Центральна виборча комісія

Затвердити Інструкцію з діловодства Центральної виборчої комісії (додається).

1.1. Інструкція з діловодства Центральної виборчої комісії (далі - Інструкція) визначає правила документування діяльності Центральної виборчої комісії (далі - Комісія) і встановлює порядок роботи з документами, пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями), скаргами (далі - документи, звернення) з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передачі на зберігання до відповідної державної архівної установи.

1.2. Документування діяльності Комісії - це підготовка відповідно до встановленого цією Інструкцією порядку документів на паперових носіях та в електронному вигляді, що фіксують діяльність Комісії в межах повноважень, передбачених чинним законодавством України.

1.3. Викладені в Інструкції правила та порядок здійснення діловодних процесів розроблені відповідно до Законів України "Про вибори Президента України", "Про вибори народних депутатів України", "Про всеукраїнський та місцеві референдуми", "Про Центральну виборчу комісію", "Про звернення громадян", "Про Національний архівний фонд і архівні установи", постанов Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" та від 17 жовтня 1997 року N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", нормативних актів Центральної виборчої комісії, державних стандартів.

1.4. Правила і порядок роботи з документами, що містять відомості, які становлять державну таємницю, конфіденційну інформацію і є власністю держави, визначаються Законом України "Про державну таємницю" та відповідними інструкціями.

1.5. Правила і порядок роботи з документами, визначені цією Інструкцією, обов'язкові для членів Комісії та працівників Секретаріату Комісії (далі - Секретаріат), а також осіб, які в установленому порядку залучаються до роботи в Комісії.

1.6. Члени Комісії та працівники Секретаріату несуть відповідальність за неухильне дотримання положень цієї Інструкції, зберігання адресованих їм та переданих для опрацювання документів, звернень та нерозповсюдження відомостей, що в них міститься.

1.7. У разі відпустки, відрядження, хвороби та відсутності з інших поважних причин член Комісії за дорученням Голови Комісії, а в разі його відсутності заступника Голови Комісії, передає документи, що знаходяться у нього на виконанні, іншому члену Комісії, а працівник Секретаріату за вказівкою керівника структурного підрозділу Секретаріату - іншому працівникові, а при звільненні - його керівникові, про що робиться відповідний запис в контрольній картці реєстрації вхідної (внутрішньої) кореспонденції (далі - контрольна картка), або в разі необхідності складається відповідний акт.

1.8. Відповідальність за організацію і стан ведення діловодства в Комісії покладається на секретаря Комісії та керівника Секретаріату, а в структурних підрозділах Секретаріату - на їх керівників.

1.9. Керівник структурного підрозділу Секретаріату визначає працівника, відповідального за ведення діловодства в підрозділі, який забезпечує облік та проходження документів у встановлені терміни, інформує керівника підрозділу про стан їх виконання.

1.10. Ведення діловодства Комісії, методичне забезпечення організації діловодства та контроль за дотриманням цієї Інструкції в структурних підрозділах Секретаріату здійснюються управлінням документального забезпечення Секретаріату.

1.11. Діловодство у Комісії здійснюється з використанням автоматизованої системи "Документообіг".

2.1. Кореспонденція, що надходить до Комісії, приймається і реєструється в управлінні документального забезпечення Секретаріату, за винятком окремих документів (додаток 1). На кожний вхідний документ оформляється та роздруковується контрольна картка реєстрації вхідної (внутрішньої) кореспонденції (додаток 2).

2.2. Під час розкриття конверта перевіряється правильність адресування, комплектність документів, відповідність їх номерів обліковим номерам, якщо такі зазначені на конвертах.

2.3. Якщо під час розкриття конверта виявлено некомплектність документів, їх пошкодження чи невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, про це складається акт у трьох примірниках працівником управління документального забезпечення Секретаріату. Один примірник акта надсилається відправнику, другий додається до прийнятих документів, третій залишається в управлінні документального забезпечення Секретаріату. На звороті останнього аркуша пошкодженого документа в правому нижньому куті робиться запис: "Виявлено некомплектність документів" або "Документ отримано пошкодженим". Неправильно адресовані чи помилково вкладені документи пересилаються за призначенням або повертаються відправникові.

2.4. Не підлягають розкриттю:

- конверти, адресовані постійному тендерному комітету Комісії;

- кореспонденція з написом "Особисто" або "Конфіденційно".

2.5. Конверти від отриманих документів не знищуються у випадках, якщо в їх тексті не зазначено адреси відправника, дати відправлення та отримання.

2.6. Отримана кореспонденція реєструється в управлінні документального забезпечення Секретаріату з використанням автоматизованої системи "Документообіг" відразу після надходження в порядку черговості їх отримання.

2.7. На отриманих документах проставляється реєстраційний штамп управління документального забезпечення Секретаріату, на якому зазначаються дата надходження документа та вхідний номер, що складається з індексу адресата Комісії (додаток 3), індексу кореспондента з номенклатури справ Комісії та порядкового номера вхідної кореспонденції.

2.8. Після реєстрації документи передаються на розгляд Голові Комісії, а в разі його відсутності - заступнику Голови Комісії чи секретарю Комісії через помічників заступника Голови Комісії та секретаря Комісії.

2.9. Документи, адресовані членам Комісії, реєструються в установленому цією Інструкцією порядку, після чого передаються на розгляд членам Комісії безпосередньо або через їх помічників.

Документи, надіслані у відповідь на запити, підготовлені структурними підрозділами Секретаріату, передаються безпосередньо у відповідні структурні підрозділи.

2.10. Вхідні документи в копіях і у вигляді факсограм реєструються працівником відділу службової кореспонденції та архівного діловодства управління документального забезпечення Секретаріату в спеціальному журналі та передаються адресату.

2.11. Кореспонденція (листи, пакети, бандеролі) з написом "Особисто" або "Конфіденційно" обліковується у спеціальному журналі та передається адресатам під розпис.

Якщо кореспонденція виявиться службовою, вона обов'язково повертається до управління документального забезпечення Секретаріату й опрацьовується в установленому цією Інструкцією порядку.

2.12. Документи, отримані безпосередньо Головою Комісії, заступником Голови Комісії, секретарем Комісії та іншими членами Комісії, передаються до управління документального забезпечення Секретаріату для реєстрації.

2.13. Документи, що надійшли після закінчення робочого дня, у вихідні або неробочі дні, приймаються працівником Служби Голови Комісії з подальшою передачею їх до управління документального забезпечення Секретаріату для реєстрації.

2.14. Документи після їх розгляду Головою Комісії, заступником Голови Комісії, секретарем Комісії передаються до управління документального забезпечення Секретаріату для перенесення резолюцій в реєстраційні картки, після чого вони роздруковуються в трьох примірниках. Один примірник картки залишається в управлінні документального забезпечення Секретаріату для контролю за проходженням документа та його виконанням. Два примірники разом з документом передаються виконавцю, один з яких з підписом про одержання документа повертається до управління документального забезпечення Секретаріату й закладається в довідкову картотеку вхідної кореспонденції, другий - залишається в обліковій картотеці виконавця.

2.15. Резолюцію датують і підписують у лівій верхній частині документа на вільному від тексту місці чи на окремому аркуші. Вона повинна містити прізвище та ініціали виконавців, зміст доручення, строк виконання.

На документі повинно бути, як правило, не більше однієї резолюції.

2.16. Оригінал документа із резолюцією залишається в управлінні документального забезпечення Секретаріату, а відповідальному виконавцю, який зобов'язаний забезпечити його виконання в установлений строк, а також співвиконавцям передаються копії, виготовлені управлінням документального забезпечення.

У разі необхідності відповідальному виконавцю на його вимогу негайно надається оригінал документа.

2.17. Відповідальною за виконання документа є особа, зазначена в резолюції першою. Відповідальний виконавець у разі потреби організовує співвиконавців на виконання документа в частинах, віднесених до їх компетенції.

2.18. У разі відсутності особи, зазначеної в резолюції першою, за виконання документа відповідає особа, вказана в резолюції наступною. У такому випадку співвиконавці зобов'язані надавати відповідальній особі необхідні матеріали на виконання документа.

2.19. Співвиконавці в однаковій мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку проекту документа в частині, віднесеній до їх компетенції.

2.20. Зареєстрований вхідний документ передається з одного структурного підрозділу Секретаріату до іншого лише через управління документального забезпечення Секретаріату з відповідним записом у контрольній картці.

3.1. Документи членів Комісії, керівників структурних підрозділів Секретаріату (інформаційні та аналітичні довідки, службові, доповідні, пояснювальні записки тощо (далі - внутрішні документи), адресовані Голові Комісії на виконання його доручень та розпоряджень або ініційовані, передаються працівникові відділу службової кореспонденції та архівного діловодства управління документального забезпечення Секретаріату, який реєструє їх у встановленому цією Інструкцією порядку (п.2.7).

Документи щодо діяльності Секретаріату, які подаються Голові Комісії керівниками структурних підрозділів, обов'язково візуються керівником Секретаріату Комісії.

3.2. Внутрішні документи передаються на розгляд керівнику служби Голови Комісії, який доручає їх опрацювання помічнику та радникам Голови Комісії.

3.3. Після опрацювання внутрішніх документів службою Голови Комісії вони з відповідними висновками і пропозиціями передаються:

- на розгляд Голові Комісії, якщо такі потребують відповідної резолюції Голови Комісії;

- керівникам структурних підрозділів Секретаріату, якщо вирішення поставлених питань входить до їх компетенції відповідно до Положення про структурний підрозділ;

- повертаються виконавцям на доопрацювання.

Внутрішні документи, підготовлені членом Комісії, передаються безпосередньо Голові Комісії.

3.4. Внутрішні документи після їх розгляду Головою Комісії передаються через помічника Голови Комісії до управління документального забезпечення Секретаріату. Працівник цього управління інформує автора документа про результати його розгляду Головою Комісії, прийняті рішення щодо нього.

3.5. Оригінал внутрішнього документа із резолюцією передається відповідальному виконавцю, який зобов'язаний забезпечити його виконання в установлений строк, а співвиконавцям при потребі передаються копії, виготовлені управлінням документального забезпечення Секретаріату.

3.6. Внутрішні документи виконуються в порядку, встановленому цією Інструкцією (розділ 2, пп.2.16-2.20).

3.7. Зареєстрований внутрішній документ передається з одного структурного підрозділу Секретаріату до іншого лише через управління документального забезпечення Секретаріату з відповідним записом у контрольній картці.

3.8. Не реєструється переписка між структурними підрозділами Секретаріату зі службових питань, що можуть бути вирішені оперативно, в робочому порядку, визначеному в Положеннях про відповідні структурні підрозділи.

4.1. Кореспонденція для відправлення приймається відповідним працівником відділу службової кореспонденції та архівного діловодства управління документального забезпечення Секретаріату.

4.2. При оформленні листів і телеграм (крім листів, адресованих центральним державним органам) виконавець зазначає повну поштову чи телеграфну адресу організації або установи, яким адресується документ.

4.3. Листи і телеграми за підписом Голови Комісії, заступника Голови Комісії, секретаря Комісії або інших членів Комісії разом із копіями, завізованими виконавцями, передаються для реєстрації та відправлення до управління документального забезпечення Секретаріату, де їм присвоюється вихідний номер. Цей номер складається з індексу адресата Комісії (додаток 3), індексу кореспондента з номенклатури справ Комісії та порядкового номера вихідної кореспонденції. Дата відправлення та вихідний номер зазначаються також на копії документа, що залишається у відповідній справі. У разі якщо вихідний лист містить відповідь на вхідний документ, виконавець повертає до управління документального забезпечення оригінал або копію цього вхідного документа.

4.4. Дата підписання документа, його затвердження або складання проставляється цифрами (наприклад, 31.03.01) або цифрами та словом (31 березня 2001 року).

Дата цифрами записується при оформленні службових листів, довідок, висновків тощо.

Запис цифрами та словом в основному застосовується при датуванні постанов, протокольних рішень, розпорядчих і фінансових документів Комісії.

4.5. Для реєстрації вихідної кореспонденції застосовується картка єдиного зразка (додаток 4).

Картки реєстрації вихідної кореспонденції групуються у відповідну довідкову картотеку, що формується в управлінні документального забезпечення Секретаріату, окремо на кожний календарний рік.

4.6. Залежно від характеру і терміновості документи відправляються адресату поштою, фельдзв'язком, спецзв'язком, передаються телеграфним чи факсимільним зв'язком, електронною поштою або нарочним. Терміновість відправлення документа визначається особою, яка його підписала.

У разі потреби негайного вручення документа адресату допускається видача цього документа в установленому порядку з дозволу особи, яка його підписала.

4.7. На конверти (пакети, бандеролі), що надсилаються фельдзв'язком та спецзв'язком у межах міста Києва, працівником управління документального забезпечення оформляються розписки встановленої форми, що зберігаються в управлінні документального забезпечення Секретаріату.

Якщо одному адресату надсилається кілька документів, то вони, як правило, відправляються в одному конверті (пакеті, бандеролі) із зазначенням вихідних номерів усіх вкладених документів.

4.8. Копії вихідних документів, на яких зазначаються вихідні номери, дати й адреси кореспондентів, разом з усіма матеріалами в оригіналі, що їх стосуються, зберігаються в управлінні документального забезпечення Секретаріату.

4.9. Документи приймаються на відправлення не пізніш як за дві години до закінчення робочого дня. Після зазначеного часу відправляється тільки термінова кореспонденція.

4.10. Якщо документ надсилається кільком адресатам, виконавець складає список розсилки, візує його, робить потрібну кількість копій документа та передає на відправку до управління документального забезпечення Секретаріату.

Якщо документ розсилається більше ніж у чотири адреси, до нього додається список розсилки, згідно з яким на кожному примірнику документа зазначається лише один адресат.

4.11. Адресат вказується в правій верхній частині документа. Назви установ та організацій у вихідних документах Комісії пишуться в називному відмінку, наприклад:

Міністерство охорони здоров'я України

Головне лікувальне управління

У документі, що надсилається конкретній посадовій особі, назва установи пишеться в називному відмінку, а посада, прізвище - в давальному відмінку, далі - ініціали, наприклад:

У реквізиті "Адресат" можуть зазначатися також почесне звання, вчений ступінь тощо.

Якщо документ адресується декільком однорідним державним установам чи організаціям, адресат зазначається узагальнено, наприклад:

Головам окружних виборчих комісій

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не пишеться.

4.12. Реквізит "Адресат" разовому кореспонденту містить повну адресу, порядок написання якої повинен відповідати правилам користування поштовим зв'язком, наприклад:

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначаються його прізвище та ініціали, а потім поштова адреса, наприклад:

4.13. Телеграми категорії "Урядова", "Виборна" та інші вихідні документи за підписами Голови Комісії, заступника Голови Комісії, секретаря Комісії та інших членів Комісії, а також керівника Секретаріату Комісії надсилаються на відповідних бланках.

4.14. Облік вихідної кореспонденції веде управління документального забезпечення Секретаріату.

5.1. Документи, що готуються в Комісії, друкуються на відповідних бланках встановлених Комісією форм (додатки 5 - 13-1) або на чистих аркушах паперу стандартних форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм). Оформлення документів на папері довільного формату не дозволяється.

5.2. Текст документів викладається державною мовою, зрозуміло, стисло, аргументовано, що має забезпечувати чітке та однозначне сприйняття інформації, що в них міститься.

Відповідь на документ (лист) повинна містити посилання на номер і дату документа (листа), на який дається відповідь.

На лицьовому боці останнього аркуша документа (листа) у його лівому нижньому куті вказуються прізвище та ініціали виконавця, номер його службового телефону.

5.3. Документу, як правило, надається заголовок, що в стислій формі розкриває його основний зміст.

5.4. Кожний документ підписується посадовою особою із зазначенням його ініціалів і прізвища.

Якщо посадова особа, за підписом якої підготовлено документ, відсутня, документ оформляється за підписом особи, яка її заміщає.

Якщо документ складається як довідка чи інформація, що додається до основного документа, замість підпису посадової особи зазначається назва відповідного структурного підрозділу Секретаріату з обов'язковими візами керівника цього структурного підрозділу та виконавця.

5.5. Копія документа, що подається на підпис Голові Комісії, візується безпосереднім виконавцем, літредактором, членом Комісії, до відання якого відноситься дане питання, із зазначенням прізвища безпосереднього виконавця на лицьовому боці останнього аркуша копії документа, що залишається у справі.

Після погодження з Головою Комісії документ друкується на відповідному бланку і передається на підпис Голові Комісії через службу Голови Комісії.

6.1. З метою доповнення, роз'яснення окремих положень документа або документа в цілому готуються додатки. Про наявність додатка зазначається в тексті або після тексту документа, перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

6.2. Додатки до документів:

- роз'яснюють або доповнюють зміст основного документа;

- є самостійними документами, що надсилаються із супровідним листом;

- додатки до розпорядчих документів затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами.

6.3. Додатки, що готуються в Комісії, оформляються на стандартних аркушах і повинні містити всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

Додатки до розпорядчого документа повинні містити посилання на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Текст посилання міститься на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

6.4. Відомості про наявність додатків зазначаються в тексті розпорядчого документа, наприклад:

Затвердити Положення про експертну комісію Центральної виборчої комісії (додається);

Скласти та подати на затвердження графік консультацій за формою, поданою в додатку 1.

6.5. За наявності кількох додатків на кожному із них ставиться порядковий номер, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифрою не ставиться.

6.6. Додатки, що є самостійними документами, оформляються таким чином:

6.7 Документи, що потребують переадресування, оформляються додатками до супровідного листа.

7.1. Документами обмеженого користування є документи та видання з грифами "Для службового користування" (ДСК) і "Не для друку"(НДД). Такі грифи та номер примірника проставляються у правій верхній частині першого аркуша документа, на обкладинці та титульному аркуші видання, а також на першій сторінці супровідного листа до таких документів і видань. Необхідність проставлення таких грифів визначається за встановленими правилами.

7.2. Документи з грифом "ДСК", що надходять до Комісії, приймаються і розкриваються в управлінні документального забезпечення Секретаріату працівником, якому доручено роботу з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

У разі відсутності в конвертах документів або додатків до них складається акт у двох примірниках за відповідною формою, один з яких надсилається відправнику.

Проходження документів з грифом "ДСК" повинно своєчасно відображатися у журналах.

7.3. Якщо документи з грифом ДСК надійшли після закінчення робочого дня у вихідні дні або неробочі дні, їх приймає працівник Служби Голови Комісії з подальшою передачею їх під розпис до управління документального забезпечення, не розкриваючи.

7.4. Документи з грифом ДСК тиражуються з дозволу Голови Комісії, заступника Голови Комісії, секретаря Комісії під контролем управління документального забезпечення Секретаріату відповідно до встановленого в Комісії порядку.

7.5. Друкування документів обмеженого користування здійснюється, як правило, у відділі кадрової та режимної роботи Секретаріату або працівником відділу комп'ютерного набору та копіювання управління документального забезпечення Секретаріату, якому доручено роботу з такими документами, при цьому на документі проставляється гриф ДСК.

7.6. Документи, справи, видання з грифом ДСК, що розсилаються, повинні вкладатися у конверти або запаковуватися таким чином, щоб виключити можливість доступу до інформації, що міститься в них.

На конверті зазначаються адреса, найменування організації - одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням грифа ДСК.

На конвертах документів з грифом ДСК забороняється зазначати прізвища та посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також назви структурних підрозділів.

7.7. Документи з грифами ДСК та НДД передаються працівникам для ознайомлення чи виконання під розпис.

7.8. Документи з грифом ДСК повинні зберігатися у службових приміщеннях, у сейфах або металевих шафах, що надійно замикаються та опечатуються. Такі документи, видані для роботи, підлягають поверненню в управління документального забезпечення Секретаріату в той самий день. Документи іншим особам передаються тільки через управління документального забезпечення Секретаріату.

7.9. Справи, документи з грифами ДСК та НДД знищуються за відповідним актом у встановленому порядку.

8.1. Документи, адресовані Комісії електронною поштою, приймаються через офіційну поштову скриньку Комісії, що знаходиться в управлінні документального забезпечення Секретаріату, відповідно до п.2.1 цієї Інструкції.

8.2. Вихідний документ за підписом Голови Комісії, заступника Голови Комісії, секретаря Комісії, інших членів Комісії для передачі електронною поштою чи факсимільним зв'язком візується виконавцем, керівником відповідного структурного підрозділу Секретаріату, літредактором та передається для реєстрації до управління документального забезпечення Секретаріату на паперовому носії разом із розрахунком розсилки.

Оригінал документа, переданого електронною поштою чи факсимільним зв'язком, направляється адресатові фельдзв'язком, спецзв'язком або поштою.

8.3. Зареєстрований документ разом із розрахунком розсилки передається працівнику відділу службової кореспонденції та архівного діловодства управління документального забезпечення Секретаріату для відправки.

8.4. Документ за підписом Голови Комісії, заступника Голови Комісії, секретаря Комісії або інших членів Комісії, який відправляється факсимільним зв'язком, підлягає реєстрації в установленому порядку в управлінні документального забезпечення Секретаріату.

8.5. Забороняється передавати каналами факсимільного зв'язку документи з грифами "Для службового користування", "Не для друку" та інші документи, визначені Головою Комісії, заступником Голови Комісії та секретарем Комісії.

8.6. За необхідності внесення факсограми до справи, з неї робиться ксерокопія, що підшивається до справи згідно з номенклатурою справ. Оригінал факсограми знищується. На звороті копії факсограми робиться запис про знищення його оригіналу.

9.1. Проект порядку денного засідання Комісії формується секретарем Комісії згідно з планом роботи Комісії та відповідно до доручень, що містяться в постановах Комісії, розпорядженнях Голови Комісії, а також за пропозиціями членів Комісії, як правило, не пізніше ніж за три дні до дня проведення засідання, а у виняткових випадках - за необхідності.

9.2. Після врахування пропозицій членів Комісії до проекту порядку денного секретар Комісії погоджує його з Головою Комісії, підписує і передає до управління документального забезпечення Секретаріату.

9.3. Засідання Комісії починається з обговорення проекту порядку денного. При цьому питання, внесені до порядку денного, можуть бути зняті з обговорення за ініціативою членів Комісії, про що приймається окреме рішення відкритим голосуванням.

9.4. Проект порядку денного може бути за рішенням Комісії доповнений питаннями, внесеними за ініціативою членів Комісії під час його обговорення. Підставою для внесення додаткового питання до проекту порядку денного для обговорення на засіданні є, як правило, підготовлений з цього питання проект постанови (протокольного рішення), попередньо погоджений з Головою Комісії.

9.5. Комісія може також приймати рішення про розгляд додатково запропонованих питань на наступних засіданнях із подальшим внесенням їх до плану роботи Комісії.

9.6. Питання для розгляду на засіданні Комісії готує член Комісії.

Підготовка питання включає підготовку проекту постанови, протокольного рішення, додатків до них (за необхідності), а в разі потреби – пояснювальної записки за підписом члена Комісії, керівника Секретаріату Комісії, Служби розпорядника Державного реєстру виборців (далі – Служба розпорядника Реєстру), керівника відповідного структурного підрозділу Секретаріату Комісії, Служби розпорядника Реєстру.

До підготовки проекту постанови, протокольного рішення за розпорядженням чи дорученням Голови Комісії, заступників Голови Комісії залучаються працівники відповідних структурних підрозділів Секретаріату та патронатної служби Комісії, Служби розпорядника Реєстру, які є відповідальними виконавцями за підготовку проекту.

До проекту постанови, протокольного рішення додаються наявні у Комісії матеріали, на підставі яких Комісії пропонується прийняти відповідне рішення.

9.7. Проект постанови або протокольного рішення візується виконавцем, керівником відповідного структурного підрозділу, літредактором, начальником юридичного управління, керівником Секретаріату (з питань організації діяльності Секретаріату), членом Комісії, відповідальним за підготовку питання, та секретарем Комісії.

Якщо проект постанови або протокольного рішення містить питання фінансового характеру, то його візують також начальник управління планування та фінансового контролю та завідуючий відділом бухгалтерського обліку та звітності Секретаріату.

Якщо питання, що містяться в проекті постанови Комісії, потребують погодження одного чи кількох відомств поза межами Комісії, до документа додається лист (довідка) про погодження, у якому зазначаються назва органу (організації), посада, прізвище, ініціали та особистий підпис посадової особи, яка погоджувала ці питання. Лист (довідку) про погодження підписує член Комісії, який забезпечував підготовку проекту постанови Комісії та її погодження.

Відсутність візи працівника Секретаріату Комісії або Служби розпорядника Реєстру на запропонованому членом Комісії проекті рішення не може бути підставою для невключення цього питання до порядку денного засідання Комісії та перешкодою для прийняття рішення з відповідного питання.

9.8. Проект постанови або протокольного рішення візується на останньому аркуші першого примірника в нижній його частині. Поряд з візою в дужках зазначаються прізвище особи, яка візувала документ, дата візування.

9.9. Виконавець візує кожний додаток до проекту постанови і забезпечує комплектність усіх матеріалів до проекту. Якщо додаток стосується фінансових питань, його візують також начальник управління планування та фінансового контролю або завідуючий відділом бухгалтерського обліку та звітності Секретаріату.

9.10. Текст зауважень, пропозицій, змін, доповнень до проекту документа викладається на окремому аркуші, що додається до проекту документа, з посиланням на сторінку та абзац основного тексту та підписом автора.

9.11. Додатки до постанов або протокольних рішень Комісії після їх схвалення Комісією підписуються секретарем Комісії.

9.12. Завізовані проекти постанов, протокольних рішень Комісії разом з матеріалами до них передаються секретарю Комісії, який перевіряє правильність оформлення та комплектність документів, після чого подає їх на розгляд Голові Комісії.

9.13. Після розгляду проектів постанов, протокольних рішень Голова Комісії передає їх разом із матеріалами секретарю Комісії для забезпечення тиражування.

9.14. Управління документального забезпечення Секретаріату передає копії проектів рішень Комісії разом з матеріалами відповідно до проекту порядку денного засідання Комісії, передає їх членам Комісії, керівнику Секретаріату та керівникам структурних підрозділів Секретаріату, якщо питання порядку денного належать до їх компетенції.

9.15. Якщо член Комісії в день засідання Комісії перебуває у відпустці, відрядженні чи відсутній з інших поважних причин, призначені для нього проекти рішень Комісії та матеріали зберігаються в управлінні документального забезпечення Секретаріату і передаються йому негайно після його повернення на роботу.

9.16. У разі неможливості з об'єктивних причин подати матеріали до засідання Комісії в установлені терміни виконавець завчасно повідомляє про це секретаря Комісії.

9.17. Список запрошених на засідання Комісії складає та візує член Комісії, який відповідає за підготовку цього питання, і секретар Комісії.

У списку запрошених зазначаються: прізвище, ім'я, по батькові, їх посади, офіційна назва органу (організації, установи тощо), який вони представляють, а також питання порядку денного, до розгляду яких вони мають відношення.

Напередодні засідання Комісії член Комісії подає до управління документального забезпечення Секретаріату завізований список осіб, запрошених на засідання Комісії.

9.18. Керівник прес-служби Комісії за день до засідання Комісії подає до управління документального забезпечення Секретаріату погоджений із секретарем Комісії список акредитованих представників засобів масової інформації, які виявили бажання взяти участь у засіданні, та забезпечує їх матеріалами до засідання в установленому порядку.

9.19. Безпосередньо перед початком засідання Комісії Голові Комісії подається уточнений список осіб, які прибули на засідання.

10.1. Документи, розглянуті на засіданні Комісії, підлягають подальшому оформленню для підписання, випуску і розсилки.

10.2. У разі якщо до проекту документа вносилися зміни, строк редакційного доопрацювання документа становить один робочий день після дня засідання, якщо інший строк не обумовлений на засіданні Комісії.

10.3. Під час доопрацювання документів виконавець вносить до їх тексту зміни, погоджені на засіданні Комісії.

10.4. Документ, що підлягає підписанню, друкується на бланку Центральної виборчої комісії, візується на зворотньому боці аркуша членом Комісії, який доповідав відповідне питання на засіданні Комісії, безпосереднім виконавцем, літредактором, начальником юридичного управління Секретаріату та членами Комісії, за пропозиціями яких до документа на засіданні Комісії були внесені зміни.

10.5. До оформлених для підписання постанови, протокольного рішення виконавець додає розрахунок розсилки тим посадовим особам і організаціям, які задіяні в реалізації зазначених у постанові завдань або які повинні бути поінформовані щодо її змісту.

10.6. Оформлений комплект документів член Комісії, який готував питання на засідання Комісії, передає до управління документального забезпечення Секретаріату. Працівник цього управління перевіряє комплектність документів, реєструє їх у відповідних журналах, проставляє реєстраційні номери на документах і в розрахунку їх розсилки та передає матеріали секретареві Комісії, який подає їх на підпис Голові Комісії.

10.7. Постанови, протокольні рішення Комісії в обов'язковому порядку направляються всім членам Комісії, керівникові Секретаріату, службі Голови Комісії, а також залежно від характеру питань, що містяться в них, - структурним підрозділам Секретаріату, органам державної влади, органам місцевого самоврядування, відповідним виборчим комісіям, комісіям із всеукраїнського референдуму тощо згідно із розрахунком розсилки, як правило, у день їх підписання або наступного дня.

10.8. Постанова, протокольне рішення Комісії за їх рішенням можуть бути також надіслані окремому громадянинові, якщо його звернення до Комісії стало підставою для розгляду на її засіданні. Розрахунок розсилки підписується членом Комісії і затверджується секретарем Комісії.

10.9. Прийняті постанови, протокольні рішення Комісії тиражуються в управлінні документального забезпечення Секретаріату згідно із розрахунком розсилки. На їх копіях проставляється печатка цього управління, що засвідчує підпис Голови Комісії. Виготовлений тираж передається для відправки в установленому порядку.

10.10. Оригінали постанов, протокольних рішень зберігаються в управлінні документального забезпечення Секретаріату до передачі їх до Центрального Державного архіву вищих органів влади та управління України.

11.1. Документи в межах Комісії доставляються виконавцю працівником управління документального забезпечення Секретаріату.

Документи в межах структурного підрозділу Секретаріату доставляються виконавцю працівником, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі.

11.2. Доставки документів виконавцю в межах Комісії здійснюються протягом дня, як правило, о 10.00, 14.00, 17.00. Термінова документація доставляється виконавцю негайно.

12.1. Протокол засідання Комісії складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначаються посади, прізвища та ініціали Голови (головуючого) та присутніх на засіданні Комісії заступника Голови Комісії, секретаря Комісії та інших членів Комісії, працівників Секретаріату. Списки запрошених на засідання Комісії додаються до протоколу.

12.2. В основній частині протоколу зазначаються питання порядку денного засідання Комісії, прізвища та ініціали членів Комісії, які доповідають з відповідних питань, і осіб, які беруть участь в їх обговоренні, констатуються рішення Комісії з питання, що обговорюється, та результати голосування.

12.3. Протокол засідання Комісії оформляється управлінням документального забезпечення Секретаріату.

12.4. До протоколу засідання Комісії додаються оригінали документів, прийнятих на засіданні, окремі думки членів Комісії, викладені в письмовій формі, стенограма засідання.

12.5. Протокол засідання Комісії підписується головуючим на засіданні та секретарем Комісії.

13.1. На засіданні Комісії ведеться стенограма (дослівний запис доповідей, промов, інших виступів, а також реплік, запитань, відповідей, що прозвучали на засіданні). Стенограма додається до протоколу відповідного засідання Комісії.

13.2. Розшифровку стенограми та її друкування здійснює управління документального забезпечення Секретаріату протягом трьох робочих днів з дня проведення засідання Комісії.

Текст стенограми повинен містити розділи, що відповідають назвам питань порядку денного засідання Комісії.

13.3. Членам Комісії у разі потреби надається можливість ознайомитися із стенограмою засідання Комісії і завізувати стенограму свого виступу. Усі, хто брав участь в обговоренні питань на засіданні Комісії, також мають право ознайомитися із розшифрованим текстом свого виступу.

13.4. Стенограма засідання Комісії або витяг з неї може бути надіслана заінтересованим особам, а також опублікована в засобах масової інформації. Відповідний дозвіл надається рішенням Комісії або Головою Комісії, заступником Голови Комісії чи секретарем Комісії.

14.1. Управління документального забезпечення Секретаріату готує протоколи засідань Комісії для передачі їх до Державного архіву вищих органів влади та управління України на зберігання.

14.2. На кожний комплект документів, прийнятих на засіданні Комісії та об'єднаних в одному протоколі, складається засвідчувальний аркуш, що містить відомості про загальну кількість сторінок протоколу з додатками та стенограмою.

14.3. Оригінали протоколів засідань Комісії з підписами та візами підлягають постійному зберіганню.

14.4. Протоколи засідань Комісії в архіві Комісії зберігаються управлінням документального забезпечення Секретаріату. Зберігання протоколів засідань Комісії та подальша робота з ними забезпечуються відповідно до цієї Інструкції.

15.1. Розпорядження складається, як правило, із назви, констатуючої та розпорядчої частин, підпису.

15.2. У констатуючій частині викладаються мета та завдання. Якщо підставою для підготовки розпорядження є законодавчий акт, нормативно-правовий або розпорядчий документ, в констатуючій частині розпорядження обов'язково зазначаються найменування цього документа (заголовок), дата і його номер, його розділи, статті, пункти.

15.3. У пунктах розпорядчої частини розпорядження Голови Комісії зазначаються конкретні дії, які передбачається виконати, терміни виконання та виконавці. В останньому пункті розпорядчої частини цього документа зазначається посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням розпорядження в цілому.

15.4. Якщо чергове розпорядження доповнює, відміняє або змінює попередні розпорядження чи їх окремі пункти, це обумовлюється в тексті цього розпорядження. У таких випадках управління документального забезпечення Секретаріату робить відповідні відмітки в попередньому розпорядженні.

15.5. Розпорядження Голови Комісії друкуються на бланках установленої форми (додаток 7).

15.6. Проекти розпоряджень Голови Комісії візуються виконавцем, керівником відповідного структурного підрозділу, літредактором, начальником юридичного управління, керівником Секретаріату та членом Комісії, до компетенції якого належить дане питання.

Якщо в розпорядженні є питання фінансового характеру, воно візується начальником управління планування та фінансового контролю і завідуючим відділом бухгалтерського обліку та звітності Секретаріату.

15.7. Розпорядження з кадрових питань готується і візується відповідно завідуючим відділом кадрової та режимної роботи, літредактором, начальником юридичного управління та керівником Секретаріату.

15.8. Проект розпорядження Голови Комісії візується на останньому аркуші першого примірника розпорядження в нижній його частині.

15.9. Проект розпорядження подає на погодження Голові Комісії секретар Комісії, а з кадрових питань - керівник Секретаріату або завідуючий відділом кадрової та режимної роботи Секретаріату.

Після погодження з Головою Комісії проект розпорядження друкується на бланку і передається виконавцем на підпис через службу Голови Комісії.

15.10. Розпорядження підписує Голова Комісії, а в разі його відсутності - заступник Голови Комісії.

15.11. Управління документального забезпечення Секретаріату за необхідності здійснює копіювання розпоряджень та розсилку їх членам Комісії, структурним підрозділам Секретаріату під розпис. Розрахунок розсилки готується і підписується керівником структурного підрозділу, який підготував проект цього розпорядження, та затверджується керівником Секретаріату.

15.12. Розпорядження Голови Комісії реєструються і формуються управлінням документального забезпечення Секретаріату в справи відповідно до номенклатури справ.

15.13. Розпорядження Голови Комісії з кадрових питань реєструються і формуються в справи відділом кадрової та режимної роботи Секретаріату.

16.1. Контроль за виконанням документів передбачає безпосередню перевірку і регулювання виконання, облік та аналіз результатів виконання взятих на контроль документів у встановлені строки.

16.2. Категорії документів, що беруться на контроль, встановлюються відповідно до чинних законів, нормативно-правових та нормативних актів з урахуванням специфіки діяльності Комісії ( додаток 14).

За рішенням Комісії, на вимогу Голови Комісії, заступника Голови Комісії, секретаря Комісії на контроль можуть бути взяті й інші категорії документів.

16.3. Відповідальність за організацію і стан роботи з розгляду документів, забезпечення якісної та своєчасної підготовки матеріалів про хід їх виконання покладається на членів Комісії, керівника Секретаріату та керівників структурних підрозділів Секретаріату.

16.4. Контроль за виконанням документів здійснює управління документального забезпечення Секретаріату, помічники членів Комісії, а в структурних підрозділах Секретаріату - працівники, відповідальні за діловодство.

16.5. Строки виконання документів можуть бути загальними та індивідуальними.

16.6. Загальні строки виконання визначаються чинним законодавством.

16.7. Індивідуальні строки виконання документів, установлені рішенням Комісії, резолюцією Голови Комісії, заступника Голови Комісії, секретаря Комісії, не можуть перевищувати загального строку.

16.8. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані протягом не більше ніж 30 календарних днів.

16.9. Завдання та доручення з поміткою "Терміново" виконуються у триденний строк.

16.10. Якщо виконання документа в передбачений строк є неможливим, строк його виконання може бути продовжений в установленому цією Інструкцією порядку особою, яка його встановила. Продовження строку виконання документа оформляється виконавцем не менше ніж за три дні до дня закінчення строку виконання.

16.11. Контроль за виконанням документа здійснюється з моменту взяття його на контроль, про що в управлінні документального забезпечення Секретаріату ставиться відповідна відмітка на документі.

16.12. Контроль за строками виконання документів здійснюється з використанням автоматизованої системи "Документообіг".

16.13. На кожний документ, що знаходиться на контролі, роздруковується контрольна картка, копія якої разом з документом надсилається виконавцю управлінням документального забезпечення Секретаріату.

16.14. Контрольні картки групуються помічником члена Комісії, а в структурних підрозділах Секретаріату - працівником, відповідальним за діловодство, за строками виконання відповідних документів.

16.15. Якщо в резолюції Голови Комісії, заступника Голови Комісії, секретаря Комісії зазначено кілька виконавців, то роботу з документом координує і після узагальнення пропозицій, поданих співвиконавцями, доповідає про виконання перша із зазначених осіб.

Особа, визначена в дорученні відповідальною за узагальнення матеріалів, заповнює листок контролю (додаток 15), що передається виконавцеві разом з дорученням, в якому відмічається дата передачі їй пропозицій або зауважень до документа для узагальнення і підготовки проекту відповідного документа, з подальшою передачею його до управління документального забезпечення.

16.16. Контроль за строками виконання доручень Голови Комісії, заступника Голови Комісії, секретаря Комісії та інших членів Комісії, що визначені в усній формі або оформлені на бланках-дорученнях, забезпечується Службою Голови Комісії, помічниками заступника Голови Комісії, секретаря Комісії, членів Комісії.

16.17. Документ вважається виконаним, якщо порушені в ньому питання вирішені в повному обсязі по суті. Виконавець робить запис про виконання на самому документі або в контрольній картці. Виконані документи разом з усіма матеріалами щодо них передаються до управління документального забезпечення Секретаріату.

16.18. Виконані документи знімаються з контролю особою, яка давала доручення щодо здійснення контролю, за інформацією управління документального забезпечення Секретаріату або помічників членів Комісії, про що на документі або в контрольній картці цією особою робиться відповідний запис.

Підставою для зняття документа з контролю є:

- письмова пропозиція на ім'я особи, яка дала доручення, про виконання документа або окремих його положень, про зняття доручення з контролю, підписана виконавцем;

- рішення Комісії або розпорядження Голови Комісії за результатами виконання документа;

- відповідь на документ, що надійшов до Комісії, підписана Головою Комісії, заступником Голови Комісії, секретарем Комісії, іншим членом Комісії.

У разі якщо про виконання документа доповідалося виконавцем особі, яка дала доручення в усній формі, в контрольній картці цього документа за погодженням з особою, яка давала доручення, робиться відповідний запис.

16.19. Управління документального забезпечення Секретаріату щотижня інформує Голову Комісії та секретаря Комісії, керівника Секретаріату про стан виконання документів.

17.1. Звернення громадян приймаються і реєструються в управлінні документального забезпечення Секретаріату в день їх надходження.

17.2. Реєстраційний штамп управління документального забезпечення Секретаріату ставиться у правій верхній частині першого аркуша листа або телеграми. Реєстраційний номер звернення громадянина складається з індексу номенклатури справ, вхідного номера листа і дати надходження до Комісії.

У разі надходження повторних звернень з одного й того самого питання їм надається черговий реєстраційний номер, а у відповідній графі контрольної картки зазначається реєстраційний номер першого звернення.

На верхньому полі першого аркуша повторного звернення праворуч і в контрольній картці робиться запис "повторно".

17.3. При реєстрації звернень управлінням документального забезпечення Секретаріату перевіряється, чи за адресою надійшло звернення та комплектність документів. Якщо під час розкриття конверта виявлено некомплектність документів або їх пошкодження, складається акт у трьох примірниках. Один примірник акта надсилається автору звернення, другий додається до звернення, третій залишається в управлінні документального забезпечення Секретаріату. Конверти, в яких надійшли документи, додаються до звернення.

17.4. Звернення після їх реєстрації передаються на розгляд Голові Комісії, заступнику Голови Комісії, секретарю Комісії і відповідно до резолюції, вчиненої Головою Комісії, заступником Голови Комісії, секретарем Комісії, розглядаються в порядку, встановленому законодавством України та Регламентом Комісії.

17.5. Якщо порушені у зверненні питання не належать до компетенції Комісії, звернення за підписом секретаря Комісії в п'ятиденний строк з дня його надходження до Комісії пересилається до відповідного органу чи посадової особи, про що повідомляється автору звернення.

Якщо звернення не містить відомостей, необхідних для прийняття рішення, воно в той самий строк повертається громадянину з відповідним роз'ясненням.

17.6. Звернення громадян реєструються відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян". Не обліковуються звернення без зазначення прізвища, імені, по батькові, місця проживання громадянина, його підпису та дати подання звернення. Такі звернення визнаються анонімними і без розгляду долучаються до справи для передачі в архів.

17.7. Скарги (заяви) на рішення, дії або бездіяльність виборчих комісій, комісій із всеукраїнського референдуму розглядаються відповідно до Законів України "Про вибори народних депутатів України", "Про вибори Президента України", "Про всеукраїнський референдум" та "Про звернення громадян".

17.8. Запити та звернення народного депутата України розглядаються відповідно до Закону України "Про статус народного депутата України".

17.9. Звернення громадян розглядаються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення, - не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання.

17.10. Відповіді на звернення громадян підписуються Головою Комісії, заступником Голови Комісії, секретарем Комісії або іншими членами Комісії, працівниками Секретаріату, якщо у підготовці відповіді на звернення громадян вони брали участь.

17.11. У разі тимчасової відсутності члена Комісії, працівника Секретаріату, у якого знаходиться на розгляді звернення, воно передається за погодженням з Головою Комісії, заступником Голови Комісії, секретарем Комісії для виконання іншому члену Комісії або за дорученням керівника структурного підрозділу Секретаріату - іншому працівникові цього структурного підрозділу Секретаріату.

17.12. Особистий прийом громадян проводиться Головою Комісії, заступником Голови Комісії, секретарем Комісії та іншими членами Комісії згідно з графіком прийому громадян, що затверджується Головою Комісії.

17.13. Організаційне забезпечення особистого прийому громадян у Комісії здійснюють Служба Голови Комісії, помічники заступника Голови Комісії, секретаря Комісії та інших членів Комісії.

17.14. Запис на прийом здійснюється працівниками служби Голови Комісії, помічниками заступника Голови Комісії, секретаря Комісії та інших членів Комісії напередодні дня прийому громадян.

17.15. Усні звернення громадян на особистому прийомі реєструються окремо в спеціальному журналі з подальшим внесенням їх до бази даних автоматизованої системи "Документообіг".

17.16. Якщо порушені в усному зверненні питання неможливо вирішити безпосередньо на особистому прийомі, таке звернення розглядається в тому ж порядку, що й письмове звернення.

17.17. Не допускається розголошення інформації, що міститься у зверненнях, про особисте життя громадян, якщо порушуються їх права та законні інтереси.

17.18. Не допускається ознайомлення зі зверненнями громадян працівників структурних підрозділів Секретаріату, які не мають відношення до вирішення питань, порушених у зверненні.

17.19. Звернення громадян після їх розгляду і вирішення порушених у них питань з усіма документами передаються виконавцем до управління документального забезпечення Секретаріату для формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

Звернення, відповіді на них і документи щодо їх розгляду формуються у справи згідно із затвердженою номенклатурою справ Комісії в алфавітному порядку прізвищ заявників.

18.1. Комп'ютерно-друкарські роботи в Комісії виконує відділ комп'ютерного набору та копіювання управління документального забезпечення Секретаріату.

18.2. Комп'ютерно-друкарські роботи, крім постанов, протокольних рішень Комісії, розпоряджень і доручень Голови Комісії, можуть виконуватися помічниками членів Комісії та працівниками структурних підрозділів Секретаріату.

18.3. Документи друкуються на бланках, зразки яких затверджуються Комісією, на папері стандартних форматів. Управління документального забезпечення Секретаріату забезпечує друкування документів на відповідних бланках (додатки 5 - 13-1).

18.4. Документи на бланках Голови Комісії, заступника Голови Комісії чи секретаря Комісії друкуються після попереднього візування документа відповідно до п.9.9 цієї Інструкції та погодження з особою, яка буде підписувати документи.

18.5. Для друкування у відділі комп'ютерного набору і копіювання управління документального забезпечення Секретаріату приймаються матеріали виключно службового характеру.

18.6. Матеріали для друкування передаються працівниками структурних підрозділів Секретаріату Комісії в папках, на яких зазначаються прізвище виконавця і номер його службового телефону.

18.7. Матеріали друкуються в порядку їх надходження. Документи, що потребують термінового виконання, друкуються позачергово, про що робиться відповідний напис. Ступінь терміновості визначається керівником Секретаріату або начальником управління документального забезпечення Секретаріату за погодженням з виконавцями.

18.8. Передані для друкування рукописні матеріали повинні бути написані розбірливо. Недбало написані матеріали, виправлені кольоровим (крім синього і чорного) чорнилом або олівцем, до виконання не приймаються.

18.9. Копіювальні роботи в Комісії виконуються управлінням документального забезпечення Секретаріату.

18.10. Для копіювання приймаються виключно службові матеріали.

18.11. Документи обсягом понад п'ять сторінок та їх копій понад п'ять примірників копіюються з дозволу секретаря Комісії або керівника Секретаріату відповідно до замовлення згідно з формою (додаток 16).

18.12. Документи та кількість їх примірників для копіювання обліковуються в журналі реєстрації замовлень, що знаходиться у відділі комп'ютерного набору та копіювання управління документального забезпечення Секретаріату.

18.13. Надруковані матеріали, що підлягають копіюванню, повинні бути чіткими і чистими.

18.14. Стенографічні роботи в Комісії виконуються управлінням документального забезпечення Секретаріату.

18.15. Засідання Комісії, а також у разі потреби - наради та інші заходи, що проводяться Головою Комісії, заступником Голови Комісії, секретарем Комісії, стенографуються. Про необхідність стенографування нарад та інших заходів управління документального забезпечення Секретаріату повідомляється завчасно.

18.16. Стенографічні роботи виконуються працівником управління документального забезпечення Секретаріату в спеціальних зошитах, засідання Комісії одночасно записується на магнітну плівку.

18.17. Розшифрований і надрукований матеріал перевіряється та оформляється відповідно до встановлених правил. На лицьовому боці останнього аркуша стенограми проставляється прізвище та ініціали працівника, який розшифрував стенограму, і дата здійснення розшифрування. Стенограми друкуються в одному примірнику.

19.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, що формуються в Комісії, з визначенням термінів їх зберігання.

19.2. Номенклатура справ у структурних підрозділах Секретаріату на наступний календарний рік визначається структурним підрозділом за участю управління документального забезпечення Секретаріату не пізніше жовтня поточного року, підписується керівником структурного підрозділу Секретаріату і передається до управління документального забезпечення Секретаріату (додаток 17).

19.3. Зведена номенклатура справ Комісії складається на підставі номенклатур справ структурних підрозділів Секретаріату, підписується начальником управління документального забезпечення Секретаріату, погоджується з Центральним Державним архівом вищих органів влади та управління України і затверджується Головою Комісії.

19.4. Після затвердження зведеної номенклатури справ керівникам структурних підрозділів Секретаріату надається витяг з номенклатури справ у вигляді відповідних розділів, завірений управлінням документального забезпечення Секретаріату.

19.5. Якщо протягом року в структурних підрозділах Секретаріату формуються нові справи, назви їх додатково вносяться до затвердженої номенклатури справ. Усі зміни та доповнення, внесені до номенклатури справ структурного підрозділу, погоджуються з управлінням документального забезпечення Секретаріату.

20.1. Виконані документи формуються у справи працівниками, відповідальними за ведення діловодства в структурних підрозділах Секретаріату, відповідно до затвердженої номенклатури справ Комісії та після належного оформлення передаються до управління документального забезпечення Секретаріату.

20.2. При формуванні справи перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, якість оформлення та повнота документів, наявність на документах підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або оцінок щодо виконання, напис "До справи" тощо. Невідповідно оформлені документи мають бути дооформлені та долучені до справи.

Не допускається розміщення у справі документів, зміст яких не відповідає назві справи.