КИЇВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

N 2229 від 09.12.2004

Про деякі питання підготовки та здійснення

службових відряджень за кордон

З метою впорядкування здійснення службових відряджень за кордон депутатами і працівниками секретаріату Київської міської ради, працівниками виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), а також керівниками районних у м. Києві рад та виконавчих органів районних у м. Києві рад (районних у м. Києві державних адміністрацій), працівниками підприємств, установ і організацій м. Києва у складі делегацій, що направляються Київським міським головою, та для більш ефективного використання бюджетних коштів:

1. Визначити такий порядок здійснення службових відряджень за кордон:

1.1. Службові відрядження за кордон депутатів та працівників секретаріату Київської міської ради здійснюються за розпорядженням Київського міського голови.

Службові відрядження за кордон працівників виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), а також керівників районних у м. Києві рад та виконавчих органів районних у м. Києві рад (районних у м. Києві державних адміністрацій), працівників підприємств, установ і організацій м. Києва у складі делегацій здійснюються за розпорядженням Київської міської державної адміністрації.

1.2. Питання щодо службових відряджень за кордон працівників головних управлінь, управлінь та інших структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), керівників комунальних підприємств попередньо узгоджуються із заступником голови Київської міської державної адміністрації відповідно до розподілу обов'язків.

1.3. Для оформлення службового відрядження за кордон не пізніше як за два тижні до виїзду заступником Київського міського голови - секретарем Київської міської ради або заступником голови Київської міської державної адміністрації - керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) подається на погодження Київському міському голові доповідна записка, підготовлена управлінням міжнародних зв'язків апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), з обґрунтуванням необхідності виїзду і строків та зазначенням умов перебування за кордоном з пропозиціями щодо джерел фінансування, а також копія офіційного запрошення з перекладом.

Службове відрядження за кордон державних службовців з метою навчання оформляється лише за погодженням з Головним управлінням державної служби України.

Працівники направляються за кордон на навчання після затвердження завдання, в якому визначено мету, строк та умови перебування за кордоном і кошторис витрат, пов'язаних з направленням на навчання, а також пропозиції щодо джерел фінансування. До розпорядження додається офіційне запрошення з автентичним перекладом державною мовою.

1.4. Управлінням міжнародних зв'язків апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) при оформленні службових відряджень за кордон за два дні до відрядження представляються до управління фінансового забезпечення та звітності апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) кошторис витрат на відрядження, затверджений заступником голови Київської міської державної адміністрації - керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації); розпорядження Київського міського голови або розпорядження Київської міської державної адміністрації про відрядження; запрошення для підготовки відповідних документів на отримання валютних коштів у банку.

1.5. Управління фінансового забезпечення та звітності апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації):

1.5.1. Забезпечує осіб, що відряджаються (направляються), коштами в іноземній валюті у вигляді авансу на поточні витрати згідно з нормами, передбаченими законодавством України, або у розмірах, обумовлених реальними потребами у країні перебування згідно з чинним законодавством України, на підставі розпорядження Київського міського голови або розпорядження Київської міської державної адміністрації відповідно до термінів та умов перебування за кордоном.

1.5.2. Ознайомлює осіб, що відряджаються (направляються), з довідкою-розрахунком на виданий аванс в іноземній валюті та порядком звітування за використані кошти, а також попереджає про відповідальність у разі неповернення у встановлений термін невикористаного залишку авансу, виданого в іноземній валюті.

1.6. Після завершення службового відрядження за кордон особи, що відряджалися (направлялися), зобов'язані:

1.6.1. Протягом трьох робочих днів надати до управління фінансового забезпечення та звітності апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) авансовий звіт про витрачені у відрядженні валютні кошти та повернути їх невикористаний залишок. Разом з авансовим звітом подаються в оригіналах підтверджуючі документи (рахунки, квитанції, проїзні квитки тощо) про фактичні витрати у відрядженні.

1.6.2. У тижневий строк надати Київському міському голові письмовий звіт (а у разі направлення делегації - за підписом керівника делегації) про результати відрядження з відповідними висновками та пропозиціями, копії угод, протоколів, інших документів, що були підписані або парафовані під час відрядження.

1.7. У разі втрати документів щодо відрядження, що підтверджують фактичні витрати, які передбачались розпорядженням про відрядження (консульський збір, аеропортовий комісійний збір, вартість постільної білизни у залізничних потягах тощо), управління міжнародних зв'язків апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) складає акт, який затверджується заступником голови Київської міської державної адміністрації - керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).