра дають завдання безпосередньо підпорядкованим їм структурним підрозділам, а також залучають до виконання завдання, як співвиконавців, не підпорядковані їм безпосередньо структурні підрозділи.

Директорові департаменту (начальнику самостійного підрозділу) документи можуть надійти на виконання або за результатами їх попереднього розгляду і розподілу, або після введення в Систему завдань-резолюцій заступника Міністра.

Начальнику відділу документи можуть надійти на виконання або за результатами їх попереднього розгляду і розподілу, або після введення в Систему завдань-резолюцій директора департаменту.

Для того щоб вивести на екран комп'ютера журнал документів, які черговий раз надійшли (кадр 3 додатка 3), керівник або діловод позиціонує навігатор: "Рух документа - Отримання в підрозділі - Документи - Непідтверджені - Сьогодні".

4.3. У разі коли надійшли нові документи, керівник або діловод підтверджує їх надходження (виконує в Системі операцію "Підтвердити" для кожного документа, що надійшов, або операцію "Підтвердити всі" для усіх документів, що черговий раз надійшли). Документи, надходження яких підтверджено, Система відображає надалі як архів підтверджених документів підрозділу (позиція навігатора "Архів підтверджених - Період").

4.4. Кожний документ, що надійшов, розглядається керівником (електронний сканований образ документа знаходиться на бланку "ЕРКК - Вміст").

4.4.1. Документ може бути простим (складається з одного пункту) або складним (складається з декількох пунктів).

За попереднім розглядом, як правило, визначається один керівник, якому документ надсилається на розгляд.

Керівник, визначений першим за попереднім розглядом документа, створює пункти (пункт) документа і уточнює відповідно до створених пунктів рівень контролю і термін виконання документа в цілому (заповнює відповідні реквізити бланка "ЕРКК - Реєстрація").

Якщо документ простий, Система автоматично визначає підрозділ, відповідальний за документ у цілому, згідно з накладеними резолюціями (заповнює реквізит "Відповідальний підрозділ" бланка "ЕРКК - Реєстрація").

У разі коли документ складається з декількох пунктів, керівник, визначений першим за попереднім розглядом документа, вказує підрозділ, відповідальний за документ у цілому (заповнює реквізит "Відповідальний підрозділ" бланка "ЕРКК - Реєстрація").

Якщо першим при попередньому розгляді був зазначений індекс структурного підрозділу, Система автоматично вводить індекс і назву підрозділу в поле "Відповідальний підрозділ" бланка "ЕРКК - Реєстрація" незалежно від того, простий чи складний документ.

4.4.2. Для створення пункту документа (кадр 4 додатка 3 у Системі заповнюється бланк "ЕРКК - Резолюції та пункти - Пункт документа - Загальна". Спочатку обов'язково визначається реквізит "Тип контролю": "Без контролю", "На дату", "Періодичний", "Постійний"). Реквізит "Без контролю" властивий для документів інформаційного характеру, що надходять до відома, для врахування в роботі.

У разі коли визначено "Тип контролю" = "Без контролю", Система заповнює реквізити "Рівень контролю" і "Термін виконання" значенням "Пусто" і блокує установлення інших значень для реквізиту "Рівень контролю" в пункті і його резолюціях.

При виборі для пункту документа з постановчими питаннями іншого варіанта реквізиту "Тип контролю" обов'язково вибирають "Рівень контролю" і установлюють "Термін виконання" пункту. При цьому Система пропонує ті значення цих реквізитів для пункту, що були установлені для документа в цілому Системою при його реєстрації (якщо були установлені). Керівник приймає рішення або залишити запропоновані значення реквізитів, або установлює інші необхідні.

Порядок застосування рівнів контролю в пунктах документа наведено в додатку 2.

Реквізит пункту "Зміст" заповнювати не обов'язково (рекомендується заповнювати, якщо документ має декілька пунктів).

4.4.3. До пункту може бути накладена одна або декілька резолюцій (кадр 5 додатка 3), що успадковують реквізити пункту "Тип контролю", "Рівень контролю" і "Термін виконання", а до цих резолюцій, у свою чергу, накладаються підлеглі резолюції, які успадковують зазначені реквізити резолюцій вищого рівня. Керівник, який накладає чергову резолюцію, може або залишити успадковані значення реквізитів, або установлює інші необхідні. При цьому "Термін виконання (дата)" підлеглої резолюції не може бути більшим, а "Рівень контролю" вищим ніж у пункті або резолюції вищого рівня. Співвиконавець при накладанні підпорядкованої резолюції може змінювати рівень контролю на нижчий. Для накладання резолюції в Системі заповнюється бланк "ЕРКК - Резолюції та пункти - Резолюція - Загальна" (кадр 6 додатка 3. Головний виконавець пункту визначається Системою автоматично згідно з накладеними до пункту резолюціями.