З метою удосконалення порядку проведення культурно-мистецьких заходів, творчих програм та проектів у галузі кінематографії, ефективного використання бюджетних коштів та відповідно до повноважень, визначених Положенням про Державне агентство України з питань кіно , затвердженого Указом Президента України від 06.04.2011 р. № 404/2011,

1. Затвердити Методичні рекомендації щодо порядку проведення культурно-мистецьких заходів, творчих програм та проектів у сфері культури (далі - Методичні рекомендації), що додаються.

2. Керівникам структурних підрозділів Держкіно взяти до керівництва в роботі Методичні рекомендації, затверджені цим наказом.

3. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Голови С.В. Сьомкіна.

1.1. Цими Методичними рекомендаціями щодо порядку проведення культурно-мистецьких заходів, творчих програм та проектів у галузі кінематографії (далі - Методичні рекомендації) визначається процедура формування та документального оформлення проведення культурно-мистецьких заходів, творчих програм та проектів спрямованих на реалізацію державної політики щодо розвитку кінематографії.

1.2. Метою Методичних рекомендацій є планування, ефективне та раціональне використання коштів на здійснення заходів, які передбачаються у Державному бюджеті України на відповідний рік.

1.3. Ці Методичні рекомендації застосовуються Державним агентством України з питань кіно (далі - Держкіно), підприємствами, установами, закладами та організаціями, які здійснюють реалізацію відповідних заходів у галузі кінематографії за рахунок коштів, передбачених Держкіно у Державному бюджеті України.

2.1. Захід (програма, проект) - це визначений в установленому законодавством порядку актами Верховної Ради, Президента, Кабінету Міністрів, рішеннями центральних, місцевих органів виконавчої влади або іншими юридичними особами - засновниками комплекс заходів (сукупність дій, засобів), спрямованих на виконання певних завдань і вирішення питань, пов'язаних з реалізацією державної політики стосовно розвитку кінематографії як в Україні, так і за її межами.

2.2. Концертно-мистецькі та культурологічні заходи, творчі програми та проекти, регіональні кінематографічні ініціативи - форма діяльності, яка характеризується заздалегідь визначеними конкретною метою і строком реалізації (досягнення мети) у галузі кінематографії, а також заходи (програми, проекти), що здійснюються підприємствами, установами, закладами та організаціями всіх форм власності для забезпечення культурних і дозвіллєвих потреб громадян.

2.3. План роботи - це основний документ Держкіно для планування роботи з реалізації заходів із зазначенням терміну виконання, місця проведення й відповідальних за їх організацію.

Форма Плану роботи Держкіно затверджена наказом Державного агентства України з питань кіно від 12.12.2011 р. № 57 "Про затвердження Регламенту Державного агентства України з питань кіно".

2.4. Положення про захід (для фестивалів та конкурсів) - це документ, що відображає зміст заходу та має містити основні елементи за зразком згідно із додатком 1.

2.5. Кошторис витрат (індивідуальний кошторис) - це документ про вартість заходу, який визначає загальний обсяг і структуру витрат на підготовку та проведення заходу, передбаченого Планом роботи, за зразком згідно із додатком 2.

2.6. Розрахунковий кошторис витрат на проведення заходу - це документ, що містить розрахунки планових статей витрат на підготовку та проведення заходу та фактичні витрати за здійснені роботи, послуги, складений за зразком згідно із додатком 3.

2.7. Виконавчий кошторис витрат на проведення заходу - це документ, що містить дані про фактичне перерахування та використання коштів, складений за зразком згідно із додатком 4.

Виконавчий кошторис витрат на проведення заходу є невід'ємною частиною творчого звіту або акта про виконані роботи.

2.8. Договір на соціально-творче замовлення - це двостороння угода, складена за зразком згідно із додатком 5, яка укладається між замовником (Держкіно) такого заходу та її виконавцем, який, як правило, є переможцем торгів (тендерів), що проводяться згідно із законодавством України про державні закупівлі.

Реєстрація та облік договорів на соціально-творче замовлення здійснюється фінансово-економічним відділом Держкіно.

2.9. Акт про виконані роботи - документ, складений за зразком згідно із додатком 6, підписання якого здійснюється після проведення заходу, передбаченого договором на соціально-творче замовлення або договором про реалізацію творчого проекту.

2.10. Творчий звіт - документ, складений за зразком згідно із додатком 7, за результатами заходу, проведеного відповідно до наказу Держкіно.

Облік актів про виконані роботи та творчих звітів здійснюється структурним підрозділом Держкіно, відповідальним, згідно із Планом роботи Держкіно, за реалізацію заходу.

2.11. Засновник заходу - фізична та/або юридична особа, що має виключне право на використання об'єкта авторського права і таке право підтверджено відповідним документом.

2.12. Організація - виконавець заходу - підприємство, установа, заклад, організація, що займається підготовкою та проведенням відповідного заходу.

2.13. Учасники - особи, які беруть безпосередню участь у заході і видатки на утримання (або часткове утримання) яких фінансуються за рахунок кошторису на проведення заходу.

3.1. Проект Плану роботи Держкіно на відповідний рік формується із заходів:

3.1.1. передбачених державними програмами, актами Верховної Ради, актами та дорученнями Кабінету Міністрів, Президента, Міністра культури України;

3.1.2. засновником яких є Держкіно;

3.1.3. засновниками яких є органи місцевої влади, підприємства, установи, заклади та організації.

Заходи, визначені підпунктами 3.1.1-3.1.2 цього пункту, включаються до проекту Плану роботи Держкіно на відповідний рік першочергово.

Пропозиції щодо фінансової підтримки заходів, визначених підпунктом 3.1.3 цього пункту, для попереднього формування проекту Державного бюджету України та проекту Плану роботи Держкіно на відповідний рік, подаються підприємствами, установами, закладами та організаціями до 31 грудня поточного року у вигляді листа із зазначенням назви заходу, терміну його проведення. До листа додається заявка на проведення заходу за зразком згідно із додатком 8 та попередній кошторис витрат за зразком згідно із додатком 2.

Для додаткового включення заходів до Плану роботи Держкіно протягом поточного року підприємства, установи, заклади та організації подають до Агентства лист-звернення, заявку на проведення заходу за зразком згідно із додатком 8 та проект розрахункового кошторису витрат за зразком згідно із додатком 3. Також подається зведений кошторис витрат із врахуванням усіх джерел фінансування (в разі фінансування на дольових засадах). Внесення змін до Плану роботи Агентства оформлюється відповідним наказом Держкіно.

3.2. Отримана від підприємств, установ, закладів та організацій інформація опрацьовується структурними підрозділами Держкіно відповідно до їх компетенції та в зведеному вигляді погоджується Головою, першим заступником та заступником Голови відповідно до розподілу обов'язків як попередні пропозиції до проекту Державного бюджету України на відповідний рік.

При цьому здійснюється аналіз проведених (виконаних) заходів у попередніх роках, оцінюється мистецький та/або творчий рівень за результатами їх проведення та вносяться пропозиції щодо доцільності продовження проведення цих заходів з метою забезпечення подальшого ефективного використання бюджетних коштів. У разі виникнення неузгодженості щодо доцільності проведення одного із заходів до розгляду порушеного питання може бути залучена Експерта комісія з питань кіно.

3.3. Зазначені у пункті 3.2 цих Методичних рекомендацій пропозиції до 30 червня поточного року подаються фінансово-економічному відділу з метою зведення та подання до Міністерства фінансів України як граничні показники видатків Державного бюджету України на наступний рік.

3.5. Після прийняття Закону України про Державний бюджет України на відповідний рік сформований проект Плану роботи Держкіно доопрацьовується структурними підрозділами з метою приведення у відповідність до затверджених видатків, схвалюється колегією Держкіно та затверджується наказом Держкіно за погодженням з Міністром культури України.

3.6. Структурні підрозділи, визначені Планом роботи Держкіно відповідальними за реалізацію заходу, забезпечують не пізніше ніж за 20 днів до встановленого терміну його проведення (окрім заходів, на виконання окремих доручень Президента, Уряду, Міністра культури України) подання до Держкіно організаторами - виконавцями зазначеного заходу наступних документів:

- Положення про проведення заходу (для фестивалів, конкурсів), затверджене засновником (співзасновниками) та погоджене керівником організації - виконавця заходу;

- концепції заходу, підписаної керівником організації - виконавця заходу, де визначено творчу мету та результат заходу, який має бути спрямований на реалізацію державної політики у сфері культури; дату, місце і час проведення заходу; умови, обсяги фінансування, структуру витрат із зазначенням бюджетних і позабюджетних джерел фінансування заходу;

- списків учасників (фізичних осіб), підписаних керівником організації - виконавця заходу;

- плану-графіка проведення заходу, підписаного керівником організації - виконавця заходу (у разі потреби);

- сценарію заходу, підписаного головним режисером та керівником організації - виконавця заходу (у разі потреби);

- оригіналу запрошення від закордонних організацій, в якому визначаються умови проведення заходу (у разі потреби);

- складу оргкомітету, журі, затвердженого засновником заходу (у разі потреби);

- кошторису витрат (індивідуального кошторису), затвердженого керівником організації - виконавця заходу;

- розрахункового кошторису витрат, затвердженого керівником організації - виконавця заходу;

- зведеного кошторису витрат із врахуванням усіх джерел фінансування (в разі фінансування на дольових засадах), затвердженого засновником та погодженого співзасновниками заходу;

- підписаного керівником організації - виконавця заходу договору на соціально-творче замовлення (у разі потреби).

Документи подаються разом із супровідним листом в 3-ох (трьох) примірниках.

У разі необхідності Держкіно може запросити додаткову інформацію.

3.7. Структурні підрозділи Держкіно попередньо опрацьовують документи, подані керівником організації - виконавця заходу відповідно до пункту 3.6 цих Методичних рекомендацій, оформлюють та забезпечують підписання наказу Держкіно на проведення заходу, договору на соціально-творче замовлення, проведення заходу на належному організаційному, мистецькому (творчому) рівні та контроль за поданням звітності за використані кошти.

4.1. У кошторис витрат на проведення заходу включаються тільки ті видатки, необхідність та законність яких обумовлена характером і специфікою заходу, виходячи з дійсної потреби в коштах і з урахуванням додержання режиму економії й ефективного використання коштів.

Планування видатків на проведення заходу здійснюється, виходячи з кількості учасників, тривалості заходу, місця проведення та з урахуванням умов Положення про захід, умов запрошення і угод між співвиконавцями заходу.

При проведенні заходу за кордоном приймаюча сторона обов'язково має взяти на себе частину витрат, пов'язаних з проведенням заходу, про що повідомляється у запрошенні.

4.2. Бюджетні кошти, заплановані й виділені на заходи, не можуть бути спрямовані на придбання основних засобів - меблів, оргтехніки, комп'ютерів, транспортних засобів тощо, а також на витрати для утримання установ і громадських організацій та об'єднань.

Видатки на утримання організації - виконавця заходу (державного або казенного підприємства, установи, організації, закладу, фінансова підтримка або утримання якого не здійснюється за рахунок коштів Державного бюджету України), який забезпечує проведення заходу, визначаються в кожному конкретному випадку від 2 до 10 % від суми вартості заходу, враховуючи рівень участі організації - виконавця заходу у їх організації та проведенні.

4.3. При плануванні та використанні видатків організаціям - виконавцям заходів рекомендується утримуватися від співпраці з організаціями-посередниками.

5.1. Видатки на здійснення заходів за рахунок бюджетних коштів передбачаються при затвердженні Державного бюджету України на відповідний рік згідно із нормативно-правовими актами, що визначають порядок формування обсягів витрат, які обов'язково обґрунтовуються відповідними розрахунками.

5.2. Перелік заходів із строками та місцем їх проведення визначається і затверджується Планом роботи Держкіно.

5.3. Структура Плану роботи Держкіно щодо переліку заходів формується за окремими кодами програмної класифікації, кожен з яких розподіляється за такими напрямами:

- заходи щодо реалізації Програми діяльності Кабінету Міністрів України.

- основні питання для розгляду на засіданнях колегії Державного агентства України з питань кіно.

- розроблення нормативно-правової бази.

- заходи, спрямовані на реалізацію державної політики в галузі кінематографії.

- концертно-мистецькі та культурологічні загальнодержавні заходи, підтримка регіональних культурних ініціатив та аматорського мистецтва.

- перелік документів, виконання яких поставлено на контроль.

5.4. З метою забезпечення коштами заходів, планування витрат для яких не може бути заздалегідь враховано при формуванні Плану роботи Держкіно, дозволяється вносити зміни до Плану роботи Держкіно в межах асигнувань, що передбачаються у Державному бюджеті України на відповідний рік.

5.5. До Плану роботи Держкіно включаються лише заходи, здійснення яких передбачено законодавством і фінансування яких забезпечено коштами, передбаченими Держкіно у Державному бюджеті України на відповідний рік за окремими бюджетними програмами. Обсяг коштів на реалізацію кожного заходу визначається індивідуальним кошторисом на підставі окремих розрахунків.

Фінансування заходів, передбачених підпунктом 3.1.3 пункту 3.1 розділу III Методичних рекомендацій, здійснюється Держкіно за рахунок асигнувань, передбачених у Державному бюджеті України на відповідний рік.

5.6. Фінансування передбаченого Планом роботи Держкіно заходу здійснюється шляхом включення юридичної особи, що є організацією - виконавцем заходу, до мережі Держкіно з наступним виділенням бюджетних асигнувань.

Для включення організації - виконавця заходу до мережі Держкіно подаються наступні документи (у двох примірниках):

- реєстраційна картка розпорядника (одержувача) бюджетних коштів (ксерокопія);

- статут (ксерокопія);

- довідка про включення організації - виконавця заходу до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ксерокопія).

5.7. Фінансування заходу здійснюється у два етапи:

- для забезпечення підготовки та проведення заходу виділяється до 75 відсотків коштів, визначених кошторисом витрат;

- решта коштів перераховується після проведення заходу і подання звітних документів з урахуванням перерахунку на фактичні витрати.

При фінансуванні довгострокових заходів та заходів, термін проведення яких перевищує місяць, кошти виділяються поетапно згідно із графіком проведення та фінансування.

Фінансове забезпечення реалізації заходів здійснюється за рахунок асигнувань, передбачених Держкіно у Державному бюджеті України на відповідний рік.

5.8. Основні напрямки витрат та сторони, що їх відшкодовують.

5.8.1. Витрати на проведення заходу складаються з двох основних напрямків: перший напрямок - витрати на безпосередню підготовку і проведення заходу, другий - витрати, пов'язані із перебуванням учасників заходу, та витрати на відрядження.

5.8.2. До першого напрямку належать такі витрати, як: оплата праці режисерсько-постановчої та адміністративної групи з нарахуваннями, залучених на умовах договору підряду; орендна плата за користування приміщенням (експлуатаційні витрати, відміна планового заходу); орендна плата (надання послуг) за користування технічним обладнанням, оргтехнікою, інвентарем; транспортні послуги, оренда транспортних засобів та витрати на їх обслуговування; орендна плата за прокат костюмів, одягу тощо; послуги зв'язку, поліграфічні послуги; канцелярські витрати; придбання призів, сувенірів, подарунків (якщо цього потребує даний захід - за окремим погодженням Держкіно); оплата інформаційно-рекламних послуг, представницькі витрати - за окремим погодженням Держкіно (при проведенні заходів міжнародного рівня) тощо.

5.8.3. До другого напрямку належать витрати на проїзд (квитки), проживання, добові (харчування за окремим погодженням Держкіно) учасників заходу.

5.8.4. У разі здійснення заходів громадськими організаціями, бюджетні кошти можуть спрямовуватися лише на витрати з безпосередньої підготовки і проведення заходів, перелік яких наведено у пункті 5.8.2 (крім представницьких витрат) і в пункті 5.8.3. Витрати на утримання учасників заходу, який проводиться громадськими організаціями за рахунок бюджетних коштів, можуть відшкодовуватися тільки в разі, якщо це передбачено відповідним нормативно-правовим актом.