Відповідно до нормативно-правових актів, що регулюють договірну та претензійно-позовну роботу, в тому числі Указу Президента України від 11.12.2001 N 1207/2001 "Про деякі заходи щодо зміцнення юридичних служб", Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу державної виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 N 1040, рекомендацій Міністерства юстиції України від 15.01.96 N 2 "Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації", та з метою впорядкування ведення претензійно-позовної роботи на підприємствах, установах, організаціях, що належать до сфери управління Мінвуглепрому та щодо яких Міністерство здійснює управління корпоративними правами,

1. Затвердити Примірне положення про ведення договірної роботи (Додаток 1)

2. Затвердити Примірне положення про ведення претензійно-позовної роботи (Додаток 2).

3. Підприємствам, установам, організаціям, що належать до сфери управління Мінвуглепрому та щодо яких Міністерство здійснює управління корпоративними правами (далі - підприємства вугільної галузі):

3.1. На підставі Примірного положення про ведення договірної роботи та Примірного положення про ведення претензійно-позовної роботи розробити та затвердити відповідні положення;

3.2. З метою збереження державного майна та захисту інтересів держави звертатися до органів прокуратури відносно подачі позовних заяв та оскарження судових рішень;

3.3. Щоквартально до 5 числа місяця, що настає за звітнім періодом, надавати Управлінню юридичного забезпечення Мінвуглепрому інформацію щодо наявності дебіторської та кредиторської заборгованості та інформацію відносно претензійно-позовної роботи згідно з Додатками 3, 4, 5, 6, 7, 8.

4. Керівникам юридичних служб підприємств вугільної галузі кожне півріччя згідно з графіком, затвердженим начальником Управління юридичного забезпечення, прибувати до Управління юридичного забезпечення зі звітами щодо стану претензійно-позовної роботи.

5. Керівникам підприємств вугільної галузі разом з контрагентами-комерційними підприємствами здійснювати погоджувальну роботу з податковими органами відносно проведення взаємозаліку зустрічних вимог з метою погашення або зменшення дебіторської та кредиторської заборгованості.

6. Контроль за виконанням даного наказу залишаю за собою.

1.1. Примірне положення про ведення договірної роботи (далі - Положення) встановлює порядок підготовки проектів договорів, їх укладення та контролю за виконанням на підприємствах, установах, організаціях, що належать до сфери управління Мінвуглепрому та щодо яких Міністерство здійснює управління корпоративними правами (далі - Підприємства), та скероване на подальше її вдосконалення з метою чіткої організації виконання законодавства.

1.2. Відповідно до п. 11 Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу державної виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 N 1040 (далі - Загальне положення про юридичну службу), юридична служба Підприємства:

- організовує роботу, пов'язану з укладенням договорів (контрактів), бере участь у їх підготовці та здійсненні контролю за виконанням, дає правову оцінку проектам таких договорів (контрактів);

- погоджує (візує) проекти договорів (контрактів) за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів або осіб, що їх заміщують;

- бере участь у забезпеченні захисту майнових прав і законних інтересів підприємства в разі невиконання чи неналежного виконання договірних зобов'язань.

1.3. Це Положення підготовлене на підставі діючих на момент його розробки і затвердження нормативних актів, що регламентують договірну роботу, а також враховує Загальне положення про юридичну службу.

1.4. Договір укладається з метою виконання зобов'язань для задоволення потреб Підприємства.

1.5. Вартість договору погоджується сторонами до початку його виконання і залежить від ефективності, якості, терміну виконання договору та інших критеріїв оцінки.

1.6. Господарські договори (контракти) мають право підписувати:

- генеральний директор Підприємства - на підставі Статуту Підприємства;

- заступник генерального директора Підприємства, що виконує його обов'язки у разі його відсутності, або інша особа у межах наданих повноважень на підставі довіреності.

1.7. Зовнішньоекономічні договори (контракти) підписують відповідно до ст. 6 Закону України "Про зовнішньоекономічну діяльність" генеральний директор Підприємства або його представник.

Повноваження представника на укладання зовнішньоекономічного договору (контракту) засвідчується довіреністю.

Форма зовнішньоекономічних договорів (контрактів) повинна відповідати вимогам ІНКОТЕРМС "Офіційні правила тлумачення торговельних термінів Міжнародної торгової палати" (редакція 2000 року), постанови Кабінету Міністрів України від 21.06.95 N 444 "Про типові умови зовнішньоекономічних договорів (контрактів) і типові форми захисних застережень до зовнішньоекономічних договорів (контрактів), які передбачають розрахунки в іноземній валюті", наказу Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції України від 06.09.2001 N 201 "Про затвердження Положення про форму зовнішньоекономічних договорів (контрактів)" та інших нормативно-правових документів з цього питання.

2.1 Відокремлений, відособлений чи структурний підрозділ (далі - структурний підрозділ) Підприємства, який виступає з ініціативою про необхідність укладання договору (контракту) та відповідальний за його виконання:

2.1.1. Проводить попередню перевірку умов проекту договору (контракту), його економічної ефективності та доцільності, копій статутних документів підприємства-контрагента та здійснює підготовку проекту договору разом з техніко-економічним обгрунтуванням, в якому мають бути відображені підстави щодо необхідності укладання та істотні умови договору (контракту).

Істотними умовами договору є умови про предмет договору, умови, що визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї із сторін має бути досягнуто згоди.

При укладенні договору потрібно у будь-якому разі погодити предмет, ціну та строк дії договору.

До проекту договору додаються такі документи:

- копія свідоцтва про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності, юридичної особи, витяг із Статуту підприємства-контрагента щодо юридичного статусу підприємства та його місцезнаходження;

- копія свідоцтва про реєстрацію платника податку;

- довідка від банківської установи, в якій офіційно відкрито рахунок підприємства-контрагента, із зазначенням банківських реквізитів (поточний рахунок; МФО; код ЄДРПОУ).

2.1.2. Забезпечує технічне супроводження договірних зобов'язань, своєчасно приймає відповідне рішення при порушенні умов договорів. Інформує юридичну службу та керівництво Підприємства про хід виконання договорів.

2.1.3. В 5-денний строк по закінченню звітного місяця надає всі необхідні матеріали щодо дебіторської заборгованості до юридичної служби для пред'явлення претензій до підприємств-контрагентів, що порушують умови договорів (контрактів).

2.2. Фінансовий підрозділ та бухгалтерія Підприємства обов'язково, за поданням підрозділу, який зазначений у п. 2.1 даного Положення, проводить:

2.2.1. Погодження можливості укладання договору згідно з планом фінансування;

2.2.2. Погодження запропонованої ціни;

2.2.3. Остаточне узгодження умов поставки, розрахунків, штрафних санкцій тощо;

2.2.4. Візування проекту договору.

2.3. Всі договори перевіряються на відповідність чинному законодавству та візуються юридичною службою.

2.4. Всі укладені господарські договори (контракти) реєструються у журналах обліку договорів, який ведеться юридичною службою.

2.5. Керівники Підприємств забезпечують зберігання оригіналів договорів та доповнень до них у юридичній службі, юрисконсульта або визначають особу, яка несе відповідальність за їх збереження.

2.7. Договори, щодо яких передбачена процедура тендерних торгів, укладаються на умовах тендерної документації та тендерної пропозиції.

2.8. Продукція, що закуповується, повинна відповідати стандартам, технічним умовам та іншій документації, що встановлює вимоги до якості продукції.

3.1. Відповідальність за ведення договірної роботи: розроблення, погодження, укладання та виконання договорів, перевірку відповідності виконуваних робіт умовам укладених договорів, фінансування робіт, за правильність визначення форм оплати, - покладається на керівника структурного підрозділу, що супроводжує договір з моменту підготовки проекту договору до повного виконання договору, та на керівника Підприємства.

3.2. Відповідальність за своєчасність здійснення фінансових операцій покладається на головного бухгалтера та керівника Підприємства.

3.3. Відповідальність за відповідність договірних документів вимогам чинного законодавства, судовій практиці, з метою правового захисту інтересів Підприємства покладається на юридичну службу.

1.1. Примірне положення про ведення претензійно-позовної роботи (далі - Положення) визначає порядок здійснення претензійно-позовної роботи на підприємствах, установах, організаціях, що належать до сфери управління Мінвуглепрому та щодо яких Міністерство здійснює управління корпоративними правами (далі - Підприємства) і скероване на подальше її вдосконалення з метою чіткої організації виконання законодавства.

Відповідно до п. 11 Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу державної виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 N 1040 (далі - Загальне положення про юридичну службу), юридична служба Підприємства:

- організовує претензійно-позовну роботу, проводить аналіз її результатів;

- здійснює контроль за дотриманням структурними підрозділами встановленого на Підприємстві порядку пред'явлення і розгляду претензій;

- представляє по довіреності у встановленому законодавством порядку інтереси Підприємств в органах прокуратури та в судових органах, інших органах під час розгляду правових питань і спорів.

1.2. Це Положення підготовлене на підставі діючих на момент його розробки і затвердження нормативних актів, що регламентують претензійно-позовну роботу, а також враховує Загальне положення про юридичну службу.

1.3. Метою Положення насамперед є надання практичної та методичної допомоги керівникам відокремлених, відособлених та структурних підрозділів Підприємств (далі - структурні підрозділи), а також юридичних служб в організації претензійно-позовної роботи згідно з чинним законодавством.

1.4. Керівники Підприємств, керівники структурних підрозділів, бухгалтерії та юридичних служб несуть персональну відповідальність за стан претензійно-позовної роботи на Підприємствах.

2.1. Розподіл претензійної роботи між структурними підрозділами підприємства затверджується керівником Підприємства.

З урахуванням специфіки діяльності структурних підрозділів Підприємства у кожному з них наказом (розпорядженням) керівника підрозділу претензійно-позовна робота покладається на конкретних працівників із чітким розподілом обов'язків служб і відділів по підготовці і розгляду претензій та позовів.

Здійснення контролю за додержанням встановленого на Підприємстві порядку пред'явлення та розгляду претензій та позовів покладається на юридичну службу.

Юридична служба веде журнали обліку претензій та позовних заяв, пред'явлених Підприємством та до нього (Додатки 1, 2, 3, 4 до Положення).

2.2. Метою претензійно-позовної роботи на Підприємстві є:

- забезпечення виконання договірних зобов'язань у всіх сферах діяльності;

- економія та раціональне використання матеріальних, трудових, фінансових, паливно-енергетичних, сировинних та інших видів ресурсів;

- зниження непродуктивних витрат усуненню причин і умов, що їх спричиняють;

- забезпечення відповідальності порушників договірних зобов'язань;

- ефективне використання законодавства для поліпшення економічних показників господарської діяльності та запобігання його порушенням.

2.3. До претензійно-позовної роботи відноситься:

- підготовка, одержання та складання документів для пред'явлення і розгляду претензій та позовів;

- підготовка відповідей (відзивів) та заяв про перегляд рішень, ухвал, постанов суду у порядку передбаченому чинним законодавством;

- захист інтересів Підприємства при розгляді майнових, переддоговірних та інших спорів в судових органах;

- здійснення організаційно-технічних заходів (реєстрація, облік, зберігання та відправка претензійно-позовних матеріалів);

- забезпечення контролю за претензійно-позовним провадженням;

- розгляд, аналіз, узагальнення результатів претензійно-позовної роботи;

- підготовка висновків, пропозицій щодо поліпшення претензійно-позовної роботи.

2.4. Порядок досудового врегулювання спорів визначається договорами та чинним законодавством.

3.1. Порядок досудового врегулювання спорів визначається Господарським процесуальним кодексом України, якщо інший порядок не встановлено діючим на території України законодавством, яке регулює конкретний вид господарських відносин.

Підприємство з метою безпосереднього врегулювання спору з порушенням його прав та інтересів звертається до відповідача з письмовою претензією.

Порядок досудового врегулювання господарських спорів не поширюється на спори про визнання недійсними договорів, актів державних та інших органів, підприємств та організацій, які не відповідають законодавству і порушують права та охоронювані законом інтереси підприємств та організацій, спори про стягнення заборгованості за опротестованими векселями, а також на спори про звернення стягнення на заставлене майно.

3.2. З метою забезпечення додержання вимог законодавства, збереження майна, об'єктивного відображення зобов'язань, наявності своєчасної та достовірної інформації про фінансовий стан Підприємства, бухгалтерія щомісячно надає юридичній службі інформацію про дебіторську та кредиторську заборгованість по Підприємству з вихідними даними, а також пропозиції щодо претензійно-позовної роботи стосовно зменшення дебіторської та кредиторської заборгованості.

3.3. При наявності підстав та обґрунтованості вимог матеріали для пред'явлення претензії готує юридична служба із залученням відповідного структурного підрозділу відповідно до його компетенції.

Структурні підрозділи можуть пред'являти претензії, якщо це передбачено Положенням про структурні підрозділи Підприємств.

3.4. У претензії зазначаються:

- повне найменування і поштові реквізити заявника претензії та підприємства, якому вона пред'являється;

- номер і дата;

- обставини, на підставі яких пред'явлена претензія і докази, що їх підтверджують; посилання на відповідні нормативні акти;

- вимоги заявника;

- сума та розрахунок претензії, якщо претензія підлягає грошовій оцінці;

- платіжні реквізити заявника претензії;

- перелік документів, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах або належним чином засвідчених копіях.

3.5. Претензія після правової оцінки юридичною службою підписується керівником Підприємства або повноважним представником та надсилається адресатові рекомендованим або цінним листом, чи вручається під розписку.

3.6. Юридична служба реєструє претензію в журналі обліку, здійснює контроль за своєчасними надходженнями відповідей від підприємств, яким були пред'явлені претензії.

У разі необхідності, може бути надіслано нагадування про прискорення надання відповіді на претензію, яке підписується в тому ж порядку, що сама претензія.

3.7. Претензія розглядається відповідачем у місячний строк з дня її одержання, якщо інше не визначене законодавством.

3.8. Про фактичне виконання претензії структурний підрозділ та юридична служба здійснюють відповідний запис в журналі обліку претензій, пред'явлених Підприємством (Додаток 1 до Положення).

3.9. Якщо претензія відповідачем відхилена повністю або частково без належних підстав, залишена без відповіді, претензійні матеріали з висновком або документами, що обґрунтовують безпідставність цього відхилення, передаються відповідними структурними підрозділами в юридичну службу для підготовки позову. Необхідна кількість екземплярів документів визначається в кожному окремому випадку залежно від числа відповідачів та ведення позовного провадження.

4.1. При надходженні претензія реєструється та надається керівнику Підприємства на резолюцію, а копія претензії після реєстрації надається юридичній службі для опрацювання.

Керівник Підприємства або його заступник розглядає та надсилає претензію на перевірку відповідному структурному підрозділу та юридичній службі для опрацювання.

4.2. При перевірці матеріалів претензій слід з'ясувати такі обставини:

- наявність вихідних документів, що підтверджують обґрунтованість претензії;

- правильність складання розрахунку;

- наявність правових підстав для визнання чи відкликання претензії.

4.3. Якщо до претензії не додані всі документи, необхідні для її розгляду, юридична служба витребує дані документи у заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше п'яти днів, не враховуючи часу поштового обігу.

Строки розгляду претензії обчислюються з дня одержання претензії і можуть бути продовжені на час, необхідний для досилання заявником на вимогу Підприємства додаткових документів.

Витребувані додаткові документи повинні бути такими, що дійсно необхідні для розгляду претензії і відсутні у Підприємства, що розглядає претензію.

Якщо у встановлений строк відомості чи документи не одержані, претензія розглядається за наявними документами.

4.4. Після первинної правової оцінки претензійні матеріали передаються юридичною службою у підрозділи відповідно до їх компетенції для надання висновку по суті претензійних вимог. Матеріали передаються під розписку.

4.5. Структурний підрозділ, який отримав претензійні матеріали, повинен у строк, визначений юридичною службою, перевірити їх та надати юридичній службі письмовий висновок щодо обґрунтованості претензійних вимог.

4.6. У разі необхідності структурний підрозділ проводить звірку розрахунків, службову перевірку та інші дії, що забезпечують врегулювання спору в претензійному порядку. Висновок повинен бути підтверджений відповідними документами.

4.7. Висновок з претензійними матеріалами в строк передбачений п. 4.5 цього Положення передається в юридичну службу.

4.8. Юридична служба з урахуванням висновку готує проект відповіді про відхилення або визнання (повне, часткове) претензії, у структурних підрозділах де юридичної служби немає, проект відповіді готує служба, якій передано на перевірку претензію.

4.9. У проекті відповіді про відмову в задоволенні претензії повинні бути вказані мотиви, з яких претензія відхиляється, з посиланням на відповідні нормативні акти. До нього додаються у необхідних випадках документи, що спростовують претензійні вимоги повністю або частково (транспортні документи про відвантаження продукції, копія платіжного доручення про перерахунок заборгованості та ін.).

Проект відповіді повинен містити:

- повне найменування і поштові реквізити підприємства, організації, що дають відповідь, та підприємства чи організації, яким надсилається відповідь; дата і номер відповіді; дата і номер претензії, на яку дається відповідь;

- коли претензію визнано повністю або частково, - визнана сума, назва, номер і дата розрахункового документа на перерахування цієї суми чи строк та засіб задоволення претензії, якщо вона не підлягає грошовій оцінці;

- коли претензію відхилено повністю або частково, - мотиви відхилення з посиланням на відповідні нормативні акти і документи, що обґрунтовують відхилення претензії;

- перелік доданих до відповіді документів та інших доказів.

4.10. При відмові в задоволенні претензії заявнику повертаються додані до неї оригінали документів.

4.11. У проекті відповіді про визнання претензії визначається строк і спосіб її задоволення (перерахування суми заборгованості, складання графіку погашення заборгованості та ін.). Керівнику Підприємства надається письмовий висновок структурного підрозділу, який перевіряв претензію та необхідні документи, що підтверджують підстави задоволення претензійних вимог.

4.12. Відповідь на претензію підписується керівником Підприємства після візування її керівником структурного підрозділу, головним бухгалтером та юридичною службою.

4.13. У разі задоволення претензії бухгалтерія у 3-х денний строк надає юридичній службі копію платіжного доручення про перерахування заборгованості, а відповідний структурний підрозділ - копію документа про відправлення матеріальних цінностей в залежності від способу задоволення претензійних вимог.

4.14. Відповідь на претензію надсилається рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

4.15. Претензія з копією відповіді та доказами її відправлення (квитанція про рекомендований або цінний лист чи розписка про вручення) залишається в юридичній службі.

4.16. Результати розгляду вносяться в журнал обліку претензій, пред'явлених Підприємству (Додаток 2 до Положення).

4.17. Залишення претензії без відповіді не допускається.

5.1. Позовна робота, включаючи підготовку матеріалів для пред'явлення позовів та відзивів на них, здійснюється юридичною службою.

5.2. Порядок пред'явлення позовів

5.2.1. Позов пред'являється у випадках безпідставного повного або часткового відхилення претензії, пред'явленої Підприємством та залишенням її без відповіді в разі домовленості сторін про обов'язковість досудового врегулювання спорів. В інших випадках позов пред'являється в разі порушення законних інтересів Підприємства, якщо інші заходи виявились безрезультатними.

5.2.2. Юридична служба у процесі підготовки позовної заяви має право вимагати від структурних підрозділів додаткові матеріали, які підтверджують вимоги Підприємства - позивача.

5.2.3. Якщо переданих документів виявиться недостатньо чи вони будуть неправильно оформлені, юридична служба у письмовому висновку встановлює строк для усунення недоліків.

У разі коли структурний підрозділ не передав юридичній службі необхідні документи, юридична служба доповідає про це керівнику Підприємства для відповідного реагування.

5.2.4. Юридична служба дає правову оцінку документів, переданих їй відповідним структурним підрозділом щодо їх обґрунтованості та законності.

5.2.5. Бухгалтерія (фінансовий відділ) в строк, визначений юридичною службою, здійснює сплату витрат на інформаційно-технічне забезпечення судового процесу та державного мита за подачу позовної заяви, апеляційної та касаційної скарги, заяви про перегляд справи за нововиявленими обставинами відповідно до службової записки юридичної служби.

5.2.6. Позовна заява повинна містити найменування та поштові адреси судового органу, сторін, найменування та номер рахунків сторін у банківських установах, ціну позову (якщо позов підлягає грошовій оцінці), зміст позовних вимог, виклад обставин на яких ґрунтуються позовні вимоги та документи, що їх підтверджують, обґрунтований розрахунок сум позову та законодавство, на підставі якого подається позов, відомості про вчинення заходів досудового врегулювання спору, якщо такі проводились.

5.2.7. До позовної заяви додаються всі необхідні докази, що підтверджують вимоги Підприємства позивача, в т.ч. платіжні доручення про сплату державного мита у встановленому порядку і розмірі та витрат на інформаційно-технічне забезпечення судового процесу, докази про те, що копія позовної заяви надіслана відповідачу.

5.2.8. Позовна заява подається до судового органу в письмовій формі і підписується керівником Підприємства або представником та реєструється в журналі обліку позовних заяв, пред'явлених Підприємством (Додаток 3 до Положення). До позовної заяви підписаної представником позивача, додається довіреність чи інший документ, що підтверджує повноваження представника позивача.

5.2.9. Копія позовної заяви надсилається відповідачеві та іншим учасникам судового процесу рекомендованим або цінним листом. Позовна заява, оформлена відповідно до пунктів 5.2.6-5.2.8 цього Положення, надсилається судовому органу рекомендованим або цінним листом.

5.2.10. Після одержання ухвали суду про порушення провадження у справі за резолюцією керівника Підприємства юридична служба з відповідним структурним підрозділом виконує вимоги цієї ухвали у строки, визначені судом.

5.2.11. Рішення, ухвала, постанова суду аналізується відповідним структурним підрозділом та юридичною службою. По результатам цього аналізу керівнику Підприємства вносяться пропозиції щодо:

- подання до судового органу скарги про перегляд рішення, ухвали, постанови в апеляційному чи касаційному порядку;

- відшкодування збитків за рахунок винних осіб.

5.2.12. Апеляційні та касаційні скарги подаються до суду в порядку, встановленому чинним законодавством.

5.3. Порядок підготовки Підприємством відзивів на пред'явлені до нього позови.

5.3.1. Позовні заяви, одержані Підприємством реєструються канцелярією і в той же день передаються для резолюції керівнику Підприємства, копія в юридичну службу для виконання.

5.3.2. Юридична служба реєструє позовні заяви в журналі обліку (Додаток 4 до Положення), вивчає вимоги, викладені в позовній заяві, аналізує їх.

5.3.3. При необхідності юридична служба передає копію позовної заяви у відповідний структурний підрозділ, який в строк, визначений юридичною службою, зобов'язаний надати висновок та необхідні документи по суті позовних вимог.