Рекомендації розроблені відповідно до вимог законодавства про державну реєстрацію нормативно-правових актів, Примірної інструкції з діловодства..., затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153, та з метою поліпшення організації роботи з питань підготовки нормативно-правових актів, їх державної реєстрації, а також обліку, зберігання та приведення у відповідність з Конституцією та законами України, іншими актами законодавства.

1.1. До відомчих нормативно-правових актів, що підлягають державній реєстрації, відносяться акти міністерств, інших центральних органів виконавчої влади; відділів, управлінь, інших служб обласних, Київської і Севастопольської міських державних адміністрацій, центральних та місцевих органів господарського управління і контролю (далі - міністерства) - це накази, постанови, розпорядження, рішення, положення тощо, що містять правові норми (правила поведінки), розраховані на невизначене коло осіб, підприємств, установ, організацій і неодноразове застосування незалежно від строку дії (постійні чи обмежені певним часом) та характеру відомостей, що в них містяться.

1.2. Ці Рекомендації застосовуються при підготовці нормативних актів, які:

зачіпають соціально-економічні, політичні, особисті та інші права, свободи й законні інтереси громадян, проголошені й гарантовані Конституцією та законами України, встановлюють новий або змінюють, доповнюють чи скасовують організаційно-правовий механізм їх реалізації;

мають міжвідомчий характер, тобто є обов'язковими для інших міністерств, органів виконавчої влади, органів господарського управління і контролю, а також підприємств, установ і організацій, що не належать до сфери управління органу, який видав нормативний акт та незалежно від форм власності.

1.3. При розробці нормативно-правового акта слід виходити з необхідності правового регулювання управлінської діяльності органу, що видає акт, яке полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій.

1.4. Управлінська діяльність здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, вид яких (наказ, постанова, розпорядження, рішення) визначається актами законодавства та положеннями (статутами) про них.

Розпорядчий документ - це акт, що видається державним органом у процесі здійснення ним виконавчо-розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань відповідно до наданої компетенції.

1.5. Підставами для прийняття розпорядчих документів є:

Конституція і закони України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим;

провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання органом, що видає нормативний акт, покладених на нього завдань і функцій.

1.6. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися розпорядчим документом органу, що видав акт.

1.7. Положення - це нормативно-правовий акт, що встановлює структуру і функції будь-якого органу, або визначає порядок будь-якої діяльності.

Наприклад, Положення про державний метрологічний нагляд, Положення про наукову діяльність заповідників і національних природних парків, Положення про порядок створення та використання фондів матеріального заохочення та соціально-культурного розвитку.

1.8. Інструкція - це нормативно-правовий акт, який встановлює порядок застосування актів законодавства, прийнятих органами вищого рівня, або власних актів, а також порядок здійснення будь-якої діяльності.

Наприклад, Інструкція про порядок здійснення державного метрологічного нагляду, Інструкція про порядок видачі ліцензій на добування диких парнокопитих тварин, Інструкція про порядок оформлення, обліку, видачі та збереження документів для виїзду за кордон.

1.9. Правила - це звід правових норм, що регламентують діяльність певної галузі виробництва чи окремий вид діяльності.

Наприклад, Правила обов'язкової сертифікації нафти та нафтопродуктів, Правила користування трамваєм і тролейбусом у містах України.

1.10. Нормативно-правовий акт, що готується, повинен відповідати Конституції та Законам України, іншим актам законодавства України, а також узгоджуватися з раніше прийнятими актами з питань, що регламентуються актом, і викладатися згідно з правописом.

2.1. Підготовка проекту нормативно-правового акта покладається на одне або декілька структурних підрозділів міністерства, з урахуванням їх компетенції.

До розробки проекту визначається коло посадових осіб, відповідальних за його підготовку та організації, які залучаються до цієї роботи.

Для підготовки найбільш важливих та складних проектів рекомендується створювати комісію (робочу групу).

У разі необхідності до розробки проекту залучаються вчені та кваліфіковані спеціалісти-практики.

Юридична служба міністерства надає необхідну допомогу структурним підрозділам з правових питань, що виникають при підготовці проекту, а за дорученням керівництва бере участь у розробці питань, що входять до її компетенції.

2.2. Якщо підготовка та затвердження нормативного акта доручені декільком органам, то роботу над проектом організовує той з них, якому доручено скликання комісії або який у дорученні записаний першим.

2.3. Посадова особа, яка очолює розробку проекту, за участю відповідних спеціалістів готує пропозиції щодо порядку його розробки та складає план роботи.

У плані роботи з підготовки проекту передбачається:

- вивчення матеріалів, необхідних для розробки проекту;

- розробка пропозицій по суті питань, які складають зміст проекту;

- обговорення підготовлених пропозицій та складання проекту;

- підготовка переліку актів, які втратять чинність, або в які будуть внесені відповідні зміни у зв'язку з прийняттям підготовленого акта;

- направлення проекту на відгук відповідним органам та організаціям;

- розгляд одержаних зауважень та пропозицій, уточнення проекту;

- підпис нормативного акта та подання його на державну реєстрацію.

У плані зазначаються строки виконання передбачених заходів та особи, відповідальні за їх виконання.

До плану роботи з підготовки проекту після обговорення його на організаційній нараді вносяться уточнення, він затверджується керівництвом міністерства, яке організує розробку проекту. Затверджений план надсилається всім міністерствам, зазначеним в дорученні про підготовку нормативного акта.

2.4. Проект, який передбачено затвердити за узгодженням з іншими органами, після його підготовки надсилається на офіційне узгодження їх керівництву.

2.5. При підготовці нормативного акта, який має міжвідомчий характер, слід визначити коло міністерств, на які буде поширюватися дія цього акта, та, у необхідних випадках, ступінь їх участі у підготовці проекту.

3.1. Складання проекту починається з визначення кола питань, які слід вирішити у новому акті. До нього включаються правові норми, які відносяться до одного чи декількох питань, безпосередньо пов'язаних між собою змістом. Необхідно також визначити вид акта (наказ, положення, інструкція тощо).

3.2. З початку роботи над проектом доцільно вивчити законодавчі акти України, які відносяться до його теми, практику застосування цих актів для виявлення оптимальних напрямів їх вдосконалення, уточнити, які з них зберігають чинність, встановити прогалини, протиріччя та інші недоліки нормативних актів, визначити проблеми, що можуть виникнути на практиці у зв'язку з прийняттям нового акта, та врахувати їх при підготовці проекту.

3.3. Структура проекту повинна забезпечити послідовний розвиток теми правового регулювання, а також правильне розуміння та застосування нормативного акта, що складається.

Текст нормативно-правового акта повинен містити аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

3.4. Проект повинен мати відповідну його змісту коротку назву.

Якщо є потреба у роз'ясненні мети та мотивів прийняття акта, у проекті подається вступна частина. Положення, що мають нормативний характер, до вступної частини не включаються.

Залежно від змісту та обсягу проект може складатися з розділів та підрозділів, які, як правило, мають заголовки.

Розділи і підрозділи нумеруються відповідно однією чи двома арабськими цифрами та складаються із пунктів, які нумеруються у розділах двома, а у підрозділах трьома цифрами. Пункти можуть поділятися на абзаци. При визначенні порядкового номера абзацу враховується кожна правова норма, яка написана з абзацу.

3.5. Текст проекту викладається державною мовою, однозначною, чіткою та зрозумілою термінологією. Коли якийсь термін має різні значення, то з тексту повинно бути зрозуміло, в якому з них застосовується він у даному акті.

3.6. Посилання на інші пункти проекту, а також на раніше видані відомчі акти, робиться лише у тих випадках, коли необхідно показати їх взаємний зв'язок або уникнути повторнення. Посилання на раніше виданий акт повинно містити його найменування, дату та номер акта, назву органу, що видав акт, а також дату та номер державної реєстрації (відомчого акта).

3.7. Кожний пункт проекту повинен містити, як правило, одну правову норму.

Декілька пов'язаних між собою правових норм доцільно вміщувати до одного пункту в тих випадках, коли це необхідно для їх правильності розуміння та застосування. Кожний самостійний пункт акта повинен мати повний та закінчений зміст.

Викладати правові норми у зносках не допускається.

3.8. Якщо у проекті необхідно навести переліки (осіб, органів, робіт тощо), таблиці, графіки, карти, зразки документів, бланків, схем, вони як правило, містяться у додатку. У відповідних пунктах проекту нормативного акта на додатки даються посилання.

3.9. Найменування організацій та інших об'єктів вказуються у проекті у точній відповідності з їх офіційним найменуванням, передбаченим статутами та положеннями про їх правовий статус, рішеннями про їх утворення та іншими актами.

Використання їх скорочених найменувань допускається у тих випадках, коли вони є офіційними (передбачені відповідними актами).

3.10. У випадках, коли при підготовці нового акта необхідно внести зміни до раніше прийнятого акта, доцільно дати нову редакцію відповідних пунктів чинного акта. Якщо пункти, які потребують зміни, немає необхідності повністю викладати в новій редакції, до їх тексту вносяться уточнення (зокрема, шляхом виключення, доповнення або заміни окремих слів, речень). Можуть бути також викладені у новій редакції окремі частини пунктів, абзаців.

Доповнення, що містять нові правові норми, оформляються, як правило, у вигляді окремих пунктів та абзаців.

У проекті нового акта не рекомендується передбачати правові норми із зазначенням про те, що вони приймаються "на зміну", "у часткову зміну", "на додаток" відповідного пункту чинного акта.

3.11. Якщо є значна кількість актів, які підлягають визнанню такими, що втратили чинність, або до яких необхідно внести зміни чи доповнення (більше трьох), їх переліки доцільно викладати у додатку.

3.12. При підготовці пропозицій про визнання актів такими, що втратили чинність, або про зміни чи доповнення раніше прийнятих актів та їх частин, необхідно встановити, чи поширювалася їх дія наступними актами на інші організації, категорії працівників та врахувати ці обставини для того, щоб скасувати також акти про їх поширення.

3.13. Відомчі нормативні акти, видані спільно чи за узгодженням з іншими органами, змінюються, доповнюються або визнаються такими, що втратили чинність, спільно або за узгодженням з відповідними органами.

3.14. Нормативно-правовий акт затверджується розпорядчим документом та розміщується на чистих аркушах паперу, без титульного аркуша.

3.15. Під час затвердження нормативного акта розпорядчим документом на акті зазначається гриф за такою формою:

3.16. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша нормативно-правового акта.

3.17. Під грифом затвердження необхідно залишити місце для напису про державну реєстрацію нормативно-правового акта (6х10 см).

4.1. Розпорядчий документ виготовляється на бланку, який повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення: найменування установи - автора документа, назву виду документа, дату і номер, заголовок, текст, підпис, візи, напис про державну реєстрацію акта. Зразок розпорядчого документа додається (додаток 1).

4.2. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

4.3. Датою розпорядчого документа є дата його підписання, яка проставляється у лівій верхній частині бланка і оформляється словесно-цифровим способом: 30 травня 1997 р.або 3 січня 1998 р.

4.4. Номер документа проставляється у правому верхньому куті.

4.5. Заголовок документа повинен містити короткий виклад змісту документа, відповідати на питання "про що?" та розміщуватись з лівого боку бланку під датою документа.

Якщо у заголовку йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

4.6. Паралельно заголовку з правого боку під номером документа слід залишити вільне місце для запису про його державну реєстрацію.

4.7. Текст розпорядчого документа складається з двох частин. У першій зазначається підстава (компетенція органу, що видає акт) та обгрунтування для складання документа, в другій - рішення, розпорядження.

4.8. У другій частині, як правило, вирішуються питання про затвердження певного нормативного акта, коло осіб, на яких поширюється його дія, у разі потреби визначається час, з якого акт набирає чинності, визначається перелік нормативних актів, що втрачають чинність або не застосовуються на території України, вносяться зміни і доповнення в інші акти з аналогічного питання, встановлюється контроль за виконанням акта, а також можуть регламентуватись інші питання.

4.9. Друга частина складається із пунктів і підпунктів, які нумеруються арабськими цифрами.

4.10. Розпорядчий документ підписується керівником установи або його заступником відповідно до їх компетенції.

Підпис складається з найменування особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів та прізвища.

4.11. Для визначення доцільності прийняття документа, його обгрунтованості та відповідності чинному законодавству здійснюється погодження нормативного акта як в установі (посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в документі) - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

4.12. Внутрішнє погодження здійснюється на зворотньому боці останнього аркуша документа шляхом візування і включає в себе візи заступника міністра, до компетенції якого відноситься вирішення питань, що регламентуються актом, керівника підрозділу, що готує акт, керівників, інших заінтересованих підрозділів, юридичної служби та літредактора. Віза складається із найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ.

4.13. Зовнішнє погодження здійснюють заінтересовані міністерства і оформляється грифом, який ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша розпорядчого документу і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується документ (включаючи найменування установи) особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, а також засвідчення печаткою.

4.14. У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

4.15. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі погодження, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ і її прізвище. Виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.", не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставлення косої риски перед найменуванням посади.

4.16. У разі потреби, міністерства видають спільні нормативно-правові акти (додаток 2).

4.17. Спільні розпорядчі документи викладаються на чистому аркуші, у верхній частині якого розміщуються найменування органів, що видають акт.

4.18. Спільний розпорядчий документ видається за однією датою. Номер цього документа складається із порядкових номерів, органів, що видають акт, і проставляється через дріб.

4.19. У разі підписання розпорядчого документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

Якщо вказаний документ підписується особами різних посад, їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності до посад.

Наприклад:

5.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання нормативно-правового акта або акт в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті. Назва додатка у тексті акта повинна відповідати назві самого додатка.

5.2. Додатки можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчим документом і в тексті позначаються грифом "ЗАТВЕРДЖЕНО" - це нормативно-правові акти;

додатки, що вводяться в дію розпорядчим документом і позначаються грифом "Додаток" - це зміни і доповнення до нормативних актів, переліки актів, що визнаються такими, що втратили чинність тощо;

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного нормативного акта - це додатки до нормативного акта, що затверджений розпорядчим документом і позначаються грифом:

5.3. Додатки оформляються на стандартних аркушах, гриф розміщується у правому верхньому куті, сторінки додатка нумеруються окремо.

У разі кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться. Наприклад, Додаток 1, Додаток 2 тощо.

5.4. Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша.

6.1. Державній реєстрації підлягають нормативно-правові акти, що видаються міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади, відділами, управліннями, іншими службами обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, а також центральними і місцевими органами господарського управління і контролю.

6.1.1. Органи господарського управління - це підприємства, їх об'єднання, інші суб'єкти господарювання, самоврядні органи, що здійснюють виконавчу і розпорядчу діяльність з метою виконання покладених на них завдань і функцій, мають у сфері свого управління відокремлені підрозділи незалежно від їх правового статусу та здійснюють управлінську діяльність шляхом видання розпорядчих документів.

6.1.2. Органи контролю - це органи, що відповідно до наданих їм повноважень збирають, перевіряють та оцінюють інформацію про виробничу, господарську, фінансову та іншу виконавчо-розпорядчу діяльність підприємств, установ, організацій та громадян і вживають, у разі необхідності, запобіжних, відновлювальних і примусових заходів. До органів контролю відносяться також органи, які здійснюють нагляд за додержанням підприємствами, установами, організаціями та громадянами встановлених правових норм в цілому або в окремій галузі.

6.2. Прийнятий нормативно-правововий акт передається юридичній службі міністерства для визначення необхідності його державної реєстрації, яка робить поряд з візою юридичного підрозділу відмітку "підлягає державній реєстрації".

6.3. Нормативний акт, що подається на державну реєстрацію, супроводжується листом, який підписується керівником органу, що видав акт, або його заступником. Спільно прийнятий акт подається на реєстрацію органом, підпис якого стоїть першим. Зразок супровідного листа додається (додаток 3).

6.4. Супровідний лист повинен містити такі дані:

обгрунтування підстав для видання нормативного акта чи окремих його норм;

відомості про чинні акти з цього питання, інформацію про строки приведення їх у відповідність з нормативним актом, поданим на державну реєстрацію, а також про акти що втрачають чинність у зв'язку з прийняттям цього акта;

відомості про офіційне погодження акта із заінтересованими органами незалежно від того чи є таке погодження обов'язковим.

На лицьовому або зворотному боці супровідного листа повинна бути відмітка про безпосереднього виконавця документа, яка складається з його імені, по батькові, прізвища і номера службового телефону.

6.5. При поданні акта на державну реєстрацію заслуховуються, у разі необхідності, пояснення посадової особи, якій було доручено розробку проекту акта, та працівника юридичної служби, який завізував проект.

6.6. До супровідного листа, що надсилаються Мін'юсту, додаються: оригінал нормативного акта, 3 завірені копії (з них одна - в перекладі на російську мову), а також дискета із записами зазначених текстів нормативного акта, яка повертається після державної реєстрації нормативного акта.

До супровідного листа, що надсилається управлінням юстиції додаються: оригінал нормативного акта і 2 завірені копії.

6.7. Разом з нормативним актом до реєструючого органу подаються законодавчі матеріали в контрольному стані, які використовувалися під час його розробки, акти, що втрачають чинність у зв'язку з його прийняттям, а також акти, на які містяться посилання у тексті.

6.8. Якщо на державну реєстрацію подається нормативний акт про затвердження тарифів за надані послуги, до нього також додається калькуляція цих тарифів.

6.9. Якщо у нормативний акт вносяться зміни чи доповнення, то разом з ними подається також і акт, до якого вони вносяться.

6.10. Нормативний акт подається на державну реєстрацію у п'ятиденний термін після його прийняття.

7.1. Державна реєстрація нормативно-правового акта здійснюється шляхом проведення його правової експертизи.

7.2. Державна реєстрація нормативно-правового акта проводиться протягом 10, а якщо акт має великий обсяг - 15 робочих днів з дня, наступного після надходження його до реєструючого органу.

7.3. Реєструючий орган у разі потреби може залучати вчених та фахівців центральних або місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ і організацій для проведення аналізу і підготовки експертного висновку щодо підставності прийняття поданого на державну реєстрацію нормативно-правового акта.