З метою подальшого удосконалення роботи центрального апарату Головного управління державної служби України відповідно до вимог системи управління якістю

1. Затвердити Порядок підготовки комунікативних заходів у Головдержслужбі України (далі - Порядок).

2. Ліквідувати методику процесу "Організація проведення комунікативних заходів з питань державної служби".

3. Першому заступнику, заступникам Начальника Головдержслужби України, керівникам структурних підрозділів забезпечити неухильне виконання вимог Порядку.

4. Управлінню організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю (Греку В.В.) ознайомити з цим наказом першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України, директора Центру сприяння інституційному розвитку державної служби, директора департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування та керівників структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Начальника Головдержслужби України Ткача В.Д.

1.1. Порядок проведення комунікативних заходів в Головдержслужбі України (надалі - Порядок) визначає загальні засади та основні вимоги до організації підготовки та проведення комунікативних заходів у Головдержслужбі України.

1.2. Порядок розроблений з метою підвищення рівня організації підготовки та проведення комунікативних заходів, що проводяться Головдержслужбою України, забезпечення чіткого розподілу повноважень між відповідальними за організацію їх проведення.

1.3. Організацію підготовки та проведення комунікативних заходів забезпечують структурні підрозділи Головдержслужби в межах компетенції.

1.4. Організація комунікативного заходу в Головдержслужбі здійснюється відповідно до цього Порядку.

1.5. Структурний підрозділ, відповідальний за організацію комунікативного заходу, складає орієнтовний план його підготовки та проведення, який затверджується Начальником Головдержслужби.

1.6. Матеріально-технічне забезпечення проведення комунікативних заходів здійснюється відповідно до затвердженого орієнтовного плану.

1.7. Комунікативні заходи проводяться, як правило, у наступних приміщеннях адмінбудівлі Головдержслужби: зала засідань (кімната 405), прес-центр (кімната 409) та Конференц-зал Школи вищого корпусу державної служби (6 поверх).

1.8. Після проведення комунікативного заходу його організатори проводять вивчення очікувань споживачів шляхом анкетування за формою, затвердженою Начальником Головдержслужби України.

1.9. Інформаційне повідомлення про проведення комунікативного заходу розміщується на офіційному веб-сайті Головдержслужби України та за необхідності - оприлюднюється в засобах масової інформації.

У Головдержслужбі України чи за її участю можуть проводитись наступні види комунікативних заходів:

1) Внутрішні - проводяться в центральному апараті Головдержслужби України чи територіальних органах (семінари, консультативні і робочі групи та ін.).

Семінар - форма групової роботи за участю запрошених, мета якої - обмін інформацією з певної теми. Процеси планування та проведення конференцій і семінарів досить схожі між собою. Єдина різниця - тривалість обговорення, а відтак - кількість проблем/питань, винесених для дискусії. Якщо на конференції учасників залучено до обговорення комплексної проблеми (яку оцінюють з погляду правових, інституційних та організаційних аспектів), то на семінарі тему дискусії сформульовано вужче. Заходи мають досить обмежені результати (і в основному спрямовані на інформування про певну проблему, аніж на вироблення спільного рішення (варіантів)).

Консультативні групи - вибрані учасники беруть участь в обговоренні для ухвалення рішень з визначеної теми. Завдання групи мають бути чітко визначені та доведені до відома всіх зацікавлених сторін.

"Гаряча лінія" - процес надання пропозицій чи отримання зауважень, коментарів телефоном щодо певної проблеми/питання. Зазвичай "гарячі лінії" проводять з першими особами (міністрами, керівниками органів, заступниками керівників органів), що уможливлює безпосередній контакт з особами, відповідальними за формування та реалізацію урядової політики (регламентується відповідним порядком, в Головдержслужбі - Порядком проведення Прямої телефонної лінії "Державна служба").

2) Зовнішні - проводяться за участю запрошених, в тому числі представників громадськості (конференції, публічні слухання, колегії, громадські ради тощо).

Конференція - великі засідання тривалістю один чи декілька днів, присвячені одному ключовому питанню або темі, поділеним на вужчі питання.