Відповідно до статей 25 і 32 Закону України "Про землеустрій" Кабінет Міністрів України постановляє:

Затвердити Положення про Державний фонд документації із землеустрою та оцінки земель, що додається.

1. Це Положення визначає порядок надходження, обліку, зберігання матеріалів Державного фонду документації із землеустрою та оцінки земель (далі - Державний фонд), а також порядок передачі документації із землеустрою та оцінки земель розробниками такої документації до Державного фонду.

Державний фонд формується на основі збирання, обробки, обліку матеріалів в електронній формі, отриманих у результаті проведення землеустрою та оцінки земель незалежно від місця розташування земельних ділянок та форми власності на них, для використання їх органами державної влади та органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями і громадянами.

2. Документація із землеустрою та оцінки земель, включена до Державного фонду, є державною власністю і не може передаватись у приватну власність.

3. Державний фонд складається з:

Головного фонду документації із землеустрою та оцінки земель (далі - Головний фонд);

регіональних фондів документації із землеустрою та оцінки земель (далі - регіональні фонди) - Автономної Республіки Крим, областей, мм. Києва та Севастополя;

місцевих фондів документації із землеустрою та оцінки земель (далі - місцеві фонди) - районів, міст, селищ та сіл.

4. Головний фонд створюється, формується і ведеться Держгеокадастром.

Головний фонд призначений для обліку і зберігання документації із землеустрою та оцінки земель, проведеного на загальнодержавному рівні, та централізованого обліку відомостей про документи регіональних і місцевих фондів.

5. Регіональний фонд створюється, формується і ведеться головними управліннями Держгеокадастру в областях та м. Києві.

Регіональний фонд призначений для обліку і зберігання документації із землеустрою та оцінки земель, проведеного на регіональному рівні, та обліку відомостей про документи місцевих фондів.

6. Місцевий фонд створюється, формується і ведеться територіальними органами Держгеокадастру, що провадять свою діяльність на районному (міському) рівні.

Місцевий фонд призначений для обліку та зберігання документації із землеустрою та оцінки земель, проведеного на місцевому рівні.

7. Для формування Державного фонду Держгеокадастр або визначені Держгеокадастром державні підприємства, що належать до сфери його управління, забезпечують:

організацію надходження, облік та зберігання документації із землеустрою та оцінки земель;

ведення централізованого обліку відомостей про документи Державного фонду;

методичну координацію роботи із створення та забезпечення ефективного функціонування регіональних і місцевих фондів;

надання користувачам інформації, що міститься в документації із землеустрою та оцінки земель;

створення та супровід програмного забезпечення, необхідного для обліку, зберігання та оприлюднення матеріалів Державного фонду.

8. Для формування регіональних і місцевих фондів територіальні органи Держгеокадастру забезпечують:

організацію надходження документації із землеустрою та оцінки земель, її облік та зберігання;

надання інформації щодо наявності документації із землеустрою та оцінки земель для централізованого її обліку;

надання користувачам інформації, що міститься в документації із землеустрою та оцінки земель.

9. Залежно від виду документації із землеустрою та оцінки земель та рівня проведення землеустрою розробник такої документації та розробник технічної документації з бонітування ґрунтів, економічної оцінки земель та нормативної грошової оцінки земельних ділянок, а також звітів з експертної грошової оцінки земельних ділянок через електронний вебпортал Держгеокадастру або через Єдиний державний вебпортал електронних послуг за заявою, форму якої наведено у додатку 1, безоплатно передає документацію із землеустрою та оцінки земель в електронній формі у місячний строк після її затвердження та накладення кваліфікованого електронного підпису відповідно до вимог Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги" сертифікованого інженера-землевпорядника, відповідального за якість робіт із:

землеустрою та оцінки земель, проведених на загальнодержавному рівні, до Головного фонду;

землеустрою та оцінки земель, проведених на регіональному рівні, - до регіонального фонду;

землеустрою та оцінки земель, проведених на місцевому рівні, - до місцевого фонду.

У разі коли документація із землеустрою та оцінки земель була розроблена та затверджена до 2013 року, проте не передана до Державного фонду та на яку не накладено кваліфікований електронний підпис відповідно до вимог Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги" сертифікованого інженера-землевпорядника, відповідального за якість робіт (сертифікований інженер-землевпорядник, який розробляв документацію із землеустрою та оцінки земель, не є працівником фізичної чи юридичної особи, яка здійснювала розроблення документації із землеустрою чи оцінки земель, припинення діяльності фізичної чи юридичної особи розробника документації із землеустрою), її передача здійснюється безоплатно в електронній формі особою, що зазначена на титульній сторінці документації із землеустрою та оцінки земель, за заявою, форму якої наведено у додатку 1, через засоби електронного зв’язку відповідно до робіт із:

землеустрою та оцінки земель, проведених на загальнодержавному рівні, - до Головного фонду;

землеустрою та оцінки земель, проведених на регіональному рівні, - до регіонального фонду;

землеустрою та оцінки земель, проведених на місцевому рівні, - до місцевого фонду.

У разі коли технічна документація із землеустрою щодо інвентаризації земель розроблена у воєнний час з метою формування земельних ділянок для передачі в оренду для ведення товарного сільськогосподарського виробництва, її передача до місцевого фонду здійснюється безоплатно електронною поштою в електронній формі органами виконавчої влади або органами місцевого самоврядування, які прийняли рішення про її затвердження, протягом п’яти днів після її затвердження за заявою, форму якої наведено у додатку 1.

Документація із землеустрою та оцінки земель в електронній формі повинна відповідати таким вимогам:

формат зображення - кольоровий;

роздільна здатність - 300 точок на дюйм;

глибина кольору - не менше ніж 4 біти;

формат файлу - PDF;

розмір файлу - не більше ніж 300 мегабайтів.

Текст матеріалів документації із землеустрою та оцінки земель в електронній формі повинен бути розбірливим.

Держгеокадастр та територіальні органи Держгеокадастру протягом трьох робочих днів з дня надходження документації із землеустрою та оцінки земель в електронній формі вносять її до системи електронного документообігу Держгеокадастру.

10. Документація із землеустрою та оцінки земель надходить до Державного фонду в електронній формі у вигляді затверджених схем, проектів, робочих проектів або технічної документації за переліком згідно з додатком 2.

11. Документація із землеустрою та оцінки земель, яка надійшла до Державного фонду в електронній формі, підлягає обліку за її видами в системі електронного документообігу Держгеокадастру.

12. Облік документації із землеустрою та оцінки земель у місцевому фонді ведеться за адміністративними районами.

Місцевий фонд один раз на півріччя надає регіональному фонду інформацію про наявність документації із землеустрою та оцінки земель у місцевому фонді.

Облік документації із землеустрою та оцінки земель у регіональному фонді ведеться по Автономній Республіці Крим, областях у розрізі адміністративних районів та по мм. Києву і Севастополю.

Для централізованого обліку регіональний фонд щороку надає Головному фонду інформацію про наявність документації із землеустрою та оцінки земель у регіональному та місцевому фондах.

Облік документації із землеустрою та оцінки земель у Головному фонді та централізований облік відомостей стосовно документів Державного фонду ведеться по Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києву та Севастополю.

13. Документи Головного фонду зберігаються у Держгеокадастрі або у визначеного Держгеокадастром державного підприємства, що належить до сфери його управління, регіонального фонду - у головних управліннях Держгеокадастру в областях та м. Києві, місцевого фонду - у територіальних органах Держгеокадастру, що провадять свою діяльність на районному (міському) рівні.

Документи Державного фонду підлягають перетворенню в електронну форму.

Після перетворення документів Державного фонду в електронну форму такі документи Державного фонду підлягають знищенню відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях, затверджених Мін’юстом.

14. Матеріали Державного фонду в паперовій формі постійно зберігаються у спеціально обладнаних приміщеннях з дотриманням умов, які забезпечують їх схоронність та обмежений доступ, до моменту їх перетворення в електронну форму, а в електронній формі - постійно у системі електронного документообігу Держгеокадастру.

15. Для здійснення контролю наявності та фізичного стану документації із землеустрою та оцінки земель у паперовій формі один раз на два роки проводиться її інвентаризація.