З метою реалізації Закону України "Про ратифікацію Угоди про позику (Проект розвитку міської інфраструктури) між Україною та Міжнародним банком реконструкції та розвитку" від 24.09.2008 N 592-VI та положень Угоди про позику з питань використання коштів позики

1. Затвердити Порядок розгляду та ухвалення Мінжитлокомунгоспом платіжних документів за проектом "Розвиток міської інфраструктури", що додається.

2. Управлінню координації міжнародної технічної допомоги та міжнародних зв'язків (О.О.Савенко) разом з Центральною групою управління проектом "Розвиток міської інфраструктури" забезпечити належну реалізацію положень цього Порядку.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра І.В.Запатріну.

1. Порядок розгляду та ухвалення Мінжитлокомунгоспом платіжних документів за проектом "Розвиток міської інфраструктури" (далі - Порядок) визначає механізм ухвалення Мінжитлокомунгоспом платіжних документів в рамках спільного з Міжнародним банком реконструкції та розвитку (далі - МБРР) проекту "Розвиток міської інфраструктури" (далі - Проект) з метою здійснення витрат за Проектом.

2. Для цілей цього Порядку термін "виконавець/бенефіціар" означає комунальні підприємства, відібрані в рамках "основного компонента", - комунальне підприємство "Агентство програм розвитку Одеси", комунальне підприємство "Чернігівводоканал", комунальне підприємство "Івано-Франківськводоекотехпром", комунальні підприємства, які будуть відібрані в рамках "відкритого компоненту" Проекту.

3. Усі процедури за Проектом здійснюються через Центральну групу управління проектом (далі - ЦГУП), яку утворено Мінжитлокомунгоспом відповідно до п. 2 Розділу A Доповнення 5 Угоди про позику з метою координації дій з комунальними підприємствами і їх регіональними групами управління проектом та поточного управління впровадженням і надання звітності за Проектом на центральному рівні.

4. Для цілей цього Порядку терміни "копія" та "переклад" означають копію або переклад оригіналу будь-якого документа за Проектом, який має бути завірений підписом уповноваженої особи виконавця/бенефіціара та відповідною печаткою.

5. З метою розподіленого фінансового управління Міністерство фінансів України (далі - Мінфін) відкриває і веде в ВАТ "Державний експортно-імпортний банк України" чотири окремі спеціальні (для валюти) і транзитні (для гривні) рахунки:

5.1. Спеціальний рахунок "A" - для комунального підприємства "Агентство програм розвитку Одеси".

5.2. Спеціальний рахунок "B" - для комунального підприємства "Чернігівводоканал".

5.3. Спеціальний рахунок "C" - для комунального підприємства "Івано-Франківськводоекотехпром".

5.4. Спеціальний рахунок "D" відкривається для Мінжитлокомунгоспу з метою подальшого фінансування діяльності ЦГУП та відібраних до "відкритого компонента" комунальних підприємств - учасників Проекту, для кожного з яких Мінфін відкриє окремі субрахунки.

6. Перед здійсненням першого платежу виконавець/бенефіціар надсилає до Мінжитлокомунгоспу (через ЦГУП) оригінал або копію наказу про уповноваження осіб на підписання платіжних документів/заявок на зняття коштів в рамках Проекту, копій платіжних документів та документів, які стосуються тендерних процедур, копій контрактів та підтверджуючих документів, перекладів на англійську та українську мови. Якщо керівник підприємства залишає право підпису платіжних документів за Проектом за собою, він надає підтверджуючі документи про свої повноваження. Разом з наказом про свої повноваження підписувати платіжні документи за Проектом уповноважені особи надають копії своїх національних і закордонних паспортів (тільки заповнені сторінки), які вони завіряють власним підписом, та вносять зразки своїх підписів у банківські картки, які надаються Мінфіном через ЦГУП. У разі зміни уповноважених осіб виконавець/бенефіціар негайно повідомляє про це ЦГУП та надсилає оновлений наказ про уповноваження осіб на підписання платіжних документів/заявок на зняття коштів у рамках Проекту із зазначеними вище документами.

7. З метою здійснення витрат за Проектом кожен виконавець/бенефіціар перед подачею першої заявки на зняття коштів і щорічно, починаючи з дати набуття чинності Угодою про позику, подає до Мінжитлокомунгоспу через ЦГУП у двох примірниках письмово затверджений Світовим банком (надається копія електронного погодження та переклад українською мовою) та підписаний уповноваженою особою виконавця/бенефіціара план закупівель за Проектом, а також річний фінансовий план, який завіряється уповноваженою особою згідно затвердженого плану закупівель. При внесенні змін у план закупівель виконавець/бенефіціар негайно повідомляє про це ЦГУП та повторно надсилає оновлений план закупівель з письмовим затвердженням МБРР та перекладом у двох примірниках.

8. Загальні вимоги та перелік документів на здійснення платежів контрагентам (підрядникам, консультантам, постачальникам товарів та послуг тощо), які подаються один раз у трьох примірниках при здійсненні першого платежу відповідному контрагенту згідно з окремим підписаним контрактом у рамках Проекту:

а) копія контракту між виконавцем/бенефіціаром та відповідним контрагентом мовою оригіналу. У разі якщо це іноземна мова, то надається також переклад українською мовою;

б) оригінал або копія тендерної пропозиції контрагента, якщо вона є невід'ємною частиною контракту. У разі якщо тендерна пропозиція оформлена іноземною мовою, надається також переклад українською мовою;

в) оригінал або копія протоколів засідання тендерного комітету та звіт з оцінки тендерних пропозицій українською мовою за формою МБРР;

г) копія та переклад на українську мову письмового погодження МБРР (резолюція банку "без забезпечень"/"no-objection") на укладення контракту з відповідним контрагентом, а у разі його відсутності - документи які підтверджують, що отримання погодження МБРР не потрібне. Погодження МБРР повинно містити суму контракту.

д) у разі підписання доповнень до контракту їх копії надсилаються один раз при здійсненні наступного платежу в трьох примірниках у порядку, передбаченому в підпунктах "а" та "г" цього пункту.

9. Загальні вимоги та перелік документів на здійснення платежів, незалежно від рахунку, з якого здійснюється оплата, контрагентам (підрядникам, консультантам, постачальникам товарів та послуг тощо), які подаються кожного разу в трьох примірниках при здійсненні оплати відповідному контрагенту згідно з окремим підписаним контрактом у рамках Проекту:

9.1. Оригінали або копії документів (первинні документи), які підтверджують здійснення кожної окремої оплати і визначені положеннями контракту між відповідним виконавцем/бенефіціаром та контрагентом, а також містять інформацію про контракт та його сторони:

а) рахунки-фактури;

б) акти виконаних робіт, які включають в себе перелік наданих послуг/виконаних робіт;

в) забезпечення виплати авансового платежу (при оплаті авансу, якщо це передбачено контрактом) згідно пунктом h частини B Розділу II Доповнення 4 Угоди про позику;

г) забезпечення виконання контракту, якщо це передбачено контрактом;

д) свідоцтва про завершення робіт, якщо це передбачено контрактом;

е) свідоцтва про випробування, якщо це передбачено контрактом;

є) акти прийняття в експлуатацію, якщо це передбачено контрактом;

ж) інші документи, визначені контрактом з контрагентом.

9.2. Реєстр здійснених платежів за даним контрактом згідно з формою, наведеною у Додатку 4 до цього Порядку.

9.3. Якщо підтверджуючі документи згідно з умовами контракту готуються іноземною мовою, то виконавець/бенефіціар повинен подати переклад українською мовою кожного такого документа у трьох примірниках.

9.4. У разі будь-яких вирахувань із сум, визначених до сплати актами виконаних робіт, рахунками-фактурами, подається окремий розрахунок потреби коштів, який підписується уповноваженим представником виконавця/бенефіціара.

9.5. Якщо підтверджуючі документи не визначені умовами контракту, то їх перелік та вимоги до них визначаються згідно з умовами Угоди про позику та чинним законодавством України.

10. Загальні вимоги до оформлення заявок на зняття коштів з рахунку Позики:

10.1. Усі заявки в рамках Проекту, які надсилаються до МБРР, нумеруються послідовно починаючи з номера один.

10.2. Усі заявки, які надаються виконавцем/бенефіціаром ЦГУП для здійснення подальших процедур, нумеруються послідовно по Проекту, причому після номера ставиться короткий буквений код, присвоєний ЦГУП кожному виконавцю/бенефіціару.

10.3. Заявка на зняття коштів (форма 2380) з рахунку Позики підписується Мінжитлокомунгоспом та передається на оплату до Мінфіну у разі виконання таких обов'язкових умов:

а) заявка належним чином заповнена і відповідає умовам Угоди про позику, листу МБРР щодо порядку зняття коштів Позики, а також довіднику МБРР щодо надання коштів позики позичальникам Світового банку;

б) заявка підписана уповноваженою особою виконавця/бенефіціара, яка не містить печатки та/або іншого штампу;

в) заявка подана в трьох примірниках із зазначенням суми, включаючи призначення платежу;

г) заявка містить візи (підписи) осіб, які безпосередньо займаються підготовкою та оформленням платіжних документів за Проектом (фінансових менеджерів, бухгалтерів, тощо).

д) на рахунку Позики є достатньо коштів за даною категорією для здійснення платежу або видачі спеціального зобов'язання.

10.4. У заявці не допускається жодних виправлень.

11. Для авансування коштів з рахунку Позики на відповідний спеціальний рахунок/субрахунок (перший платіж) або для збільшення суми на спеціальному рахунку/субрахунку в межах дозволеної граничної суми для спеціального рахунку, яка визначена в пункті 1 Додатка A Доповнення 1 Угоди про позику, відповідний виконавець/бенефіціар подає до ЦГУП:

11.1. Лист на офіційному бланку відповідного виконавця/бенефіціара на адресу Мінжитлокомунгоспу, який містить відповідний запит, назву проекту, номер позики, назву та номер категорії фінансування згідно з Угодою про позику, номер спеціального рахунку/субрахунку та назву банківської установи, де його відкрито, код та назву бюджетної програми, суму, яка підлягає перерахуванню, а також перелік додатків - пакет платіжних та підтверджуючих документів.

11.2. Заявку на зняття коштів англійською мовою в трьох примірниках (форма 2380), яка повинна містити всі необхідні реквізити спеціального ранку/субрахунку та його власника.

11.3. Переклад заявки на зняття коштів у трьох примірниках.

11.4. Копію затвердженого Мінжитлокомунгоспом фінансового плану, у якому зазначено період фінансування закупівель, для яких планується використати кошти, авансовані на спеціальний рахунок/субрахунок.

12. Для здійснення прямого платежу (як у валюті, так і у гривнях) з рахунку Позики на рахунок контрагента виконавця/бенефіціара відповідний виконавець/бенефіціар додатково подає до ЦГУП:

12.1. Лист на офіційному бланку відповідного виконавця/бенефіціара на адресу Мінжитлокомунгоспу, який містить відповідний запит, назву проекту, номер Позики, назву та номер категорії фінансування згідно з Угодою про позику; розділ, статтю, пункт плану закупівель, номер та дату контракту, назву контрагента, код та назву бюджетної програми, код економічної класифікації видатків (КЕКВ), суму, яка підлягає перерахуванню згідно з умовами контракту, а також перелік додатків (пакет платіжних та підтверджуючих документів).

12.2. Заявку на зняття коштів англійською мовою в трьох примірниках (форма 2380), яка повинна містити інформацію щодо контракту та закупівлі, а також обов'язкові реквізити контрагента: юридичну назву, адресу, поштовий індекс, номер розрахункового рахунку, банк, в якому відкрито розрахунковий рахунок, МФО, код ЄДРПОУ, індивідуальний податковий номер, свідоцтво платника ПДВ, а для платежів у валюті - дані про SWIFT, IBAN (для платежів в євро), банк-кореспондент, включаючи його повну адресу, тощо.

12.3. Переклад заявки на зняття коштів у трьох примірниках.

12.4. Окремий пакет підтверджуючих документів (згідно з п. 8) в одному примірнику для передачі до МБРР та копію контракту і підтверджуючих документів до нього. Всі документи подаються тільки англійською мовою, а у разі якщо вони готуються українською мовою, то подається тільки переклад англійською мовою.

13. Для поповнення спеціального рахунку/субрахунку з рахунку Позики (поповнення здійснюється на суму раніше здійснених виплат із спеціального рахунку/субрахунку) відповідний виконавець/бенефіціар подає до ЦГУП:

13.1. Лист на офіційному бланку відповідного виконавця/бенефіціара на адресу Мінжитлокомунгоспу, який містить відповідний запит, назву проекту, номер позики, назву та номер категорії фінансування згідно з Угодою про позику, номер спеціального рахунку/субрахунку та назву банківської установи, де його відкрито, номер та назву бюджетної програми, суму, яка підлягає перерахуванню, а також перелік додатків (пакет платіжних та підтверджуючих документів).

13.2. Заявку на зняття коштів англійською мовою в трьох примірниках (форма 2380), яка повинна містити всі необхідні реквізити спеціального ранку/субрахунку та його власника.

13.3. Переклад заявки на зняття коштів у трьох примірниках.

13.4. Звіт про витрати коштів (Statement of Expenditures - SOE, форма 1903 3E), Додаток 1, у трьох примірниках українською та англійською мовами, підписані уповноваженою особою виконавця/бенефіціара.

13.5. Відомість правильності ведення спеціального рахунку/субрахунку (Special Account Reconciliation Statement), Додаток 2, англійською та українською мовами, підписану уповноваженою особою виконавця/бенефіціара, в трьох примірниках.

13.6. Копія виписки із спеціального рахунку/субрахунку, яка підтверджує баланс спеціального рахунку/субрахунку, використаний для підготовки відомості правильності ведення спеціального рахунку/субрахунку в трьох примірниках.

13.7. Копії виписок із спеціального рахунку/субрахунку, які підтверджують зняття коштів за послуги банку при здійсненні операцій за спеціальним рахунком/субрахунком і які відшкодовуються за рахунок коштів Позики.

13.8. Для передачі до МБРР один примірник таких документів тільки англійською мовою, а у разі якщо вони готуються українською мовою, то подається тільки переклад англійською мовою:

а) неаудитовані проміжні фінансові звіти;

б) звіт про витрати коштів (Statement of Expenditures - SOE) англійською мовою, підписаний уповноваженою особою виконавця/бенефіціара;

в) відомість правильності ведення спеціального рахунку (Special Account Reconciliation Statement), підписану уповноваженою особою виконавця/бенефіціара;

г) копію виписки із спеціального рахунку/субрахунку, яка підтверджує баланс спеціального рахунку/субрахунку, використаний для підготовки відомості правильності ведення спеціального рахунку/субрахунку;

д) копії контрактів та доповнень до них, які занесені до відомостей про витрати;

є) копії підтверджуючих/первинних документів (згідно з п. 7.1) щодо кожної оплати, яка зазначена у відомості про витрати;

є) інші документи, які може запросити МБРР.

14. Загальні вимоги до оформлення заявок на зняття коштів зі спеціального рахунку/субрахунку, продаж валюти, здійснення платежів у гривнях:

14.1. Усі заявки на зняття коштів з відповідного спеціального рахунку/субрахунку нумеруються послідовно починаючи з номера один.

14.2. Усі заявки на продаж валюти з відповідного спеціального рахунку/субрахунку нумеруються послідовно починаючи з номера один.

14.3. Усі гривневі платіжні документи, які відносяться до окремого транзитного рахунку, нумеруються послідовно починаючи з номера один.

14.4. Кожен відповідний виконавець/бенефіціар, для якого відкрито спеціальний рахунок/субрахунок згідно з Частиною B Доповнення 1 Угоди про позику, нумерує відповідні заявки послідовно по Проекту.

14.5. Під час роботи із спеціальними та транзитними рахунками використовуються платіжні документи, які визначає банк, де відкрито відповідні рахунки.

14.6. Усі платіжні документи повинні бути підписані у встановленому порядку уповноваженими для цього особами.

14.7. Усі платіжні документи не повинні містити печаток відповідних виконавців/бенефіціарів.

14.8. У всіх платіжних документах не допускається жодних виправлень.

15. Для здійснення платежу зі спеціального рахунку/субрахунку контрагенту виконавця/бенефіціара відповідний виконавець/бенефіціар додатково подає до ЦГУП:

15.1. Лист на офіційному бланку відповідного виконавця/бенефіціара на адресу Мінжитлокомунгоспу, який містить відповідний запит, назву проекту, номер позики, назву та номер категорії фінансування згідно з Угодою про позику; розділ, статтю, пункт плану закупівель, номер та дату контракту, назву контрагента, номер та назву бюджетної програми, код економічної класифікації видатків (КЕКВ), суму, яка підлягає перерахуванню згідно з умовами контракту, номер платіжного доручення/заяви, а також перелік додатків (пакет платіжних/первинних документів).

15.2. Належним чином заповнені платіжні документи на переказ коштів зі спеціального рахунку/субрахунку, заяву на продаж валюти, платіжне доручення для здійснення платежу у гривнях, що містять:

а) обов'язкові реквізити виконавця/замовника: назва виконавця/замовника, адреса, поштовий індекс, номер розрахункового рахунку, банк, якому відкрито розрахунковий рахунок, МФО, код ЄДРПОУ, індивідуальний податковий номер, свідоцтво платника ПДВ, а для платежів у валюті дані про SWIFT, IBAN (для платежів в євро), банк-кореспондент, включаючи його повну адресу тощо;

б) підписи уповноважених осіб з боку відповідального виконавця/бенефіціара;

в) візи (підписи) осіб, які безпосередньо займаються підготовкою та оформленням платіжних документів за проектом (фінансових менеджерів, бухгалтерів, тощо).

15.3. У разі надання на розгляд та ухвалення платіжних доручень на переказ коштів зі спеціального рахунку/субрахунку у валюті іншій, ніж валюта спеціального рахунку/субрахунку, необхідно надавати розрахунок потреби коштів у валюті платежу за формою згідно з Додатком 5 за прогнозованим курсом Міжбанківської валютної біржі України на момент здійснення платежу.

15.4. У разі якщо у розрахунку враховується залишок коштів на будь-якому рахунку, до переліку підтверджуючих документів необхідно додавати копію банківської виписки з відповідного рахунку.

16. Загальні вимоги для відкриття акредитивів у рамках Проекту:

16.1. Відкриття акредитиву дозволяється здійснювати тільки відповідно до вимог листа МБРР про використання коштів позики або у разі одержання окремого дозволу МБРР.

16.2. Умовами договору повинно передбачатись, що банківські комісії за відкриття/закриття та обслуговування спеціальних зобов'язань/акредитивів за межами України повинні сплачуватись за рахунок власних коштів контрагента виконавця/бенефіціара.

16.3. Для відкриття акредитиву використовується форма заявки, яка визначається банком, в якому буде відкрито акредитив.

16.4. Для підтвердження акредитиву використовується спеціальне зобов'язання МБРР (форма 1931).

16.5. Усі спеціальні зобов'язання в рамках Проекту, які надсилаються в банк, нумеруються послідовно починаючи з номера один.

16.6. Всі спеціальні зобов'язання від виконавців/бенефіціарів в ЦГУП нумеруються послідовно по Проекту, причому після номера ставиться короткий буквений код, присвоєний ЦГУП кожному виконавцю/бенефіціару.

16.7. Заявка на відкриття акредитиву та спеціальне зобов'язання повинні бути підписані уповноваженими особами.

16.8. Печатки ставляться тільки на заявці про відкриття акредитиву.

16.9. У заявці на відкриття акредитиву та спеціальному зобов'язанні не допускається жодних виправлень.

17. Для відкриття акредитиву на користь контрагента виконавця/бенефіціара відповідний виконавець/бенефіціар подає до ЦГУП:

17.1. Лист на офіційному бланку відповідного виконавця/бенефіціара на адресу Мінжитлокомунгоспу, який містить відповідний запит, назву проекту, номер позики, назву та номер категорії фінансування згідно з Угодою про позику; розділ, статтю, пункт плану закупівель, номер та дату контракту, назву контрагента, номер та назву бюджетної програми, код економічної класифікації видатків (КЕКВ), суму, на яку буде відкрито акредитив згідно з умовами контракту, а також перелік додатків (пакет платіжних/первинних документів).