1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" державні органи, органи місцевого самоврядування, державні підприємства, установи і організації (далі - організації) створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, використання їх у службових, виробничих, наукових та інших цілях, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.

2. Архівний підрозділ є самостійною структурною частиною організації або входить до складу служби документаційного забезпечення управління організації (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо).

3. У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією і законами України, Конституційним Договором між Верховною Радою України та Президентом України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, декретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, цим Положенням та іншими нормативними актами. З питань організації та методики ведення архівної справи архівний підрозділ керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів (Головархіву) України.

4. Архівний підрозділ працює відповідно до річного плану, який затверджується керівником організації і звітується перед ним про проведену роботу.

5. Коло обов'язків працівників архівного підрозділу визначається посадовими інструкціями, які затверджуються керівником організації.

6. Основними завданнями архівного підрозділу є:

1) прийняття від структурних підрозділів організації та зберігання архівних документів на різних видах носіїв інформації;

2) контроль разом зі службою документаційного забезпечення управління стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах організації;

3) участь у складанні зведеної номенклатури справ організації, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

4) подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення їх державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній архівній установі;

5) проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації описів документів Національного архівного фонду, справ з особового складу організації та актів про виділення до знищення документів, які не віднесені до складу Національного архівного фонду;

6) створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

7) організація використання документів, видача у встановленому порядку архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;

8) підготовка і передача документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи;

9) участь у заходах по підвищенню фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань йому видається право:

1) вимагати від структурних підрозділів організації передачі на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами;

2) повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

3) давати структурним підрозділам організації рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного підрозділу;

4) запитувати від структурних підрозділів організації відомості, необхідні для роботи;