З метою впорядкування роботи з приймання матеріалів, які подаються в Міністерство економіки України суб'єктами зовнішньоекономічної діяльності на отримання документів дозвільного характеру, та видачі цих документів, посилення виконавчої дисципліни, персональної відповідальності фахівців Міністерства та раціонального використання робочого часу

1. Управлінню нетарифного регулювання та контрактного обліку, управлінню зовнішньоекономічної політики, управлінню контролю за зовнішньоекономічною діяльністю здійснювати приймання матеріалів, які подаються на отримання документів дозвільного характеру, та видачу цих документів фахівцями управлінь у встановлений час згідно з графіком приймання документів (додається) у кімнаті N 106 (Львівська пл., 8).

2. Начальникам управлінь, зазначеним у пункті 1 цього наказу, визначити та погодити з відповідним керівником департаменту відповідальних осіб за приймання матеріалів та видачу документів дозвільного характеру.

На період відсутності відповідальних осіб начальники управлінь що зазначені у пункті 1 цього наказу, визначають інших фахівців управлінь, відповідальних за приймання матеріалів та видачу документів дозвільного характеру.

3. При прийманні матеріалів здійснюється їх перевірка на комплектність та на кожному аркуші прийнятих матеріалів (якщо копія контракту прошита - то на звороті) ставиться дата приймання і вхідний номер, які засвідчуються особистою номерною печаткою відповідальної особи.

Реєстрація прийнятих матеріалів здійснюється відповідальною особою в індивідуальному журналі обліку вхідних документів.

Дата та вхідний номер прийнятих матеріалів повідомляються заявнику. У разі невідповідності матеріалів, які подаються заявником, відповідному переліку зазначені матеріали прийманню не підлягають.

Якщо заявником одночасно подаються матеріали на отримання документів дозвільного характеру та на отримання разової (індивідуальної) ліцензії, то їх приймання здійснюється одночасно згідно з установленою процедурою.

Оформлення та видача разової (індивідуальної) ліцензії тільки у цьому разі здійснюється на підставі оформленої картки реєстрації-обліку контракту та (або) ліцензії на експорт (імпорт) товарів (без повторного погодження документів у відповідних управліннях).

У разі подачі заявником документів для оформлення картки реєстрації-обліку зовнішньоекономічного договору (контракту) та ліцензії на експорт товарів, зазначена ліцензія оформляється згідно з установленою процедурою та на підставі висновків управлінь на листі погодження до картки реєстрації-обліку контракту.

Після завершення приймання матеріалів відповідальні особи негайно передають їх уповноваженому працівнику канцелярії Міністерства для реєстрації.

4. Установити, що у разі необхідності додаткового уточнення окремих питань, пов'язаних з оформленням документів дозвільного характеру, приймання заявників проводиться за участю начальника або заступника начальника управління у кімнаті N 106 з відповідним записом на листі погодження документів.

Суворо забороняється приймання виконавцями матеріалів з питань оформлення документів дозвільного характеру від заявників в інших службових приміщеннях Міністерства.

Прийом додаткових матеріалів, які подаються заявниками, здійснюється відповідальними особами у порядку, передбаченому у пункті 3 цього наказу. При цьому, термін опрацювання прийнятих матеріалів та додатків до них відраховується з дати приймання додаткових матеріалів про що повідомляється заявник.

5. Затвердити форму особистої номерної (NN 1-13) печатки (додається), яка закріплюється за відповідальною особою. У разі відсутності працівника, за яким закріплена особиста номерна печатка, нею тимчасово може користуватись інший працівник з дозволу начальника управління.

6. Установити, що відповідальні особи або особи, які їх заміщують на період відсутності і визначені згідно з пунктом 2 цього наказу, несуть персональну відповідальність за неухильне виконання положень цього наказу.

7. Начальникам управління нетарифного регулювання та контрактного обліку, управлінню зовнішньоекономічної політики, управлінню контролю за зовнішньоекономічною діяльністю забезпечити відповідальних осіб необхідними нормативними документами щодо порядку приймання матеріалів та видачі документів дозвільного характеру.

8. Установити, що термін опрацювання документів дозвільного характеру в кожному з управлінь, які здійснюють їх розгляд в установленому порядку, не повинен перевищувати 2 робочих днів, а щодо додаткових матеріалів - не більше 1 робочого дня і опрацьовуються тільки тими управліннями на зауваження яких надійшли додаткові матеріали.

У разі наявності зауважень до зазначених матеріалів, готується письмове мотивоване обгрунтування з посиланням на конкретні законодавчі та інші нормативно-правові акти.

Висновки або зауваження управлінь щодо опрацьованих матеріалів візуються виконавцями та начальниками управлінь або їх заступниками і передаються до управління нетарифного регулювання та контрактного обліку.