З метою запровадження систематичного перегляду процедур і робочих процесів для їх постійного вдосконалення, цифровізації, підвищення якості результатів, встановлення єдиних стандартів організації ефективної роботи центральних органів виконавчої влади Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити Порядок проведення аналізу та оптимізації робочих процесів у центральних органах виконавчої влади, що додається.

2. Міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, крім комісій, бюро та Національного агентства з питань виявлення, розшуку та управління активами, одержаними від корупційних та інших злочинів:

1) утворити (призначити) структурний підрозділ (посадову особу) із забезпечення виконання завдань щодо проведення аналізу та заходів з оптимізації робочих процесів у межах граничної чисельності працівників апарату центрального органу виконавчої влади; забезпечити протягом місяця після набрання чинності цією постановою тимчасове покладення обов’язків відповідної посадової особи до її призначення на іншу посадову особу;

2) утворити протягом місяця з дня набрання чинності цією постановою робочу групу з питань оптимізації робочих процесів (у разі відсутності) та забезпечити її роботу відповідно до плану заходів з проведення аналізу та оптимізації робочих процесів на відповідний рік;

3) подати протягом трьох місяців з дня набрання чинності цією постановою Кабінету Міністрів України план заходів з проведення аналізу та оптимізації робочих процесів на 2025 рік;

4) створити не пізніше ніж через шість місяців з дня набрання чинності цією постановою каталог робочих процесів державного органу та забезпечити його постійне наповнення і актуалізацію;

5) забезпечити проведення аналізу та заходів з оптимізації робочих процесів відповідно до Порядку, затвердженого цією постановою;

6) подавати Кабінету Міністрів України щороку починаючи з 2026 року:

річний звіт про виконання плану заходів з проведення аналізу та оптимізації робочих процесів на відповідний рік - до 10 січня року, що настає за звітним періодом;

план заходів з проведення аналізу та оптимізації робочих процесів на відповідний рік - до 1 лютого планового року.

1. Цей Порядок визначає процедуру організації і проведення аналізу та заходів з оптимізації робочих процесів у центральних органах виконавчої влади (далі - державні органи) та встановлює вимоги до оформлення їх результатів.

2. У цьому Порядку терміни вживаються у такому значенні:

1) виконавець робочого процесу - посадова особа або структурний підрозділ, які безпосередньо виконують операцію (операції) робочого процесу для забезпечення досягнення результату робочого процесу;

2) власник робочого процесу - керівник самостійного структурного підрозділу, який здійснює нормативно-правове, методологічне забезпечення робочого процесу та відповідає за його результат;

3) каталог робочих процесів державного органу - документ, що містить структуровану інформацію про робочі процеси державного органу;

4) каталог типових робочих процесів - документ, що містить структуровану інформацію про зразкові типові робочі процеси державних органів;

5) ключові показники робочого процесу - кількісні та/або якісні параметри, які характеризують робочий процес та/або його результат;

6) операція робочого процесу - найменший самостійний елемент робочого процесу;

7) оптимізація робочого процесу - комплекс заходів, спрямованих на підвищення ефективності робочого процесу шляхом зниження витрат, скорочення тривалості, підвищення результативності, якості та орієнтованості на споживача його результатів, а також встановлення прозорих правил та єдиних стандартів;

8) процедура - формалізована частина робочого процесу, описана в актах законодавства та/або нормативних документах;

9) результат робочого процесу - продукт (документ, послуга, інформація тощо), створений під час виконання робочого процесу;

10) робочий процес - обмежена у часі, повторювана у певній послідовності сукупність операцій, виконання яких спрямоване на отримання результату, необхідного для здійснення функції державного органу та/або надання послуги;

11) споживач робочого процесу - фізична, юридична або посадова особа, державний орган або його структурний підрозділ, що використовують результат робочого процесу. Може бути внутрішнім (всередині державного органу) або зовнішнім;

12) типовий робочий процес - робочий процес, спрямований на здійснення подібної для кількох державних органів функції;

13) учасники робочого процесу - фізичні, юридичні або посадові особи, державні органи або їх структурні підрозділи, що взаємодіють під час виконання робочого процесу.

3. Аналіз та заходи з оптимізації робочих процесів проводяться з дотриманням таких принципів:

об’єктивність - неупередженість щодо працівників державного органу, оскільки аналізуються робочі процеси, а не результати роботи працівників;

реалістичність - здійснення на основі фактично виконуваних у державному органі робочих процесів;

відповідність - створення за результатом проведення аналізу та оптимізації робочих процесів організаційного та інституційного підґрунтя для встановлення оптимальних робочих процесів, пов’язаних із здійсненням функцій державного органу і відповідного структурного підрозділу;

відповідальність - чіткий розподіл робочих процесів та їх операцій між власниками та учасниками робочих процесів та відображення в каталозі робочих процесів державного органу відповідно до вимог цього Порядку;

прозорість - зрозумілість, обґрунтованість та однозначність проведення аналізу та оптимізації робочих процесів, що сприяє формуванню у працівників і керівників державних органів, а також громадськості розуміння робочих процесів і рішень з питань організації діяльності державного органу;

справедливість - визнання ролі та внеску кожного працівника у досягнення стратегічних цілей та виконання основних завдань (функцій) державного органу;

професіоналізм - забезпечення володіння посадовими особами відповідного державного органу, залученими до проведення аналізу та оптимізації робочих процесів, необхідними знаннями, уміннями та навичками;

ефективність - раціональне використання ресурсів під час планування заходів з оптимізації робочих процесів та призначення відповідальних відповідно до компетенції;

неупередженість - відсутність впливу на експертну думку працівників відповідного державного органу, які залучені до проведення аналізу та оптимізації робочих процесів;

доброчесність - поведінка працівників державного органу, що базується на виконанні службових обов’язків і відповідає загальновизнаним етичним нормам.

4. Цілями заходів з оптимізації робочих процесів є:

оптимізація витрат державного бюджету на здійснення основних функцій та забезпечення діяльності державних органів, надання ними послуг;

скорочення трудомісткості та/або часу на здійснення основних функцій державних органів та забезпечення діяльності цих державних органів, надання ними послуг без втрати якості результатів;

забезпечення/підвищення результативності здійснення основних функцій державних органів у разі зменшення чи незмінності обсягів залучених ресурсів;

підвищення якості результатів роботи державних органів, зокрема за рахунок орієнтованості на запити (вимоги) споживачів робочих процесів.

5. Заходи з оптимізації робочих процесів проводяться в рамках проведення аналізу робочих процесів у державних органах.

Проведення заходів з оптимізації робочих процесів передбачає застосування методів оптимізації з урахуванням можливостей цифровізації (удосконалення наявних засобів інформатизації). Для робочих процесів, які готуються до цифровізації (зокрема в рамках проектів інформатизації), як правило, спочатку проводяться заходи з оптимізації робочих процесів. Інші заходи, спрямовані на впровадження процесного підходу, можуть проводитися державними органами на підставі міжнародних стандартів та кращих міжнародних і вітчизняних практик за умови дотримання вимог, визначених цим Порядком.

6. Залежно від кількості функцій, які виконуються державним органом, утворюється структурний підрозділ із забезпечення виконання завдань щодо проведення аналізу та заходів з оптимізації робочих процесів (далі - структурний підрозділ з аналізу та оптимізації процесів) або призначається посадова особа із забезпечення виконання завдань щодо проведення аналізу та заходів з оптимізації робочих процесів (далі - фахівець з аналізу та оптимізації процесів).

За рішенням керівника державного органу в його самостійних структурних підрозділах може бути визначена посадова особа, на яку покладаються обов’язки із взаємодії стосовно організації і проведення аналізу та заходів з оптимізації робочих процесів.

7. Керівником структурного підрозділу з аналізу та оптимізації процесів (фахівцем з аналізу та оптимізації процесів) призначається особа, яка володіє знаннями, вміннями та навичками з опису робочих процесів, застосування методів оптимізації та інших питань, які належать до її компетенції, а також високими комунікативними навичками.

8. Структурний підрозділ з аналізу та оптимізації процесів (фахівець з аналізу та оптимізації процесів) підзвітний та підконтрольний керівнику державної служби (голові робочої групи з питань оптимізації робочих процесів) у державному органі або за рішенням керівника державного органу - заступнику керівника державного органу з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації.

Структурний підрозділ з аналізу та оптимізації процесів (фахівець з аналізу та оптимізації процесів) провадить свою діяльність на основі плану заходів з проведення аналізу та оптимізації робочих процесів на відповідний рік.

9. Основними завданнями структурного підрозділу з аналізу та оптимізації процесів (фахівця з аналізу та оптимізації процесів) є:

1) проведення в державному органі аналізу робочих процесів;

2) забезпечення ведення каталогу робочих процесів державного органу;

3) здійснення організаційно-методичного та інформаційно-комунікативного супроводу заходів з оптимізації робочих процесів у державному органі;

4) підготовка та надання керівникові державної служби в державному органі висновків та пропозицій, зокрема щодо:

підвищення ефективності, результативності та орієнтованості на споживача робочих процесів, у тому числі взаємодії між структурними підрозділами під час виконання робочих процесів, та необхідності здійснення їх оптимізації;

відповідності результатів робочих процесів стратегічним цілям та основним завданням (функціям) державного органу;

удосконалення організації роботи апарату державного органу.

10. Структурний підрозділ з аналізу та оптимізації процесів (фахівець з аналізу та оптимізації процесів) відповідно до покладених на нього завдань:

1) збирає інформацію про проблеми, пов’язані з виконанням робочих процесів, зокрема шляхом проведення аналізу звітів про результати діяльності державного органу, проведення опитувань працівників державного органу, споживачів робочих процесів;

2) забезпечує проведення аналізу робочих процесів з метою:

оцінки ефективності, результативності та орієнтованості на споживача робочих процесів, зокрема шляхом визначення та вимірювання ключових показників робочого процесу;

оцінки ступеня відповідності результатів робочих процесів стратегічним цілям та основним завданням (функціям) державного органу;

підготовки інформації про робочі процеси для її внесення до каталогу робочих процесів державного органу;

3) організовує створення та наповнення каталогу робочих процесів державного органу відповідно до вимог цього Порядку;

4) здійснює контроль за забезпеченням власниками робочих процесів актуальності інформації, внесеної до каталогу робочих процесів державного органу;

5) готує проект плану заходів з проведення аналізу та оптимізації робочих процесів на відповідний рік;

6) забезпечує відповідно до компетенції організацію та проведення заходів з оптимізації робочих процесів, документування їх результатів, а також проведення моніторингу та оцінки результатів впровадження проектів з оптимізації робочих процесів, підготовку висновків та пропозицій;

7) проводить моніторинг фактичних значень ключових показників робочих процесів, які оптимізовані, та підготовку у разі потреби відповідних пропозицій;

8) готує звіти про результати впровадження проектів з оптимізації робочих процесів та організовує їх оприлюднення;

9) готує річні звіти про виконання планів заходів з проведення аналізу та оптимізації робочих процесів на відповідні роки;

10) подає керівникові державної служби в державному органі (голові робочої групи з питань оптимізації робочих процесів) звіти, висновки та пропозиції для прийняття відповідних управлінських рішень;

11) бере участь у заходах щодо впровадження процесного підходу в державних органах;

12) забезпечує додержання встановлених законом вимог щодо конфіденційності інформації, яка становить службову або комерційну таємницю та отримана або стала відома під час виконання покладених на нього завдань;

13) виконує інші функції відповідно до покладених на нього завдань.

11. Структурний підрозділ з аналізу та оптимізації процесів (фахівець з аналізу та оптимізації процесів) має право:

1) мати повний та безперешкодний доступ до документів, інформації та даних державного органу, які необхідні для виконання покладених на нього завдань, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

2) проводити опитування працівників державного органу, його територіальних органів, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління державного органу, з питань щодо їх участі у робочих процесах державного органу;

3) готувати запити та отримувати від структурних підрозділів державного органу, інших державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, інших юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців інформацію, документи і матеріали, необхідні для проведення аналізу та оптимізації робочих процесів;

4) ініціювати перед керівником державної служби (головою робочої групи з питань оптимізації робочих процесів) у державному органі залучення експертів, фахівців інших державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, інших юридичних осіб для забезпечення виконання покладених на нього завдань;

5) визначати цілі, обсяг, методи і ресурси для проведення аналізу та оптимізації робочого процесу.

12. Керівник державної служби в державному органі для проведення на належному рівні аналізу та оптимізації робочих процесів забезпечує:

1) призначення керівника структурного підрозділу з аналізу та оптимізації процесів, фахівців з аналізу та оптимізації процесів з урахуванням вимог, установлених цим Порядком, а також відповідними методичними рекомендаціями Секретаріату Кабінету Міністрів України, та систематичне підвищення їх кваліфікації;

2) надання керівнику структурного підрозділу з аналізу та оптимізації процесів, фахівцям з аналізу та оптимізації процесів повного та безперешкодного доступу до документів, інформації та баз даних, необхідних для виконання покладених на них завдань, а також недопущення покладення на фахівців з аналізу та оптимізації процесів функцій, не пов’язаних з виконанням покладених на них завдань щодо аналізу та оптимізації робочих процесів;

3) створення належних умов для організації і проведення аналізу та заходів з оптимізації робочих процесів у державному органі, ведення та загального доступу всіх працівників державного органу до каталогу робочих процесів державного органу;

4) вжиття відповідних заходів реагування за результатами проведення аналізу робочих процесів;

5) розгляд рекомендацій щодо вдосконалення організації і проведення аналізу та заходів з оптимізації робочих процесів у державному органі, наданих Секретаріатом Кабінету Міністрів України, а також здійснення відповідних заходів.

13. Методичне, методологічне та інформаційне забезпечення організації проведення аналізу та оптимізації робочих процесів відповідно до цього Порядку здійснюється Секретаріатом Кабінету Міністрів України.

Секретаріат Кабінету Міністрів України координує роботу з проведення міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади аналізу та заходів з оптимізації робочих процесів.

14. Для проведення заходів з оптимізації робочих процесів у державному органі наказом державного органу утворюється робоча група з питань оптимізації робочих процесів (далі - робоча група), яка діє на постійній основі, у кількості не менше п’яти осіб.

15. Головою робочої групи в міністерстві призначається державний секретар міністерства, в іншому центральному органі виконавчої влади - посадова особа не нижче заступника керівника такого органу, в центральному органі виконавчої влади із спеціальним статусом - керівник державної служби в такому органі; заступником голови робочої групи призначається керівник структурного підрозділу з аналізу та оптимізації процесів (у разі призначення) або фахівець з аналізу та оптимізації процесів.

16. До складу робочої групи, зокрема, включаються:

1) працівники, які:

володіють знаннями, вміннями, навичками щодо опису робочих процесів та застосування методів їх оптимізації;

залучені до впровадження та/або обстеження системи управління якістю, організації системи внутрішнього контролю;

обізнані з основними робочими процесами державного органу (підрозділи стратегічного планування, організаційного забезпечення тощо);

2) працівник підрозділу з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації;

3) працівник юридичної служби.

17. Робоча група має право:

1) залучати до участі у своїй роботі:

власників робочих процесів та делегованих ними представників;

представників споживачів робочих процесів (за можливості);

працівників, які мають досвід участі у відповідному робочому процесі і можуть надавати пояснення щодо його виконання;

зовнішніх експертів, представників установ та організацій, діяльність яких пов’язана з проведенням аналізу та заходів з оптимізації робочих процесів (за можливості);

2) отримувати в установленому порядку від структурних підрозділів державного органу, інших державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, інших юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців інформацію, документи і матеріали, необхідні для здійснення заходів з оптимізації робочих процесів.