Відповідно до статті 7 Закону України "Про дипломатичну службу", з метою запровадження єдиних вимог щодо використання бюджетних коштів на представницькі витрати у закордонних дипломатичних установах України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок використання бюджетних коштів на представницькі витрати закордонними дипломатичними установами України, що додається.

2. Валютно-фінансовому департаменту разом з Управлінням юридичного забезпечення Міністерства закордонних справ України подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Закордонним дипломатичним установам України забезпечити неухильне та належне дотримання цього наказу.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра закордонних справ України згідно з розподілом функціональних обов’язків.

1. Цей Порядок визначає механізм використання коштів, передбачених у державному бюджеті за програмою "Функціонування закордонних дипломатичних установ України та розширення мережі власності України для потреб цих установ", на представницькі витрати для проведення протокольних заходів закордонними дипломатичними установами України (далі - ЗДУ).

2. До протокольних заходів належать:

дипломатичні прийоми (офіційні та неофіційні);

поточні зустрічі;

вручення сувенірів і квітів;

покладання вінків і квітів;

привітання представників держави акредитації та/або держав зони відповідальності ЗДУ, міжнародних організацій, іноземних дипломатичних представництв та офіційних осіб;

участь у дипломатичних клубах та інших заходах для представлення України на належному рівні в державі акредитації.

3. Офіційні дипломатичні прийоми проводяться з нагоди державних свят України, знаменних подій, ювілейних дат у двосторонніх відносинах, річниць підписання договорів, візитів найвищого та високого рівнів, прибуття новопризначеного посла (постійного представника) і від’їзду посла (постійного представника) у зв’язку із завершенням дипломатичної місії та інших важливих подій.

Неофіційні дипломатичні прийоми проводяться в рамках заходів ЗДУ, зокрема переговорів та зустрічей з представниками держави акредитації та/або держав зони відповідальності ЗДУ, міжнародних організацій та дипломатичного корпусу, громадських, культурних, науково-технічних і ділових кіл держави акредитації та/або держав зони відповідальності ЗДУ та іншими офіційними особами.

4. Основними видами дипломатичних прийомів є: "келих вина", "келих шампанського", "перший сніданок", "другий сніданок", "обід", "обід-буфет", "вечеря", "фуршет", "коктейль", "кава", "чай".

Дипломатичні прийоми можуть проводитися в приміщеннях ЗДУ, ресторанах, інших установах громадського харчування, у спеціально орендованих/наданих приміщеннях.

5. Поточні зустрічі - зустрічі, бесіди, переговори з представниками дипломатичного корпусу, громадських, культурних, науково-технічних і ділових кіл держави акредитації та/або держав зони відповідальності ЗДУ та іншими офіційними особами.

1. При підготовці протокольних заходів або участі в них ЗДУ здійснюють оплату представницьких витрат, до яких належать:

виготовлення або придбання листівок, запрошень, протокольної атрибутики;

придбання продуктів харчування і готових страв, алкогольних і безалкогольних напоїв;

ресторанне обслуговування;

організація виїзного ресторанного обслуговування (кейтерингу) та інші послуги щодо забезпечення харчуванням;

послуги кухарів, офіціантів, інших кваліфікованих фахівців та іншого обслуговуючого персоналу;

оренда представницької екіпіровки для керівника і дипломатичних працівників ЗДУ з нагоди участі в заходах, що вимагають відповідної екіпіровки;

оренда приміщень;

придбання квітів, вінків;

пайова участь у проведенні протокольних заходів та придбанні подарунків;

фотографування та виготовлення фотографій протокольних заходів;

виготовлення бейджиків та візитних карток для керівника і дипломатичних працівників ЗДУ;

дольова участь (внески за участь) у роботі дипломатичних і консульських клубів;

участь в інших заходах, що проводяться із залученням акредитованих у державі акредитації та/або державах зони відповідальності ЗДУ місій (квитки, внески, та інші витрати, пов’язані із забезпеченням участі у таких заходах);

інші видатки (оренда обладнання, необхідного для проведення протокольного заходу, придбання разового посуду, разових серветок та інших предметів для оформлення столу, оренда посуду; прання серветок, скатертин, оформлення подарунків та інші пов’язані з цим витрати відповідно до законодавства).

У разі виникнення інших представницьких витрат, пов’язаних з проведенням протокольних заходів, які не визначені цим Порядком, питання щодо їх оплати погоджується із Міністерством закордонних справ України (далі - МЗС).

2. Керівник ЗДУ визначає доцільність проведення протокольного заходу, формат, обсяг витрат та осіб, які забезпечуватимуть виконання робіт за відповідними напрямами, а також відповідає за економне та ефективне витрачання коштів на зазначені цілі.

3. Видатки на проведення протокольного заходу здійснюються в межах коштів, затверджених кошторисом ЗДУ за відповідними кодами економічної класифікації видатків державного бюджету, та з урахуванням специфіки держави акредитації та/або держав зони відповідальності ЗДУ.

4. Кількість запрошених на дипломатичний прийом іноземців або представників від запрошеної сторони має бути не менше кількості громадян України або представників від української сторони.

5. При проведенні керівником ЗДУ або іншими дипломатами неофіційного дипломатичного прийому в ресторані або іншому закладі громадського харчування дозволяється відшкодування витрат за обслуговування (чайових). Відсоток витрат за обслуговування, дозволений до відшкодування, визначається наказом по установі відповідно до практики держави акредитації та/або держав зони відповідальності ЗДУ. Підставою для відшкодування витрат за обслуговування, вдрукованих у рахунок або вписаних від руки, є рахунок ресторану або іншого закладу громадського харчування, сплачений банківською карткою. У разі сплати рахунка ресторану або іншого закладу громадського харчування готівкою витрати за обслуговування відшкодовуються виключно у випадку, коли вони вдруковані у рахунок.

6. При організації офіційних дипломатичних прийомів допускається залучення кваліфікованих фахівців (кухарів, офіціантів) та іншого обслуговуючого персоналу, оплата праці яких здійснюється відповідно до рахунків, укладених цивільно-правових договорів та актів про виконану роботу.

У разі необхідності при організації дипломатичних прийомів дозволяється замовляти виїзне ресторанне обслуговування (кейтеринг).

7. Як подарунки ЗДУ використовують сувенірну продукцію, надіслану МЗС.

У разі необхідності ЗДУ можуть придбавати товари подарункового фонду за рахунок бюджетних коштів в державі акредитації та/або державах зони відповідальності ЗДУ або в Україні.

Предметами подарункового фонду є вироби у стилі традиційного українського народного мистецтва або такі, що містять українську національну/державну символіку, асоціюються з Україною, її звичаями та культурою.

На предмети подарункового фонду за рахунок бюджетних коштів можуть наноситися дарчі (пам’ятні) написи або національна/державна символіка України.

Враховуючи вимоги дипломатичного протоколу, обмін подарунками здійснюється на засадах принципу взаємності щодо тотожності їх вартості. При цьому за необхідності вручення цінного подарунка витрати на його придбання не повинні перевищувати граничну вартість малоцінних необоротних матеріальних активів.

1. У разі проведення офіційних дипломатичних прийомів у приміщенні ЗДУ або за його межами в спеціально орендованих/наданих приміщеннях для здійснення представницьких витрат оформлюються такі документи:

наказ по установі з визначенням формату, кількості осіб, місця, дати, часу та тривалості заходу, обсягу витрат, відповідальних осіб за напрямами роботи, проект якого погоджується спеціалістом з фінансових питань з метою підтвердження наявності коштів на проведення заходу (якщо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності здійснюється за сумісництвом, письмовий дозвіл погоджується спеціалістом з фінансових питань в робочому порядку);