Керуючись ст. 40 Конституції України та на виконання Закону України від 2 жовтня 1996 року N 393/96-ВР "Про звернення громадян" зі змінами та доповненнями, інших нормативно-правових актів та з метою поліпшення організації особистого прийому громадян посадовими особами ДПА України

1. Затвердити Методичні рекомендації стосовно особистого прийому громадян посадовими особами Державної податкової адміністрації України (далі - Методичні рекомендації) (додаток 1).

2. Затвердити Єдиний стандарт громадських приймалень органів ДПС України (додаток 2).

3. Затвердити форму Зведеної інформації щодо моніторингу громадської думки про роботу громадських приймалень органів ДПС України (далі - форма Зведеної інформації) (додаток 3).

4. Затвердити Порядок складання Зведеної інформації щодо моніторингу громадської думки про роботу громадських приймалень органів ДПС (далі - Порядок) (додаток 4).

5. Першим заступникам Голови, заступникам Голови, керівникам структурних підрозділів ДПА України забезпечити безумовне виконання вимог цього наказу.

6. Департаменту масово-роз'яснювальної роботи та звернень громадян (Косарчук В.П.):

6.1. у разі кадрових змін у тижневий термін оновлювати Графік особистого прийому громадян посадовими особами Державної податкової адміністрації України (далі - Графік), доводити його до посадових осіб ДПА України та громадськості шляхом оприлюднення у ЗМІ та на веб-сайті ДПА України;

6.2. забезпечити постійний контроль за виконанням доручень, наданих під час особистого прийому громадян;

6.3. щомісячно здійснювати аналіз роботи з розгляду звернень громадян на особистих прийомах;

6.4. кожні півроку здійснювати узагальнення моніторингу громадської думки методом анкетування про роботу громадських приймалень ОДПС.

7. Департаменту інформатизації процесів оподаткування (Годунов О.Л.) до 1 липня 2007 року забезпечити належне функціонування підсистеми АСЕДО "Особистий прийом громадян", враховуючи пропозиції Департаменту масово-роз'яснювальної роботи та звернень громадян.

8. Адміністративно-господарському департаменту (Ярощук Ю.М.):

8.1. підтримувати громадську приймальню у належному стані відповідно до вимог Єдиного стандарту громадських приймалень органів ДПС України;

8.2. оперативно вносити зміни до Графіка, який розміщено у бюро перепусток ДПА України, у тижневий термін після видання наказу про кадрові зміни.

9. Департаменту персоналу (Романченко С.Г.) надавати Департаменту масово-роз'яснювальної роботи та звернень громадян у день виходу наказу про призначення посадової особи інформацію про кадрові зміни у керівному складі ДПА України.

10. Департаменту обліку та звітності (Ніколайченко В.І.) у тижневий термін забезпечити внесення змін до Реєстру звітів та зведених інформацій ДПА України.

11. Головам державних податкових адміністрацій в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі:

11.1. у місячний термін привести власні нормативні акти та підпорядкованих органів державної податкової служби у відповідність до цього наказу;

11.2. забезпечити дотримання вимог Єдиного стандарту громадських приймалень органів ДПС України;

11.3. здійснювати відповідно до планів роботи:

11.3.1. моніторинг громадської думки про роботу громадських приймалень ОДПС методом анкетування;

11.3.2. складання форми Зведеної інформації та її подання Департаменту масово-роз'яснювальної роботи та звернень громадян відповідно до Порядку її складання та за формою згідно з додатками 3 та 4 до цього наказу;

11.3.3. організацію виїзних особистих прийомів посадових осіб органів ДПС та брати в них участь;

11.3.4. розгляд проблемних питань щодо організації роботи зі зверненнями громадян та стосовно особистого прийому громадян на виробничих нарадах та засіданнях колегій.

12. Контроль за виконанням цього наказу покласти на в.о. заступника Голови Бондаренка Г.І.

Методичні рекомендації стосовно особистого прийому громадян посадовими особами Державної податкової адміністрації України (далі - Методичні рекомендації) регламентують питання організації і проведення особистого прийому громадян посадовими особами Державної податкової адміністрації України.

1.1. Посадові особи, які здійснюють прийом громадян, керуються: Конституцією України, Указами Президента України від 19 березня 1997 року N 241/97 "Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення", від 13 серпня 2002 року N 700/2002 "Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення" та від 14 квітня 2004 року N 434/2004 "Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів" із змінами і доповненнями, Законами України від 2 жовтня 1996 року N 393/96-ВР "Про звернення громадян", від 2 жовтня 1992 року N 2657-XII "Про інформацію" із змінами та доповненнями та іншими нормативно-правовими актами.

1.2. З метою забезпечення конституційних прав і свобод громадян для розгляду проблемних питань, які виникають у платників податків, у ДПА України діє громадська приймальня, яка знаходиться за адресою: м. Київ, Львівська площа, 6, кімната 117.

1.3. Організація особистого прийому громадян посадовими особами ДПА України здійснюється працівниками відділу прийому і роботи зі зверненнями громадян Департаменту масово-роз'яснювальної роботи та звернень громадян Державної податкової адміністрації України, відповідальними за організацію особистого прийому громадян (далі - працівники).

2.1. Запис громадян на особистий прийом до посадових осіб ДПА України провадиться у телефонному режимі відповідальними працівниками.

Якщо громадянин звернувся письмово з проханням записати його на особистий прийом, працівники здійснюють запис, про що письмово повідомляють заявника у термін, визначений чинним законодавством.

2.2. Під час проведення запису у громадянина з'ясовують таку інформацію: П. І. Б., посада, адреса, категорія, соціальний стан, місце роботи, питання, з яким звертається громадянин, наявність попередніх звернень, яка вноситься до Картки обліку особистого прийому громадян (додаток до Методичних рекомендацій) (далі - Картка), заповнюються графи Картки 1 - 10, 18 та зазначається порядковий номер запису.

2.3. З'ясувавши питання, з яким звертається громадянин, працівник повідомляє йому про посадову особу, до компетенції якої належить розгляд цього питання, та дату й час проведення особистого прийому відповідно до Графіка особистого прийому громадян посадовими особами Державної податкової адміністрації України (далі - Графік).

2.4. У разі коли громадянин бажає записатися на особистий прийом до посадових осіб ДПА України, які не здійснюють такий прийом згідно з Графіком, ці посадові особи залучаються до проведення прийому. Час проведення такої зустрічі погоджується з керівником відповідного структурного підрозділу.

2.5. Якщо громадянин записався на особистий прийом з питанням, розгляд якого потребує залучення фахівців кількох структурних підрозділів, то для забезпечення кваліфікованого роз'яснення поставлених громадянином питань залучаються відповідні структурні підрозділи.

Особистий прийом має здійснюватися у прийомний день посадової особи, до компетенції якої належить головне або пріоритетне питання, що визначає громадянин. Інші посадові особи, залучені до прийому, запрошуються на цей же день, про що робиться відмітка у Картці.

2.6. У разі якщо дата прийому припадає на вихідний чи святковий день, особистий прийом громадян здійснюється в інший день місяця за погодженням із відповідною посадовою особою та громадянином.

2.7. Запис громадян закінчується за 1 робочий день до календарної дати прийому керівника структурного підрозділу ДПА України (далі - структурний підрозділ) та за 3 робочі дні до календарної дати прийому керівництва ДПА України згідно з Графіком особистого прийому.

2.8. Прийом громадян Головою ДПА України або його заступниками здійснюється тільки за попереднім записом та з питань, які не можуть бути вирішені керівниками структурних підрозділів.

2.9. Якщо розв'язання питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції органів державної податкової служби, працівник пояснює йому, до якого органу державної влади або місцевого самоврядування, підприємства, організації та установи треба звернутися за його вирішенням, надаючи в цьому за можливості допомогу (вказує адресу, номер телефону тощо).

2.10. Не записується на повторний прийом до однієї і тієї ж посадової особи або керівника чи Голови ДПА України той самий громадянин, якщо на попередньому прийомі у цієї посадової особи чи керівника ДПА України поставлені ним питання були вирішені (задоволено, відмовлено в задоволенні).

2.11. Якщо громадянин повторно звертається із проханням про особистий прийом до іншої посадової особи чи керівника ДПА України, то у правому верхньому кутку Картки працівником ставиться штамп "ПОВТОРНО" та у графі Картки 10 зазначається номер реєстрації особистого прийому або номер запису, якщо прийом не відбувся.

2.12. У разі запису на особистий прийом іноземного громадянина працівник радить звернутись письмово для подальшого розгляду звернення Державною податковою адміністрацією України відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року N 1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави" із змінами та доповненнями.

3.1. Вхід до громадської приймальні відвідувачів, які записалися на прийом до посадових осіб ДПА України, здійснюється за списком, підписаним директором Департаменту масово-роз'яснювальної роботи та звернень громадян, а у разі його відсутності - заступниками директора цього департаменту.

Підписаний список громадян, які записалися на прийом, передається керівнику охорони ДПА України за 1-2 дні до календарної дати прийому посадовою особою згідно із затвердженим Графіком.

Працівники охорони забезпечують супроводження громадян до громадської приймальні (кімната N 117/6).

3.2. Відповідальні за організацію особистого прийому громадян працівники не пізніше ніж за день до встановленого Графіком дня прийому передають копію Картки обліку посадовій особі, яка має здійснювати особистий прийом громадян.

3.3. Керівник структурного підрозділу, на прийом до якого записався громадянин, готує відповідні матеріали стосовно питання, з яким звернувся громадянин на особистий прийом, та здійснює особистий прийом відповідно до часу та дати, зазначеної у Картці.

3.4. Для забезпечення здійснення особистого прийому Головою ДПА України та заступниками Голови:

3.4.1. працівник з'ясовує, в якому структурному підрозділі знаходилось попереднє звернення громадянина, який бажає записатись на особистий прийом до керівництва ДПА України, або до компетенції якого структурного підрозділу належить питання, з яким звернувся громадянин. Враховуючи з'ясоване, працівником заповнюється графа 8а Картки;

3.4.2. копії карток передаються структурним підрозділам, зазначеним у графі 8а;

3.4.3. структурні підрозділи надають інформаційну довідку щодо справи громадянина, зазначеного у Картці, в термін не пізніше двох днів до особистого прийому. Інформаційна довідка повинна містити:

суть проблеми, стосовно якої звернувся громадянин;

пропозиції щодо вирішення питання;

копії попередніх звернень та копії відповідей на них;

прізвище, ім'я та по батькові посадової особи (керівника або заступника керівника структурного підрозділу), який має бути залученим до участі в особистому прийомі громадян керівництвом ДПА України;

3.4.4. підготовлені матеріали передаються до структурного підрозділу, який відповідає за організацію особистого прийому громадян, за підписом керівника структурного підрозділу або його заступника;

3.4.5. на підставі отриманих від структурних підрозділів матеріалів формується справа, що надається посадовій особі, яка здійснює особистий прийом громадян, та заповнюються графи 8б, 8в, 8г Картки.

4.1. Особистий прийом громадян проводиться від імені Державної податкової адміністрації України. Прийом починається з пропозиції відвідувачеві назвати своє прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання, а також викласти суть питання, з яким він звертається.

4.2. Якщо громадянин не з'явився на особистий прийом або прийом з інших причин не відбувся, про це у графі 12 Картки вноситься відповідний запис і номер реєстрації не вноситься.

4.3. За відсутності посадової особи прийом здійснюють посадові особи відповідно до розподілу обов'язків.

4.4. У разі призначення або звільнення посадових осіб вносяться відповідні зміни до Графіка особистого прийому громадян посадовими особами Державної податкової адміністрації України.

4.5. Якщо громадянин звернувся з проханням здійснити його особистий прийом без запису, то особистий прийом громадянина здійснюватиметься структурним підрозділом, до компетенції якого належить розгляд питання. Час прийому та відповідальна особа, що здійснюватиме особистий прийом громадянина, погоджуються працівниками з керівником відповідного структурного підрозділу у телефонному режимі.

4.6. У разі необхідності в коректній формі можна попросити в заявника його документ, що засвідчує особу, або наявність повноважень на представництво інтересів іншої особи. Відсутність такого документа може бути підставою для відмови в прийомі.

4.7. У прийомі громадян можуть брати участь представники заявника, повноваження яких оформлені в установленому законом порядку. Особам, які не перебувають у родинних або юридично значущих відносинах з громадянами, що звернулись на особистий прийом, забороняється перебувати в приміщенні, де він проводиться.

4.8. Громадяни, визнані судом у встановленому порядку недієздатними, на прийом без участі їх законних представників не допускаються.

4.9. На особистому прийомі працівник у Картці обліку ставить порядковий номер реєстрації.

4.10. Посадова особа під час особистого прийому громадян розглядає питання по суті, надає обґрунтоване роз'яснення відповідно до чинного законодавства та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності).

З метою припинення неправомірних дій посадових осіб та скасування незаконних рішень особливу увагу слід приділяти зверненням громадян, в яких йдеться про недоліки в роботі органів державної податкової служби, оскаржуються рішення посадових осіб органів ДПС.

4.11. Посадова особа, яка здійснює прийом громадян, повинна забезпечити особливо уважне ставлення до вирішення проблем, з якими звертаються Герої України, Герої Радянського Союзу, Герої Соціалістичної Праці, інваліди Великої Вітчизняної війни, ветерани війни та праці, інваліди, непрацездатні особи та особи, які постраждали внаслідок аварії на Чорнобильській АЕС, члени багатодітних сімей, одинокі матері, інші особи, які потребують соціального захисту та підтримки.

4.12. Посадова особа, яка здійснює прийом, для забезпечення кваліфікованого роз'яснення питань, порушених громадянами, може залучати до їх розгляду керівників інших структурних підрозділів ДПА України в частині вирішення питань, що належать до їх компетенції, або одержувати від них потрібну інформацію у телефонному режимі, про що робиться відмітка у графі 12 Картки обліку особистого прийому громадян.

4.13. Питання, з якими звертаються громадяни, за можливості вирішуються під час особистого прийому. Особа, яка веде прийом, керується законодавчими та іншими нормативно-правовими актами і в межах своєї компетенції має право прийняти одне з таких рішень:

4.13.1. задовольнити прохання чи вимогу безпосередньо під час особистого прийому;

4.13.2. відмовити в задоволенні прохання чи вимоги, повідомивши заявника про мотиви відмови і порядок оскарження прийнятого рішення;

4.13.3. прийняти письмову заяву або скаргу (за потреби додаткового вивчення і перевірки) і пояснити відвідувачеві причини неможливості розв'язання питань під час особистого прийому, а також про порядок і термін розгляду його звернення;

4.13.4. якщо розв'язання питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції органів державної податкової служби, то посадова особа, яка веде прийом, пояснює йому, до якого органу державної влади або місцевого самоврядування, підприємства, організації та установи треба звернутися за його вирішенням, і за можливості надає в цьому допомогу (вказує адресу, номер телефону тощо).

4.14. Посадова особа, яка здійснює особистий прийом, приймає рішення або дає доручення із терміном виконання, що зазначається у графах 13, 14 Картки.

Посадова особа та залучені до особистого прийому посадові особи у Картці обліку ставлять підписи узгодження (графа 15б).

4.15. Працівник, відповідальний за проведення особистого прийому, передає Картку громадянину (громадянам) для підпису узгодження (графа 15а).

4.16. На письмових зверненнях (пропозиції, заяви та скарги), поданих під час особистого прийому, ставиться штамп, де зазначається дата та номер реєстрації особистого прийому, і вони передаються до загального відділу Адміністративно-господарського департаменту для централізованої реєстрації та обліку в установленому порядку в день здійснення прийому.

Якщо особистий прийом закінчився у кінці робочого дня, звернення передається до загального відділу наступного дня.

4.17. Після реєстрації звернення загальним відділом працівником у графі 11 Картки ставиться реєстраційний номер та дата реєстрації.

5.1. Працівники передають копію Картки структурним підрозділам відповідно до доручення, наданого під час особистого прийому (графа 13 Картки обліку).

5.2. Структурні підрозділи забезпечують виконання доручень, наданих під час особистого прийому громадян, у термін, вказаний у графі 14 Картки.

5.3. Контроль за виконанням та дотриманням термінів виконання доручень (рішень, резолюцій), наданих під час особистого прийому, здійснюється структурним підрозділом, відповідальним за організацію особистого прийому громадян.

5.4. Інформація про хід виконання доручення, наданого на особистому прийомі, протягом встановленого терміну та остаточні висновки за результатами його розгляду (копії відповідей, рішень тощо) в обов'язковому порядку надаються виконавцями до структурного підрозділу, відповідального за організацію особистого прийому громадян.

На підставі наданих структурними підрозділами матеріалів працівники заповнюють графу 16 Картки обліку та знімають доручення з контролю, якщо воно виконано.

5.5. Усі наявні матеріали стосовно громадянина, який брав участь в особистому прийомі, формуються у справу, до якої після заповнення графи 17 додається Картка обліку особистого прийому.

Картки обліку громадян, які не були присутні на особистому прийомі та не мають номера реєстрації, підшиваються окремо.

5.6. За результатами виконання доручень, наданих під час особистих прийомів, щомісячно готується доповідна записка керівнику ДПА України, який здійснював особистий прийом громадян.

5.7. Картка обліку особистого прийому громадян ведеться на паперових та електронних носіях. Комп'ютерна програма ведення карток повинна бути придатна для всебічного аналізу щодо кожного пункту Картки.

5.8. Працівники щомісячно проводять аналіз розгляду звернень громадян на особистих прийомах та подають його на розгляд керівництву.

5.9. Працівники, відповідальні за особистий прийом громадян, щотижня роблять аналіз невиконаних доручень, наданих під час особистого прийому громадян, та у разі їх наявності подають керівництву як проблемне питання на апаратну нараду у Голови ДПА України.

5.10. Посадові особи - керівники структурних підрозділів, які здійснюють особистий прийом громадян, забезпечують у своєму підрозділі систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян з метою виявлення причин, що їх спричинили, а також найбільш гострих суспільно значущих проблем, що потребують негайного вирішення, своєчасного розроблення пропозицій щодо поліпшення законодавчого врегулювання у сфері оподаткування.

Посадові особи, які припустилися порушення законодавства про звернення громадян, несуть цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність, передбачену чинним законодавством України. До зазначених посадових та службових осіб за неналежне виконання службових обов'язків з розгляду звернень громадян можуть застосовуватись заходи дисциплінарного стягнення.