З метою упорядкування організації діяльності апарату Міністерства, пов'язаної з виконанням його повноважень,

1. Внести зміни до наказу N 551 від 02.09.2003 р., виклавши додаток до нього "Регламент роботи Міністерства культури і мистецтв України" у новій редакції (додається).

2. Загальному відділу Управління справами (Кініченко П.М.) довести Тимчасовий Регламент роботи апарату Міністерства у новій редакції до відома працівників Міністерства.

3. Головам державних служб, директорам департаментів, начальникам управлінь та відділів забезпечити неухильне виконання положень Тимчасового Регламенту роботи апарату Міністерства у новій редакції.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Міністра - керівника апарату Андріанова В.М.

Цей Регламент складено з метою забезпечення більш чіткої організації діяльності апарату Міністерства, підвищення особистої відповідальності працівників за доручену ділянку роботи та коефіцієнту їхньої корисної дії.

В умовах виключної складності та відповідальності задач, що покладаються на Міністерство у процесі реалізації державної політики у сфері культури і мистецтва; питань інтелектуальної власності та зв'язків з громадськістю, співпраці з регіонами, потреба в підвищенні ефективності роботи апарату Міністерства стає невідкладною.

Зміст діяльності апарату Міністерства культури і мистецтв України визначається завданнями Міністерства як центрального органу виконавчої влади, діяльність якого спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України, і полягає у:

забезпеченні реалізації державної політики у сфері культури і мистецтв, здійсненні відповідно до законодавства державного управління і контролю у сфері охорони культурної спадщини, вивезення, ввезення і повернення культурних цінностей, музейної та бібліотечної справи, кінематографії;

підготовці пропозицій щодо основних напрямів державної мовної політики та участі у її реалізації;

забезпеченні реалізації прав громадян на свободу літературної і художньої творчості, вільного розвитку культурно-мистецьких процесів, забезпеченні доступності всіх видів культурних послуг та культурної діяльності для кожного громадянина;

створенні умов для задоволення національно-культурних потреб українців, які проживають за межами України, розвитку міжнародного культурного співробітництва;

координації діяльності органів виконавчої влади з питань реалізації державної політики у сфері культури і мистецтв, державної політики з питань охорони культурної спадщини, національної музейної політики, державної політики щодо бібліотечної справи;

захисті відповідно до законодавства прав і законних інтересів вітчизняних творчих працівників і творчих спілок, а також закладів, підприємств та організацій, що діють у сфері культури і мистецтв;

створенні умов для розвитку соціальної та ринкової інфраструктури у сфері культури і мистецтв, організації її матеріально-технічного забезпечення.

До Регламенту роботи апарату Мінкультури України у стислому вигляді включені основні, принципові положення, що визначають організацію діяльності Міністерства, його структурних підрозділів, створюваних при ньому дорадчих органів (Колегії, відповідних рад, комісій тощо), а також взаємодію всіх цих структур з реалізації завдань, покладених на Міністерство в цілому.

Оскільки реалізація завдань Міністерством у кінцевому підсумку здійснюється в основному через прийняття ним тих чи інших рішень в межах своїх повноважень, або через внесення пропозицій щодо прийняття таких рішень іншими відповідними державними органами, до Регламенту включено також розділи, що регулюють процеси підготовки та прийняття рішень, здійснення контролю за їх виконанням, процедуру розроблення і узгодження проектів законів та підзаконних актів, визначають роль тих чи інших посадових осіб Міністерства, розмежування та узгодження їхньої діяльності з метою уникнення паралелізму, накладок, плутанини та ін.

Розмежування сфер діяльності структурних підрозділів Міністерства, створюваних при ньому дорадчих органів визначається Положенням про Мінкультури України, структурною схемою апарату Міністерства, а також Положенням про структурні підрозділи та відповідні дорадчі органи (ради, комісії).

Відповідно до структурної схеми Міністерства та наказу Міністра здійснюється чіткий розподіл сфер особистої відповідальності Міністра та його заступників за діяльністю, закріплених за ними департаментів, управлінь та самостійних відділів Міністерства. При цьому, до сфери контролю і особистої відповідальності першого заступника Міністра - керівника апарату, окрім регуляторного та контролюючого впливу на діяльність заступників Міністра, структурних підрозділів апарату Міністерства, можуть бути включені широкі напрямки, очолювані заступниками Міністра, наряду з тими структурними підрозділами, що за структурною схемою знаходяться у їхньому безпосередньому підпорядкуванні. До сфери контролю і особистої відповідальності першого заступника Міністра у зв'язках з Верховною Радою України відноситься забезпечення співробітництва та постійних зв'язків Міністерства з Верховною Радою України, комітетами та іншими її органами, посадовими особами, депутатськими фракціями (групами) Верховної Ради України, Кабінетом Міністрів України, а також координація заходів із цих питань, здійснюваних Міністерством.

Включення закріпленої за заступником Міністра групи структурних підрозділів до сфери відповідальності першого заступника Міністра - керівника апарату не знімає із заступника Міністра повної відповідальності за роботу закріпленої за ним групи структурних підрозділів. Тому, в разі виникнення суттєвих розбіжностей у позиціях, безумовно і невідкладно приступаючи до виконання рішення першого заступника Міністра - керівника апарату заступники Міністра свою особливу думку з того чи іншого питання можуть доводити до Міністра, котрий і приймає остаточне рішення. Керівники самостійних структурних підрозділів Міністерства, несучи повну відповідальність за діяльність очолюваних ними структур, також, і за такою ж схемою, доводять до відповідного заступника Міністра, першого заступника Міністра - керівника апарату або Міністра свою особливу думку з питань, по яких у них виникли принципові розбіжності із заступником Міністра, у підпорядкуванні якого вони знаходяться.

Копія записки (додаток 1) з викладенням особливої думки, що надсилається керівництву більш високого рангу, обов'язково і одночасно надається безпосередньому керівникові, з котрим виникли розбіжності.

З метою запобігання неузгодженості дій, плутанини керівники всіх рангів свідомо і принципово уникають втручання без відома і згоди іншого керівника до сфери його діяльності.

У той же час звертання колеги щодо надання необхідних матеріалів та інформації, виконання частки спільної роботи та допомоги у іншій формі повинні виконуватися безумовно і вчасно.

Розподіл обов'язків між структурами другого рівня в самих самостійних структурних підрозділах здійснюється керівниками відповідних структурних підрозділів і закріплюється у положеннях про них, затверджуваних першим заступником Міністра - керівником апарату. Керівниками цього ж рівня вирішуються і питання організації взаємодії відповідних структур.

Узгодження діяльності структурних підрозділів Міністерства є обов'язковим:

при плануванні роботи, виконанні наказів по Міністерству;

під час розроблення спільних рекомендацій, які видаються у формі наказів, рішень Колегії, інформаційних листів та інших документів;

при організації та проведенні виїздів на підпорядковані підприємства, установи та організації з метою перевірки та з інших питань;

при вивченні та узагальненні роботи галузі в цілому та з окремих напрямків діяльності;

при розробці нормативних документів, пам'яток, методичних посібників та підготовці завдань підпорядкованим підприємствам;

з інших питань, які потребують взаємодії при їх вирішенні.

Координація роботи підрозділів у питаннях, вирішення яких потребує комплексного підходу, здійснюється працівниками структурних підрозділів під безпосереднім контролем їхніх керівників.

Проект Державного бюджету України на наступний рік готується відповідальним за його розробку структурним підрозділом відповідно до письмових пропозицій інших структурних підрозділів про потреби галузі (обсяги та напрямки фінансування, їх черговість тощо), а останні на запит відповідального структурного підрозділу повинні своєчасно подавати свої пропозицій із обґрунтуванням.

Планування роботи забезпечує необхідну цілеспрямованість, послідовність та узгодженість дій, більш ефективне виконання завдань, які стоять перед Мінкультури України, завдяки раціональному маневру силами та оптимальному використанню наявних можливостей.

У Міністерстві складається єдиний план роботи на календарний рік і затверджується Міністром. До плану Міністерства включаються наступні розділи:

Розділ I. Заходи щодо реалізації Програми діяльності Кабінету Міністрів України.

Розділ II. Тематика питань, що пропонуються до розгляду на Колегії.

Розділ III. Розробка нормативно-правової бази.

Розділи IV-V. Галузеві заходи, що випливають із директивних документів вищих державних органів.

Розділ VI. Семінари, наради.

Розділ VII. Свята, фестивалі, творчі звіти, концерти, ювілеї та пам'ятні дати.

Розділ VIII. Виставкова діяльність.

Розділ IX. Конкурси, огляди.

Розділ X. Заходи в регіонах.

Розділ XI. Комплексні заходи щодо розвитку культур національних меншин України.

Розділ XII. Перелік документів, виконання яких поставлено на контроль.

У плані роботи Міністерства обов'язково зазначаються структурні підрозділи, відповідальні за його виконання, та терміни виконання.

План розробляється на основі аналізу діяльності Міністерства з врахуванням Державної програми економічного та соціального розвитку України, завдань та доручень Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України за окремими напрямами діяльності, позитивних та негативних тенденцій розвитку галузі, Державних програм розвитку культури в цілому та її підгалузей окремо.

Пропозиції до плану роботи вносяться керівниками структурних підрозділів. При цьому обов'язково враховуються доручення вищих керівних органів держави; рішення Колегії, відповідних рад та комісій, створених при Міністерстві, нарад; накази Міністра.

Пропозиції структурних підрозділів затверджуються заступниками Міністра за напрямками діяльності і подаються не пізніше 1 грудня поточного року до відділу організаційно-аналітичного забезпечення роботи Міністра.

Заступники Міністра здійснюють контроль виконання плану роботи Міністерства на рік за своїми напрямками і несуть відповідальність за невиконання (неналежне виконання) свого функціонального напрямку.

Опрацьований відділом організаційно-аналітичного забезпечення роботи Міністра проект плану роботи подається для розгляду на засідання Колегії, після чого затверджується наказом Міністра.

Відповідно до статті 50 Кодексу законів про працю України тривалість робочого тижня працівників Міністерства становить 40 годин з двома вихідними днями - субота та неділя. Режим роботи встановлюється такий: початок робочого дня о 9-00 годині; закінчення робочого дня о 18-00, у п'ятницю о 16-45; обідня перерва 45 хвилин (з 13-00 до 13-45). Напередодні святкових днів тривалість робочого дня скорочується на одну годину.

У структурних підрозділах Міністерства складається табель обліку робочого часу, який двічі на місяць: до 14 та 24 числа подається до департаменту фінансової політики та звітності.

Для виконання невідкладної і непередбаченої роботи державні службовці Міністерства за розпорядженням першого заступника Міністра - керівника апарату зобов'язані з'являтися на службу у вихідні, святкові та неробочі дні, робота за які компенсується відповідно до чинного законодавства.

Для оперативного вирішення завдань, пов'язаних з діяльністю Міністерства, за дорученням першого заступника Міністра - керівника апарату у святкові та вихідні дні з 9-00 до 18-00 здійснюється чергування заступниками Міністра. До чергування можуть залучатися директори департаментів, начальники управлінь та відділів згідно відповідного графіку.

Перебування працівників структурних підрозділів із службових приміщень у робочий час за межами приміщень Міністерства погоджується з керівниками відповідних структурних підрозділів. Керівники структурних підрозділів повідомляють про свою відсутність за службовою необхідністю у робочий час заступників Міністра, які здійснюють керівництво відповідними структурними підрозділами, або відповідного керівника вищого рівня та відмічаються в облікових журналах в приймальні першого заступника Міністра - керівника апарату.

Організацію прийому іноземців, які прибувають з візитом до Міністерства, здійснює управління міжнародного співробітництва та протоколу, відділ господарського обслуговування та матеріально-технічного забезпечення управління справами.

Реєстрація, розгляд та проходження документів у Міністерстві здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в апараті Міністерства, затвердженої наказом Міністра.

На розгляд Міністра подаються найбільш важливі документи, які надходять від Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, Прем'єр-міністра та Віце-прем'єр-міністрів України, Глави Адміністрації Президента України та його заступників, членів Уряду, керівників міністерств та інших органів центральної виконавчої влади, запити та звернення народних депутатів України тощо.

Перші заступники та заступники Міністра розглядають інші документи відповідно до закріплених сфер і напрямків діяльності і доручають їх виконання керівникам відповідних структурних підрозділів, підпорядкованих їм відповідно до наказу про розподіл обов'язків. При цьому, Міністр та перший заступник Міністра - керівник апарату повинні бути проінформовані про зміст документів, що надходять (виходять) з Міністерства за особистим підписом заступників Міністра.

Розгляд документів керівництвом Міністерства здійснюється, як правило, в день їхнього надходження. На документи накладаються резолюції з конкретними вказівками, визначаються виконавці, порядок, термін виконання та ставиться дата і підпис. Визначення виконавців серед працівників не підпорядкованих структурних підрозділів без погодження з відповідними керівниками не допускається.

Завдання, що міститься в резолюції, повинно бути реальним та зрозумілим для виконавця, а терміни, що встановлюються, - достатніми для якісного виконання.

Вторинні резолюції інших посадових осіб, що накладаються у процесі виконання доручення, не повинні протирічити першій резолюції керівництва Міністерства. У разі необхідності внесення змін питання узгоджується з керівником, який вчинив першу резолюцію, про що робиться примітка на документі.

У випадках, коли доручення дається кільком виконавцям, виконання організовує та забезпечує службова особа, вказана в резолюції першою.

У разі якщо керівники структурних підрозділів визначені головним виконавцем, то вони повинні після отримання доручення без зволікання, чітко поставити перед співвиконавцями завдання (службовою запискою, розпорядженням тощо) з визначенням змісту, форми та термінів подання матеріалів. Інші виконавці зобов'язані не пізніше наступного дня від дати надходження до них такого завдання (службової записки, розпорядження тощо) своєчасно надати письмові пропозиції головному виконавцю на папері А-4 в друкованому вигляді, де проставляється дата і підпис.

Якщо по документу необхідно одержати висновок підрозділу (установи), не зазначеного в резолюції, відповідальний виконавець у встановленому порядку направляє йому копію документа і забезпечує контроль за своєчасним одержанням інформації.

У випадку виникнення розбіжностей між співвиконавцями щодо змісту документа, підготовленого на виконання доручення, кожен із виконавців вправі викласти свої пропозиції у письмовому вигляді і подати їх на розгляд Міністру, першим заступникам та заступникам Міністра.

Якщо завдання з об'єктивних причин не може бути виконано у визначений строк, виконавець продовжує термін виконання у Міністра або першого заступника Міністра - керівника апарату (якщо цей термін встановлено не вищим органом державної влади), на підставі завізованої керівником підрозділу доповідної записки, про що обов'язково повідомляє відповідного заступника Міністра та співвиконавців.

При призначенні директорів департаментів, начальників управлінь і відділів виконавцем завдання, що не відповідає функціональним обов'язкам підрозділу, негайно порушувати питання про уточнення або заміну виконавця перед посадовою особою, яка доручила це завдання.

У випадках затримки одним із співвиконавців виконання своєї частини роботи з його особистої вини, на нього, за письмовою вказівкою відповідного керівника Міністерства, покладається обов'язок продовження терміну виконання, підготовка, візування та подання на підпис загальної відповіді. При цьому, необхідно мати на увазі, що терміни виконання завдань за дорученням вищих державних органів можуть бути продовжені у виняткових випадках лише тими ж органами, які давали доручення Міністерству, при наявності поважних причин.

З метою прискорення підготовки, візування та виконання документів кожен структурний підрозділ визначає серед працівників відповідального за діловодство в межах цього підрозділу. На працівника, відповідального за діловодство, покладаються наступні функції:

прийняття документів на виконання та видача виконаних документів, ведення їх реєстру у зручній формі (паперовій, електронній тощо);

прийняття документів на візування та видача завізованих документів, ведення їх реєстру у зручній формі (паперовій, електронній тощо).

Оперативна інформація по персональному переліку працівників, відповідальних за діловодство у відповідному структурному підрозділі, знаходиться у загальному відділі управління справами Міністерства. Керівники структурних підрозділів повинні своєчасно інформувати загальний відділ про зміни у персональному складі таких працівників.

У тому разі, коли для розгляду питань, що належать до компетенції Міністерства, виникає необхідність залучення спеціалістів центральних та місцевих органів виконавчої влади, закладів культури, підприємств, установ та організацій, - залучення їх до виконання погоджується з відповідними керівниками.

Питання роботи, що стосується режимно-секретної діяльності, вирішується у відповідності з вимогами Закону України "Про державну таємницю", Положенням про режимно-секретні органи та іншими нормативними актами з питань забезпечення режиму секретності.

Головний виконавець при зміні резолюції керівництва або термінів виконання завдання (якщо цей термін встановлено не вищим органом державної влади) Міністерства зобов'язаний негайно доводити це до відома загального відділу управління справами Міністерства.

Керівні рішення, що приймаються Міністром та першим заступником Міністра - керівником апарату, видаються у формі наказів, а головами державних служб при Міністерстві, крім того, наказами організаційного характеру у межах повноважень, визначених положеннями про ці служби.

Підготовка проектів наказів здійснюється відповідно до Інструкції про діловодство, що діє в Міністерстві.

Наказ - нормативний правовий акт, виданий Міністром, першим заступником Міністра - керівником апарату, з метою вирішення основних, нормативно-правових і оперативних питань діяльності. Наказами оформляються рішення по оперативних, організаційних, кадрових і інших питаннях внутрішньої роботи апарата.

Проекти наказів готують і вносять підрозділи на підставі доручень Міністра, заступників Міністра, або в ініціативному порядку. Проекти наказів по кадрових і нагородних питаннях готує відділ кадрів управління з питань нормативно-правової та кадрової роботи на підставі представлень структурних підрозділів Міністерства, погоджених із заступниками Міністра відповідно до розподілу обов'язків.

Забезпечення якісної підготовки, правильності оформлення проектів наказів і їх узгодження із зацікавленими сторонами покладається на керівників підрозділів, що готують і вносять проект.

Проекти наказів і додатки до них візуються виконавцем і керівником структурного підрозділу, що вносять проект, а також керівниками підрозділів, яким у проекті передбачаються завдання і доручення.

Заперечення по проекту наказу, що виникають при узгодженні, викладаються письмово та додаються до проекту.

Якщо в процесі узгодження в проект наказу вносяться зміни принципового характеру, то він підлягає передрукуванню і повторному узгодженню. Повторне візування не потрібно, якщо при доробці в проект документа внесені уточнення редакційного характеру, що не змінили його зміст.

Проекти наказів, що представляються Міністру або першому заступнику Міністра - керівнику апарату на підпис, візуються заступниками Міністра відповідно до розподілу обов'язків.

Проекти наказів друкуються на стандартних бланках установленої форми і доповідаються для підпису при необхідності з довідкою, що повинна містити короткий виклад суті наказу, обґрунтування його необхідності, а також інформацію про те, на підставі чого підготовлений проект і з ким погоджений. Датою наказу є дата його підписання.

Накази нумеруються порядковою нумерацією в межах календарного року; накази по основній діяльності, по особовому складу і розпорядження нумеруються окремо.

Копії наказів чи розмножені їх екземпляри завіряються печаткою загального відділу управління справами і направляються адресатам відповідно до списку розсипки, що складається і підписується виконавцями. Копія обов'язково направляється виконавцю і в загальний відділ управління справами.

Проект наказу на виконання постанови (розпорядження) Уряду України повинен бути підготовлений протягом 10 днів, якщо не встановлено інший термін.

Наказ з основної діяльності - нормативно-правовий акт, який видається Міністром і містить обов'язкові вимоги для виконання структурними підрозділами, закладами культури й окремим посадовими особами Міністерства. Наказ видається з метою вирішення основних і оперативних питань, що постають перед Міністерством.

Накази Міністерства по основній діяльності видаються по наступних питаннях:

створення, ліквідації чи реорганізації структурних підрозділів центрального апарата Міністерства, підвідомчих Міністерству підприємств, організацій та установ;

затвердження структури і штатної чисельності структурного підрозділу, внесення змін у структуру і штатний розклад центрального апарата Міністерства;

розподіл обов'язків між керівниками Міністерства;

надання права (довіреності) підпису посадовими особами Міністерства деяких категорій документів;

надання права (довіреності) укладення договорів від імені Міністерства посадовим особам Міністерства;

затвердження (внесення змін) Правил внутрішнього трудового розпорядку Міністерства, режиму роботи структурних підрозділів;

іншим питанням основної діяльності Міністерства.

Підготовлений проект наказу по основній діяльності повинний бути погоджений (завізований) у наступній послідовності:

з керівником структурного підрозділу, відповідального за підготовку проекту наказу або особою, що його заміщає;

з керівником управління з питань нормативно-правової та кадрової роботи або особою, що його заміщає;

з заступником Міністра відповідно до розподілу обов'язків.

Узгодження проводиться у формі візування тексту проекту наказу на звороті останнього листа наказу і здійснюється в послідовності, установленій Інструкцією з діловодства. Проект наказу з основної діяльності, не завізований зазначеними особами, визнається непідготовленим і не може бути переданий на підпис.

Накази Міністерства з основної діяльності підписує Міністр або його перший заступник - керівник апарату.

Відповідальність за виконання наказів Міністерства з основної діяльності покладається на посадових осіб, зазначених як виконавці у відповідних наказах.

Контроль за термінами виконання наказів здійснює управління справами. Контролюється виконання у встановлений термін дій, зазначених у розпорядницькій частині наказу.

Накази Міністерства по особовому складу видаються з метою оформлення прийому на роботу, переведення, звільнення, уживання заходів дисциплінарного впливу, заохочення, преміювання працівників центрального апарата Міністерства, посадових осіб підприємств, організацій та установ, підвідомчих Міністерству, призначення, переміщення і звільнення яких здійснюється керівництвом Міністерства.

Проекти наказів по особовому складу готує відділ кадрів управління з питань нормативно-правової та кадрової роботи за поданням керівників структурних підрозділів, закладів культури системи Міністерства та на підставі доручень керівництва Міністерства, і, у встановлених випадках, заяв працівників.

Проект наказу по особовому складу повинний бути завізований:

керівником відділу кадрів та керівником управління з питань нормативно-правової та кадрової роботи;

керівником структурного підрозділу, у штати якого зараховується співробітник;

керівником управління справами або особою, що його заміщає;

заступником Міністра, в підпорядкуванні якого знаходиться даний структурний підрозділ.

Проект наказу, не завізований перерахованими вище особами, визнається непідготовленим і не може бути передано на підпис.

Узгодження здійснюється у формі візування тексту проекту наказу. Візи проставляються на зворотному боці останньої сторінки наказу.

Накази по особовому складу підписують Міністр або перший заступник Міністра - керівник апарату. Проект наказу по особовому складу представляється на підпис відповідальною посадовою особою відділу кадрів управління з питань нормативно-правової та кадрової роботи або керівником цього управління.

Зважаючи на особливий, специфічний характер роботи з кадрами та дбаючи про оперативне вирішення кадрових питань, необхідність уникнення навіть незначних помилок при оформленні наказів з особового складу, здатних призвести до нанесення суттєвої шкоди правам людини, встановити, що вся робота щодо підготовки та оформлення наказів про приймання, звільнення, переміщення та дисциплінарну відповідальність кадрів та ведення кадрової політики, провадиться відділом кадрів управління з питань нормативно-правової та кадрової роботи безпосередньо.

Приймання заяв про прийняття на роботу та звільнення з неї чи оформлення інших кадрових документів працівниками інших структурних підрозділів Міністерства - забороняється.

Положення приймається в тому випадку, якщо в ньому встановлюються системно пов'язані між собою правила з питань, віднесених до компетенції Міністерства.

В інструкції викладається порядок здійснення якої-небудь діяльності чи порядок застосування положень законодавчих і нормативних актів.

Положення та інструкції застосовуються як самостійні нормативно-правові акти, що підписуються Міністром, чи як акти, затверджувані Міністерством чи урядовим органом. Затвердження оформляється у формі грифа чи затвердження шляхом видання розпорядницького документа про їх затвердження. Рішення про порядок прийняття положень і інструкцій перебуває у віданні Міністерства.

Порядок підготовки проекту положення й інструкції відповідає загальному порядку підготовки проектів нормативних актів.

Протокол - документ, у якому фіксується хід обговорення питання і прийняття рішень на засіданнях колегій, Рад, комісій, нарадах, конференціях, зборах та інших заходах.

Рішення, що мають правовий характер, оформляються самостійним документом чи рішенням-постановою.

Протокол складається на підставі записів, зроблених під час наради (засідання), представлених тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень і т.п. Матеріали до обговорення представляються структурними підрозділами Міністерства та іншими організаціями, на які покладена їх підготовка.

Записи під час засідання, збір матеріалів і підготовка тексту протоколу покладається відповідно до виду заходу на секретаря колегії, управління справами і співробітників підрозділів, що готувала питання до обговорення. Текст протоколу повинний бути підготовлений не пізніше ніж через 5 днів із дня засідання. Проекти відповідних пунктів протоколу візуються підрозділом, відповідальним за підготовку.

Протокол підписується головуючим на засіданні і секретарем. Датою протоколу є дата засідання. Протоколи нумеруються порядковими номерами в межах календарного року окремо по кожній групі протоколів: протоколи засідань мають складені номери, що включають порядкові номери підприємств, установ та організацій, що приймали участь у засіданні.

Номера рішень-постанов, прийнятих на засіданнях, складаються з номера протоколу, номера розглянутого питання на порядку денному і порядкового номера рішення в межах питання.

До номерів протоколів і вирішень-постанов можуть додаватися буквені коди відповідно до пошукової системи, прийнятої в Міністерстві.

Копії протоколів при необхідності розсилаються зацікавленим підприємствам, установам, організаціям і посадовим особам відповідно до покажчика розсилання. Покажчик складає і підписує відповідальний виконавець підрозділу, що готував розгляд питання. Копії протоколів завіряються печаткою загального відділу управління справами.

Оригінали матеріалів з питань, розглянутих на засіданні, направляються для підшивки в справу в підрозділ-виконавець разом з випискою з протоколу про прийняті рішення.

Копії протоколів засідань, копії повісток дня засідань і матеріалів до засідань знищуються у зв'язку з тим, що потреба в них минула, причому копії протоколів - по акту.

Протоколи нарад, проведених Міністром, оформляються за установленою формою секретарем колегії і представляються на підпис не пізніше 2-денного терміну після проведення наради.

Оригінали протоколів нарад, проведених Міністром, з візами працівників, відповідальних за підготовку нарад, і секретаря колегії зберігаються в секретаря колегії до передачі їх у центральний архів Міністерства.

Протоколи нарад, проведених заступниками Міністра, оформляються відповідними структурними підрозділами, що підготували їх, за аналогією.

Оригінали протоколів нарад, проведених заступниками Міністра, з візами працівників, що готували наради, зберігаються у останніх до передачі їх у центральний архів Міністерства.

Номер і дата на протоколах нарад, проведених заступниками Міністра, проставляються в підрозділах, що готував нараду.

Розмноження і розсилання протоколів нарад, проведених заступниками Міністра, здійснюється відповідними структурними підрозділами, що підготували нарада. Розсилання робиться за списком, погодженим з заступником Міністра.

Загальні вимоги, котрим повинна відповідати підготовча робота та зміст проектів вказаних документів, такі:

наказ по Міністерству може видаватися лише в межах компетенції Міністерства і не може протирічити чинному законодавству України, керівним документам вищих державних органів;

підготовка проектів наказів повинна вестися ґрунтовно, на підставі глибокого та всебічного вивчення питання;