Відповідно до частини третьої статті 4, частин третьої та четвертої статті 11, статті 12 Закону України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус" Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити Порядок ведення Єдиного державного демографічного реєстру та надання з нього інформації, взаємодії між уповноваженими суб’єктами, а також здійснення ідентифікації та верифікації, що додається.

2. Державній міграційній службі як розпоряднику Єдиного державного демографічного реєстру (далі - Реєстр) вжити заходів до забезпечення адміністрування Реєстру, в тому числі технічного і програмно-технологічного супроводження бази даних, обслуговування спеціального обладнання головного та резервного обчислювальних центрів Реєстру, технічної підтримки спеціального програмного забезпечення (обслуговування, розроблення, модернізації (оновлення) програмного забезпечення), інформаційної і технічної підтримки користувачів та інформаційного забезпечення уповноважених суб’єктів Реєстру, шляхом укладення відповідних угод (договорів) з державним підприємством "Документ".

3. Установити, що граничний норматив рентабельності послуг з адміністрування Реєстру, в тому числі технічного і програмно-технологічного супроводження бази даних, обслуговування спеціального обладнання головного та резервного обчислювальних центрів Реєстру, технічної підтримки спеціального програмного забезпечення (обслуговування, розроблення, модернізації (оновлення) програмного забезпечення), інформаційної і технічної підтримки користувачів та інформаційного забезпечення уповноважених суб’єктів Реєстру, не перевищує 10 відсотків.

1. Цей Порядок визначає механізм формування та ведення Єдиного державного демографічного реєстру (далі - Реєстр), надання інформації з Реєстру, видачі довідки про внесення інформації до Реєстру та про видані документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус (далі - документи), взаємодії між уповноваженими суб’єктами, а також процедуру здійснення ідентифікації та верифікації осіб.

2. У цьому Порядку терміни вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про порядок виїзду з України і в’їзду в Україну громадян України", "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус", "Про електронний цифровий підпис", "Про захист персональних даних", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах".

3. Метою ведення Реєстру є ідентифікація особи для оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі, визнання недійсними та знищення документів, а також у межах, визначених законодавством про свободу пересування та вільний вибір місця проживання, ведення обліку інформації про реєстрацію місця проживання чи місця перебування особи.

4. Реєстр складається з головного та резервного обчислювальних центрів і вузлів уповноважених суб’єктів.

Уповноважені суб’єкти є розпорядниками відомчих інформаційних систем у межах, визначених Законом України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус" (далі - Закон).

Засобами Реєстру є технічні і програмні засоби відомчих інформаційних систем уповноважених суб’єктів, що застосовуються для внесення інформації до Реєстру та оформлення документів.

5. Інформація в Реєстрі зберігається для визначених Законом цілей.

6. Реєстр ведеться українською мовою.

7. Функціонування Реєстру забезпечується розпорядником Реєстру.

8. Внесення до Реєстру інформації про особу та видані їй документи здійснюється уповноваженими суб’єктами у разі:

оформлення документів, якщо на цей час зазначена інформація не внесена до Реєстру або змінилася;

реєстрації місця проживання чи місця перебування;

реєстрації актів цивільного стану;

за бажанням особи, якщо інформація про неї не внесена до Реєстру.

До відомчої інформаційної системи розпорядника Реєстру вноситься інформація про набуття громадянства України, припинення громадянства України, реєстрацію місця проживання, реєстрацію актів цивільного стану, недійсні документи, про особу, яка звернулася із заявою про визнання особою без громадянства, стосовно якої прийнято рішення про визнання або про відмову у визнанні особою без громадянства та про скасування рішення про визнання особою без громадянства, а також відцифровані копії наданих особою документів, відцифрований акт про впізнання (за наявності), відцифровані матеріали перевірки документів, поданих особою, довідка про звернення за визнанням особою без громадянства, рішення про визнання особою без громадянства або про відмову у визнанні особою без громадянства, відцифровані документи, які були підставами для набуття громадянства України, припинення громадянства України, оформлення документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України та зберігаються в паперовій формі у територіальних органах/підрозділах розпорядника Реєстру.

9. У разі коли інформація про особу вноситься до Реєстру вперше, проводиться ідентифікація особи, після завершення якої автоматично формується унікальний номер запису в Реєстрі та фіксуються час, дата та відомості про особу, яка оформила заяву-анкету (в електронній формі).

Унікальний номер запису в Реєстрі є незмінним.

У відомчих інформаційних системах уповноважених суб’єктів фіксуються відомості про посадову особу, яка внесла інформацію про особу до Реєстру, час і дата внесення такої інформації.

Заявник для внесення інформації до Реєстру за власним бажанням звертається до територіального органу/територіального підрозділу розпорядника Реєстру за зареєстрованим місцем проживання.

10. Інформація про особу, зміни і доповнення вносяться до Реєстру в хронологічному порядку окремими записами за унікальним номером запису в Реєстрі.

Інформація про особу, що зазнавала змін, зберігається з відповідною приміткою.

Зміна інформації про особу в Реєстрі здійснюється уповноваженим суб’єктом у межах повноважень на підставі та відповідно до Закону.

11. У внесенні інформації до Реєстру може бути відмовлено у випадках, визначених Законом.

Відмова у внесенні інформації до Реєстру, в тому числі у виправленні, поновленні та анулюванні внесеної інформації, може бути оскаржена в порядку, встановленому законом.

12. Реєстр містить інформацію, передбачену статтею 7 Закону, та інформацію з відомчих інформаційних систем уповноважених суб’єктів.

У разі відсутності інформації, передбаченої пунктами 3, 6, 9-14 частини першої статті 7 Закону, у Реєстрі робиться відповідна відмітка.

13. Внесення до Реєстру прізвища, ім’я, по батькові (у разі наявності) особи, її місця народження, місця проживання чи місця перебування здійснюється безоплатно українською мовою та латинськими літерами відповідно до правил транслітерації.

На письмове прохання особи прізвище, ім’я, по батькові латинськими літерами може бути внесено відповідно до його написання у раніше виданих документах, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, виданих компетентними органами України, або документах, що підтверджують факт народження, зміни імені (у тому числі у разі укладення або розірвання шлюбу), виданих компетентними органами іноземної держави та легалізованих в установленому порядку. Написання прізвища особи у Реєстрі може бути виконано відповідно до написання прізвища її дитини/батьків (або одного з них)/одного з подружжя у раніше виданих їм паспортах для виїзду за кордон (у тому числі в паспортах для виїзду за кордон, виданих іноземними державами, якщо дитина/батьки/одне з подружжя є іноземцями).

Відображення прізвища, імені, по батькові (у разі наявності) іноземців та осіб без громадянства українською мовою здійснюється у зворотному порядку.

14. Посадовим особам уповноважених суб’єктів, які працюють з базами даних Реєстру, забороняється вимагати від осіб та вносити до Реєстру інформацію, не передбачену Законом, а також обробляти та використовувати будь-яку інформацію, не передбачену Законом.

Забороняється вимагати від осіб персональні дані, що свідчать про етнічне походження, расу, політичні, релігійні чи інші переконання, звинувачення у скоєнні злочину або засудження до кримінального покарання, а також дані щодо здоров’я або статевого життя. Дані про стан здоров’я та про засудження до кримінального покарання можуть вимагатися лише у разі, коли вони є підставою для видачі документа, що посвідчує особу.

15. Внесена до Реєстру інформація є конфіденційною. Нерозголошення конфіденційної інформації гарантується державою. Збирання, зберігання, використання та захист інформації, що міститься у Реєстрі, здійснюються відповідно до закону.

16. Надання інформації, відомостей або інших персональних даних про особу, що містяться у Реєстрі, здійснюється виключно у випадках, передбачених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та захисту прав людини або за згодою самої особи.

17. Запит на отримання інформації з Реєстру повинен відповідати вимогам, встановленим статтею 16 Закону України "Про захист персональних даних".

18. Інформація з Реєстру надається у паперовій або електронній формі, а також шляхом надання доступу до Реєстру або надання відповіді на запит програмними засобами Реєстру.

19. Доступ до Реєстру державним органам надається з дотриманням вимог Законів України "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про захист персональних даних ", "Про оперативно-розшукову діяльність ", "Про контррозвідувальну діяльність", Кримінального процесуального кодексу України та за наявності визначених законом підстав.

Державний орган і розпорядник Реєстру підписують регламент технічного доступу.

У регламенті з технічного доступу зазначаються підстави для отримання інформації (відповідні норми закону та реквізити справи (провадження) тощо). Державний орган під час пошуку за відповідними критеріями інформації в Реєстрі зобов’язаний надавати достовірну інформацію.

Доступ до інформації про відцифровані відбитки пальців рук особи та їх шаблонів має тільки розпорядник Реєстру.

20. Відповідальність за внесення недостовірної інформації про підставу для отримання інформації в Реєстрі несе посадова особа державного органу, яка здійснює відповідний пошук.

Розпорядник Реєстру в разі внесення недостовірної інформації про підставу для отримання інформації в Реєстрі обмежує доступ такої посадової особи до інформації Реєстру та негайно письмово повідомляє про це відповідному державному органу.

21. Державні органи вживають заходів до забезпечення зберігання, запобігання несанкціонованому доступу та поширенню інформації з Реєстру, отриманої згідно з цим Порядком.

22. Відповідь програмними засобами Реєстру на запит державного органу надається згідно з регламентом з технічного доступу і документами, що надають право на отримання інформації з Реєстру.

23. Розголошення наданих персональних даних про особу забороняється, крім випадків, передбачених законом.

24. Кожна особа, персональні дані якої (інформація про яку) внесені до Реєстру, має право на безоплатне отримання довідки про внесення інформації до Реєстру та видані документи (далі - довідка), а також від уповноважених суб’єктів повідомлення про кожен випадок звернення щодо передачі інформації про неї з Реєстру.

25. Довідка формується засобами Реєстру у формі витягу з Реєстру згідно з додатком.

Видача довідки здійснюється в паперовій формі на аркушах паперу форматом А4 (210 х 297 міліметрів) без використання спеціальних бланків або в електронній формі.

Довідка видається розпорядником Реєстру, його територіальними органами/територіальними підрозділами або через уповноваженого суб’єкта незалежно від реєстрації місця проживання особи за її заявою, в якій зазначається прізвище, ім’я та по батькові особи, унікальний номер запису в Реєстрі, реквізити документа протягом трьох робочих днів з дня подання заяви.

Особа або її законний представник під час подання заяви про видачу довідки у паперовій формі особисто пред’являє посадовій особі уповноваженого суб’єкта документ.

Довідка, яка видається через уповноваженого суб’єкта, формується розпорядником Реєстру, його територіальними органами/територіальними підрозділами як комп’ютерний файл, що містить запитувану інформацію або у разі її відсутності відмітку про її відсутність, і надсилається уповноваженому суб’єкту із застосуванням електронного цифрового підпису посадової особи, яка її сформувала. Довідка відтворюється на паперовому носії та належним чином засвідчується посадовою особою уповноваженого суб’єкта.

26. Інформація про дату формування довідки та її реквізити фіксується у Реєстрі.

27. Довідка у паперовій формі видається особі або її законному представнику після пред’явлення посадовій особі уповноваженого суб’єкта документа та після підпису особи або її законного представника на заяві про видачу довідки, яка зберігається в уповноваженого суб’єкта, що її видав. Заява про видачу довідки зберігається протягом одного року, після чого знищується.

28. Заява може бути подана особою в електронній формі із застосуванням власного електронного цифрового підпису через Єдиний державний портал адміністративних послуг.

29. Механізм взаємодії між уповноваженими суб’єктами, передбаченими пунктами 1, 2, 5-7 частини першої статті 2 Закону, щодо внесення інформації до Реєстру та отримання інформації з нього визначається цим Порядком.

Керівник уповноваженого суб’єкта та керівник розпорядника Реєстру затверджують регламент технічної взаємодії.

Регламент технічної взаємодії містить:

перелік інформації, яка вноситься уповноваженим суб’єктом до Реєстру, із зазначенням періодичності її внесення;

перелік інформації, яку отримує уповноважений суб’єкт з Реєстру, із зазначенням періодичності її отримання;

порядок формування, передачі (записування) наборів даних, прийняття (зчитування) файлів;

порядок послідовності виконання функціональних завдань в процесі автоматизованої обробки конфіденційної інформації;

порядок захисту інформації під час електронної взаємодії;

специфікацію структури даних, що визначає правила формування назви та структури записів файлів, які формуються та обробляються в процесі електронної взаємодії;

назви каталогів файлових серверів для обміну даними в процесі електронної взаємодії, формати супровідних листів, форму переліку паролів для взаємодії.

30. Розпорядник Реєстру веде облік уповноважених суб’єктів Реєстру.

31. Доступ до інформації, що міститься в Реєстрі, в установленому порядку здійснюється уповноваженими суб’єктами після відповідної авторизації із збереженням інформації про особу, яка здійснила такий доступ, введені запити, витяги, час, дату, підстави для зміни, перегляду, передачі та видалення або знищення персональних даних та іншої технологічної інформації.

32. Обмін інформацією між уповноваженими суб’єктами та Реєстром здійснюється:

1) в автоматичному режимі шляхом формування відомчою інформаційною системою уповноважених суб’єктів наборів даних та передачі їх захищеними каналами зв’язку або відкритими каналами зв’язку із застосуванням засобів криптографічного захисту для конфіденційної інформації;