В соответствии с Основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов, утвержденных Минфином СССР от 30.12.82 г. N 179 и дополнениями Минфина СССР от 27.03.84 г. N 51, для повышения качества проводимых инвентаризаций в целях усиления контроля за обеспечением сохранности социалистической собственности,

1. У Т В Е Р Ж Д А Ю:

Инструкцию о порядке проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов в объединениях, предприятиях и организациях системы Министерства здравоохранения СССР.

2. П Р И К А З Ы В А Ю:

2.1. Министрам здравоохранения союзных республик, Президенту Академии медицинских наук СССР, начальникам главных управлений, управлений, Всесоюзных объединений Министерства здравоохранения СССР, руководителям организаций и предприятий союзного подчинения принять Инструкцию о порядке проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов в объединениях, предприятиях и организациях системы Министерства здравоохранения СССР к неуклонному исполнению.

2.2. Министрам здравоохранения союзных республик в срок до 1 апреля 1986 года размножить и довести Инструкцию до каждого объединения, предприятия и организации, обеспечить строгий контроль за соблюдением изложенного в ней порядка проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов.

2.3. Считать утратившими силу:

2.3.1. Приказ Министерства здравоохранения СССР от 24.06.75 г. N 605 "Об утверждении Инструкции о порядке проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов в учреждениях (предприятиях) и организациях системы главных аптечных управлений министерств здравоохранения союзных республик".

2.3.2. Приказ Министерства здравоохранения СССР от 12.06.79 г. N 624 "Об утверждении специализированных форм первичного учета для организаций системы В/О "Союзмедтехника" в части утверждения форм по учету результатов инвентаризации.

2.3.3. Приказ Министерства здравоохранения СССР от 11.08.80 г. N 863 "Об утверждении Инструкции о порядке проведения инвентаризации основных фондов (средств), товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов на предприятиях и в организациях системы "Медтехника".

3. Контроль за исполнением приказа возложить на Управление бухгалтерского учета и отчетности Министерства здравоохранения СССР (т. Запорожцев Л.Н.).

1. Общие указания

2. Сроки проведения инвентаризации

3. Общий порядок проведения инвентаризации

4. Инвентаризация основных средств (фондов)

5. Инвентаризация товарно-материальных ценностей

6. Инвентаризация незавершенного производства

7. Инвентаризация незавершенного капитального строительства

8. Инвентаризация незаконченных капитальных ремонтов

9. Инвентаризация животных и молодняка животных

10. Инвентаризация денежных средств, ценностей и бланков строгой отчетности

11. Инвентаризация расчетов

12. Составление сличительных ведомостей по инвентаризации

13. Порядок регулирования инвентаризационных разниц и оформления результатов инвентаризации.

1. Общие указания

1.1. Все объединения, предприятия и организации системы Министерства здравоохранения СССР в соответствии с Положением о бухгалтерских отчетах и балансах обязаны проводить инвентаризацию основных средств, капитальных вложений, незавершенных капитального строительства и капитального ремонта, незавершенного производства, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и других статей баланса.

Инвентаризации подлежат также товарно-материальные ценности, не принадлежащие объединению, предприятию или организации*, как числящиеся в учете (на ответственном хранении, в арендном пользовании, полученные для переработки), так и не учтенные по каким-либо причинам.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов всеми объединениями, предприятиями и организациями (кроме бюджетных учреждений).

1.3. Инвентаризация драгоценных металлов и алмазов производится в соответствии с Инструкцией Министерства финансов СССР о порядке получения, расходования, учета и хранения драгоценных металлов и алмазов на предприятиях и в организациях.

1.4. Основными задачами инвентаризации являются:

а) выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также объемов незавершенного производства в натуре;

б) контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

в) выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество;

г) выявление сверхнормативных и не используемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

л) проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

е) проверка реальности стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассах, на расчетном и других счетах в учреждениях банков, денежных средств в пути, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резерва предстоящих расходов и платежей и других статей баланса.

1.5. Инвентаризации проводятся в обязательном порядке:

в сроки, устанавливаемые в соответствии с Положением о бухгалтерских отчетах и балансах;

в случае смены материально ответственных лиц - на день приемки-передачи дел;

при установлении фактов краж, ограблений, хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей - немедленно по установлении таких фактов;

после пожара или стихийных бедствий (наводнений, землетрясений и др.) - немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия;

при переоценке основных средств (фондов) и товарно-материальных ценностей, если иное не установлено в сроки, определенные соответствующими нормативными документами;

при передаче объединений, предприятий, организаций, учреждений и их структурных подразделений, а также зданий и сооружений государственными органами кооперативным и другим общественным организациям или кооперативными общественными организациями государственным органам - на установленную дату передачи.

Инвентаризация может не производиться в случае передачи объединений, предприятий, учреждений, зданий и сооружений внутри одного министерства, а при передаче объединений, предприятий, организаций, учреждений, зданий и сооружений из одного министерства в другое - по их совместному решению.

При передаче структурных подразделений объединений, предприятий, организаций, учреждений производство инвентаризаций обязательно.

1.6. При коллективной (бригадной) материальной ответственности проведение инвентаризации обязательно при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

1.7. При получении отказа поставщика в удовлетворении претензии за недогруз товаров или при получении претензии покупателя на недогруз товаров проводится выборочная инвентаризация товаров, по которым заявлены указанные претензии.

2. Сроки проведения инвентаризации

2.1. Предприятия обязаны проводить инвентаризацию в соответствии с Положением о бухгалтерских отчетах и балансах в следующие сроки:

а) основных средств - не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 ноября отчетного года.

Министерства здравоохранения союзных республик могут разрешать подведомственным им предприятиям проводить инвентаризацию зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств один раз в два - три года;

б) капитальных вложений - не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 декабря отчетного года;

в) незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически не менее одного раза в квартал;

г) незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов - не менее одного раза в год;

д) молодняка животных, животных на откорме, птицы, кроликов, зверей и семей пчел, а также подопытных животных - не менее одного раза в квартал;

е) готовой продукции на складах - не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года;

ж) товаров: на складах и базах промышленных товаров - не реже одного раза в год; на складах и базах продовольственных товаров - не реже двух раз в год;

з) товаров и тары в магазинах и на других предприятиях розничной торговли - не реже двух раз в год;

и) малоценных и быстроизнашивающихся предметов - не менее одного раза в год;

к) нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;

л) драгоценных металлов и алмазов - не менее двух раз в год;

м) библиотечных фондов - не реже одного раза в три года, независимо от размера библиотечного фонда;

н) сырья и прочих материальных ценностей - не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года;

о) денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности - не менее одного раза в месяц;

п) расчетов с банками (по расчетным и другим счетам, ссудам, полученным из бюджета средствам и т. д.) - по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на первое число каждого месяца;

р) расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;

с) расчетов производственных объединений, предприятий и организаций с их производственными единицами, производствами и хозяйствами, выделенными на отдельные балансы, с вышестоящими организациями - на первое число каждого месяца;

т) расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;

у) расчеты по возмещению материального ущерба - не реже двух раз в год, на 1 января и 1 июля;

недостачи и потери от порчи ценностей - не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, на 1 декабря;

ф) товаров и материалов в пути, товаров отгруженных, денежных сумм в пути - ежемесячно;

х) остальных статей баланса - на первое число месяца, следующего за отчетным годом.

2.2. Количество инвентаризаций ценностей в году, а также даты их проведения в необходимых случаях могут быть изменены министерствами здравоохранения союзных республик по согласованию соответственно с министерствами финансов союзных республик.

2.3. Министерства здравоохранения союзных республик могут разрешать подведомственным им предприятиям, расположенным в высокогорных районах, районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям и осуществляющим завоз товаров, сырья и материалов в период навигации, проводить инвентаризацию в период их наименьших остатков, как правило, до начала навигации (доступного завоза) или летнего периода.

3. Общий порядок проведения инвентаризации

3.1. На предприятиях создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии в составе:

руководителя предприятия или его заместителя (председатель комиссии), главного бухгалтера (на предприятиях и в организациях, где выделены учетно-контрольные группы - руководителя этой группы);

начальников структурных подразделений (служб);

в системе аптечных объединений, организаций и предприятий в состав инвентаризационных комиссий могут включаться начальник контрольно-ревизионного отдела (сектора), юрисконсульт;

представителей общественности.

3.2. Для непосредственного проведения инвентаризации ценностей создаются рабочие комиссии в составе:

представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии);

специалистов: товароведа, инженера, технолога, механика, производителя работ, экономиста, работника бухгалтерской службы и др.

В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризуемые ценности, цены и первичный учет.

Запрещается назначать в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц одного и того же работника два раза подряд.

3.3. В межинвентаризационный период на предприятиях должны проводиться систематические проверки и выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

На предприятиях розничной и оптово-розничной торговли, кроме одной плановой, ежегодно проводится не менее одной внеплановой сплошной инвентаризации товаров и тары. Эти инвентаризации, сплошные или выборочные, должны быть внезапными и проводиться по плану-графику, утвержденному руководителем предприятия. План-график проведения внезапных инвентаризаций хранится у руководителя или главного (старшего) бухгалтера предприятия. Внезапные проверки должны проводиться в первую очередь у вновь принятых материально ответственных лиц; при образовании и возрастании сверхнормативных запасов товарно-материальных ценностей; при установлении фактов нарушений правил приемки, хранения, реализации ценностей. Выборочной инвентаризации прежде всего подвергаются дефицитные и дорогостоящие товары и ценности. Указанные проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работниками инвентаризационных групп, состоящими в штате предприятия, или специальными комиссиями, в состав которых включаются должностные лица, хорошо знающие товарно-материальные ценности, учет и отчетность, а также представители общественности.

3.4. Персональный состав постоянно действующих инвентаризационных комиссий, рабочих инвентаризационных комиссий и комиссий, осуществляющих проверки и выборочные инвентаризации, утверждается приказом руководителя предприятия по форме N 47-МЗ.

3.5. Постоянно действующие инвентаризационные комиссии проводят профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, при необходимости заслушивают на своих заседаниях руководителей отделов, секций по вопросам сохранности ценностей;

организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;

осуществляют контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период;

проверяют правильность выведения инвентаризацией, результатов обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей на базах, в складах, кладовых, цехах, строительных участках и в других местах хранения;

в необходимых случаях (при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и др.) проводят по поручению руководителя предприятия повторные сплошные инвентаризации;

рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

3.6. Рабочие инвентаризационные комиссии осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения и производства;

совместно с бухгалтерией предприятия участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;

вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью, а также о реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;

несут ответственность:

а) за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия;

б) за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и средств в расчетах;

в) за правильность указания в описи отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, порядковый номер по прейскуранту, артикул и т. д.), по которым определяются их цены;

г) за правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в соответствии с установленным порядком.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с целью скрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

3.7. Основной задачей проверок и выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является осуществление контроля за сохранностью ценностей, выполнением правил их хранения, соблюдения материально ответственными лицами установленного порядка первичного учета.

3.8. Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям комиссий - контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации.

Указанные приказы регистрируются бухгалтерией в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма N 48-МЗ).

3.9. Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.

3.10. Ко дню окончания снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по приходу и расходу ценностей, произведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризации.

3.11. Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная комиссия обязана:

опломбировать подсобное помещение, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;

проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;

получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к этим реестрам (отчетам) с указанием "до инвентаризации на ..." (дата), что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков ценностей к началу инвентаризации по учетным данным.

Лица, ответственные за сохранность ценностей, дают в описи расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на ценности сданы в бухгалтерию (в централизованную бухгалтерию или учетно-контрольную группу централизованной бухгалтерии) и все ценности, поступающие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки отбираются и у лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение ценностей.

3.12. При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальных случаях - заблаговременно. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, удобном для подсчета их количества.

3.13. Инвентаризация основных средств, сырья, материалов, готовой продукции, товаров, денежных средств и других ценностей производится по каждому местонахождению их и ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.

Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров, заведующих хозяйствами, торговых предприятий, секций, кладовых, заготовительных пунктов и др.).

Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей в виде исключения может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов; акты обмеров и расчеты прикладываются к описи. При инвентаризации больших количеств весовых товаров ведомости отвесов ведут один из членов рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличаются и выверенный итог вносится в инвентаризационную опись. Ведомости отвесов прикладываются к описи.

3.14. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов и их количества показываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

3.15. Описи подписываются всеми членами рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия ценностей в случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавшие - в их сдаче.

На ценности, не принадлежащие хозяйству, но находящиеся в нем, составляются отдельные описи.

3.16. Инвентаризация материальных ценностей, денежных средств, денежных документов, бланков строгой отчетности должна проводиться, как правило, внезапно, а основных средств, незавершенного капитального строительства и капитального ремонта, незавершенного производства, расчетов и других статей баланса - по состоянию на первое число месяца.

Если инвентаризация ценностей не закончена в течение одного дня, она должна быть закончена в течение последующих дней. В этом случае помещения, где хранятся ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Пломбир на все время работы инвентаризационной комиссии хранится у председателя комиссии. Во время перерывов работы инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация, в ящике (шкафу, сейфе).

3.17. При проведении инвентаризации должны применяться следующие формы первичной учетной документации: типовые междуведомственные:

с N инв-1 по N инв-21, утвержденные приказом ЦСУ СССР от 10.06.76 г. N 453, для оформления результатов инвентаризации основных средств; сырья, материалов, готовой продукции и прочих материальных ценностей; незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки; незаконченных капитальных ремонтов; денежных средств, ценностей и бланков документов строгой отчетности; расчетов;

N КС-7, утвержденная приказом ЦСУ СССР от 14.12.72 г. N 816, для оформления результатов инвентаризации незавершенного производства строительно-монтажных работ;

специализированные внутриведомственные:

NN АПМТ-1 и АПМТ-2, утвержденные приказом Минздрава СССР от 30 октября 1987 г. N 1174: для оформления результатов инвентаризации материальных ценностей на складах и базах - N АПМТ-1, в аптеках, магазинах, аптечных пунктах и киосках - N АПМТ-2.

При проведении инвентаризации рабочего скота и продуктивных животных птицы и пчелосемей, многолетних насаждений, питомников следует применять формы первичной учетной документации, утвержденные Министерством сельского хозяйства СССР и ЦСУ СССР для сельскохозяйственных предприятий приказом от 29.12.72 г. N 442/852.

3.18. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как средствами механизации, так и ручным способом.

Инвентаризационные описи, составляемые вручную, заполняются чернилами, шариковой ручкой или химическим карандашом, четко и ясно. Никаких помарок и подчисток не допускается.

На каждой странице инвентаризационной описи указываются прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок должно производиться во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незаполненные строки прочеркиваются.

3.19. Контрольные проверки инвентаризации должны проводиться с участием членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия склада (кладовой, секции и т. д.), где производилась инвентаризация. При этом проверяются наиболее ценные и пользующиеся повышенным спросом ценности, значащиеся в описи.

При выявлении значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей.

Руководитель предприятия должен немедленно рассмотреть вопрос об ответственности первого состава инвентаризационной комиссии, допустившей нарушения в проведении инвентаризации ценностей.

Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом по форме N 49-МЗ. Учет проводимых контрольных проверок ведется бухгалтерией в специальной книге по форме N 50-МЗ.

3.20. Работа рабочей инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, в котором отражаются результаты инвентаризации, а также результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.

При наличии неиспользуемых и неполноценных товарно-материальных ценностей в протоколе указывается время вывоза этих ценностей, наименование поставщика, состояние ценностей на момент инвентаризации и причины понижения их качества. На такие товарно-материальные ценности составляются отдельные инвентаризационные описи, а сами эти ценности в местах хранения размещаются обособленно.

На ценности, пришедшие в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись. В протоколе комиссии они отмечаются отдельно, причем указываются причины порчи их и виновные в этом лица.

В протоколе комиссия отражает свои выводы по результатам инвентаризации ценностей и дает предложения по устранению выявленных недостатков, зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли.

По окончании инвентаризации все материалы по ней и протокол комиссии передаются на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

3.21. В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом рабочей инвентаризационной комиссии. Заявления материально ответственных лиц о том, что недостача или излишки были вызваны ошибкой в наименовании товарно-материальных ценностей, пропуском, просчетом и т. п. принимаются до открытия склада, кладовой, секции. Рабочая инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

3.22. Руководители предприятий несут ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей и денежных средств и за обеспечение их внезапности. Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки (обеспечение рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством и т. п.).

Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.

3.23. Одновременно с инвентаризацией товарно-материальных ценностей бухгалтерия предприятия должна проверить записи по всем соответствующим счетам в сопоставлении с корреспондирующими счетами. Например, по основным средствам (в согласовании с соответствующими счетами капитальных вложений) необходимо установить, все ли объекты, принятые в эксплуатацию, числятся в учете; по товарно-материальным ценностям - все ли поступившие ценности оприходованы, а выбывшие - списаны и отражены в учете; по незавершенному производству - все ли затраты списаны на выпущенную продукцию и т. д.

3.24. Предприятия розничной и оптово-розничной торговли, а также склады (базы) разрешается закрывать для проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов на срок не более 3-х дней.

4. Инвентаризация основных средств (фондов)

4.1. До начала инвентаризации необходимо проверить:

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг или описей;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые предприятием в аренду, на хранение и во временное пользование. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации в них должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

4.2. При инвентаризации основных средств комиссия в обязательном порядке производит осмотр объектов в натуре и заносит в описи по типовой междуведомственной форме N инв-1 "Инвентаризационная опись основных средств", утвержденной ЦСУ СССР, полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в учетных регистрах отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в инвентаризационную опись недостающие или правильные сведения и технические показатели по этим объектам, например: по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т. д.), год постройки и др.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена по современной стоимости их воспроизводства соответственно прейскурантам (сметной стоимости), утвержденным в установленном порядке, а износ должен быть установлен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением данных об оценке и износе соответствующими актами.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить, когда и по чьему распоряжению возведены выявленные инвентаризацией неучтенные объекты, куда списаны затраты на возведение их, и отразить это в протоколе.

Основные средства заносятся в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что произведенные работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, она должна по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения первоначальной стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Одновременно комиссия должна установить виновных в этом лиц и причины, по которым конструктивные изменения тех или иных объектов не получили отражения в учетных регистрах.

4.3. Машины, оборудование и силовые установки заносятся в инвентаризационные описи индивидуально с указанием инвентарного номера, завода-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т. д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в один цех или отдел и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в инвентаризационных описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Присвоенные инвентарным объектам основных средств номера, как правило, не должны изменяться. Замена номеров может быть произведена в тех случаях, когда объекты ошибочно значатся не в той группе основных средств, к которой они должны быть отнесены по своему технико-производственному назначению, а также в случаях установления неправильной нумерации.

4.4. Объекты основных средств, которые в момент инвентаризации будут вне предприятия (отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т. п.) должны быть проинвентаризованы постоянно действующей или рабочей комиссией, до момента временного выбытия их из хозяйства.

4.5. Основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, в инвентаризационную опись не включаются. На эти объекты инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.). Списание таких объектов производится в соответствии с Инструкцией о порядке списания пришедших в негодность зданий, сооружений, машин, оборудования, транспортных средств и другого имущества, относящегося к основным средствам (фондам) с баланса учреждений, предприятий и организаций системы здравоохранения, утвержденной приказом Минздрава СССР от 13 декабря 1985 г. N 1606.

4.6. Одновременно с инвентаризацией собственных проверяются и арендованные средства. Описи арендованных объектов составляются отдельно по каждому арендодателю. В них, кроме установленных сведений, указывается также наименование арендодателя и срок аренды.

Один экземпляр инвентаризованной описи арендованных средств высылается арендодателю.

5. Инвентаризация товарно-материальных ценностей

5.1. Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, производиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Нельзя допускать во время инвентаризации беспорядочного перехода от одного вида товарно-материальных ценностей к другому.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение опломбировывается и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

5.2. Товарно-материальные ценности заносятся в описи по типовой междуведомственной форме N 3 инв-3 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей", утвержденной ЦСУ СССР, по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, сорта и количества.

При инвентаризации товаров и тары на складах и базах систем главных аптечных управлений и медтехники, составляются описи по специализированной форме N АПМТ-1 "Инвентаризационная опись товаров, материалов и тары", утвержденной приказом Минздрава СССР от 30.10.87 г. N 1174.

При инвентаризации товаров, материалов, тары и денежных средств в аптеках, магазинах, аптечных пунктах и киосках систем главных аптечных управлений и медтехники составляются описи по специализированной форме N АПМТ-2 "Инвентаризационная опись товаров, материалов, тары и денежных средств", утвержденной приказом Минздрава СССР от 30.10.87 г. N 1174.

5.3. Председатель рабочей инвентаризационной комиссии или по его поручению члены комиссии в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяют фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания и перемеривания. Категорически запрещается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

5.4. Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается, когда, от кого они поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

5.5. На больших складах, когда срок проведения инвентаризации (п. 3.24) в связи с крайней необходимостью продлен или увеличен вышестоящей организацией, в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера предприятия в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную инвентаризационную опись под наименованием: "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляться эта опись должна по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.

5.6. Товарно-материальные ценности, принадлежащие другим предприятиям и находящиеся на ответственном хранении, инвентаризуются одновременно с собственными товарно-материальными ценностями.

На эти ценности составляется отдельная опись по типовой междуведомственной форме N инв-5 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение", утвержденной ЦСУ СССР, в которой делается ссылка на соответствующие документы, подтверждающие принятие этих ценностей на ответственное хранение.

5.7. Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в тщательной проверке обоснованности числящихся на соответствующих счетах сумм.

На счетах учета этих товарно-материальных ценностей (в пути, товаров отгруженных и др.) могут оставляться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - счетами-платежными требованиями поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям счетов-фактур и копиями платежных требований, а по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка о нахождении платежных требований в картотеках; по находящимся на складах других организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате инвентаризации; по находящимся на складах одногородних поставщиков - сохранными расписками, переоформленными на дату проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами.

Например, по счету "Товары отгруженные, выполненные работы и услуги" следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах ("Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т. д.).

При длительной задержке в оплате покупателями или заказчиками отгруженных им товаров, за выполненные работы или оказанные услуги выясняются причины этой задержки, которые фиксируются в протоколе инвентаризационной комиссии.

При установлении фактов неоприходования поступивших товарно-материальных ценностей должны быть затребованы объяснения лиц, получивших их, а в случае злоупотребления материалы должны быть переданы следственным органам.

5.8. Инвентаризационные описи (акты) составляются отдельно по типовым междуведомственным формам, утвержденным ЦСУ СССР, на товарно-материальные ценности соответственно:

отгруженные, не оплаченные в срок покупателями - N инв-4 "Акт инвентаризации товаров отгруженных";

находящиеся на складах других организаций - N инв-5 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение";

находящиеся в пути - N инв-6 "Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути".

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование (согласно документу), количество и стоимость (согласно данным учета), дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на соответствующих счетах. При этом по грузам, не прибывшим в установленный срок и числящимся в учете как материалы и товары в пути, необходимо проверить, какие меры приняты к их розыску.

5.9. В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, дата отгрузки, дата выписки счета-фактуры, номер счета-фактуры и сумма по счету-фактуре.

5.10. Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других предприятий, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, фактическая стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

При получении от предприятий, на ответственном хранении которых эти ценности находятся, копий инвентаризационных описей комиссия сопоставляет фактическое наличие ценностей (по данным копий инвентаризационных описей) с количеством, установленным по документам.

5.11. В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в переработке на других предприятиях, указывается наименование перерабатывающего предприятия, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

5.12. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризуются по месту их нахождения и лицам, на ответственном хранении которых они находятся. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся в "Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей" по типовой междуведомственной форме N инв-3, утвержденной ЦСУ СССР.

Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В инвентаризационные описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

В описях указывается первоначальная стоимость предметов.

Если износ этих предметов учитывается по фактическому их состоянию, то в примечании указывается определяемый рабочей инвентаризационной комиссией процент износа каждого предмета или группы с одинаковым размером износа. В этом случае одноименные предметы с разной степенью изношенности записываются в опись отдельными строками.

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций предприятий бытового обслуживания.

На малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, рабочей инвентаризационной комиссией составляются акты установленной формы с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов на хозяйственные цели.

5.13. Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.).

Перед проверкой порожняя тара должна быть подобрана по видам:

а) деревянная (ящики, бачки);

б) картонная;

в) металлическая (фляги, барабаны);

г) текстильная (мешки);

На тару, пришедшую в негодность, рабочей инвентаризационной комиссией составляется акт с указанием причин и лиц, ответственных за тару.

5.14. В тех случаях, когда по условиям организации производства инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу провести подсчет наличия материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись для учета фактического наличия сырья, готовой продукции, товаров и прочих материальных ценностей, применяется "Инвентаризационный ярлык" по типовой междуведомственной форме N инв-2, утвержденный ЦСУ СССР. Ярлык заполняется в одном экземпляре, который хранится вместе с просчитанными ценностями по месту их нахождения. В нем указываются наименование, единица измерения, показатели качественной характеристики (марка, сорт, размер и т. д.), количество и другие признаки, необходимые для включения в инвентаризационные описи. Движение материальных ценностей во время инвентаризации отражается на обратной стороне формы N инв-2. Данные формы N инв-2 используются для заполнения инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей.

6. Инвентаризация незавершенного производства

6.1. Инвентаризация незавершенного производства имеет целью определить объемы и фактическую себестоимость его в соответствии с порядком, установленным Основными положениями по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг).

В части промышленных предприятий, например, необходимо:

- определить фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и незаконченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве;

- выявить неучтенный брак;

- определить фактическую комплектность незавершенного производства (заделов) и обеспеченность сборки деталями;

- выявить остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено;

- определить фактическую себестоимость находящихся в производстве заделов (деталей, узлов, агрегатов) и незаконченных изготовлением и сборкой изделий.

6.2. Перед началом инвентаризации необходимо сдать на склады все ненужные цехам материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе закончена.