Відповідно до частини третьої статті 34 Закону України "Про нотаріат" Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити такі, що додаються:

Порядок витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання;

опис і зразок спеціального бланка нотаріального документа.

2. Установити, що в разі зміни опису і зразка спеціального бланка нотаріального документа залишки спеціальних бланків нотаріальних документів, опис і зразок яких були раніше затверджені, використовуються до повного їх витрачання.

3. Міністерству юстиції:

забезпечити виготовлення, зберігання, обіг спеціальних бланків нотаріальних документів і звітність про їх використання;

розробити і затвердити технічний опис спеціального бланка нотаріального документа та порядок ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів;

вжити протягом шести місяців з дня набрання чинності цією постановою заходів для забезпечення доступу органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ та організацій до Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів.

1. Цей Порядок регулює питання витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів (далі - бланки) і звітності про їх використання.

2. Організаційні заходи з виготовлення, постачання, зберігання, обігу бланків і звітності про їх використання здійснює Мін’юст.

2-1. Виготовлення бланків та їх передача державному підприємству, яке належить до сфери управління Мін’юсту, здійснюється державним підприємством, яке належить до сфери управління Мінекономіки та спеціалізується на виготовленні бланків документів, що потребують використання спеціальних елементів захисту, на підставі договорів, укладених між зазначеними підприємствами.

Замовлення бланків у державного підприємства, яке належить до сфери управління Мінекономіки та спеціалізується на виготовленні бланків документів, що потребують використання спеціальних елементів захисту, їх постачання державним нотаріальним конторам, державним нотаріальним архівам, приватним нотаріусам, первинний облік постачання, знищення дефектних бланків здійснюються державним підприємством, яке належить до сфери управління Мін’юсту (далі - постачальник).

3. Завідуючі державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами, державні та приватні нотаріуси несуть персональну відповідальність за додержання вимог цього Порядку щодо витрачання, зберігання, обігу бланків і звітності про їх використання.

4. Під час перевірки організації нотаріальної діяльності державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства в обов’язковому порядку перевіряється стан обліку витрачання, зберігання і звітності про їх використання.

5. Обов’язковій перевірці підлягає кожний бланк, на якому викладено текст нотаріального документа. Відомості про використання бланків нотаріуси можуть отримати шляхом безпосереднього доступу до Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів.

6. Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні підприємства, установи, організації та інші юридичні і фізичні особи мають право доступу до відомостей Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів через веб-сайт, який ведеться адміністратором Реєстру, для пошуку та перегляду інформації про дійсні та недійсні бланки.

7. Бланки є невід’ємною складовою нотаріального діловодства та документарного забезпечення нотаріального процесу і використовуються нотаріусами виключно під час вчинення нотаріальних дій.

8. На бланках викладаються тексти договорів, заповітів, довіреностей, свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів, перекладів у разі засвідчення нотаріусом перекладу документа з однієї мови на іншу, заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису (крім тих примірників, що залишаються у справах нотаріуса), а також дублікатів нотаріальних документів, рішень юридичних осіб, актів приймання-передачі частки (частини частки) у статутному капіталі, актів про передачу нерухомого майна до та із статутних капіталів юридичних осіб, передавальних актів, розподільчих балансів, а також інших документів, визначених законом.

9. Бланки, отримані державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами, приватними нотаріусами, повинні зберігатись у вогнестійкому сейфі, прикріпленому до стіни або підлоги.

10. У разі виявлення факту втрати або викрадення бланків завідуючий державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом чи приватний нотаріус зобов’язаний негайно повідомити про це по телефону відповідний територіальний орган Мін’юсту, постачальника бланків, а також орган Національної поліції та надіслати протягом доби зазначеним органам письмове повідомлення за особистим підписом завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом та приватного нотаріуса для вжиття заходів до розшуку бланків із зазначенням дати втрати або викрадення бланків, їх серій і номерів.

11. За кожним фактом втрати або викрадення бланків відповідний територіальний орган Мін’юсту призначає службову перевірку.

12. Замовниками бланків є державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви, приватні нотаріуси.

13. Державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви, приватні нотаріуси замовляють необхідну кількість бланків шляхом подання відповідної заявки постачальнику бланків у порядку, визначеному Мін’юстом.

14. Витрати, пов’язані з використанням бланків, відшкодовують особи, щодо яких або в інтересах яких вчинені нотаріальні дії.

У разі зіпсування чи анулювання бланків замовник забезпечує оплату таких бланків за рахунок особи, з вини якої було зіпсовано (анульовано) бланк.

15. Недійсними вважаються бланки:

зіпсовані під час виготовлення;

анульовані внаслідок того, що вчинення нотаріальної дії не відбулося;

дефектні (через відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів, наявність дубльованих номерів);

відсутні при відкритті пачки, втрачені або викрадені.

16. Облік бланків ведеться:

завідуючими державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами - у книгах обліку надходження бланків до державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, обліку видачі бланків державним нотаріусам та обліку зіпсованих і анульованих бланків; завідуючими державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами та державними нотаріусами - в особистих книгах обліку надходження бланків та обліку зіпсованих і анульованих бланків;