Відповідно до статті 150 Закону України "Про судоустрій і статус суддів" та Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого рішенням Ради суддів України від 22 жовтня 2010 р. № 12 (зі змінами і доповненнями), та з метою запровадження єдиного порядку ведення договірної роботи, реєстрації та забезпечення збереження договорів, що укладаються від імені Державної судової адміністрації України та її територіальних управлінь,

1. Затвердити Положення про порядок ведення договірної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях (далі - Положення), що додається.

2. Керівникам самостійних структурних підрозділів Державної судової адміністрації України та начальникам територіальних управлінь Державної судової адміністрації України забезпечити неухильне дотримання вимог цього наказу.

3. Керівникам підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України, з урахуванням особливостей основної діяльності, використовувати Положення в ході організації договірної роботи.

4. Начальнику управління організаційного забезпечення діяльності Державної судової адміністрації України Парубченко Т.В. довести цей наказ до відома керівників самостійних структурних підрозділів Державної судової адміністрації України та начальників територіальних управлінь Державної судової адміністрації України.

5. В.о. начальника Прес-центру судової влади (на правах відділу) Какауліній О.В. розмістити текст цього наказу на офіційному веб-порталі "Судова влада України" у розділі "Нормативно-правова база".

6. З дня видання цього наказу визнати такими, що втратили чинність, накази Державної судової адміністрації України:

від 5 серпня 2005 р. № 93 "Про затвердження Положення про порядок ведення договірної роботи в територіальних управліннях державної судової адміністрації і Методичних рекомендацій щодо укладення договорів";

від 7 червня 2012 р. № 68 "Про затвердження Положення про порядок ведення договірної роботи в Державній судовій адміністрації України".

7. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Положення про порядок ведення договірної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях (далі - Положення) встановлює основні засади організації договірної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях, а також механізм взаємодії окремих самостійних структурних підрозділів Державної судової адміністрації України та структурних підрозділів територіальних управлінь Державної судової адміністрації України при підготовці (складанні), погодженні, підписанні проектів договорів, реєстрації, виконанні та зберіганні договорів.

1.2. Дія Положення поширюється на:

1.2.1 договори, які укладаються відповідно до положень Цивільного та Господарського кодексів України, у тому числі в порядку та на умовах, передбачених законодавством про здійснення державних закупівель;

1.2.2 договори, які не містять фінансових зобов'язань.

1.3. Дія Положення не поширюється на міжнародні договори та договори, порядок укладення яких регулюється законодавством про працю.

1.4. Положення є обов'язковим для виконання працівниками Державної судової адміністрації України та її територіальних управлінь, які беруть участь у веденні договірної роботи.

1.5. Договори від імені Державної судової адміністрації України укладаються в письмовій формі за підписом Голови Державної судової адміністрації України або уповноваженої особи, яка має право першого підпису фінансово-господарських документів на підставі наказу Державної судової адміністрації України (далі - уповноважена особа Державної судової адміністрації України).

Договори від імені територіального управління Державної судової адміністрації України укладаються в письмовій формі за підписом начальника територіального управління Державної судової адміністрації України або уповноваженої особи, яка має право першого підпису фінансово-господарських документів на підставі наказу територіального управління Державної судової адміністрації України (далі - уповноважена особа територіального управління Державної судової адміністрації України).

1.6. Договірна робота в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях повинна сприяти:

забезпеченню належного виконання договірних зобов'язань;

економії та раціональному використанню матеріальних, трудових, фінансових та інших видів ресурсів;

забезпеченню захисту і відновленню порушених майнових прав та інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України);

зниженню непродуктивних витрат та усуненню причин і умов, що їх спричиняють;

забезпеченню відповідальності порушників договірної дисципліни.

1.7. До договірної роботи належить:

підготовка проекту договору або розгляд проекту договору, що надійшов від іншої сторони (контрагента);

погодження (візування) проекту договору заінтересованими структурними підрозділами;

підписання договору;

реєстрація та зберігання укладеного договору;

здійснення контролю за розрахунками та виконанням договірних зобов'язань.

2.1. Договори, стороною в яких виступає Державна судова адміністрація України (територіальне управління Державної судової адміністрації України), укладаються за результатами проведеної процедури державної закупівлі товарів, робіт та послуг, або у випадку якщо така закупівля не підпадає під вимоги законодавства про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти, без проведення такої процедури.

2.2. Проект договору готується лише після включення такої закупівлі до річного плану закупівель чи відповідного додатка до нього на підставі службової записки самостійного структурного підрозділу Державної судової адміністрації України (структурного підрозділу (відповідальної особи) територіального управління Державної судової адміністрації України), який виступає з ініціативою про необхідність укладання договору або до повноважень якого належать питання, що становлять предмет договору (далі - відповідальний структурний підрозділ).

2.3. Проект договору може розроблятися будь-якою із сторін, що домовляються, крім випадків, передбачених законодавством.

2.4. У разі отримання проекту договору від іншої сторони (контрагента) відповідальний структурний підрозділ розглядає умови проекту договору, його економічну ефективність та доцільність.

Відповідальний структурний підрозділ проводить попередню перевірку умов проекту договору, копій установчих документів сторони (контрагента) за договором та інших документів, наданих стороною (контрагентом).

Під час укладання договору відповідальний структурний підрозділ перевіряє наявність у сторони (контрагента) за договором відповідно до установчих документів права на провадження відповідного виду господарської діяльності, а також наявність відповідних ліцензій, патентів, інших дозвільних документів на реалізацію товару, здійснення робіт, надання послуг (якщо законодавством передбачено обов'язковість їх отримання) тощо.

2.5. Проект договору має відповідати таким вимогам:

2.5.1 відповідність законодавству;

2.5.2 логічна послідовність викладу;

2.5.3 відсутність суперечностей у тексті проекту договору;

2.5.4 доступність для розуміння.

2.6. Договір вважається укладеним, коли між сторонами досягнуто згоди за всіма істотними умовами.

2.6.1. Істотними умовами договору є ті, що визначені законодавством або ті, що необхідні для договору цього виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою однієї із сторін має бути досягнуто згоди, зокрема:

дата і місце його укладання;

найменування сторін;

предмет договору (найменування товарів, робіт, послуг), характер виконуваної роботи (послуг, що надаються), їх відповідність науковим, технічним, економічним та іншим вимогам);

ціна договору (вартість товарів, робіт, послуг), порядок розрахунків;

зобов'язання (права та обов'язки) сторін за договором;

порядок виконання, здачі та приймання робіт (надання послуг);

гарантійні зобов'язання (у разі необхідності);

відповідальність сторін (у тому числі звільнення Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) від відповідальності за порушення грошових зобов'язань у зв'язку з несвоєчасним відкриттям бюджетних асигнувань не з вини Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України), а також несвоєчасним проведенням органами Державної казначейської служби України відповідних платежів);

форс-мажорні обставини;

порядок врегулювання спорів;

строк дії договору, порядок внесення змін, умови розірвання договору та припинення його дії;

юридичні адреси сторін та банківські реквізити.

2.6.2. При укладенні територіальними управліннями Державної судової адміністрації України договорів, які передбачають поставку (купівлю-продаж) товарів для потреб судів, місцем поставки товару є місцезнаходження відповідного суду на користь якого укладено договір та вважається однією із істотних умов цього договору.

2.7. Крім умов, зазначених у пункті 2.6 Положення, договором можуть бути передбачені інші умови, які погоджені сторонами, та не суперечать законодавству.

2.8. Невід'ємною частиною наданого для розгляду проекту договору можуть бути:

специфікація;

протокол погодження договірної ціни та/або калькуляція кошторисної вартості з розрахунками відповідно до статей витрат;

графік виконання робіт;

технічні вимоги (у разі необхідності);

інша документація, що є невід'ємною складовою договору.

2.9. До проекту договору також додаються такі документи:

виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців станом на дату підготовки проекту договору;

копія установчих документів;

копії свідоцтва про реєстрацію платника податку та свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість (у разі наявності).

Відповідальний структурний підрозділ забезпечує отримання від контрагента зазначених документів.

2.10. Усі договори, які укладаються від імені Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України), перевіряються на відповідність їх законодавству, дієздатність суб'єкта укладати договір, можливість виконання взятих зобов'язань тощо.

Договори, що підпадають під сферу застосування законодавства у сфері закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти, укладаються з урахуванням вимог цього законодавства.

2.11. Проект договору направляється в електронній та/або паперовій формі відповідальним структурним підрозділом на опрацювання до інших заінтересованих структурних підрозділів.

Строк опрацювання проекту договору заінтересованими структурними підрозділами не повинен перевищувати трьох робочих днів з дати отримання такого проекту.

За наявності зауважень (пропозицій) до проекту договору заінтересований структурний підрозділ надсилає їх в електронній та/або паперовій формі відповідальному структурному підрозділу для опрацювання та узагальнення.

2.12. Керівник відповідального структурного підрозділу погоджує (візує) один з примірників доопрацьованого, з урахуванням отриманих зауважень (пропозицій), проекту договору, а також додатки до нього та передає проект на погодження до заінтересованих структурних підрозділів.

Юридичне управління Державної судової адміністрації України (відповідний структурний підрозділ або працівник, на якого покладено функціональний обов'язок здійснювати правову роботу в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України), далі - юридична служба, погоджує (візує) проект договору, крім додатків до проекту договору, за наявності віз керівників всіх заінтересованих структурних підрозділів, у тому числі бухгалтерської служби Державної судової адміністрації України (бухгалтерської служби територіального управління Державної судової адміністрації України), далі - бухгалтерська служба, та відділу аудиту Державної судової адміністрації України щодо проекту договору, стороною за яким є Державна судова адміністрація України.

Після погодження (візування) керівниками всіх заінтересованих структурних підрозділів, бухгалтерською службою, відділом аудиту Державної судової адміністрації України щодо проекту договору, стороною за яким є Державна судова адміністрація України, та юридичною службою примірники проекту договору подаються відповідальним структурним підрозділом на погодження (візування) заступнику Голови Державної судової адміністрації України (заступнику начальника територіального управління Державної судової адміністрації України), який спрямовує, координує та контролює діяльність відповідального структурного підрозділу.

2.13. Погодження проекту договору здійснюється шляхом візування керівником відповідного структурного підрозділу лицьового боку всіх аркушів одного з примірників проекту договору.

2.14. Візи, вказані в пунктах 2.12 та 2.13 Положення, повинні складатися з особистого підпису, ініціала(ів) та прізвища посадової особи, яка погоджує (візує) проект договору.

2.15. Опрацювання та погодження проектів договорів здійснюється в такій послідовності:

2.15.1 відповідальним структурним підрозділом у частині:

визначення предмета договору;

приведення змісту договору у відповідність до його цілей, а також перевірки тексту договору на дотримання правил орфографії, стилістики і граматики українського ділового мовлення;

відповідності законодавству про здійснення державних закупівель;

запобігання незаконному та неефективному використанню державних ресурсів тощо.

Розрахунок вартості договору складається відповідальним структурним підрозділом спільно з бухгалтерською службою, виходячи із затверджених бюджетних асигнувань, та, на етапі укладання договору, може бути погоджено іншою стороною (контрагентом) на знак досягнутої згоди, про що, у разі необхідності, складається протокол узгодження договірної ціни.

2.15.2 заінтересованим структурним підрозділом у частині надання пропозицій (зауважень) до проекту договору, якщо предмет договору належить до повноважень зазначеного підрозділу;

2.15.3 секретарем комітету з конкурсних торгів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) в частині відповідності предмета договору та очікуваної вартості закупівлі річному плану закупівель або додатку до нього;