Кабінет Міністрів України

Затвердити Типове положення про державний архів області, міста Києва і Севастополя, що додається.

1. Державний архів області, міста Києва і Севастополя (далі - державний архів) є структурним підрозділом обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації, що утворюється головою обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації і підзвітний та підконтрольний голові відповідної обласної (міської) державної адміністрації та Держкомархіву.

2. Державний архів у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами Держкомархіву, рішеннями голови обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації, актами відповідного органу місцевого самоврядування.

3. Основними завданнями державного архіву є:

реалізація державної політики в галузі архівної справи, координація діяльності державних органів, підприємств, установ, організацій у питаннях архівної справи і діловодства;

забезпечення здійснення державної реєстрації, обліку, постійного зберігання, комплектування та використання архівних фондів, колекцій документів Національного архівного фонду місцевого походження;

ведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства й археографії, впровадження досягнень науки, техніки, передового досвіду в діяльність архівних установ;

забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд і архівні установи.

4. Державний архів відповідно до покладених на нього завдань:

1) організовує і здійснює постійне зберігання, охорону, реставрацію, консервацію:

документів Національного архівного фонду, що утворилися в процесі діяльності існуючих і тих державних органів, підприємств, установ і організацій, які діяли раніше на сучасній території області, міст Києва та Севастополя;

документів особового походження, переданих до державного архіву в установленому порядку;

документів, що нагромадилися за час діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян, переданих до державного архіву в установленому порядку;

службових відомчих видань, що не надходять у встановленому порядку до Національного науково-виробничого об'єднання "Книжкова палата України" та бібліотек-депозитаріїв;

документів юридичних і фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону;

страхового фонду копій особливо цінних документів і унікальних документальних пам'яток, копій документів з історії області, міста, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках;

облікових документів державного архіву та архівних довідників (описів, каталогів, картотек, путівників, комп'ютерних дискет тощо), а також друкованих видань та інших матеріалів, що входять до довідково-інформаційного фонду державного архіву;

2) створює страхові копії та копії фонду користування особливо цінних документів, що зберігаються в державному архіві, та унікальних документальних пам'яток незалежно від місця зберігання і форм власності на них;

3) здійснює державну реєстрацію документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форм власності на них;

4) веде державний облік документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форм власності на них та подає необхідні відомості Держкомархіву, здійснює контроль за схоронністю, обліком і використанням зазначених документів;

5) організовує роботу, пов'язану з включенням профільних документів до Національного архівного фонду або виключенням документів з нього незалежно від місця зберігання і форм власності на них;

6) організовує роботу щодо віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документальних пам'яток, включення їх до Державного реєстру національного культурного надбання і обов'язкового страхування;

7) складає списки державних органів, підприємств, установ і організацій - джерел комплектування державного архіву документами Національного архівного фонду, приймає ці документи на постійне зберігання після закінчення термінів їх тимчасового зберігання в архівних підрозділах зазначених джерел комплектування або в інших місцевих державних архівних установах;

8) проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних документів, які знаходяться за кордоном;

9) приймає на прохання юридичних осіб і громадян - власників документів Національного архівного фонду ці документи на постійне чи тимчасове зберігання;

10) реалізує переважне право держави на придбання профільних документів у разі їх продажу, контролює збирання на території області, міст Києва та Севастополя документальних пам'яток, подає до суду заяву про передачу у власність держави архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий;

11) перевіряє роботу архівних підрозділів і ведення діловодства в державних органах, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності та підпорядкування;

12) здійснює контроль за складанням та дотриманням номенклатури справ підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та підпорядкування і об'єднань громадян;

13) створює та вдосконалює систему довідкового апарату до документів, здійснює автоматизацію інформаційних процесів;

14) надає користувачам документи і довідковий апарат до них в установленому порядку, інформує про документи, що можуть бути використані державними органами та іншими користувачами;

15) забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю;

16) забезпечує видачу архівних довідок, копій документів, а також впровадження інших способів використання архівних документів для захисту законних прав та інтересів громадян;

17) публікує в установленому порядку документи Національного архівного фонду, видає довідково-інформаційну літературу і посібники з архівної справи та діловодства;

18) дає дозвіл на вивезення з України копій документів, оригінали яких зареєстровані в державному архіві;

19) здійснює науково-методичне керівництво архівними відділами районних державних адміністрацій, міських державних архівів, заслуховує їх керівників;