Внести до Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України, затвердженого розпорядженням Голови Верховної Ради України від 8 лютого 2021 року № 19 "Про деякі питання забезпечення документообігу у Верховній Раді України в електронній та паперовій формах" із наступними змінами, такі зміни:

1. У пункті 2 слова "Про електронні довірчі послуги" замінити словами "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", слова "в засобах масової інформації" - словами "у медіа", а цифри "2732:2004" - цифрами "2732:2023".

2. Пункти 25, 85, 116, 137, 139, 140, 271, 365, 372, 374 і 375 викласти в такій редакції:

"25. Для засвідчення паперової копії оригіналу електронного документа використовуються штампи. Засвідчення паперової копії оригіналу електронного документа здійснюється:

1) структурним підрозділом з документального забезпечення - документів народних депутатів України, документів тимчасових спеціальних, тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України, документів структурних підрозділів Апарату, крім випадків, передбачених підпунктами 2-4 цього пункту;

2) структурними підрозділами з питань звернень громадян, з управління кадрами, з управління справами, з виконання функцій контролю - документів, створених відповідними підрозділами;

3) секретаріатом комітету - документів, створених у відповідному комітеті (засвідчуються керівником секретаріату комітету), а також документів постійного зберігання, сформованих у справи секретаріатом відповідного комітету (засвідчуються діловодом секретаріату комітету);

4) секретаріатом депутатської фракції (депутатської групи) у Верховній Раді України - документів, створених у відповідній депутатській фракції (депутатській групі), а також документів постійного зберігання, сформованих у справи секретаріатом відповідної депутатської фракції (депутатської групи)";

"85. Завершені у діловодному році документи в паперовій формі не пізніше 15 січня наступного року передаються працівником структурного підрозділу діловоду для оформлення справ відповідно до номенклатури справ структурного підрозділу.

Документи формуються у справи діловодом (у паперовій формі - діловодом та відповідальним виконавцем) структурного підрозділу протягом діловодного року після завершення їх опрацювання керівником підрозділу або уповноваженою ним особою";

"116. Реєстрація створюваних (внутрішніх, вихідних) електронних документів здійснюється автоматично в ЄАС під час їх підписання.

Електронний документ може бути видалений з ЄАС у разі його помилкової реєстрації за поданням підписувача електронного документа згідно з актом у встановленому порядку";

"137. Документи у паперовій формі постійного і тривалого зберігання зберігаються у структурному підрозділі діловодом, який формує їх у справи відповідно до номенклатури справ структурного підрозділу, забезпечує тимчасове зберігання справ і передавання їх до архівного підрозділу після закінчення діловодного року (за потреби) та після завершення роботи Верховної Ради України чергового скликання";

"139. Документи у паперовій формі тимчасового зберігання відповідно до номенклатури справ зберігаються у структурному підрозділі до моменту їх вилучення для знищення згідно з актом (додаток 11 до цього Положення) після спливу строку зберігання.

Строк зберігання документів обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2019 році, починається з 1 січня 2020 року.

140. Документи тимчасової слідчої комісії, тимчасової спеціальної комісії тимчасового і постійного зберігання формуються у справи відповідальним працівником секретаріату комісії, який забезпечує тимчасове зберігання справ і передавання їх до архівного підрозділу до закінчення строку, на який утворено відповідну тимчасову комісію. У разі направлення матеріалів тимчасової слідчої комісії до Офісу Генерального прокурора до архівного підрозділу передаються копії відповідних документів, засвідчені структурним підрозділом з документального забезпечення";

"271. Структурний підрозділ Апарату та секретаріат головного комітету згідно із статтями 97 та 140 Регламенту Верховної Ради України ведуть відповідно справу законопроекту щодо кожного законопроекту, включеного до порядку денного сесії Верховної Ради України, і справу закону після набрання чинності законом України";

"365. Архів документів створюється відповідно до номенклатури справ структурних підрозділів:

1) документів постійного і тривалого зберігання - у паперовій та електронній (у системі, що забезпечує ведення електронного архіву) формах;

2) документів тимчасового зберігання - в електронній формі (у системі, що забезпечує ведення електронного архіву)";

"372. Строки зберігання документів зазначаються у номенклатурі справ на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі - Перелік типових документів).

Для документів, не передбачених Переліком типових документів, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення експертною комісією";

"374. Формування справи - це групування виконаних документів у справу відповідно до затвердженої номенклатури справ з дотриманням таких вимог:

1) у справу групуються документи, виконані протягом одного календарного року, крім:

документів, передбачених Регламентом Верховної Ради України;

особових справ (формуються протягом періоду роботи особи в Апараті);

документів депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України (формуються за період скликання);

перехідних справ, що ведуться протягом кількох років;

2) справа формується лише з оригіналів, примірників оригіналів документів;

3) обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи тимчасового зберігання, не обмежується кількістю електронних документів;

4) обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, повинен відповідати обсягу справи, сформованої у паперовій формі;

5) справа постійного зберігання у паперовій формі не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки). За наявності більшого обсягу аркушів справа формується з кількох томів, що нумеруються;

6) до справи включаються документи лише з одного предмета або групи споріднених предметів, що становлять єдиний тематичний комплекс;

7) не допускається включення до справи постійного зберігання чернеток, особистих документів, розтиражованих копій і документів, що підлягають поверненню;

8) у разі формування справ з оригіналів документів у паперовій формі опис справ складається також у системі, що забезпечує ведення електронного архіву.

375. Документи, що включаються до справи законопроекту, закону, формуються у справи в паперовій та електронній формах.

Для всіх електронних документів справи законопроекту, закону виготовляється паперова копія документа, що засвідчується відповідно до пункту 25 цього Положення.

Справи законопроектів, знятих з розгляду, зберігаються лише в електронній формі (у системі, що забезпечує ведення електронного архіву) постійно, а документи, подані у паперовій формі, відносяться до документів тимчасового зберігання.

Справи законопроектів, розгляд яких не завершено протягом діяльності Верховної Ради України чергового скликання, відповідно до статті 106 Регламенту Верховної Ради України подаються Верховній Раді України нового скликання.

Закони, ухвалені Верховною Радою України, підписані Головою Верховної Ради України, але не підписані Президентом України, формуються у справи після закінчення календарного року, в якому вони ухвалені. У разі їх підписання Президентом України уточнена інформація вноситься до відповідних описів та справ після завершення роботи Верховної Ради України чергового скликання".