Рекомендації розроблено на виконання пункту 1 постанови Колегії Головдержслужби від 25 березня 2002 року "Про формування кадрового резерву центральними та місцевими органами виконавчої влади на посади державних службовців, призначення на які здійснюється Президентом України за поданням Кабінету Міністрів України на 2002 рік".

Зазначені рекомендації розроблено з метою надання допомоги у застосуванні нових норм Положення про формування кадрового резерву для державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2001 р. N 199, які були відсутні у діючому раніше Положенні про формування кадрового резерву для державної служби, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 19.12.94 р. N 853.

Пункт 3 Положення зазначає, що до кадрового резерву зараховуються професійно підготовлені працівники, які успішно справляються з виконанням службових обов'язків, виявляють ініціативу, мають організаторські здібності і необхідний досвід роботи.

Під час формування кадрового резерву забезпечується пропорційно збалансоване представництво кандидатур кожної статі з урахуванням складу працюючих у відповідних сферах управління. Відповідно до Указу Президента України від 25.04.2001 р. N 283 гендерна рівність має бути забезпечена поступовим збільшенням кількості жінок у кадровому резерві на посади I-III категорій державних службовців.

Про зарахування до кадрового резерву повідомляється керівництво за місцем роботи зарахованого працівника.

При зарахуванні до кадрового резерву насамперед береться до уваги власне побажання громадянина на перебування у резерві. Згода працівника про зарахування до кадрового резерву має бути викладена письмово у довільній формі.

Після зарахування кадрова служба, відповідальна за проведення роботи з резервом кадрів апарату органу виконавчої влади, усно (якщо до резерву зараховано працівника, який бажає зайняти більш високу посаду) чи письмово (якщо особа працює у іншому державному органі) інформує керівництво працівника, якого було зараховано до резерву.

Пунктом 5 Положення внесено зміни до порядку зарахування до списків кадрового резерву, а саме: зарахування до кадрового резерву затверджується наказом чи розпорядженням керівника державного органу за погодженням з іншими органами, якщо для призначення на посади, на які формується кадровий резерв, передбачається погодження кандидатур з цими органами.

У цьому випадку списки осіб, рекомендованих для зарахування до кадрового резерву, в установленій цим Положенням формі надсилаються до цих органів щороку в листопаді, тобто за місяць до термінів перегляду кадрового резерву.

Після розгляду надісланих списків в цих органах приймається рішення щодо погодження кандидатур, погодження із зауваженнями та пропозиціями або незгоди.

Зазначене рішення направляється до державних органів, які надсилали списки кадрового резерву на погодження. І, за умов погодження без зауважень, списки осіб, зарахованих до кадрового резерву, в установленому порядку затверджуються наказом чи розпорядженням керівника органу.

У разі прийняття іншого рішення списки осіб, зарахованих до кадрового резерву, доопрацьовуються з урахуванням зауважень та пропозицій і повторно надсилаються на погодження в установленому вище порядку.

Пропозиції щодо резерву на посади, призначення на які здійснюється органами вищого рівня, розглядаються спеціальними комісіями, утвореними при цих органах. Очолює комісію керівник органу або його перший заступник. Склад комісії затверджується рішенням відповідного органу.

Пропозиції щодо кадрового резерву на зазначені посади в установленій цим Положенням формі надсилаються до спеціальних комісій щороку в листопаді.

Подані списки розглядаються комісією, яка приймає відповідне рішення щодо погодження кандидатур, погодження із зауваженнями та пропозиціями або незгоди.

Рішення комісії направляється до органів, що надсилали зазначені списки, де, в разі погодження без зауважень, ці списки затверджуються наказом чи розпорядженням керівника відповідного органу.

У разі прийняття іншого рішення списки осіб, зарахованих до кадрового резерву, доопрацьовуються з урахуванням зауважень та пропозицій і повторно надсилаються на розгляд в установленому вище порядку.

Внесення змін до списків осіб, зарахованих до кадрового резерву, проводиться у наведеному вище порядку.

Після розгляду цих пропозицій та прийняття відповідних рішень щодо кандидатур, які пропонуються до кадрового резерву на зазначені посади, в установленому порядку затверджується загальний список осіб, зарахованих до кадрового резерву.

Порядок подання інформації про кадровий резерв центральними органами виконавчої влади та місцевими державними адміністраціями визначає пункт 6 Положення.

Список осіб, зарахованих до кадрового резерву на посади державних секретарів міністерств, перших заступників та заступників державних секретарів міністерств, керівників урядових органів державного управління, які надаються Головдержслужбі для узагальнення, підписуються Міністром відповідного міністерства, на посади керівників, перших заступників та заступників керівників інших центральних органів, голів обласних державних адміністрацій, їх заступників - керівниками цих органів, а на посади голів районних державних адміністрацій - головами облдержадміністрацій.