Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", прийнятому Верховною Радою України 24 грудня 1993 року, установи, заклади та підприємства системи Міністерства охорони здоров'я України повинні забезпечувати охоронність документів, що створюються у процесі їх діяльності, та нести відповідальність за пошкодження документів або їх втрату.

За останні роки в системі охорони здоров'я України відбувається процес реорганізації, ліквідації установ та створення нових. При цьому у відповідних наказах не зазначається подальше місцезнаходження документів та архівів установ, що реорганізуються або ліквідуються, як це мало місце у наказах про ліквідацію Малого державного підприємства "Гіта" (1993 р.), Кременчуцького заводу "Біофармсинтез" (1993 р.), Республіканського наркологічного психотерапевтичного центру (1993 р.), Республіканського лікувально-фізкультурного диспансеру (1991 р.) та багатьох інших. Це призводить до втрати інформації про місцезнаходження архівних документів, що зашкоджує соціально-правовим інтересам громадян, а в ряді випадків - до втрати безпосередньо документів. Наприклад, втрачена частина документів колишнього Четвертого головного управління МОЗ УРСР про передачу підвідомчих установ, не передана на відомче зберігання до архіву МОЗ України наукова документація Київського регіонального науково-практичного центру екстреної медичної допомоги, невідоме місцезнаходження частини документів колишнього госпіталю для інвалідів Вітчизняної війни (м.Київ), документи дитячого санаторію "Перемога" без належних підстав потрапили до Республіканського консультативно-діагностичного центру матері та дитини тощо.

З метою запобігання втрати архівних документів та для забезпечення їх збереження та пошуку Н А К А З У Ю :

I. Начальникам головних управлінь, управлінь та відділів МОЗ України:

1. У наказах про реорганізацію та ліквідацію установ визначити подальше місцезнаходження їх архівних документів.

2. Прийняти до відома порядок передачі архівних документів:

2.1. При реорганізації установи правонаступник приймає незавершені діловодством справи та її архів.

2.2. При реорганізації установи, якщо з її складу виділяється підрозділ зі статусом юридичної особи, останньому передаються незавершені діловодством справи, що належать до профілю його діяльності, особові справи і особові рахунки за поточний рік працівників, які перейшли на роботу до цієї установи.