1. Методичні рекомендації з проведення органами державної контрольно-ревізійної служби перевірок державних закупівель (далі - Рекомендації) розроблено з метою реалізації статті 2 Закону України "Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні" щодо перевірки державних закупівель на всіх стадіях.

2. Користувачами цих Рекомендацій є органи державної контрольно-ревізійної служби.

3. Терміни, наведені у цих Рекомендаціях, вживаються у значеннях, передбачених Положенням про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.2008 р. N 921 (із змінами).

4. Основним завданням перевірок державних закупівель є контроль за забезпеченням правильності, ефективності і законності використання державних коштів при закупівлі товарів, робіт і послуг.

5. Об'єктами перевірки державних закупівель є управлінські рішення керівництва бюджетних установ, організацій та підприємств (далі - об'єкт контролю), планові документи, господарські договори, фінансово-господарські операції, дані бухгалтерського обліку, фінансової і статистичної звітності, тендерна документація та інші документи, що стосуються проведення процедур закупівель на всіх стадіях їх здійснення.

6. Базовим елементом перевірки державних закупівель є визначення та оцінка оптимального, раціонального використання державних коштів, їх впливу на результати фінансово-господарської діяльності об'єкта контролю, показники його фінансової звітності. Така оцінка здійснюється на кожному етапі проведення процедур державних закупівель.

1. Перевірка дотримання законодавства щодо створення тендерного комітету.

2. Перевірка річного плану закупівель та змін до нього на відповідність кошторису, державній програмі. Для підприємств - перевірка відповідності плану закупівель фінансовому плану на відповідний період.

3. Перевірка порядку визначення процедур закупівель згідно з чинним законодавством.

4. Перевірка дотримання вимог законодавства про державні закупівлі в частині прозорості їх здійснення.

5. Перевірка відповідності тендерної документації (кваліфікаційної документації) вимогам законодавства.

6. Перевірка відповідності тендерних пропозицій (цінових пропозицій) вимогам тендерної документації (запрошенням до участі в торгах) та законодавству.

7. Перевірка документів, що підтверджують видачу тендерної (кваліфікаційної) документації, та реєстру отриманих тендерних пропозицій.

8. Перевірка наявності, відповідності затвердженій формі та достовірності складання протоколів розкриття тендерних пропозицій.

9. Перевірка дотримання порядку розгляду та оцінки тендерних пропозицій, визначення переможця, акцепту тендерних пропозицій.

10. Перевірка порядку складання звіту про результати процедури закупівлі.

11. Перевірка правильності застосування процедури закупівлі в одного учасника або торгів з обмеженою участю.

12. Перевірка процедури укладання договорів на закупівлю товарів, робіт і послуг на предмет дотримання законодавства та відповідності умов укладених договорів вимогам тендерної документації, умовам тендерної пропозиції.

13. Перевірка виконання умов договорів, наявності підстав для перерахування коштів.

14. Перевірка правильності відображення операцій із закупівлі в бухгалтерському обліку.

15. Перевірка інших документів, що стосуються діяльності тендерного комітету та закупівель, які перевіряються.

При проведенні перевірок державних закупівель слід мати на увазі:

- у зв'язку з прийняттям Верховною Радою України Закону України "Про визнання таким, що втратив чинність, Закону України "Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти" від 22.02.2000 р. N 1490-III" Кабінетом Міністрів України прийнято постанову від 28.03.2008 р. N 274 "Про здійснення закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти" (далі - постанова N 274), якою затверджено Тимчасове положення;

- пунктом 8 постанови N 274 визначено, що ця постанова набирає чинності одночасно із набранням чинності Закону України "Про визнання таким, що втратив чинність, Закону України "Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти" від 22.02.2000 р. N 1490-III" ;

- Закон України від 22.02.2000 р. N 1490-III опублікований в офіційному друкованому виданні "Урядовий кур'єр" N 61 за 2 квітня 2008 року, тобто ця постанова набрала чинності з 02.04.2008 р.;

- абзацом 2 пункту 3 постанови N 274 уточнено, що процедури закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти, розпочаті до набрання чинності Закону України "Про визнання таким, що втратив чинність, Закону України "Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти", завершуються відповідно до норм Тимчасового положення;

- водночас необхідно враховувати, що згідно з Рішенням Конституційного Суду України від 09.10.2008 р. N 22-рп/2008 (справа N 1-41/208) визнано нечинною та неконституційною постанову Кабінету Міністрів України від 28.03.2008 р. N 274 "Про здійснення закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти", тому у період з 10.10.2008 р. по 17.10.2008 р. не було нормативно-правового акта, який регулював питання здійснення процедур державних закупівель;

- постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.2008 р. N 921 (набрала чинності з 22.10.2008) затверджено Положення про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти (далі - Положення N 921) та визнано такою, що втратила чинність, постанову Кабінету Міністрів України від 28.03.2008 р. N 274;

- пунктом 2 постанови Кабінету Міністрів України від 17.10.2008 р. N 921 передбачено, що процедури закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти, розпочаті до набрання чинності цієї постанови, завершуються відповідно до цієї постанови;

- з набранням 25 листопада 2008 року чинності постановою Кабінету Міністрів України від 19.11.2008 р. N 1017 "Про внесення змін до Положення про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти", яка не містить норми щодо зворотної дії в часі, процедури, розпочаті до набрання нею чинності, завершуються відповідно до Положення N 921 (в редакції, що діяла до набрання чинності постанови Кабінету Міністрів України від 19.11.2008 р. N 1017) (роз'яснення Міністерства економіки України від 08.12.2008 р. N 3303-27/1150);

- 18 грудня 2008 року Верховною Радою України був прийнятий Закон України N 694 "Про внесення змін до деяких законів України щодо мінімізації впливу фінансової кризи на розвиток вітчизняної промисловості", частиною 2 розділу II "Прикінцеві положення" якого встановлено, що з метою захисту вітчизняної економіки від наслідків світової фінансово-економічної кризи тимчасово, до 1 січня 2011 року,закупівля товарів, робіт і послуг за державні кошти здійснюється у вітчизняних виробників цих товарів, робіт і послуг (юридичних та фізичних осіб), крім товарів, які не виробляються в Україні;

- також необхідно врахувати, що Положенням N 921 визначено строк зберігання документів щодо процедур закупівель, який становить три роки.

2.1. Під час перевірки дотримання вимог законодавства щодо створення та функціонування тендерного комітету досліджуються: накази про створення тендерного комітету, зміни до наказів про створення тендерного комітету, відповідні свідоцтва встановленого зразка про проходження навчання чи підвищення кваліфікації з питань організації та здійснення процедур закупівель (повторного навчання або підвищення кваліфікації), положення про тендерний комітет.

2.2. В обов'язковому порядку підлягає перевірці відповідність фактичної кількості членів тендерного комітету кількості, передбаченій чинним законодавством, наявність у голови, заступника (заступників) голови тендерного комету та секретаря свідоцтв про проходження навчання.

2.3. Слід звернути увагу, що абз. 6 п. 18 Положення N 921 передбачено проходження головою, заступником голови та секретарем тендерного комітету навчання (підвищення кваліфікації) у сфері закупівель, за результатами якого вони повинні отримати документ у порядку, встановленому уповноваженим органом.

2.4. Проте необхідно врахувати, що з 02.04.2008 р. і на теперішній час уповноваженим органом не розроблено нормативні документи, що регулюють питання проходження навчання чи підвищення кваліфікації з питань організації та здійснення процедур закупівель (повторного навчання або підвищення кваліфікації), розроблені уповноваженим органом.

2.5.При перевірці необхідно звернути увагу на таке:

- склад тендерного комітету та положення про нього затверджуються замовником. До складу тендерного комітету не можуть входити посадові особи та представники учасників, їх близькі родичі, посадові особи об'єднань підприємств, їх представники і близькі родичі;

- керівництво роботою тендерного комітету здійснює його голова, який призначається рішенням замовника та є особою, що має право на підписання договорів про закупівлю. Голова тендерного комітету організовує його роботу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на комітет функцій;

- голова тендерного комітету призначає свого (своїх) заступника (заступників), відповідального секретаря та визначає функції кожного члена тендерного комітету;

- постановою N 274 та Положенням N 921 визначено, що рішення з питань, які розглядаються на засіданнях тендерного комітету, приймаються простою більшістю голосів у присутності не менш як двох третин його членів. У разі рівного розподілу голосів вирішальним є голос голови тендерного комітету. Слід зазначити, що постановою Кабінету Міністрів України N 1017 змінено норму п. 18 Положення N 921 щодо підписання протоколу, яким оформлено рішення тендерного комітету. Крім того, згідно з даною постановою типове положення про тендерний комітет розробляється та затверджується уповноваженим органом.

2.6. Зважаючи на те, що на сьогодні уповноваженим органом не розроблено типове положення про тендерний комітет, роз'ясненням Міністерства економіки України від 08.12.2008 р. N 3303-27/1150 рекомендовано замовникам передбачати у положенні про тендерний комітет створення кворуму для прийняття рішень тендерного комітету.

2.7. Листом-роз'ясненням Міністерства економіки України від 25.09.2008 р. N 75-27/962 дозволено створення в організації кількох тендерних комітетів - тендерний комітет при головній організації та тендерні комітети у відокремлених підрозділах.

Тендерний комітет може створюватися у відокремлених підрозділах за дорученням головної організації. Голові структурного підрозділу може бути надано право від імені замовника підписати рішення про створення тендерного комітету на базі відповідного відокремленого структурного підрозділу, а також затвердити положення про нього. Тендерний комітет структурного підрозділу здійснює свою діяльність від імені головної організації. При цьому тендерний комітет відокремленого підрозділу здійснює процедури закупівлі від імені підприємства - юридичної особи відповідно до Тимчасового положення, але в межах повноважень, визначених у положенні про тендерний комітет.

Ураховуючи викладене, на базі структурних підрозділів тендерні комітети можуть створюватися та функціонувати аналогічно з відокремленими структурними підрозділами підприємств.

Структурні та відокремлені структурні підрозділи підприємства, які не мають статусу юридичних осіб, не можуть від свого імені брати участь у процедурах закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти відповідно до норм законодавства. У цьому разі учасником може виступати саме юридична особа, яка бере участь у процедурах закупівлі через уповноважений належним чином підрозділ. Договір про закупівлю від імені юридичної особи-учасника підписують керівники філій та представництв на підставі довіреності, виданої відповідно до чинного законодавства.

3.1. Під час перевірки цього питання досліджуються: річний план державних закупівель та зміни до нього; кошторис, зміни до кошторису, розрахунки до кошторису.

3.2. Під час перевірки вимог щодо затвердження та оприлюднення річного плану закупівель та змін до нього досліджуються: протоколи щодо вибору процедур закупівель; річний план державних закупівель та зміни до нього; розміщення річного плану закупівель та змін до нього в інформаційній системі в мережі Інтернет.

Урахувати те, що з 02.04.2008 р. по 01.07.2008 р. Міністерством економіки України як уповноваженим органом не було розроблено нормативних документів, які б визначали форму річного плану державних закупівель.

Наказом Міністерства економіки України від 01.07.2008 р. N 252 затверджено форму річного плану державних закупівель та Інструкцію щодо її заповнення.

Згідно з наказом Міністерства економіки України від 30.01.2009 р. N 60 наказ Міністерства економіки України від 01.07.2008 р. N 252 "Про затвердження форми річного плану державних закупівель та Інструкцію щодо її заповнення" втратив чинність.

Урахувати те, що з 02.04.2008 р. по 19.11.2008 р. Міністерством економіки України як уповноваженим органом не було розроблено нормативних документів, які б регулювали питання оприлюднення річного плану в мережі Інтернет.

3.3. Абзацом 5 пункту 13 Положення N 921 передбачено, що річний план державних закупівель та зміни до нього оприлюднюються шляхом розміщення в мережі Інтернет (на власному веб-сайті або за його відсутності на веб-сайті головного розпорядника державних коштів) протягом десяти календарних днів з дати їх затвердження.

3.4.Під час перевірки необхідно звернути увагу:

Закупівлі здійснюються тільки відповідно до річного плану.

Не допускається поділ предмета закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедур закупівель.

Не допускається безпідставне обрання Замовником інших процедур з метою уникнення проведення відкритих торгів.

Не допускається обрання і проведення процедур закупівель без їх затвердження у річному плані державних закупівель.

В обов'язковому порядку здійснюється аналіз щодо обґрунтованості та доцільності закупівель товарів, робіт і послуг (з урахуванням діяльності об'єкта контролю планових показників, наявності відповідних запасів на складах тощо).

4.1. Під час перевірки цього питання досліджуються: річний план державних закупівель; протоколи щодо вибору процедур закупівель.

4.2. Перевірка порядку визначення процедур закупівель базується на:

- перевірці наявності протоколів щодо вибору процедур закупівель;

- зіставленні інформації в протоколах щодо вибору процедур закупівель з даними річного плану державних закупівель;

- перевірці правильності прийнятих рішень щодо вибору процедури закупівлі;

- перевірці дотримання порядку визначення предметів закупівлі відповідно до Державного класифікатора продукції та послуг ДК 016-97, затвердженого наказом Держстандарту України від 30.12.97 р. N 822; Правил визначення вартості будівництва (ДБН Д.1.1-1-2000), затверджених наказом Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України від N 174 від 27.08.2000 р.; Державного класифікатора видів науково-технічної діяльності ДК 015-97, затвердженого наказом Державного комітету України стандартизації, метрології та сертифікації від 30.12.97 р. N 822.

Особливу увагу звернути на таке: під час здійснення перевірки державних закупівель необхідно враховувати особливості відносин, що виникають у зв'язку із закупівлею товарів, робіт і послуг, та випадки (за окремим переліком), на які не поширюється дія законодавства у сфері державних закупівель.

Також варто зважати на те, що застосування процедури торгів з обмеженою участю для закупівлі товарів, робіт і послуг у період з 02.04.2008 р. до 09.10.2008 р. потребувала погодження з уповноваженим органом у встановленому ним порядку, крім випадку, коли ця процедура застосовувалася після проведення попередньої кваліфікації (у разі, коли очікувана вартість дорівнювала або перевищувала 500 тис. гривень).

З 28.11.2008 р. процедура торгів з обмеженою участю для закупівлі товарів, робіт і послуг обов'язково потребує погодження з уповноваженим органом у встановленому ним порядку, крім випадку, коли ця процедура застосовується після проведення попередньої кваліфікації.

5.1. Під час перевірки цього питання досліджуються: форма оголошення про заплановані торги та про їх результати; оголошення про заплановані закупівлі та їх результати, опубліковані у Віснику державних закупівель та у міжнародних виданнях; запрошення до участі у процедурі закупівлі.

5.2. Перевірка дотримання вимог законодавства про державні закупівлі в частині прозорості державних закупівель базується:

у разі проведення відкритих торгів, торгів з обмеженою участю (після проведення попередньої кваліфікації):

- на перевірці наявності публікації оголошень (запрошень - у разі проведення торгів з обмеженою участю) про заплановані закупівлі та оголошень про їх результати (про попередню кваліфікацію);

- на перевірці наявності публікації оголошень у міжнародних виданнях (у разі, коли очікувана вартість предмета закупівлі перевищує суму, еквівалентну для товарів - 200 тис. євро; для послуг - 300 тис. євро; для робіт - 500 тис. євро);

- на дослідженні повноти та правильності відображення в оголошеннях необхідної інформації, передбаченої чинним законодавством;

у разі проведення процедур запиту цінових пропозицій (котирувань) та торгів з обмеженою участю:

- на перевірці запрошень до участі в процедурі закупівлі;

- на дослідженні повноти та правильності відображення в запрошеннях до участі в процедурі закупівлі необхідної інформації, передбаченої чинним законодавством.

6.1. Під час перевірки цього питання досліджуються: тендерна документація, кваліфікаційна документація та зміни до них.

6.2. Перевірка правильності складання тендерної документації базується на:

- дослідженні повноти та правильності відображення інформації, передбаченої при складанні тендерної документації (наявність усіх розділів, визначених законодавством);