Відповідно до законів України "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про місцеві державні адміністрації", "Про державну службу" "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року N 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності" та з метою приведення Положення про управління документообігу та аналізу службової кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) у відповідність до вимог законодавства:

Унести зміни до Положення про управління документообігу та аналізу службової кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), затвердженого розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 27 квітня 2016 року N 294 , виклавши його у редакції, що додається.

1. Управління документообігу та аналізу службової кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - Управління) є структурним підрозділом апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

2. Управління у своїй діяльності підпорядковується керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

3. Управління у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями Київської міської ради, розпорядженнями Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), наказами керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), іншими нормативними актами та цим Положенням.

4. Основними завданнями Управління є:

4.1. Розроблення єдиного порядку документування управлінської інформації апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та роботи з документами незалежно від форми їх створення з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передавання на архівне зберігання.

4.2. Здійснення приймання, попереднього розгляду та реєстрації службових документів, адресованих Київському міському голові, першому заступникові голови Київської міської державної адміністрації, заступникам голови Київської міської державної адміністрації, керівництву апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), структурним підрозділам апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), підготовка до них аналітичних, довідкових та інших матеріалів.

4.3. Аналіз службової кореспонденції та доручень органів влади вищого рівня, вищих посадових осіб, запитів, звернень, кореспонденції Верховної Ради України, Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденції, що надходить від органів державної влади, установ вищого рівня, зокрема документів з грифом "Для службового користування", та документів, що містять персональні дані, рішень органів місцевого самоврядування, а також найважливіших документів, які містять інформацію з основних питань діяльності установи і потребують вирішення безпосередньо Київським міським головою, та підготовка до них проектів резолюцій Київського міського голови.

4.4. Реєстрація, ведення обліку, зберігання, використання документів з грифом "Для службового користування" та забезпечення організації роботи з документами, що містять службову інформацію у відповідності з вимогами Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у виконавчому органі Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), затвердженої розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 07 березня 2017 року N 246.

4.5. Здійснення реєстрації службової вихідної кореспонденції за підписом Київського міського голови та відправлення вихідної кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), створеної у паперовій формі.

4.6. Надання методичної допомоги та контроль за дотриманням єдиної системи діловодства та електронного документообігу в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністраціях в установленому порядку.

4.7. Забезпечення інформаційної взаємодії з органами виконавчої влади та іншими державними установами через систему взаємодії органів виконавчої влади.

4.8. Забезпечення реалізації Концепції розвитку української мови, культури та виховання історичної пам'яті у жителів міста Києва на 2015 - 2020 роки, затвердженої рішенням Київської міської ради від 28 травня 2015 року N 571/1435.

4.9. Організація та контроль за формуванням і зберіганням документів Національного архівного фонду, що створюються в апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), підлягають державному обліку і зберіганню, мають історичну цінність та є власністю держави.

5. Управління відповідно до покладених на нього завдань:

5.1. Здійснює нагляд за дотриманням єдиної системи діловодства та електронного документообігу в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях відповідно до Регламенту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), Інструкції з діловодства у виконавчому органі Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях, Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затверджених в установленому порядку, та національних стандартів.

5.2. Здійснює організацію електронного документообігу із застосуванням кваліфікованого електронного підпису в апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

5.3. Здійснює приймання, попередній розгляд та реєстрацію службових документів, адресованих Київському міському голові, першому заступникові голови Київської міської державної адміністрації, заступникам голови Київської міської державної адміністрації, керівництву апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), структурним підрозділам апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали.

5.4. Здійснює приймання та пересилання документів, надісланих через систему взаємодії органів виконавчої влади, в порядку, встановленому Інструкцією з діловодства у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях.

5.5. Здійснює аналіз та відбір службової кореспонденції, яка потребує розгляду безпосередньо Київським міським головою, та готує до них проекти резолюцій Київського міського голови.

5.6. Здійснює приймання, реєстрацію, облік, розмноження, зберігання та контроль за проходженням документів з грифом "Для службового користування" згідно з вимогами законодавства.

5.7. Здійснює контроль за дотриманням вимог до підготовки документів в електронній і паперовій формі та організацію роботи з ними. Забезпечує надсилання та передачу проектів службових документів на підпис Київському міському голові, повертає документи на доопрацювання головному виконавцю.

5.8. Здійснює реєстрацію службової вихідної кореспонденції за підписом Київського міського голови.

5.9. Забезпечує відправлення вихідної кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), створеної у паперовій формі.

5.10. Здійснює погодження виготовлення печаток з найменуванням структурних підрозділів апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (без зображення герба), печаток для окремих категорій документів, кваліфікованих електронних печаток та штампів.

5.11. Організовує та контролює формування та збереження документів Національного архівного фонду, що створюються в апараті, підлягають державному обліку і зберіганню, мають історичну і культурну цінність та є власністю держави.

5.12. Здійснює підготовку документів апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) постійного та тривалого строків зберігання для передачі до Державного архіву м. Києва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в установленому порядку й у визначені терміни.