1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" об'єднання громадян, підприємства, установи і організації, засновані на колективній та приватній формах власності (далі - організації), мають право створювати архіви (архівні підрозділи) для постійного чи тимчасового зберігання документів, що нагромадилися за час їх діяльності, передавати документи Національного архівного фонду (далі - НАФ) до державних архівних установ за угодою з ними.

2. Юридичний статус архівного підрозділу визначається керівництвом організації.

3. У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, цим Положенням та іншими нормативними актами. З питань організації та методики ведення архівної справи архівний підрозділ керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів (далі - Головархів) України.

4. Архівний підрозділ працює відповідно до плану, який затверджується керівництвом організації і звітує перед ним про проведену роботу.

5. Основними завданнями архівного підрозділу організації, що здійснює тимчасове зберігання документів з наступною їх передачею до однієї з державних архівних установ, є:

1) повідомлення однієї з державних архівних установ про номенклатуру справ організації з метою встановлення наявності документів НАФ;

2) прийняття від структурних підрозділів організації та зберігання документів на різних видах носіїв інформації;

3) контроль разом із службою документарного забезпечення управління стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах організації;

4) участь у складанні зведеної номенклатури справ організації, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

5) подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній архівній установі;

6) проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання описів на документи постійного, тимчасового (понад 10 років) строків зберігання, документів з особового складу організації, актів про виділення до знищення документів та подання їх на розгляд експертної комісії організації;

7) Створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів організації;

8) організація використання документів, видача у встановленому порядку архівних довідок, копій витягів юридичним особам і громадянам;

9) підготовка і передача документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи у разі згоди організації передавати свої документи на державне зберігання;

10) участь у заходах щодо підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами.

6. Для архівних підрозділів, що здійснюють постійне зберігання документів без передачі до однієї з державних архівних установ, до основних завдань, викладених у п. 6 цього Зразкового положення додаються такі завдання:

1) здійснення постійного зберігання, охорони, реставрації, консервації документів Національного архівного фонду, страхового фонду копій особливо цінних документів та унікальних документальних пам'яток, копій документів, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках, службових відомчих видань, що не надходять у встановленому порядку до Національного науково-виробничого об'єднання "Книжкова палата України" та бібліотек-депозитаріїв, а також друкованих видань та інших матеріалів, що входять до довідково-інформаційного фонду архівного підрозділу, облікових документів архівного підрозділу та архівних довідників (описів, каталогів, картотек, путівників, комп'ютерних дискет тощо);

2) подання на вимогу Головархіву відомостей про склад документів НАФ, що зберігаються в архівному підрозділі, умови їх зберігання та використання;

3) проведення роботи щодо виключення документів зі складу НАФ та подання актів про виділення цих документів на погодження Центральній експертно-перевірній комісії Головархіву;

4) організація роботи щодо віднесення документів НАФ до унікальних документальних пам'яток, включення їх до Державного реєстру національного культурного надбання;

5) забезпечення у межах своїх повноважень охорони відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю;