Розглянувши підсумки комплексної перевірки діяльності ЦДАВО, колегія зазначає, що архівом проведено певну роботу щодо забезпечення функціонування архіву, виконання основних показників розвитку архівної справи.

Впроваджено основні нормативні документи, які регламентують роботу ЦДАВО, розроблено та введено в дію положення про дорадчі органи (колегію, ЕПК, науково-методичну раду).

Здійснюється певна робота з формування НАФ, організаційно-методичного керівництва діяльністю служб діловодства й архівних підрозділів установ-фондоутворювачів, у діяльності яких утворюються документи НАФ.

Ведеться контрольно-довідкова картотека на установи списку N 1, наглядові справи, книга обліку описів справ установ списку N 1.

Протягом 2006-2008 років ЦДАВО здійснено 51 комплексне перевіряння стану архівної справи та діловодства, 27 тематичних та 14 контрольних перевірянь, проведено 14 нарад-семінарів з працівниками діловодних та архівних служб в установах-фондоутворювачах.

Проводилася активна робота з організації передавання на постійне зберігання документів НАФ до ЦДАВО, планові показники з приймання управлінської документації у 2008 році було перевиконано на 21%.

У 2008 році у 9 разів було перевищено планові показники зі схвалення описів справ на управлінську документацію.

Номенклатури справ, погоджені з архівом, мають 90% установ. Повністю описали документи постійного зберігання та мають схвалені ЕПК описи справ 57% установ-фондоутворювачів ЦДАВО.

Сховища архіву забезпечено протипожежною сигналізацією. Затверджено Інструкцію про заходи пожежної безпеки у виробничих приміщеннях ЦДАВО.

Усі двері, що ведуть до комплексу сховищ архіву, обладнано електронно-картковою системою доступу. Архівосховища обладнано спеціальними металевими дверима, які опечатуються. Майже усі справи закартоновано. Облікові документи зберігаються в спеціально відведених приміщеннях, які опечатуються. У кінці 2007 року відновилися роботи із створення страхового фонду, який зберігається у металевих коробках на "стелажах Пшеничного".

У 2008 році придбано 2 читальних апарата для роботи з мікрофотокопіями документів, три установки ультрафіолетового опромінювання ОБП 43 ОМ для покращення мікологічного стану повітря у сховищах, 86 сучасних вогнегасників, 32 термогігрометри.

Облікові документи на фонди оформлено, в основному, згідно з Основними правилами роботи державних архівів.

Щороку архів перевиконує плановані показники з використання інформації документів НАФ.

Соціально-правові і тематичні запити розглядаються у встановлені Законом України "Про звернення громадян" терміни, архівні довідки оформлюються відповідно до встановлених правил.

За надання платних послуг у 2006-2008 роках ЦДАВО отримано кошти у сумі 597,5 тис.грн.

Протягом останніх трьох років в ЦДАВО не зафіксовано випадків аварій, нещасних випадків та професійних захворювань.

ЦДАВО має найбільшу кількість штатних одиниць серед архівних установ України (90, з них 45 - державні службовці). Найчисельнішою (42%) є вікова група до 35 років. Повну вищу освіту мають 74% працівників, фахову - 32% працівників, що є одними з найкращих показників серед центральних архівів. Плинність кадрів в архіві не перевищує середньостатистичну по архівним установам України.

Водночас проведений аналіз свідчить про те, що в роботі архіву існують невирішені проблеми і недоліки.

Потребують доопрацювання структура архіву, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції працівників.

Керівництвом не в достатній мірі здійснюється контроль за виконанням планових завдань, роботою колегії, науково-методичної ради, співпрацею зі ЗМІ, що призвело до зниження рівня виконавської дисципліни співробітників архіву.

ЦДАВО - єдиний архів в Україні, в якому не завершено складання списку N 1, відсутні списки N 2, 3.

Контроль за роботою установ - джерел формування НАФ проводиться на низькому рівні, більше 5 років не проводилися перевіряння у 58% установ, картотека обліку роботи з установами ведеться за старою формою.

Не ведеться картотека обліку описів справ ЕПК.

Не завжди відповідає вимогам якість зведених номенклатур справ установ, погоджених ЕПК.

До описів справ з особового складу не складаються передмови.

Пожежну сигналізацію не виведено на пульт центрального спостереження, система автоматичного пожежогасіння не працює, охоронна сигналізація в архівосховищах відсутня, наявні системи кондиціювання та вентиляції повітря не забезпечують створення та підтримання у сховищах належного температурно-вологісного режиму, не завершено роботи щодо заміни ліфта 1 відсіку.

У сховищах залишено вогнегасники, що не підлягають використанню, декілька встановлених нових вогнегасників знаходяться не в робочому режимі, не повною мірою дотримується світловий режим в архівосховищах, зустрічаються випадки порушення правил ведення книги обліку температурно-вологісного режиму.

Потребує удосконалення ведення обліку документів НАФ.

Майже чверть загальної кількості описів є рукописними.

Порушуються терміни видавання та повернення документів зі сховищ до читального залу та співробітникам архіву, виданих у тимчасове користування за межі архіву.

В архіві відсутня електронна інформаційно-пошукова система обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань. Реєстрація кореспонденції, що надходить до архіву, ведеться з порушенням Інструкції з діловодства реєстрації запитів громадян України та іноземних громадян і осіб без громадянства.

Повільними темпами ведеться видавнича діяльність, потребує вдосконалення виставкова діяльність архіву.

У читальному залі не встановлено систему відеоспостереження, його вікна не захищено ґратами, відсутнє обладнання комп'ютерною технікою.

З 2007 року не поновлено колективний договір між адміністрацією та профспілковим комітетом ЦДАВО.

Не в повному обсязі виконано заходи щодо усунення порушень і недоліків, виявлених Рахунковою палатою України.

Існують недоліки в організації з підготовки та зберігання наказів ЦДАВО.

Впродовж декількох років в архіві не заповнюються численні вакантні посади.

Порушуються вимоги порядків ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців, не планується проведення підвищення кваліфікації працівників архіву.

Виходячи з зазначеного, колегія В И Р І Ш У Є:

1. Керівництву ЦДАВО (Маковська Н.В.) до 9 травня 2009 року розробити, подати Держкомархіву план заходів щодо усунення наявних недоліків у діяльності архіву, організувати його розгляд на засіданні колегії архіву та забезпечити виконання у повному обсязі заходів щодо усунення порушень і недоліків, виявлених робочою групою Держкомархіву під час перевірки.

2. Структурним підрозділам Держкомархіву надати необхідну допомогу ЦДАВО в організації усунення недоліків у його діяльності.

3. Керівництву ДЕКС ЦДА (Гузєв І.С.)

- розглянути можливість встановлення державної охорони в комплексі споруд центральних державних архівів у м. Києві;

- до кінця 2009 року завершити роботи по заміні ліфта 1 відсіку (ЦДАВО України);

- провести заміну (ремонт) технічно застарілої пожежної сигналізації, системи кондиціювання та вентиляції повітря в архівосховищах під час проведення реконструкції комплексу споруд центральних державних архівів України.

4. Організаційно-аналітичному відділу (Богунова Н.К.) передбачити проведення в порядку контролю двох перевірок виконання цього рішення колегії: у III кварталі 2009 року та першому кварталі 2010 року.

Відповідно до Плану-звіту організаційної роботи Держкомархіву на I квартал 2009 року робоча група із фахівців Держкомархіву здійснила комплексну перевірку діяльності Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (ЦДАВО).

Перевірка здійснювалася шляхом вивчення наявних в ЦДАВО документів із основних напрямків його діяльності, а також візуального обстеження архівосховищ, співбесід з керівниками та фахівцями архіву, ознайомлення із роботою архівного підрозділу Антимонопольного комітету України.

Перевірка показала, що архівом проведена певна робота щодо забезпечення функціонування архіву, виконання основних показників розвитку архівної справи.

Діяльність архіву здійснюється відповідно до Положення про ЦДАВО, затвердженого наказом Держкомархіву від 25.04.2002 N 31.

Структура архіву складається із 7 відділів, 9 секторів, що входять до складу відділів.

Встановлено розподіл обов'язків між директором і його заступниками (наказ від 04.12.2007 N 39), розроблено і затверджено положення про структурні підрозділи, посадові інструкції працівників архіву.

Введено в дію Правила внутрішнього трудового розпорядку та затверджено графік проведення особистого прийому громадян керівництвом ЦДАВО (наказ від 20.03.2008 N 15).

Розроблено положення про дорадчі органи (колегію, ЕПК, науково-методичну раду).

Положення про колегію архіву розроблено на підставі Примірного положення про колегію держархіву (наказ Держкомархіву від 12.12.2005 N 150) та затверджено наказом ЦДАВО від 14.03.2006 N 19, персональний склад колегії архіву затверджено наказом Держкомархіву від 07.02.2008 N 21. До складу колегії входять провідні фахівці архіву.

Складено та затверджено директором архіву річний план роботи колегії.

На засіданнях колегії розглядаються питання про підсумки (за рік, півріччя, квартал) діяльності архіву, стан діловодства в ЦДАВО, виконання антикорупційного законодавства, дотримання протипожежної безпеки та санітарно-гігієнічного стану, забезпечення збереженості документів, підсумки роботи ЕПК та ін.

Основну діяльність архіву організовано відповідно до річного плану. Розроблення і затвердження планово-звітних документів здійснюється згідно із збірником форм планово-звітної документації.

Хід виконання планів заслуховується на засіданнях колегії ЦДАВО. З метою контролю за виконанням планів роботи відділів ЦДАВО на засіданні колегії архіву у 2007 році розглянуто питання про стан упорядкування документів відділом організації впорядкування документів, у 2008 році було заслухано звіт начальника відділу використання інформації документів.

Водночас проведений аналіз засвідчив, що в організації роботи архіву існують невирішені проблеми і недоліки.

Пріоритети розвитку архівної справи архіву на найближчі роки не визначено. Не враховано у планах роботи архіву пріоритетні напрямки, визначені Держкомархівом. Не розроблено Регламент ЦДАВО, його структура.

Розподіл обов'язків у керівництві не охоплює усіх завдань і функцій, зазначених у Положенні про ЦДАВО. Поза увагою залишилися питання організації роботи колегії, удосконалення структури архіву, надання архівом платних послуг, координації правової та кадрової роботи.

Не в повній мірі відповідають завданням і функціям архіву положення про його структурні підрозділи. Так, зокрема, у Положенні про відділ забезпечення збереженості та обліку документів не зазначено, що до його складу входить сектор обліку документів, як це передбачено штатним розписом ЦДАВО, не відображено функції сектору зберігання і обліку мікрофотокопій. На спеціаліста 1 категорії фінансово-економічного відділу покладено обов'язки секретаря колегії (наказ від 07.02.2008 N 21), та керівника кадрової служби (наказ від 16.06.2003 N 33 ОС), що не відповідає функціональним повноваженням відділу.

Положеннями про відділ використання інформації та сектор виставкової роботи документів, що входить до його складу, не передбачено таку функцію, як організація науково-методичної роботи архіву. Водночас, за наказом від 08.01.2008 N 2 науково-методичну раду архіву очолює саме завідувач цим сектором. На сектор, окрім виставкової діяльності, також покладено обов'язки з інформатизації діяльності ЦДАВО.

У положеннях про структурні підрозділи не відображено функції приймання, зберігання, обліку та використання цілком таємних і таємних документів, хоча ці функції зазначено у посадових інструкціях керівників структурних підрозділів.

Потребують суттєвого доопрацювання посадові інструкції працівників. З 2006 року до них не вносилися зміни. Як наслідок, у Положення про відділ формування НАФ, до посадових інструкцій співробітників цього відділу та одного з заступників директора включено питання організації роботи з державної реєстрації документів.

Посадові інструкції не в повній мірі відповідають головним завданням і функціям, зазначеним у положенні про відповідний відділ держархіву. Зокрема, у посадових інструкціях співробітників відділу РСР відсутні завдання щодо виявлення та закриття каналів витоку секретної інформації у процесі діяльності архіву, здійснення технічного захисту інформації, розроблення та здійснення заходів щодо забезпечення режиму секретності при відвідуванні архіву іноземцями, ведення обліку архівосховищ матеріальних носіїв секретної інформації, режимних приміщень, ключів від них, особистих номерних печаток, організація разом з комісією з розсекречування документів перегляду грифів секретності щодо зміни грифів. У п. 2 Положення про відділ РСР зазначено, що він безпосередньо підпорядкується директору архіву, водночас, за розподілом обов'язків між директором і його заступниками (наказ від 04.12.2007 р. N 39) питання координації та контролю за роботою відділу РСР повністю покладено на заступника директора. У посадових інструкціях усіх працівників ЦДАВО, яким оформлено допуск до державної таємниці, зазначено функції щодо роботи з секретними документами, водночас у положеннях про відповідні структурні підрозділи ці функції відсутні.

У посадовій інструкції завідувача сектором виставкової роботи, який є структурним підрозділом відділу використання інформації документів ЦДАВО, зазначено, що він безпосередньо підпорядковується директору і заступнику директора.

Назви структурних підрозділів та посад працівників архіву у штатному розписі, положеннях та посадових інструкціях не співпадають.

Одну інструкцію протягом чотирьох років засвідчено підписами декількох осіб. Посадові інструкції працівників ВРСР, начальника фінансово-економічного відділу та відділу організації впорядкування документів взагалі не засвідчено підписами. Відсутні посадові інструкції працівників відділу організації впорядкування документів.

У порушення вимог п. 1 постанови Кабінету Міністрів України від 12.03.2005 N 179 "Про упорядкування структури апарату центральних органів виконавчої влади, їх територіальних підрозділів та місцевих державних адміністрацій" (у частині чисельності структурних підрозділів) створено відділ забезпечення збереженості та обліку документів та фінансово-економічний відділ.

Накази, що видаються архівом, у переважній більшості не стосуються функціональних повноважень архіву, це в основному накази щодо заміщення посад, створення комісій, господарчої діяльності.

До складу дорадчих органів архіву - колегії, науково-методичної ради включено лише керівників структурних підрозділів архіву.

Рівень організації роботи колегії ЦДАВО вкрай незадовільний.

Згідно з Положенням про колегію ЦДАВО засідання колегії проводяться раз на місяць, що і передбачено планами роботи колегії (на 2007 рік план не затверджено директором архіву). Попри це, у 2006 році проведено 10 засідань колегії. Протокол N 1 відсутній, його замінює ксерокопія. З 30 передбачених планом питань було розглянуто лише 3. У травні, червні, серпні та вересні засідання колегії не проводилися. Загалом за рік підготовлено одне рішення колегії, яке не підписано ні головою, ні секретарем колегії, не оголошено до виконання наказом директора архіву.

У 2007 році проведено 7 засідань колегії. З 21 питання за планом розглянуто лише 4. Два засідання колегії оформлено протоколами (N 4 та N 5) від 5 червня 2007 року. У січні, травні, липні, серпні, жовтні, грудні засідання колегії не проводилися.

У 2008 році проведено 10 засідань колегії, на яких з 29 питань розглянуто 14, що передбачено планом.

Рішення колегії за ці роки не складалися і не оголошувалися до виконання.

У 2009 році проведено одне засідання колегії, рішення колегії не підписано головою та секретарем колегії, не оголошено до виконання наказом директора архіву.

Причини, за яких було відмінено засідання колегії, не зазначено, корективи до плану засідань колегії не внесено.

Контроль за виконанням рішень колегії відсутній. Повторний розгляд питань у порядку контролю не проводиться.

Не здійснюється загальне керівництво науково-методичною роботою ЦДАВО. Згідно з наказом про розподіл функціональних обов'язків кожен із заступників здійснює керівництво науково-методичної діяльності у підпорядкованих структурних підрозділах.

Наказом директора від 21.08.2002 N 34 створено науково-методичну раду ЦДАВО та затверджено її Положення. Наказом від 08.01.2008 N 2 затверджено нове Положення та склад науково-методичної ради (попередній наказ не скасовано).

Плани роботи науково-методичної ради складаються з 2008 року. Вони не затверджені керівництвом, не підписані укладачем, не погоджені з виконавцями.

Аналіз протоколів засідань за 2008 рік показав, що з 18 питань, внесених до плану роботи науково-методичної ради, обговорено лише два.

Не зважаючи на те, що згідно з п. 4.2 Положення про науково-методичну раду засідання мають проводитися один раз на місяць, з 2005 по 2007 рік проведено 6 засідань науково-методичної ради, у 2008 - 7. Засідання оформлено протоколами, у яких відсутні підписи голови, та, в окремих протоколах, секретаря науково-методичної ради. Протоколи засідань за 2008 рік оформлено належним чином. Крім того, пп. 1.2, 4.5 Положення про науково-методичну раду передбачено, що їх рішення затверджуються директором. Жодного рішення не підготовлено і не затверджено.

Методичні посібники, розроблені співробітниками ЦДАВО в період з 2005 по 2007 рік, не розглядалися на засіданнях науково-методичної ради. Як наслідок, у звіті про виконання плану науково-дослідної та методичної роботи архіву за 2008 рік (ф. 203) подано недостовірну інформацію. Так, "Схема обліку документів в ЦДАВО України (додаток до Інструкції з обліку документів у ЦДАВО України)" та Інструкція "Описування інформаційних відомостей при каталогізації (ф. 2 Кабінет Міністрів України)" подано як підготовлені, у той час, як науково-методична рада направила їх на доопрацювання (протокол N 7 від 11.12.2008). Крім того, у даному звіті методичні розробки затверджено протоколами засідань, яких не існує.

В архіві діє методичний кабінет, його фонд налічує 1249 методичних посібників, які внесено до Інвентарної книги методичного кабінету, видача методичних матеріалів фіксується у книзі видачі. Водночас останні надходження до методичного кабінету датуються ще 2006 роком.

Існує стійка тенденція до зниження рівня науково-методичної роботи ЦДАВО. Якщо у 2006 році було розроблено п'ять методичних посібників, в 2007 - один, то в 2008 - жодного. Серед центральних державних архів ЦДАВО, за кількістю розроблених у 2006-2008 роках методичних посібників, посідає шосте місце.

За 2006-2008 роки ЦДАВО не брав участь у конкурсах науково-методичних і науково-інформаційних робіт з архівознавства, документознавства, археографії та на здобуття премії ім. В.Веретеннікова за кращі наукові дослідження у галузі архівознавства, документознавства, археографії.

ЦДАВО розміщений у будинку комплексу споруд центральних державних архівів у м. Києві за адресою: вул. Солом'янська, 24. Будівля побудована в 1970 році. Технічне обслуговування комплексу споруд здійснює Дирекція з експлуатації комплексу споруд центральних державних архівних установ України (ДЕКС ЦДАУ).

Територія комплексу огороджена, на вікнах режимно-секретного відділу архіву є захисні металеві грати.

Місткість приміщень архіву складає 2.500.000 од.зб.

Об'єм архівосховища - 16.628 куб.м, площа архівосховищ - 7.042 кв.м.

Протяжність стелажного обладнання - 33.049 пог.м.

Ступінь заповнення стелажного обладнання - 83%.

Площа робочих приміщень - 427.97 кв.м.

Комплекс споруд, в якому розміщено ЦДАВО, забезпечено постом позавідомчої охорони, який встановлено у 2006 році. Пропускний режим працівників архіву до приміщень комплексу споруд здійснюється через електронну систему турнікетів. В'їзд на територію комплексу споруд відбувається за перепустками. Доступ до приміщень і на територію комплексу регламентується Інструкцією про порядок доступу до приміщень і на територію комплексу споруд центральних державних архівних установ у місті Києві, затвердженою наказом Держкомархіву від 11.09.2007 N 132. Порядок доступу до приміщень ЦДАВО визначено Інструкцією, затвердженою наказом директора архіву від 05.10.2007 N 34.

Кімнату (N 97), де розміщено відділ режимно-секретної роботи, обладнано охоронною сигналізацією.

Пожежна безпека в ЦДАВО забезпечується шляхом проведення організаційних та інших заходів, спрямованих на попередження пожеж, забезпечення безпеки людей та збереженості документів. Сховища архіву забезпечено протипожежною сигналізацією. Сигнал про пожежну небезпеку подають датчики, які встановлено в архівосховищах ЦДАВО. Сигнал надходить на пульт звукової сигналізації, розміщений в кімнаті чергових ДЕКС ЦДАУ. Експлуатацію пожежної сигналізації забезпечує ДЕКС ЦДАУ.

В архіві встановлено 86 порошкових та вуглекислотних вогнегасників, які зареєстровано в журналі обліку вогнегасників на об'єкті, їм присвоєно інвентарні номери. Правила застосування вогнегасників розташовано біля місця їх знаходження.

Інструкцію про заходи пожежної безпеки у виробничих приміщеннях ЦДАВО затверджено директором архіву 24.11.2006. На випадок надзвичайних ситуацій розроблено план заходів, списки евакуації документів.

Комісія з протипожежної безпеки, яка створюється наказом директора на початку кожного року (останній наказ від 08.01.2009 N 3), двічі на рік проводить перевірку сховищ архіву. Ведеться журнал обліку перевірок з протипожежного і санітарного стану архівосховищ ЦДАВО.

У 2005 році замінено та обладнано електронно-картковою системою доступу всі двері, що ведуть до комплексу сховищ архіву і сходових майданчиків. Користування електронно-картковою системою регламентується Інструкцією з експлуатації електронно-карткової системи в ЦДАВО України, затвердженою наказом директора архіву від 24.04.2007 N 24. Архівосховища обладнано спеціальними металевими дверима, які опечатуються. Після закінчення робочого дня комплекс сховищ архіву перевіряється, опечатується старшим зберігачем чергового структурного підрозділу та здається під охорону. У книзі обліку прийому та здачі комплексу ЦДАВО робиться відповідний запис. На початку кожного року директором архіву видається наказ, де визначаються відповідальні за опечатування сховищ і всього комплексу, інших службових приміщень та передачі їх під охорону, зазначаються номери печаток та приміщень, що ними опечатуються.

Документи в архівосховищах розміщено згідно зі Схемою розміщення документів ЦДАВО України, але останніми роками, через нерівномірне заповнення архівосховищ, є випадки розміщення частин фондів у різних приміщеннях, що зафіксовано в топографічних покажчиках. В архіві ведуться загальний топографічний покажчик, який знаходиться в секторі обліку, та топографічні покажчики окремих сховищ.

У 2008 році у зв'язку з прийманням документів, а також для забезпечення раціонального переміщення документів та їх розміщення після реконструкції комплексу, уточнювалася схема розміщення фондів в архівосховищах ЦДАВО, внаслідок чого уточнено топографічні покажчики у кількості 1230 карток, переміщено 26 135 справ.

Справи зберігаються в коробках на металевих стелажах. Облікові документи зберігаються в спеціально відведених приміщеннях, які опечатуються. Документи, які використовуються співробітниками архіву, зберігаються у шафах. Шафи і кімнати, де вони зберігаються, опечатуються.

Справи, що видаються до читального залу, зберігаються в окремій кімнаті та видаються працівником читального залу користувачам, які працюють в приміщенні читального залу. У кінці робочого дня читальний зал опечатується, ключі здаються під охорону.

Для роботи в читальному залі з мікрофотокопіями документів у 2008 році придбано 2 читальних апарата, що дозволило зменшити кількість виданих користувачам оригіналів документів.

Сховища ЦДАВО розташовані в основному корпусі на 1-6, 8, 9, 12 поверхах (1, 2 відсіки), на 10-11 поверхах (1, 2, 3, 4 відсіки).

Документи розміщено в 36 сховищах: в 27 розміщено архівні документи, у 5-ти - мікрофотокопії документів страхового фонду та фонду користування, в 4-х - описи та справи фондів.

Для забезпечення санітарно-гігієнічного стану у сховищах щоденно проводиться вологе прибирання, щоквартально - знепилення стелажів, коробок, заміна фільтрів.

З метою покращення мікологічного стану повітря у сховищах, запобігання ураження документів пліснявими грибами та забезпечення безпечних умов праці у 2008 р. придбано три установки ультрафіолетового опромінювання ОБП 43 ОМ, які заплановано ввести в дію у 2009 році.

Для вимірювання температурно-вологісних показників у сховищах у 2008 році ДЕКС ЦДАУ закуплено та встановлено 32 термогігрометри.

Майже усі справи в архіві закартоновано. Так, у 2008 році придбано 800 картонажів, протягом року закартоновано 9281 од.зб.

Страховий фонд зберігається у металевих коробках у 5-ти кімнатах на 2, 3, 5 поверхах. У 2008 році сховища, де зберігається страховий фонд документів НАФ, обладнано стелажами "Пшеничного", що дозволило зменшити затратні площі сховищ та покращити умови його зберігання.

Перевіряння наявності страхового фонду, контроль фізичного стану проводить Державний центр збереження документів НАФ і, відповідно, складає акт перевіряння та технічного контролю страхового фонду.

Протягом 2008 року здійснено перевіряння наявності та фізичного стану мікрофільмів фонду користування у кількості 15 375 бюксів.

Протягом 2006-2008 років здійснено ремонт 198 659 арк. документів з паперовою основою. Оправлено і підшито 3121 од.зб. Також підготовлено до консерваційно-профілактичного оброблення страхового фонду 268 од.обл., підготовлено до ремонту, реставрації та оправи 876 справ.

Згідно з Інструкцію з перевіряння наявності та стану документів у ЦДАВО, розробленою у 2006 році, щорічно планується й проводиться перевіряння наявності та стану документів. У 2006 році кількість перевірених справ складала 96 989, у 2007 - 113 608, у 2008 - 132 264 справи. Оформлення результатів здійснюється відразу після закінчення перевіряння; дані, що вносяться до аркушів і актів перевіряння звіряються з обліковими документами. Допускається затримка в оформленні акта перевіряння в разі виявлення у фонді відсутніх справ з метою їх розшуку в межах року. На підставі актів про не виявлення справ на відсутні при перевірянні справи складаються картки обліку невиявлених документів, що вливаються до картотеки справ, які знаходяться в розшуку. Такі картки за 2006-2008 роки складено на 45 справ.

Науково-методичною радою ЦДАВО схвалено (протокол від 19.04.2006 N 1) Інструкцію з організації державного обліку документів НАФ та порядку оформлення облікових документів у ЦДАВО.

В архіві станом на 01.01.2009 року зберігається 3330 фондів 2 074 943 од.зб. (з них управлінської документації - 3178 фондів 2 043 694 од.зб., документів особового походження - 152 фонди 12 169 од.зб. та 19 080 од.зб. (36 комплексів науково-технічної документації)). У списку фондів з N 1 по N 5261 підсумковий запис про кількість фондів, які є в наявності, переданих, приєднаних, втрачених, пропущених номерів фондів відсутній.

За Відомостями про зміни у складі і обсязі фондів протягом 2008 року надійшло 906 справ з 6 нових фондів та 94 справи з 3 фондів, які помилково вважалися переданими; 1 фонд вибув у результаті приєднання до іншого фонду; зміни у складі і обсязі 32 фондів відображено в аркушах, картках, справах фондів, описах справ.

У 2007 році відновилася робота по створенню страхового фонду на документи ЦДАВО.

Облік страхового фонду здійснюється за описом страхового фонду та книгою обліку надходжень страхового фонду. У книзі обліку надходжень страхового фонду є річні підсумкові записи про кількість кадрів страхового фонду та од.зб., на які створено страховий фонд.

Всього в архіві створено страховий фонд на 107 085 справ (з них на управлінські документи - 104 263 справи, на документи особового походження - 2822 справи), що складає 5% від загальної кількості справ.

Станом на 01.01.2009 зберігається 1497 од.обл. 18 629 813 кадрів мікрофотокопій страхового фонду (з них управлінської документації - 1457 од.обл. 18 253 820 кадрів, особового походження - 40 од.обл. 375 993 кадри).

У 2007 році в архіві розроблено робочу інструкцію з розшуку відсутніх справ за результатами перевіряння наявності та стану справ (документів). Продовжувався розшук відсутніх справ, протягом 2006-2008 років виявлено 7 справ.

При перевірянні наявності справ трапляються поодинокі необліковані справи, що беруться на облік згідно з актом про виявлення необлікованих справ.

Протягом 2008 року переглянуто 5833 од.зб. управлінської документації, поаркушно переглянуто 340 справ з метою виявлення унікальних документів, виявлено 3 унікальні документи. За анотованим переліком унікальних документів Національного архівного фонду до унікальних віднесено 14 документів Національного архівного фонду.

Облікові документи на фонди оформлено, в основному, згідно з Основними правилами роботи державних архівів. У вибірково перевірених справах фондів, перевіряння яких проводилось у 2008 році:

- N 79 Українська державна меліоративна будівельна контора Наркомзему УРСР, м. Харків;

- N 3900 Українська академічна громада в Чехословаччині, м. Прага;

- N 3907 Гомзін Борис Володимирович - діяч гетьманського руху, письменник, полковник армії УНР;

- N 4404 Організація українських націоналістів у таборі військовополонених в Фрайштадті (Австрія);

- N 4418 Організація українських націоналістів у таборі військовополонених в Зальцведелі (Німеччина);

- N 4906 Державний комітет України у справах будівництва і охорони історичного середовища;

- N 4923 Український трест підприємств будівельних матеріалів;

- N 4969 Головне управління будівельної індустрії Міністерства будівництва УРСР, м. Київ;

- N 5033 Державний будівельно-монтажний трест N 13, м. Київ

аркуші пронумеровано, підшито (не підшито в справах фондів акти про перевіряння наявності за 2008 рік), внутрішній опис відповідає змісту; загальна кількість справ по кожному фонду співпадає з даними аркуша фонду та описом фонду.

З метою удосконалення облікової документації продовжувалось перескладання аркушів фондів (здійснено передрук 144 аркушів фондів) та реєстру описів (опрацьовано 2210 описів).

Справи фондів та описи зберігаються в окремих кімнатах на дерев'яних стелажах, оброблених вогнезахисним розчином. За книгою видачі справ фондів, справи фондів видаються на день, неповернутих справ не виявлено. Аркуші фондів зберігаються у металевій шафі, що опечатується, робочої кімнати сектора обліку документів; список фондів, книга надходжень - у сейфі начальника відділу (сейф і кімната опечатуються).

Як допоміжні облікові документи в архіві ведуться: книги обліку видавання документів з архівосховищ до читального залу, працівникам архіву, до ДЦЗД на ремонт, реставрацію та оправу, мікрофільмування, створення цифрових копій, в тимчасове користування за межі архіву; книги підкладання справ, реєстрації актів перевіряння наявності документів, карткові покажчики до аркушів фондів - номерний, алфавітний, предметно-галузевий; номерник фондів, картотека руху фондів; централізований топографічний покажчик та ш.

З 2008 р. розпочато роботу з редагування та друку в 3-х примірниках рукописних описів.

Протягом 2003-2008 років здійснювалася робота зі створення електронної бази даних "Архівні фонди України". На сьогодні до бази внесено 5261 фонд, у т.ч. анотовано описи на 3330 фондів, що станом на 01.01.2009 зберігаються в архіві.

За результатами перевіряння наявності облікової документації на мікрофотокопії страхового фонду, фонду користування та колекцій мікрофотокопій документів продовжується здійснення заходів щодо удосконалення облікової документації. На них складено історичні довідки до справ фондів КМФ, сформовано справи фондів на КМФ.

Разом з тим, звертаємо особливу увагу на проблеми та недоліки щодо забезпечення збереженості та обліку документів.

Пожежну сигналізацію, що встановлено у архівосховищах, не виведено на пульт центрального спостереження. Система автоматичного пожежогасіння не працює.

У сховищах знаходяться великі кислотні вогнегасники, які не підлягають використанню. Виявлено декілька вогнегасників, що не повною мірою укомплектовані й не можуть бути придатними для використання.

Охоронна сигналізація в архівосховищах відсутня.

Позавідомча охорона в комплексі споруд центральних державних архівів у м. Києві, де розміщується ЦДАВО, не державна, а приватна.

Електронна система турнікетів розрахована не на забезпечення збереженості документів, а лише на прихід працівників на роботу. Спостерігаються порушення в роботі системи.

Наявні системи кондиціювання та вентиляції повітря не забезпечують створення та підтримання у сховищах належного температурно-вологісного режиму. Через сухе повітря папір пересихає, стає ламким.

Згідно з відомостями про температуру і вологість в архівосховищах ЦДАВО за 2006-2008 роки можна відслідкувати значні коливання температури й вологості у сховищах:

Зустрічаються випадки порушення правил ведення книги обліку температурно-вологісного режиму.

Грати на вікнах читального залу та системи відеоспостереження відсутні.

Призупинено роботи по заміні ліфта 1 відсіку.

Не повною мірою дотримується світловий режим в архівосховищах. Вікна у сховищах не захищено, що спричиняє потрапляння прямого сонячного проміння.

У сховищах виявлено непрошиті, непронумеровані справи, облік яких окремо не ведеться. Зустрічаються випадки відірваних кришок коробок. Деякі справи зберігаються поза коробками.

Не співпадають дані за 2008 рік щодо надходжень страхового фонду згідно книги обліку (на 738 справ у кількості 93 012 кадрів) та за списком фондів, на які створено страховий фонд (на 775 справ 101 863 кадри).

За списками справ, що знаходяться у розшуку станом на 01.01.2009 року, в розшуку перебуває 258 справ з 48 фондів (за списком знайдених справ - у 2008 році знайдено 2 справи). Згідно пояснювальної записки до паспорта на 01.01.2009 року в розшуку перебуває 285 справ.

В архіві зберігається 1340 рукописних описів, що складає 23,5% від їх загальної кількості.

Порушено вимоги до зберігання унікальних документів. Справи, у яких виявлено унікальні документи, зберігаються в окремій коробці архівосховища, де зберігаються фонди, у яких вони виявлені.

Акти перевіряння наявності та стану документів затверджує не директор архіву, а його заступник, що не відповідає вимогам Основних правил роботи державних архівів (додаток 18).