Руководствуясь Соглашением о принципах обмена информацией на основе программно-технических комплексов и международных стандартов от 30 января 1998 года, в целях обеспечения оперативного обмена информацией, железнодорожные администрации государств-участников СНГ, Латвийской Республики, Литовской Республики, Эстонской Республики и Дирекция Совета по железнодорожному транспорту государств-участников СНГ договорились соблюдать следующий единый Порядок организации обмена документами в электронном виде.

1. Обмен официальной информацией в электронном виде между Дирекцией Совета по железнодорожному транспорту и железнодорожными администрациями, а также железнодорожными администрациями между собой осуществляется по сети Internet.

2. Степень открытости передаваемой информации и возможность ее передачи по электронным каналам связи определяется отправителем.

3. Каждая железнодорожная администрация и Дирекция Совета по железнодорожному транспорту создают служебный почтовый ящик для работы в рамках настоящего Порядка. Перечень адресов почтовых ящиков железнодорожных администраций и Дирекции Совета по железнодорожному транспорту, номера телефонов и факсов - Приложение.

4. Электронные сообщения оформляются отправителем в виде файла в формате документов Microsoft Office 97, шрифт Times New Roman, кодировка Win 1251.

Передаче как вложение подлежат файлы, имена которых содержат только латинские символы, но не более 8 символов. Отправитель производит архивацию сообщений в формате RAR или ZIP. Если размер архива более 360 Кбайт, отправитель производит их разбивку на порции не более 360 Кбайт и направляет каждую порцию отдельным сообщением, о чем уведомляет получателя.

В теме сообщения указывается аббревиатура железнодорожной администрации отправителя или Дирекции Совета латинскими буквами (Приложение), исходящий номер документа и адресат (например, CSZT_DA_2001_NAC_DOROGE).

Получатель сообщения посылает подтверждение о получении сообщения с его регистрационным номером, направляет адресату документ на бумажном носителе или в электронном виде. Если в течение суток отправитель не получил от получателя подтверждения о получении сообщения, то отправитель запрашивает получателя по телефону (факсу) о подтверждении получения сообщения или его повторном направлении.

В случаях сбоя при получении или искажении информации получатель запрашивает отправителя о повторной передаче сообщения.

5. Железнодорожные администрации и Дирекция Совета по железнодорожному транспорту определяют порядок регистрации входящих (исходящих) сообщений и их доставки (отправления) адресату.

6. Спорные вопросы по исполнению настоящего Порядка, по которым не достигнуто согласие между отправителем и получателем информации или Дирекцией Совета и железнодорожными администрациями решаются путем консультаций или переговоров.

7. Официальным языком информационного обмена является русский язык.

8. Настоящий Порядок вступает в силу со дня его утверждения Советом по железнодорожному транспорту государств-участников Содружества.

9. Изменения и дополнения в настоящий Порядок могут быть внесены по предложению железнодорожных администраций и Дирекции Совета и утверждаются Советом по железнодорожному транспорту государств-участников Содружества.

10. Настоящий Порядок утвержден 7 марта 2001 года на двадцать восьмом заседании Совета по железнодорожному транспорту государств-участников Содружества.