Відповідно до Законів України "Про розвідку", "Про звернення громадян", з метою вдосконалення порядку розгляду звернень громадян та організації особистого прийому громадян у Службі зовнішньої розвідки України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Службі зовнішньої розвідки України, що додається.

2. Юридичному управлінню Служби зовнішньої розвідки України забезпечити подання цього наказу в установленому законодавством порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. З наказом ознайомити заступників Голови Служби, керівників структурних підрозділів та інших співробітників Служби зовнішньої розвідки України в частині, що стосується.

1. Ця Інструкція визначає порядок розгляду звернень громадян, які надходять до Служби зовнішньої розвідки України (далі - СЗРУ), їх реєстрації, обліку та зберігання, строки розгляду, контроль за їх розглядом і основні вимоги до організації і проведення особистого прийому громадян у СЗРУ.

2. Розгляд звернень громадян та особистий прийом громадян у СЗРУ здійснюються за принципами законності, об’єктивності, всебічності, неупередженості, своєчасності, недопущення дискримінації за будь-якими ознаками, заборони переслідування за подання звернення.

3. Не допускається розголошення одержаних зі звернень відомостей про особисте життя громадян (у тому числі тих, що містять персональні дані) без їхньої згоди чи відомостей, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, та іншої інформації, якщо це ущемлює права і законні інтереси громадян. На прохання громадянина, висловлене в усній формі або зазначене в тексті звернення, не підлягають розголошенню його прізвище, місце проживання та роботи. Ця заборона не поширюється на випадки повідомлення інформації, що міститься у зверненні, особам, які мають відношення до вирішення справи.

4. За ознакою надходження звернення громадян визначаються як первинні, повторні, дублетні, неодноразові та масові.

Первинні - звернення окремої особи (групи осіб), яка (які) звернулася(-ися) до СЗРУ:

з порушених питань уперше;

не вперше, але попередні звернення з порушених питань не розглядалися по суті;

не вперше, але порушені у зверненні питання жодним чином не стосуються попередніх звернень.

Повторні - звернення, в яких:

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше вирішено не в повному обсязі або вирішено по суті.

оскаржується рішення, прийняте у зв’язку з попереднім зверненням громадянина (групи осіб);

повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений законодавством строк розгляду, проте відповідь громадянину (групі осіб) не надавалась;

звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення громадянина (групи осіб);

Якщо у зверненні громадянин разом із питаннями, які вже розглядались і на які надано вичерпну відповідь або щодо яких прийнято відповідне рішення, викладає інші питання, нові факти, таке звернення не є повторним.

Дублетні - звернення тієї самої особи (групи осіб) із того самого питання, відправлені різним адресатам та надіслані ними на розгляд за належністю до СЗРУ.

Неодноразові - звернення особи (групи осіб) із того самого питання, що й попереднє звернення, яке ще не вирішено по суті, а визначений законодавством строк розгляду ще не закінчився.

Масові - звернення, що надходять до СЗРУ у великій кількості від різних громадян з однаковим змістом питання.

5. Звернення осіб, які не є громадянами України і на законних підставах перебувають на її території, розглядаються в тому самому порядку, що й звернення громадян України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

6. Звернення громадян, оформлені належним чином і подані в установленому порядку, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.

7. Письмові звернення надсилаються поштою або передаються громадянином до СЗРУ особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до вимог законодавства, а також можуть бути надіслані ним із використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронні звернення).

8. Звернення громадян мають бути оформлені згідно з вимогами статті 5 Закону України "Про звернення громадян". У зверненні зазначаються прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), місце проживання громадянина та викладаються суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення має бути надрукованим або написаним від руки розбірливо і чітко, підписаним заявником (заявниками) із зазначенням дати.

9. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису під час надсилання електронного звернення не вимагається.

Електронне звернення надсилається на електронну поштову адресу, зазначену на офіційному вебсайті СЗРУ.

Електронне звернення без електронного підпису надсилається у вигляді скан- або фотокопії звернення з підписом заявника та зазначенням дати.

10. Усне звернення викладається громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку через визначені телефонні лінії та записується співробітником структурного підрозділу, до повноважень якого належать організація прийому громадян у СЗРУ та реєстрація звернень громадян (далі - підрозділ зі звернень).

Усні звернення, які надійшли за допомогою засобів телефонного зв’язку без надання громадянами відомостей відповідно до вимог частини сьомої статті 5 Закону України "Про звернення громадян", вважаються анонімними й розгляду не підлягають.

11. Розгляд звернень, які містять відомості про порушення військовослужбовцем СЗРУ військової дисципліни, здійснюється в порядку, визначеному Дисциплінарним статутом Збройних Сил України.

12. Звернення військовослужбовців СЗРУ щодо прийняття незаконних рішень, вчинення незаконних дій (бездіяльності) стосовно них командирами (начальниками) або іншими військовослужбовцями, порушення їхніх прав, законних інтересів та свобод; незаконного покладення на них обов’язків або незаконного притягнення до відповідальності розглядаються згідно з Дисциплінарним статутом Збройних Сил України.

Звернення військовослужбовців СЗРУ, які не стосуються їхньої службової діяльності, а також інших співробітників СЗРУ розглядаються відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян".

1. Звернення, що надійшли до СЗРУ від Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", розглядає Голова СЗРУ або особа, яка виконує його обов’язки, особисто.

Звернення громадян, які мають установлені законодавством пільги, розглядаються першочергово.

2. Усі звернення громадян, крім усних звернень, які вирішені на особистому прийомі, підлягають попередньому розгляду. Попередній розгляд передбачає ознайомлення зі змістом звернень, перевірку правильності оформлення.

3. Попередній розгляд звернень громадян після їх реєстрації здійснюється в СЗРУ підрозділом зі звернень.

4. За результатами попереднього розгляду керівник підрозділу зі звернень в межах повноважень приймає щодо кожного звернення одне з таких рішень:

передання для розгляду Голові СЗРУ або особі, яка виконує його обов’язки, його заступнику відповідно до розподілу службових обов’язків (далі - керівництво СЗРУ);

передання для розгляду відповідному структурному підрозділу СЗРУ;

пересилання за належністю, за погодженням із структурним підрозділом, який здійснює правове забезпечення службової діяльності СЗРУ;

повернення заявнику з наданням відповідних роз’яснень;

залишення без розгляду за наявності підстав, визначених статтею 8 Закону України "Про звернення громадян".

5. Звернення громадян щодо грошового забезпечення (заробітної плати), утримань із грошового забезпечення (заробітної плати) за рішенням суду, сплати страхових внесків, перерахування аліментів та інших утримань, обчислення вислуги років для призначення пенсії, надання інформації до Пенсійного фонду України, перерахунку пенсій, виплати одноразової грошової допомоги в разі встановлення інвалідності, компенсаційних виплат, працевлаштування чи проходження служби в СЗРУ, медичного забезпечення, отримання архівних матеріалів та доступу до архівних документів можуть бути подані безпосередньо на розгляд керівникам відповідних структурних підрозділів СЗРУ без доповіді керівництву СЗРУ.

6. Керівникам структурних підрозділів СЗРУ, які здійснювали розгляд первинних звернень громадян, передаються на розгляд повторні звернення.

7. У разі неправильного визначення структурного підрозділу, до компетенції якого належить вирішення порушених у зверненнях питань, такі звернення невідкладно, але не пізніше наступного дня з дня отримання повертаються для розгляду до підрозділу зі звернень на підставі доповідної записки керівника зазначеного структурного підрозділу на ім’я керівництва СЗРУ з обґрунтуванням прийнятого рішення. Копія доповідної записки одночасно надсилається до структурного підрозділу, визначеного керівництвом СЗРУ.

8. Звернення громадян, оформлені без дотримання вимог статті 5 Закону України "Про звернення громадян", із відповідними роз’ясненнями не пізніш як через десять днів від дня їх надходження повертаються заявникам, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян".

9. Звернення громадян, в яких порушені питання, що не належать до повноважень СЗРУ, відповідно до статті 7 Закону України "Про звернення громадян", у строк не більше п’яти днів пересилаються за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянин, який подав звернення. Якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно в той самий строк повертається громадянину з відповідним роз’ясненням.

У разі необхідності заявнику роз’яснюються повноваження СЗРУ, органів державної влади та органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належать вирішення порушених у зверненні питань і право на звернення до суду.

Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

10. Розгляд звернень громадян припиняється в разі:

подання повторного звернення від одного й того самого громадянина (групи осіб) до СЗРУ з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті;

подання звернення з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян", крім випадків порушення строків з поважних причин.

Розгляд звернень громадян, припиняється на підставі доповідної записки керівника структурного підрозділу, в якому воно розглядається, погодженої заступником Голови СЗРУ відповідно до розподілу службових обов’язків, на ім’я Голови СЗРУ або особи, яка виконує його обов’язки.

Повідомлення про припинення розгляду звернення надсилається громадянину один раз, із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення за підписом Голови СЗРУ або особи, яка виконує його обов’язки. Наступні звернення громадян із питань, що раніше перевірялися, долучаються до справи на підставі доповідної записки керівника структурного підрозділу, в якому розглядалося звернення, на ім’я заступника Голови СЗРУ відповідно до розподілу службових обов’язків.

11. Розгляд звернення поновлюється, якщо змінилися підстави, з яких його припинено. Нові дані про порушення закону, повідомлені заявником, перевіряються в порядку, встановленому цією Інструкцією.