Відповідно до пункту 9 Положення про Національне агентство України з питань державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року № 500 ,

1. Затвердити Методичні рекомендації щодо визначення ключових показників результативності, ефективності та якості службової діяльності державних службовців, які займають посади державної служби категорій "Б" і "В", моніторингу їх виконання та перегляду, що додаються.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Національного агентства України з питань державної служби від 27 листопада 2017 року № 237 "Про затвердження Методичних рекомендацій щодо визначення ключових показників результативності, ефективності та якості службової діяльності державних службовців, які займають посади державної служби категорій "Б" і "В" (зі змінами).

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Ці Методичні рекомендації розроблено з урахуванням частини другої статті 44 Закону України "Про державну службу", Порядку проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 серпня 2017 року № 640 (далі - Порядок).

2. Ці Методичні рекомендації рекомендується застосовувати під час щорічного визначення та періодичного перегляду (у разі необхідності) завдань і ключових показників результативності, ефективності та якості службової діяльності (далі - ключові показники) державних службовців, які займають посади державної служби категорій "Б" і "В".

3. Ці Методичні рекомендації розроблено з метою надання допомоги службам управління персоналом та іншим учасникам оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, які займають посади державної служби категорій "Б" і "В" (далі - оцінювання), у плануванні й організації процесу визначення завдань і ключових показників, моніторингу їх виконання та перегляду.

4. Учасниками процесу визначення та перегляду завдань і ключових показників рекомендується вважати:

1) державного службовця;

2) безпосереднього керівника державного службовця, який займає посаду державної служби категорії "Б" або "В";

3) керівника самостійного структурного підрозділу (у разі наявності), в якому працює державний службовець, який займає посаду державної служби категорії "Б" або "В";

4) суб'єкта призначення;

5) службу управління персоналом.

5. На період дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України відповідно до законодавства, визначення завдань і ключових показників (зокрема обговорення й узгодження змісту завдань і ключових показників), моніторинг їх виконання та перегляд рекомендується здійснювати з дотриманням вимог протиепідемічних заходів, встановлених Кабінетом Міністрів України та головним державним санітарним лікарем України.

6. Оформлення документів під час визначення та перегляду завдань і ключових показників рекомендується здійснювати у паперовій формі з використанням власноручних підписів або в електронній формі з накладанням кваліфікованих електронних підписів.

Обговорення й узгодження змісту завдань і ключових показників рекомендується проводити за фізичної присутності учасників або дистанційно шляхом застосування технічних засобів, доступних учасникам процесу визначення та перегляду завдань і ключових показників.

1. Завдання і ключові показники рекомендується визначати індивідуально для кожного державного службовця. При цьому рекомендовано брати до уваги, що на відміну від завдань та посадових обов'язків, які на нього покладені та здійснюються ним постійно, виконання завдання має завершуватися досягненням конкретного результату, визначеної мети. Вимір ступеня виконання завдання (досягнення поставленої мети) рекомендується здійснювати за допомогою ключових показників.

2. Відповідно до пункту 33 Порядку завдання і ключові показники державних службовців, які займають посади державної служби категорій "Б" і "В", визначаються за формою згідно з додатком 7 до Порядку з урахуванням стратегічних документів державного та/або регіонального рівня, річного плану роботи державного органу, завдань, функцій та обов'язків, визначених у положенні про державний орган, положенні про відповідний структурний підрозділ, посадовій інструкції.

3. З метою якісного та своєчасного визначення завдань і ключових показників безпосередньому керівнику (у визначених випадках керівнику державної служби) рекомендується передбачити можливість надання консультативної допомоги та створити умови для постійної взаємодії з державним службовцем.

4. При визначенні завдань і ключових показників рекомендується дотримуватися такої послідовності дій:

аналіз стратегічних документів, зокрема, стратегії державного органу, плану пріоритетних дій (плану роботи) державного органу на рік, планів роботи з реалізації стратегічних документів державного, регіонального та місцевого рівнів;

виокремлення пріоритетних завдань для кожного структурного підрозділу та доведення змісту таких завдань до державних службовців у відповідних структурних підрозділах;

виокремлення керівником структурного підрозділу державного органу пріоритетних завдань для кожного державного службовця, який перебуває у його безпосередньому підпорядкуванні;

розроблення державними службовцями пропозицій щодо своїх завдань з урахуванням результатів обговорення на оціночній співбесіді, внесення їх на розгляд безпосереднього керівника;

обговорення й узгодження змісту завдань і ключових показників з кожним державним службовцем. При цьому рекомендується провести індивідуальну бесіду з використанням рекомендованого переліку питань (додаток 1 до цих Методичних рекомендацій);

підписання завдань і ключових показників, визначених за формою згідно з додатком 7 до Порядку, особами, зазначеними у пункті 34 Порядку;

передача безпосереднім керівником державного службовця (у визначених випадках керівником державної служби) оригіналу завдань і ключових показників службі управління персоналом державного органу для їх подальшого зберігання в особовій справі. При цьому копії таких завдань і ключових показників зберігаються у державного службовця та безпосереднього керівника.

5. При виокремленні пріоритетних завдань для кожного структурного підрозділу рекомендується забезпечити командну (спільну) роботу керівників самостійних структурних підрозділів. При цьому рекомендовано брати до уваги, що виконання пріоритетних завдань має забезпечувати внесок кожного структурного підрозділу у досягнення стратегічних цілей та загального результату роботи державного органу.

6. Перед визначенням пріоритетних завдань і ключових показників для державного службовця рекомендується провести у кожному структурному підрозділі державного органу спільну зустріч (нараду, обговорення, в тому числі з використанням засобів відеозв'язку) з державними службовцями, які в ньому працюють. У ході такої зустрічі (наради, обговорення) доцільно поінформувати усіх державних службовців про стратегічні цілі та пріоритетні завдання державного органу і структурного підрозділу на наступний рік, обговорити завдання, за виконання яких відповідальний структурний підрозділ.

7. У разі проведення індивідуальної бесіди з державним службовцем дистанційно безпосередньому керівнику рекомендується завчасно узгодити з таким державним службовцем канал зв'язку, час і дату початку проведення такої бесіди, її тривалість.

8. Відповідно до абзаців першого - другого пункту 12 Порядку завдання і ключові показники для державного службовця на наступний рік визначаються у грудні року, що передує звітному.

Завдання і ключові показники для державного службовця на поточний рік визначаються у січні - вересні цього року в разі призначення (переведення) на посаду державної служби, виходу на роботу після відсутності на службі у випадках, передбачених абзацами третім - п'ятим пункту 14 цього Порядку, поновлення на посаді державної служби. Такі завдання і ключові показники визначаються протягом десяти робочих днів після призначення (переведення) або виходу на роботу.

9. Завдання і ключові показники після їх обговорення з державним службовцем визначаються особами, визначеними у пункті 34 Порядку.

10. Відповідно до абзаців п'ятого та шостого пункту 12 Порядку, якщо завдання і ключові показники для державного службовця (крім державного секретаря міністерства) неможливо визначити у строки, передбачені цим пунктом, у зв'язку з його тимчасовою непрацездатністю, відпусткою або професійним навчанням, вони визначаються протягом п'яти робочих днів після виходу на роботу, а в разі відсторонення від виконання посадових обов'язків (повноважень) - протягом п'яти робочих днів після початку виконання посадових обов'язків. Завдання і ключові показники для таких державних службовців на поточний рік не визначаються, якщо вихід на роботу або початок виконання посадових обов'язків настають у жовтні - грудні цього року.

Для державних службовців, які перебувають у службових відрядженнях, завдання і ключові показники визначаються в установленому порядку.

11. Відповідно до абзацу другого пункту 10 Порядку визначення завдань і ключових показників для заступників керівників здійснюється після визначення завдань і ключових показників для їх керівників.

12. Службам управління персоналом рекомендується:

провести внутрішнє навчання державних службовців у формі семінару, тренінгу або вебінару щодо визначення завдань і ключових показників;

створити умови для надання консультативної допомоги учасникам оцінювання, зокрема, передбачити графік та спосіб її надання, визначити канали комунікації та відповідальних осіб;

забезпечити проведення у доступний спосіб роз'яснювальної роботи щодо процедури визначення завдань і ключових показників (підготувати та розіслати коротку довідку про строки та етапи оцінювання в державному органі; здійснювати регулярне інформування про перебіг оцінювання на апаратних нарадах, розмістити наочний матеріал про оцінювання в приміщенні державного органу, здійснити електронну розсилку інформації на електронні адреси державних службовців державного органу тощо).

1. Відповідно до абзацу першого пункту 10 Порядку завдання і ключові показники повинні відображати кінцевий результат, на досягнення якого спрямовано службову діяльність державних службовців, вимірюватися в кількісному та/або якісному вираженні.

2. Відповідно до абзацу першого пункту 11 Порядку державному службовцю визначається від двох до п'яти завдань.

3. При визначенні кількості завдань рекомендується враховувати:

зміст, кількість пріоритетних завдань визначених для структурного підрозділу, в якому працює державний службовець;

посадові обов'язки, права (повноваження), відповідальність, що покладені на державного службовця;

період, який працює на відповідній посаді державний службовець;

зміст та обсяг роботи державного службовця;

державних службовців одного структурного підрозділу, які виконують однакові посадові обов'язки і трудові функції, реалізовують ідентичні завдання.

4. Ключові показники рекомендовано визначати у формі кількісних та/або якісних показників, досягнення яких свідчитиме про виконання визначеного завдання та за якими можливо чітко оцінити результати службової діяльності державного службовця (наприклад: строк, кількість, відсоток, кількість допустимих відхилень, умови, що свідчать про якість тощо).

Такі показники рекомендовано формулювати чітко та коротко, з метою однозначного тлумачення ступеня (повноти) виконання завдання при оцінюванні.

5. Відповідно до абзацу другого пункту 11 Порядку строк виконання завдання має бути реальним для досягнення необхідного результату та визначатися з урахуванням дати прийняття наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань відповідно до пункту 13 Порядку.