Відповідно до пункту 8 частини першої статті 3, частини третьої статті 14, статті 22 Закону України "Про Державний реєстр виборців", керуючись статями 11 - 13, пунктом 8 статті 17 Закону України "Про Центральну виборчу комісію", Центральна виборча комісія

1. Встановити:

форми подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців (додатки 1 – 28);

зразок супровідного листа (додаток 29).

2. Затвердити Інструкцію про заповнення форм подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців (додаток 30).

3. Відомості про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців, подаються разом із супровідним листом щомісяця до 5 числа на паперових та електронних носіях або в електронній формі за підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронні довірчі послуги".

У разі відсутності відомостей про виборців (осіб) за відповідний період органи, заклади, установи в той самий строк письмово повідомляють про це відповідні органи ведення Державного реєстру виборців.

Якщо відомості про виборців (осіб) подаються розпоряднику Державного реєстру виборців в електронному вигляді з державної інформаційної системи, що містить відповідну інформацію, органам ведення Державного реєстру виборців такі відомості не подаються.

4. Уповноваженим центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері громадянства, посадовим особам подавати відомості за формами 3.2, 3.6, 3.7, 3.8, 4.2, 4.2.1.

5. Керівникам відділів державної реєстрації актів цивільного стану подавати відомості за формою 4.1.

6. Командирам військових частин (формувань) подавати відомості за формами 5.1, 5.3.

7. Районним (районним у містах, міським, міськрайонним) судам подавати відомості за формами 6.1, 6.2, 6.3.

8. Керівникам установ виконання покарань подавати відомості за формами 7.1, 7.2, 7.3.

9. Керівникам центрів обліку, які відповідно до закону ведуть облік бездомних осіб, або соціальних служб, у складі яких утворено структурні підрозділи для ведення обліку бездомних осіб, подавати відомості за формами 8.1, 8.2.

10. Керівникам закордонних дипломатичних установ України подавати відомості за формами 9.1, 9.2, 9.3, 9.4, 9.5, 9.7, 9.8, 9.9.

11. Міністерству оборони України подавати відомості за формами 9.6, 9.10.

12. Керівникам районних (районних у містах, міських) органів охорони здоров’я, установ соціального захисту, сільським, селищним, міським головам подавати відомості за формою 10.1.

13. Уповноваженим посадовим особам органів реєстрації подавати відомості за формами 3.1, 3.4, 3.5.

14. Відомості, які подаватимуться органами, закладами, установами під час проведення виборів або референдумів для складання попередніх та уточнених списків виборців, до подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців, не включаються.

15. Міністерству закордонних справ України, Міністерству оборони України, Міністерству охорони здоров’я України, Міністерству соціальної політики України, Міністерству юстиції України, Державній міграційній службі України, Державній пенітенціарній службі України, Державній судовій адміністрації України, а також обласним, Київській та Севастопольській міським державним адміністраціям цю постанову довести до відома відповідних органів, закладів, установ, регіональних органів адміністрування та органів ведення Державного реєстру виборців, сільських, селищних, міських рад та забезпечити контроль за її виконанням.

1.1. Ця Інструкція встановлює правила заповнення форм подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців відповідно до статті 22 Закону України "Про Державний реєстр виборців" (далі відповідно – форми, Закон).

1.2. Подання складається на паперовому носії формату А4 в одному примірнику (з одностороннім друком), до якого додається його файл, сформований програмними засобами Microsoft Excel із застосуванням таблиці кодування символів WIN1251, на електронному носії інформації.

Відомості про виборців (осіб) на електронному носії інформації повинні відповідати відомостям подання на паперовому носії.

У разі подання відповідних відомостей в електронній формі за підписом, прирівняним до власноручного підпису згідно із Законом України "Про електронні довірчі послуги", подання на паперовому носії не подаються.

1.3. Достовірність відомостей подання засвідчується на кожному аркуші скріпленим печаткою підписом керівника відповідного державного органу, закладу, установи, органу реєстрації, командира військової частини (формування), із зазначенням повного найменування посади керівника, який підписує подання, та найменування органу, закладу, установи.

1.4. Електронний носій інформації після перевірки записаних у файлі відомостей на відповідність поданим на паперовому носії відомостям (якщо подання подається на паперовому та електронному носіях) та опрацювання згідно з вимогами Закону може бути повернуто органом ведення Реєстру відповідному органу, закладу, установі.

2.1. Форми заповнюються літерами українського алфавіту.

2.2. У назвах подань зазначаються місяць та рік, за які подаються відомості.

Приклад:

ВІДОМОСТІ

про громадян України, зареєстрованих за місцем проживання

у відповідній адміністративно-територіальній одиниці,

яким протягом березня 2011 року виповниться 18 років

2.3. Відомості у формах, крім форм 3.1, 3.7, 7.3, 9.1, повинні включати період з першого до останнього календарного дня місяця, який передує даті їх подання. Наприклад, якщо відомості подаються 3 лютого 2016 року, вони повинні включати період з 1 до 31 січня 2016 року.

Відомості, що подаються за формами 3.1, 7.3, 9.1, повинні включати період з першого до останнього календарного дня місяця, в якому вони подаються. Наприклад, якщо відомості подаються 4 січня 2016 року, вони повинні включати дані про громадян України, яким виповниться 18 років з 1 до 31 січня 2016 року.

2.4. Усі дати у відповідних графах указуються арабськими цифрами (1, 2, 3, 4,...) у форматі дд.мм.рррр, де дд – день місяця; мм – місяць; рррр – рік. День місяця та місяць вказуються обов’язково двома цифрами, а рік – чотирма. При цьому крапка після дати не ставиться.

Дати повинні відповідати календарним датам.

2.5. У разі відсутності окремих даних про виборця (особу), стосовно якої подаються відомості (наприклад, по батькові), до відповідних граф будь-які позначки ("НД", "–", "0" тощо) не заносяться.

2.6. У правому верхньому куті кожен аркуш подання нумерується арабськими цифрами, починаючи з першого (Аркуш № 1, Аркуш № 2, Аркуш № 3,…). Нумерація аркушів повинна бути наскрізною.

2.7. Дата складання подання зазначається на його останньому аркуші.

3.1. У графі "№ з/п" вказується арабськими цифрами без крапки (1, 2, 3, 4,…) порядковий номер запису про виборця (особу). Нумерація записів повинна бути наскрізною.

3.2. У графах "Прізвище", "Власне ім’я (усі власні імена)", "По батькові (за наявності)" вказуються в називному відмінку прізвище, власне ім’я (усі власні імена), по батькові виборця (особи).

Якщо інше не підтверджено документально, прізвище, власне ім’я (усі власні імена), по батькові виборця (особи) вказуються з дотриманням таких вимог:

прізвище, власне ім’я (усі власні імена), по батькові зазначаються з великої літери;

у подвійних прізвищах, іменах, по батькові, які пишуться через дефіс, кожне слово зазначається з великої літери без пропусків до та після дефісу;

кожне слово подвійних прізвищ, імен, по батькові, які пишуться окремо, зазначається з великої літери;

крапка після прізвища, імені (імен), по батькові не ставиться.

Приклади:

Шевченко

Карпенко-Карий

Лі Фан Се

Владислав

Марія-Маргарита

Анна Марія

Олександрович

Джаміл Огли

3.3. У графі "Дата народження (число, місяць, рік) (дд.мм.рррр)" вказується дата народження виборця (особи) арабськими цифрами (1, 2, 3, 4,...) у форматі дд.мм.рррр, де дд – день місяця; мм – місяць; рррр – рік. День місяця та місяць вказуються обов’язково двома цифрами, а рік – чотирма. Крапка після дати народження не ставиться.

Приклад:

06.12.1990

У випадку відсутності документально підтверджених відомостей про число та місяць народження виборця вказується місяць та рік або рік народження у відповідному форматі.

3.4. У графах щодо місця народження виборця (особи) вказуються відповідні відомості про місце народження виборця (особи).

Місце народження виборця (особи), народженого в межах сучасної території України, зазначається відповідно до сучасного адміністративно-територіального устрою України.

У разі якщо населений пункт перестав існувати, зазначається його назва відповідно до документа, що посвідчує особу та підтверджує її громадянство.

Зміна назв населених пунктів в іноземних країнах не потребує зміни назви населеного пункту народження виборця (особи) (наприклад, Ленінград на Санкт-Петербург).

3.4.1. У графі "країна народження (Україна або сучасна назва відповідної країни)" вказується країна народження виборця (особи) з великої літери.

У разі якщо виборець (особа) народився за межами сучасної території України, вказується повна сучасна назва країни народження згідно з Переліком кодів країн світу для статистичних цілей, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері статистики.

Приклади:

Україна

Республіка Білорусь

Сполучене Королівство Великої Британії та Північної Ірландії

3.4.2. У графі "Автономна Республіка Крим, область або суб’єкт федерації (для федеративних держав)" стосовно виборця (особи), народженого в межах сучасної території України, вказується Автономна Республіка Крим або область, а стосовно виборця (особи), народженого за межами сучасної території України, вказана графа заповнюється лише щодо федеративних держав – зазначається назва відповідного суб’єкта федерації.

Автономна Республіка Крим вказується повністю, кожне слово з великої літери, а назва області – повністю з великої літери із зазначенням скорочення "обл.".

Приклади:

Автономна Республіка Крим

Івано-Франківська обл.

Приморський край

3.4.3. У графі "назва району, міста обласного (республіканського в Автономній Республіці Крим) значення, до складу якого входить населений пункт" вказується власна назва району, міста обласного (республіканського в Автономній Республіці Крим) значення, до складу якого входить населений пункт, в якому народився виборець (особа). Якщо місто обласного (республіканського в Автономній Республіці Крим) значення є населеним пунктом, в якому народився виборець (особа), вказана графа не заповнюється.

Власна назва району, міста зазначається повністю з великої літери. Після власної назви району вказується скорочення "р-н" (мала літера "р", дефіс, мала літера "н" без пропусків до і після дефісу та без крапки в кінці скорочення). Перед власною назвою міста без пропуску вказується скорочення "м." (мала літера "м" з крапкою після неї).

Приклади:

Синельниківський р-н

м.Феодосія

Стосовно виборців (осіб), народжених за межами сучасної території України, графа "назва району, міста обласного (республіканського в Автономній Республіці Крим) значення, до складу якого входить населений пункт", не заповнюється.