Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 року N 1922 "Про затвердження Положення про проведення атестації державних службовців" та Загальних методичних рекомендацій щодо проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань, затверджених наказом Головдержслужби від 31.10.2003 року N 122,

1. Затвердити Порядок проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Держкомархіву України та центральних державних архівів (директори, заступники директорів) покладених на них обов'язків і завдань.

2. Сектору кадрової роботи Держкомархіву України (Баранова О.В.) організаційно забезпечити проведення щорічної оцінки та узагальнити її результати.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 8 серпня 2002 року N 59 "Про затвердження Порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Держкомархіву покладених на них обов'язків і завдань".

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Цей Порядок визначає правові та організаційні засади проведення оцінки виконання державними службовцями своїх обов'язків і завдань під час щорічного підбиття підсумків, що здійснюється відповідно до Положення про проведення атестації державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 року N 1922, із змінами, унесеними постановою Кабінету Міністрів України від 25 грудня 2002 року N 1979.

1.1. Метою щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань (далі - щорічна оцінка) під час підбиття підсумків виконання ними своїх обов'язків є здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців шляхом перевірки якості їхньої діяльності відповідно до посадових інструкцій.

1.2. Щорічна оцінка проводиться з метою поліпшення добору й розстановки кадрів, розвитку ініціативи і творчої активності державних службовців, визначення їх потенціалу, потреб у підвищенні кваліфікації та особистому розвитку; планування кар'єри, вдосконалення процесу планування та організації діяльності як державного службовця, так і Держкомархіву в цілому, виявленні організаційних проблем та оперативного реагування на них, аналізу виконання посадових інструкцій.

1.3. Щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов'язків проводиться в період між атестаціями безпосередніми керівниками (керівниками структурних підрозділів) у січні - лютому місяці за підсумками минулого року.

1.5. Щорічна оцінка у разі відсутності безпосереднього керівника (хвороба, довготривале відрядження тощо) або якщо безпосередній керівник працює неповний звітний рік, проводиться заступником керівника структурного підрозділу, а в разі відсутності такої посади - керівником вищого рівня.

1.6. Не підлягають щорічному оцінюванню вагітні жінки та державні службовці, призначені на посаду у звітному періоді.

1.7. Щорічна оцінка виконання керівником центрального державного архіву покладених на нього обов'язків і завдань здійснюється Головою Держкомархіву.

1.8. Щорічна оцінка має здійснюватися в атмосфері довіри і справедливості, на засадах законності, прозорості, гласності, об'єктивності, неупередженості, рівноправності.

2.1. Відповідно до Положення про відділ правового та кадрового забезпечення управління організаційно-аналітичного, правового та кадрового забезпечення Держкомархіву, затвердженого наказом Держкомархіву від 16.03.2009 р. N 44, організаційне забезпечення проведення щорічної оцінки покладається на відділ правового та кадрового забезпечення Держкомархіву.

2.2. До початку проведення оцінювання відділ правового та кадрового забезпечення Держкомархіву має ознайомити всіх державних службовців з порядком проведення щорічної оцінки та забезпечити формою бланка щорічної оцінки виконання державним службовцем посадових обов'язків і завдань (далі - форма бланка щорічної оцінки), зразок якої наведено в додатку.

2.3. Процедура проведення щорічної оцінки складається з таких етапів: підготовчий період, оцінювання, співбесіда та підписання результатів обговорення, затвердження керівником вищого рівня результатів оцінювання, заключний етап.

2.4. Підготовчий період включає аналіз безпосереднім керівником та державним службовцем виконання завдань та обов'язків, визначених у посадовій інструкції, положенні про структурний підрозділ, наданих окремих дорученнях у звітний період, а також установлення безпосереднім керівником дати проведення співбесіди.

2.5. Оцінювання здійснюється державним службовцем через самооцінювання та оцінювання безпосереднім керівником, результати якого заносяться до форми бланка щорічної оцінки. При цьому розділи 1, 2 форми бланка щорічної оцінки заповнюються державним службовцем, який передає її безпосередньому керівнику у дводенний термін.

2.6. Захід має забезпечувати активну, конструктивну участь державного службовця в процедурі щорічної оцінки. Державний службовець має висловити свою точку зору, визначити проблемні питання, а також встановити для себе конкретну мету в досконаленні професіоналізму.

Безпосередній керівник оцінює виконання державним службовцем посадової інструкції, окремих доручень, завдань, перевіряє своєчасність, якість, результативність їх виконання, з'ясовує причини продовження термінів виконання завдань тощо.

2.7. Оцінювання безпосереднім керівником має бути обґрунтованим, спиратися на конкретні приклади з відзначенням позитивних показників роботи державного службовця, рівня його знань, умінь, професійних та ділових якостей, недоліків у роботі, а також шляхів їх подолання.

За результатами оцінювання і самооцінювання керівником виставляється підсумкова оцінка.

2.8. Підсумкова оцінка враховує самооцінку, оцінку безпосереднім керівником виконання державним службовцем посадових обов'язків, визначених у посадовій інструкції, положенні про структурний підрозділ, та окремих доручень керівника та може бути: