Колегія відзначає, що архівними установами Сумської області проведено певну роботу щодо усунення недоліків, виявлених комплексною перевіркою робочої групи Держкомархіву у жовтні 2008 року.

Доопрацьовано та затверджено наказом від 21.01.2009 N 7-а Регламент держархіву області.

Існують позитивні зрушення в організації роботи колегії держархіву. Зокрема, її засідання відбуваються за річним планом, затвердженим директором архіву, рішення колегії оголошуються до виконання наказами.

З метою більш раціонального розміщення кінофотофонодокументи переміщено із корпусу N 1 до корпусу N 2. Страховий фонд переміщено до відокремленого архівосховища.

У всіх архівосховищах замінено контрольно-вимірювальні прилади.

Впроваджено картки-замінники при видаванні справ із сховищ.

Проведено вивірення облікових документів страхового фонду та приведено у відповідність кількісні показники страхового фонду з даними звітної документації.

Розроблено та введено в дію Правила роботи користувачів з документами НАФ у читальному залі держархіву (наказ від 20.01.2009 N 5). Справи, які видаються до читального залу, зберігаються у спеціальних шафах, що замикаються на ключ.

Завершено роботу щодо передавання на державне зберігання документів постійного зберігання ВАТ "СМНВО ім. М.В.Фрунзе" за 1971 - 1993 роки.

Наказом від 23.03.2009 N 23 внесено зміни до складу ЕПК.

Активізувалася методична робота в держархіві області.

Проте, рішення колегії Держкомархіву від 21.10.2008 виконано не в повному обсязі.

План заходів щодо усунення недоліків у діяльності архіву за результатами комплексної перевірки не затверджено директором, аналіз стану його виконання керівництвом не проводився.

Пріоритетні напрямки розвитку архівної справи держархіву, які визначено архівом на 2008 - 2009 роки, у планах роботи архіву не відображено.

Залишаються невирішеними найактуальніші проблеми щодо забезпечення держархівом області збереженості документів НАФ.

Автоматичну систему пожежогасіння не підключено. Позавідомча охорона архіву відсутня, не замінено протипожежну сигналізацію, автономну систему живлення приладів охоронної сигналізації, системи і прилади периметрової сигналізації. Водночас, держархів області, єдиний в Україні, не використав кошти, виділені зі Стабілізаційного фонду на охорону приміщення архіву.

Температурно-вологісний режим у сховищах не відповідає нормативним вимогам. Системи опалення та кондиціювання повітря у сховищах застаріли і потребують заміни.

Не проведено перевірку біоушкоджених документів, які було піддано дезінсекції працівниками архіву. Біоушкоджені документи продовжують зберігатися у сховищі N 20 разом з іншими документами у поліетиленових пакетах. До цього ж сховища з підвальних приміщень переміщено 15440 справ із 22 фондів із позначкою ОЦ. У сховищі порушуються вимоги щодо температурно-вологісного режиму.

Попри це, виборча документація продовжує зберігатися у сховищах корпусу N 2, де умови зберігання більш сприятливі.

Повільними темпами здійснюється картонування документів, перевіряння наявності та фізичного стану страхового фонду.

Кількість документів, що потребують оправлення та підшивки, фактично не зменшилась.

Кількість рукописних описів дорадянського періоду зменшено лише на 3%.

Не заведено книги обліку відвідувань сховищ сторонніми особами.