Відповідно до частини третьої статті 34 Закону України "Про нотаріат" Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити такі, що додаються:

Порядок використання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх витрачання;

опис і зразок спеціального бланка нотаріального документа.

2. Установити, що в разі зміни опису і зразка спеціального бланка нотаріального документа залишки спеціальних бланків нотаріальних документів, опис і зразок яких були раніше затверджені, використовуються до повного їх витрачання.

3. Визнати такими, що втратили чинність, постанови Кабінету Міністрів України згідно з переліком, що додається.

1. Цей Порядок регулює питання використання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів (далі - бланки) і звітності про їх витрачання.

2. Бланки потребують використання спеціальних елементів захисту, є невід’ємною складовою нотаріального діловодства, документарного забезпечення нотаріального процесу та використовуються нотаріусами виключно під час вчинення нотаріальних дій.

3. Виготовлення бланків здійснюється державним підприємством, яке належить до сфери управління Мінекономіки та спеціалізується на виготовленні бланків документів, що потребують використання спеціальних елементів захисту (далі - виробник).

4. Заходи щодо замовлення бланків у виробника, їх постачання державним нотаріальним конторам, державним нотаріальним архівам, приватним нотаріусам, первинний облік постачання, знищення дефектних бланків здійснюються визначеним Мін’юстом державним підприємством, яке належить до сфери управління Мін’юсту (далі - постачальник), у порядку, затвердженому Мін’юстом.

5. Замовлення постачальником бланків у виробника, їх виготовлення виробником та передання постачальнику здійснюються на підставі договору, укладеного між виробником та постачальником.

6. Замовником бланків у постачальника є державна нотаріальна контора, державний нотаріальний архів, приватний нотаріус (далі - замовник).

7. Замовник замовляє необхідну кількість бланків шляхом подання постачальнику відповідної заявки згідно з умовами договору, укладеного між постачальником та замовником.

8. Замовник отримує бланки від постачальника у відповідних пачках згідно з умовами договору, укладеного між постачальником та замовником.

9. Облік обігу бланків та звітності про їх витрачання здійснюється в Єдиному реєстрі спеціальних бланків нотаріальних документів (далі - Єдиний реєстр), держателем якого є Мін’юст.

10. Єдиний реєстр є інформаційно-комунікаційною системою, що є складовою Єдиної державної електронної системи е-нотаріату, яка містить інформацію про:

постачання бланків замовникам;

видані державним та приватним нотаріусам бланки;

отримані замовниками бланки;

передані державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами, державними та приватними нотаріусами бланки;

витрачені і недійсні бланки;

проведення перевірки справжності бланків;

видані інформаційні довідки та витяги з Єдиного реєстру;

електронні книги обліку бланків у замовників.

11. Порядок ведення Єдиного реєстру і розмір плати за користування ним затверджуються Мін’юстом.

Від плати за користування Єдиним реєстром звільняються органи державної влади та органи місцевого самоврядування.

Кошти від справляння плати за користування Єдиним реєстром зараховуються до державного бюджету.

12. Адміністратором Єдиного реєстру (далі - адміністратор) є державне підприємство, яке належить до сфери управління Мін’юсту.

13. Недійсними вважаються бланки:

відсутні під час відкриття пачки, втрачені або викрадені;

дефектні (у зв’язку з відсутністю або пошкодженням захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів, наявністю дубльованих номерів, пошкодженням цілісності паперу, на якому викладено бланк, тощо);

зіпсовані замовником, зокрема під час вчинення нотаріальної дії;

анульовані внаслідок того, що вчинення нотаріальної дії не відбулося, а також з інших підстав, передбачених цим Порядком.

14. Під час отримання бланків замовник зобов’язаний перевірити їх кількість, а також відповідність їх серій і номерів тим, що зазначені у відповідній видатковій накладній.

Якщо під час проведення перевірки виявлено відсутність бланків у пачці чи наявність дефектних бланків, замовник не пізніше наступного робочого дня складає відповідний акт приймання-передачі у двох примірниках, один з яких разом з дефектними бланками надсилає постачальнику.

У разі невиконання чи неналежного виконання замовником зазначених вимог відповідні бланки вважаються такими, що не мають дефектів та отримані ним у кількості, зазначеній у видатковій накладній.

15. Замовник протягом п’яти робочих днів після зіпсуття чи анулювання бланків здійснює їх знищення, про що складається відповідний акт, який зберігається у справах замовника.

Постачальник знищує дефектні бланки, про що складає відповідний акт.

Замовник забезпечує зберігання актів приймання-передачі дефектних бланків, актів про знищення зіпсованих чи анульованих бланків, а постачальник - актів приймання-передачі дефектних бланків, актів про знищення дефектних бланків протягом трьох років після їх підписання.

16. Дозволяється передавання бланків між нотаріусами у межах нотаріального округу із складенням акта приймання-передачі і одночасним повідомленням адміністратора.

17. У разі зупинення (більше ніж на чотири місяці), припинення нотаріальної діяльності або анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю нотаріус (особа, нотаріальну діяльність якої припинено або свідоцтво якої про право на зайняття нотаріальною діяльністю анульовано) протягом десяти, а у разі припинення нотаріальної діяльності під час дії воєнного або надзвичайного стану - 30 календарних днів передає невикористані бланки іншому нотаріусу або постачальнику у порядку, затвердженому Мін’юстом. Це правило не застосовується у разі припинення нотаріальної діяльності під час дії воєнного або надзвичайного стану за умови реєстрації нотаріальної діяльності в іншому нотаріальному окрузі протягом 30 календарних днів після такого припинення.

Невикористані бланки, які не передані нотаріусом (особою, нотаріальна діяльність якої припинена або свідоцтво якої про право на зайняття нотаріальною діяльністю анульовано) іншому нотаріусу або постачальнику в зазначений строк, вважаються анульованими.

18. Бланки, отримані замовником, повинні зберігатися у вогнестійкому сейфі, прикріпленому до стіни або підлоги.

19. У разі виявлення факту втрати або викрадення бланків замовник зобов’язаний негайно повідомити про це з використанням засобів телефонного зв’язку відповідному територіальному органу Мін’юсту, Національній поліції та постачальнику і надіслати їм протягом однієї доби відповідні письмові повідомлення.

20. Територіальні органи Мін’юсту контролюють використання, зберігання, обіг бланків і звітність про їх витрачання у порядку, затвердженому Мін’юстом.

За кожним фактом втрати або викрадення бланків територіальний орган Мін’юсту призначає відповідну перевірку.

21. Завідуючі державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами, державні та приватні нотаріуси несуть персональну відповідальність за порушення вимог законодавства щодо використання, зберігання, обігу бланків і звітності про їх витрачання.