1. Порядок ведення касових операцій у національній валюті в Україні (далі - Порядок) поширюється на усіх юридичних осіб (крім банків і підприємств зв'язку) незалежно від форм власності і виду діяльності та їх відособлені підрозділи (філії, представництва, відділення тощо), які не мають статусу юридичної особи (далі - підприємства), а також на фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи (далі - індивідуальні підприємці), які зареєстровані і діють згідно з чинним законодавством України та здійснюють касові операції в національній валюті, і його положення є обов'язковими для виконання ними.

Цей Порядок поширюється як на резидентів, так і нерезидентів (крім розташованих на території України іноземних дипломатичних, консульських, торговельних та інших офіційних представництв, міжнародних організацій та їх філій, що користуються імунітетом і дипломатичними привілеями, а також представництв інших іноземних організацій і філій, які не здійснюють підприємницької діяльності).

Підприємства та індивідуальні підприємці, які мають поточні рахунки в банку, зобов'язані зберігати свої кошти в установах банків. Готівка, яку вони одержують з власних поточних рахунків (як з основного, так і додаткових) в установах банків у межах наявних на них коштів, має витрачатися виключно на визначені в чеку цілі, що не суперечать чинному законодавству (у т.ч. нормативним актам НБУ). Підприємства та індивідуальні підприємці повинні надавати обслуговуючій установі банку (на її вимогу) звітні платіжні і розрахункові документи (касові і товарні чеки, квитанції до прибуткових касових ордерів, податкові накладні, договори купівлі-продажу, акти закупівлі, рахунки-фактури тощо), які підтверджували б здійснені цільові витрати готівки.

Підприємства та індивідуальні підприємці мають право здійснювати розрахунки між собою, а також з фізичними особами - громадянами (далі - громадяни) як у готівковій, так і у безготівковій формі.

Готівкові розрахунки підприємств та індивідуальних підприємців між собою, а також з громадянами можуть проводитись як за рахунок коштів, одержаних з кас банків, так і за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг), та інших касових надходжень (далі - виручка), за винятком випадків, передбачених у п.5. Сума платежу готівкою одного підприємства (індивідуального підприємця) з іншим підприємством (індивідуальним підприємцем) не повинна перевищувати 3 тис.грн. протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. При цьому кількість підприємств (індивідуальних підприємців), з якими проводяться розрахунки, протягом дня не обмежується. Платежі підприємства (індивідуального підприємця) іншому підприємству (індивідуальному підприємцю) понад установлену граничну суму (3 тис.грн.) проводяться виключно в безготівковому порядку.

Під час здійснення готівкових розрахунків підприємства (індивідуальні підприємці)-отримувачі готівкового платежу зобов'язані надати підприємствам (індивідуальним підприємцям)-платникам обліковий розрахунковий документ (податкову накладну, рахунок-фактури, товарний чек, акт виконаних робіт, наданих послуг тощо), які б підтверджували здійснені платниками витрати готівки.

Розрахунки готівкою підприємств усіх форм власності, а також індивідуальних підприємців з громадянами мають проводитися з оформленням, прибуткових і видаткових касових ордерів, касового чи товарного чека, квитанції, договору купівлі-продажу (укладені договори підлягають маркуванню згідно з Указом Президента України від 06.11.98 N 1222/98 "Про гербовий збір"), актів закупівлі, виконання робіт (надання послуг) або інших документів, що засвідчують факт купівлі товару, виконання роботи, надання послуги.

Підприємства та індивідуальні підприємці, які здійснюють розрахунки зі споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг за готівку через належним чином зареєстровані електронні контрольно-касові апарати (ЕККА), повинні обов'язково видавати споживачеві касовий чек, а під час виходу з ладу ЕККА або на період тимчасового відключення електроенергії - товарний чек. Умови застосування ЕККА, порядок видачі споживачам касових і товарних чеків, відомості, які вони мають містити, контроль за проведенням вищевказаних розрахунків із споживачами регламентуються Положенням про порядок реєстрації і застосування електронних контрольно-касових апаратів при розрахунках готівкою у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, затвердженим наказом Державної податкової адміністрації України від 31.12.98 N 660 і зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 02.03.99 за N 131/3424.

Форми податкової накладної, книг обліку придбання і продажу товарів (робіт, послуг), а також порядок їх заповнення та обліку цих операцій визначені Порядком заповнення податкової накладної, затвердженим наказом Державної податкової адміністрації України від 30.05.97 р. N 165 і зареєстрованим у Мін'юсті 23.06.97 р. за N 233/2037.

На бажання громадян кошти за придбані в них підприємствами товари (виконані роботи, надані послуги) можуть бути перераховані на їх поточні, вкладні рахунки в установах банків, порядок відкриття і здійснення операцій на яких установлено Інструкцією про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 18.12.98 N 527 і зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 24.12.98 за N 819/3259.

Видача готівки установами банків військовим частинам, установам, підприємствам і організаціям Збройних Сил України, Служби безпеки України, Державного комітету у справах охорони державного кордону України, Управління державної охорони та інших міністерств і відомств, що мають у своєму підпорядкуванні військові формування, здійснюється за чеками без обов'язкового розшифрування цілей, на які готівка одержується.

2. Ліміти залишку готівки в касі встановлюються усім підприємствам, які мають рахунки в установах банків і здійснюють касові операції з готівкою. Підприємства можуть зберігати у своїй касі готівку в межах лімітів залишку готівки в касі на кінець робочого дня, що встановлюються їм установою банку щорічно протягом першого кварталу (до встановлення ліміту каси на поточний рік і одержання його клієнтом продовжує діяти ліміт попереднього року). У разі звернення протягом року клієнта (або з ініціативи банку) щодо перегляду ліміту каси і поданні ним відповідного документа - заявки-розрахунку, остання має бути розглянута банком, і за умови її обгрунтованості встановлений раніше ліміт каси має бути переглянутий.

Ліміт залишку готівки в касі для кожного підприємства (незалежно від того, перебуває чи не перебуває воно на самостійному балансі) встановлюється комерційними банками за місцем відкриття рахунка з урахуванням режиму і специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки (надходжень) та графіка заїзду інкасаторів.

Колективні сільськогосподарські підприємства, колгоспи, сільськогосподарські кооперативи, селянські спілки (далі - колективні сільськогосподарські підприємства) самостійно визначають розміри готівки, що постійно знаходиться в їх касах, як це передбачено статтею 17 Закону України "Про колективне сільськогосподарське підприємство", з відповідним повідомленням у першому кварталі кожного року обслуговуючих установ банків. Готівка понад визначені розміри має здаватися ними до банків і вільно отримуватися з кас банків на цілі, вказані у чеку.

Для військових частин, установ, підприємств і організацій Збройних Сил України, Служби безпеки України, Державного комітету у справах охорони державного кордону України, Управління державної охорони та інших міністерств і відомств, що мають у своєму підпорядкуванні військові формування (за винятком торговельних підприємств і видовищних закладів), а також органів Державної митної служби України ліміт залишку готівки в касі встановлюється установами банків за погодженням з керівниками цих організацій з урахуванням специфіки роботи кожної такої організації.

Ліміт залишку готівки в касі не встановлюється селянським (фермерським) господарствам, які займаються виключно виробництвом, переробкою та реалізацією сільськогосподарської продукції, та індивідуальним підприємцям.

Порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі регулюється Інструкцією Національного банку України N 4 "Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України", затвердженою постановою Правління Національного банку України від 20.06.95 р. N 149 в редакції постанови Правління Національного банку від 13.10.97 р. N 335.

3. Усю готівку понад встановлені ліміти залишку готівки в касі підприємства зобов'язані здавати у порядку і строки, встановлені установою банку для зарахування на їх рахунки. У разі, якщо ліміт залишку готівки в касі підприємства взагалі не встановлено, вся наявна готівка в його касі на кінець дня має бути здана до банку (незалежно від причин відсутності ліміту каси).

В окремих випадках, пов'язаних з надходженням до каси підприємства наприкінці робочого дня після завершення інкасації або закінчення роботи вечірньої каси значних сум готівки від здійснення господарської діяльності, в результаті чого перевищується встановлений ліміт каси, такі підприємства не пізніше наступного робочого дня (банку і клієнта) повинні здати цю готівку (в частині, що перевищує ліміт каси) до обслуговуючої установи банку. За таких умов зазначені кошти не вважаються понадлімітними у день їх оприбуткування в касі підприємства.

4. Готівкова виручка підприємств та індивідуальних підприємців може використовуватись ними для забезпечення господарських потреб (за винятком випадків, передбачених у п.5). Зазначена виручка підприємств та індивідуальних підприємців, які не мають податкової заборгованості*, може використовуватися ними і на виплату заробітної плати, заохочень, допомог усіх видів, компенсацій (далі - виплати, пов'язані з оплатою праці).

Підприємства й індивідуальні підприємці, незалежно від наявності в них податкової заборгованості, можуть проводити розрахунки з бюджетами та державними цільовими фондами в готівковій формі за податками і обов'язковими платежами та іншими платежами, передбаченими статтею 1 Указу Президента України від 04.03.98 N 167/98.

* Згідно з Указом Президента України від 04.03.98 N 167/98 "Про заходи щодо підвищення відповідальності за розрахунки з бюджетами та державними цільовими фондами" податковою заборгованістю визнаються суми не сплачених у встановлені строки податків, зборів (обов'язкових платежів), а також неподаткових платежів до бюджетів і державних цільових фондів, пені, штрафів та інших санкцій, передбачених законодавством і застосованих у встановленому порядку за несвоєчасну сплату податків і зборів (обов'язкових платежів), а також неподаткових платежів до бюджетів і державних цільових фондів, що підлягають стягненню у безспірному порядку.

5. Підприємства та індивідуальні підприємці, які мають податкову заборгованість, здійснюють виплати, пов'язані з оплатою праці, виключно за рахунок коштів, отриманих з установ банків.

6. Підприємства, виконавчі органи селищних, міських та районних у містах рад мають право зберігати протягом 3 робочих днів понад встановлений ліміт у касах готівку, що одержана в банку для виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, відряджень, дивідендів (доходу); колективні сільськогосподарські підприємства, підприємства залізничного транспорту та морські порти для проведення таких виплат працівникам віддалених підрозділів, виконавчі органи сільських рад - протягом 5 робочих днів, включаючи день одержання готівки у банку. Після закінчення цих строків суми готівки, що не використані за призначенням, повертаються в банк не пізніше наступного робочого дня (клієнта та банку) і в подальшому видаються підприємствам за їх першою вимогою на ті самі цілі.

7. Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами.

Особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства або централізованої бухгалтерії звіт про витрачені (або з якихось причин частково чи повністю не витрачені) суми не пізніше: за відрядженнями - 3 робочих днів після повернення з відрядження, на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини і металобрухту - 10 робочих днів з дня видачі готівки під звіт, на всі інші виробничі (господарські) потреби - наступного робочого дня після видачі її під звіт. Якщо з каси підприємства його працівнику одночасно видана готівка на відрядження та кошти під звіт для вирішення у цьому відрядженні виробничих чи господарських питань (у тому числі й для закупівлі сільськогосподарської продукції та заготівлі вторинної сировини чи металобрухту), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна подати до бухгалтерії підприємства одночасно звіт про суму, що була їй видана для вирішення виробничих (господарських) питань, та авансовий звіт про витрачені кошти безпосередньо на відрядження.

За перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки та за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів, за витрачання готівки з виручки на виплати, пов'язані з оплатою праці за наявності податкової заборгованості, а також у разі витрачання підприємствами та індивідуальними підприємцями одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням та неотримання ними при здійсненні готівкового платежу від їх отримувача платіжного документа до них застосовуються фінансові санкції згідно з чинним законодавством.

У разі здійснення підприємствами (індивідуальними підприємцями) готівкових розрахунків з іншими підприємствами (індивідуальними підприємцями) понад установлену граничну суму (3 тис.грн.) кошти в розмірі перевищення зазначеної суми розрахунково додаються до фактичних залишків готівки в касі платника готівки одноразово (того дня, коли було здійснено таку операцію), з подальшим порівнянням одержаної суми із затвердженим лімітом каси.

8. Касові операції оформлюються документами, типові форми яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 р. N 51, і мають застосовуватися без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості і форми власності.

Підприємства та індивідуальні підприємці щоквартально подають до банку касову заявку встановленого зразка про суми надходжень та видачі готівки з поданням також календаря видачі заробітної плати.

9. При прийманні грошових білетів і монет до каси касири підприємств зобов'язані керуватися Правилами визначення платіжності банкнот і монет Національного банку України, затвердженими постановою Правління Національного банку України від 31.03.99 N 152 і зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 16.04.99 за N 242/3535.

Приймання готівки касами підприємств проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою.

Про приймання грошей видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, ним уповноваженої, і касира, завірена печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата.

10. Видача готівки з кас підприємств проводиться за видатковими касовими ордерами або за належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями (далі - видатковими документами). Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. До видаткових ордерів можуть долучатися заявки на видачу грошей, рахунки тощо.

У разі, якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявках, рахунках і таке інше є дозвільний надпис керівника підприємства, підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

Заготівельні організації, у тому числі і організації споживчої кооперації, можуть проводити видачу готівки здавальникам сільськогосподарських продуктів і сировини за відомостями, в яких вказуються їх прізвища, адреси, обсяги зданої продукції і сума виплаченої готівки, що завіряються підписом здавальника, з подальшим складанням (після закінчення робочого дня) загального видаткового касового ордера на всі видані за день суми за заготівельними квитанціями.

У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні установи, на загальну суму виданої заробітної плати складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого проставляється на кожній платіжній (розрахунково-платіжній) відомості.

Для своєчасного одержання в установі банку необхідної суми готівки клієнт повинен у встановлені банком строки попередити (письмово або усно) установу банку про суму коштів у банкнотах та розмінній монеті, що передбачається для отримання.

11. У разі видачі окремій особі грошей за видатковим документом, касир вимагає пред'явлення документа, що засвідчує особу одержувача *), записує його найменування і номер, ким і коли він виданий і забирає розписку одержувача. Якщо видатковий документ складений на видачу грошей кільком особам, то одержувачі також пред'являють зазначені документи, які засвідчують їх особу, і розписуються у відповідній графі платіжних документів.

*) Документом, що засвідчує особу, є паспорт громадянина України, посвідка на проживання особи без громадянства, військовий квиток Міністерства оборони України, службове посвідчення військовослужбовців Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Управління державної охорони України, посвідчення особи працівників інкасації Національного банку України та інші документи, що засвідчують особу.

Розписка в одержанні грошей може бути зроблена тільки власноручно у темному кольорі чорнилом або пастою кулькових ручок із зазначенням одержаної суми (гривень - літерами, копійок - цифрами). У разі одержання грошей за відомістю сума літерами не вказується, а лише цифрами.

12. Видача грошей особам, яких немає в списковому складі підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю на підставі укладених договорів (укладені договори підлягають маркуванню згідно з Указом Президента України від 06.11.98 N 1222/98 "Про гербовий збір").

Видача грошей особам, що залучаються на сільськогосподарські і вантажно-розвантажувальні роботи, а також для подолання наслідків стихійного лиха, може проводитися за відомістю. Відомості складаються окремо за кожною організацією, працівники якої були направлені на вказані роботи, і засвідчуються (крім підпису керівника і головного бухгалтера підприємства - організатора робіт) підписом уповноваженого відповідної організації.

Видачу грошей касир проводить тільки особі, вказаній у видатковому документі. Якщо видача грошей проводиться за дорученням, оформленим в установленому порядку, в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей бухгалтерією вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержання грошей. Якщо видача грошей проводиться за відомістю, перед розпискою в одержанні грошей касир робить надпис: "За дорученням". Видача грошей за дорученням проводиться відповідно до вимог, передбачених у пункті 11. Доручення залишається у касира і долучається до видаткового касового ордера або відомості.

13. У разі видачі грошей особі, що не має змоги через хворобу або з інших поважних причин підписатися особисто, за її письмовим дорученням за неї може підписатися інша особа, але тільки не працівник бухгалтерії або каси цього підприємства. На видатковому касовому ордері вказується найменування, номер, дата і місце видачі документа, що засвідчує особу фактичного одержувача грошей і особу, яка розписалася за отримання грошей.

14. Оплата праці, виплата допомог через тимчасову непрацездатність, стипендій і премій провадиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача.

На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний надпис про видачу грошей за підписами керівника і головного бухгалтера підприємства або осіб, ними уповноважених, із зазначенням строків видачі грошей і суми літерами.

В аналогічному порядку можуть оформлятися і разові видачі грошей на оплату праці (у разі відпустки, хвороби і таке інше), а також видача депонованих сум і грошей під звіт на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, кільком особам.

Разові видачі грошей на оплату праці окремим особам провадяться, як правило, за видатковими касовими ордерами.

15. Після закінчення встановлених пунктом 6 строків оплати праці, виплати допомог через тимчасову непрацездатність, стипендій і премій касир повинен:

а) у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено оплату праці, виплату допомоги через тимчасову непрацездатність, стипендій або премій, поставити штамп або зробити відмітку від руки: "Депоновано";

б) скласти реєстр депонованих сум;

в) у кінці відомості зробити надпис про фактично виплачену суму і недоодержану суму виплат, які підлягають депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і засвідчити надпис своїм підписом. Якщо гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться надпис: "Гроші за відомістю видавав (підпис)". Видача грошей касиром і роздавальником за однією відомістю забороняється;

г) записати в касову книгу фактично виплачену суму і проставити на відомості штамп: "Видатковий касовий ордер N ___".

Бухгалтерія робить перевірку зазначок, зроблених касирами у платіжних відомостях, і підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми підлягають здаванню до установи банку і на ці суми складається один загальний видатковий касовий ордер.

16. Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають бути заповнені бухгалтерією тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими способами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що вносять або одержують гроші, забороняється.

Приймання і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.

17. Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов'язаний перевірити:

а) наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі - дозвільного підпису керівника підприємства або осіб, ним уповноважених;

б) правильність оформлення документів;

в) наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи до бухгалтерії для належного оформлення. Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а долучені до них документи погашаються штампом або надписом "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік).

18. Прибуткові касові ордери або видаткові документи до передачі у касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях на виплату заробітної плати, реєструються після її видачі.

Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися з використанням технічних засобів. При цьому в машинограмі "Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів", яка складається за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.

Касові документи, після складання звіту касира та його оброблення в бухгалтерії, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються і переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 місяців по закінченні календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, які передаються під охорону.

Винесення з приміщення, що охороняється, касових документів дозволяється лише в окремих випадках і тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера підприємства. До кінця робочого дня документи мають бути обов'язково повернені. Довідки за касовими документами видаються відповідним органам за їх вимогами у випадках, передбачених чинним законодавством, що підписані керівником і головним бухгалтером.

Касові документи можуть бути вилучені у підприємств за постановою слідчих, судових органів, прокуратури, арбітражного суду, рішенням державної контрольно-ревізійної служби і державної податкової адміністрації.

На місце вилученого справжнього документа підшиваються завірена матеріально відповідальною особою копія вилученого документа, все листування про вилучення документа, протокол вилучення, розписка особи, яка одержала справжній документ або поштова квитанція про надсилання документа тощо.

У разі, якщо вилученню підлягають одночасно кілька касових документів з різними датами одного календарного року, на місце одного з вилучених документів долучається його копія, вимога на вилучення (протокол вилучення і таке інше), а замість останніх - тільки копії з відмітками про місцезнаходження вимоги.