З метою забезпечення належного виконання вимог Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 06.08.2002 р. N 58, Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16.11.2002 р. N 1739 "Деякі питання формування і функціонування Національного архівного фонду",

1. Затвердити Положення про архів Мінпромполітики України (додаток 1).

2. Затвердити Положення про експертну комісію Мінпромполітики України та склад експертної комісії (ЕК) (додатки 2, 3).

3. Директорам департаментів, начальникам інших самостійних структурних підрозділів Міністерства:

- забезпечити належне виконання вимог затверджених положень по веденню архівної справи та роботі експертних комісій;

- ознайомити працівників підпорядкованих структурних підрозділів з затвердженими положеннями;

- призначити експертні галузеві комісії з питань визначення цінності документів, створених у підпорядкованих структурних підрозділах.

4. Начальнику Управління контролю виконання актів і доручень Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України Горнику В.Г. в межах визначених повноважень здійснювати контроль за веденням діловодства та архівної справи структурними підрозділами Міністерства згідно з вимогами затверджених положень та чинних нормативно-правових актів.

5. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Мінпромполітики України від 29.11.2002 року N 524 "Щодо питань організації діяльності архіву та експертної комісії Мінпромполітики України".

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Баранчука В.М.

1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 24.12.93 р. N 3814-XII та "Про внесення змін та доповнень до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 13.12.2001 р. N 2888-III в Міністерстві промислової політики України діє архів, який забезпечує тимчасове зберігання архівних документів, що нагромадилися за час його діяльності, використання відомостей, які містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав та законних інтересів громадян.

2. Архів підпорядковано Управлінню контролю виконання актів і доручень Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України Мінпромполітики України.

3. У своїй діяльності архів Міністерства керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами та цим Положенням. З питань організації та методики ведення архівної справи архів Міністерства керується правилами, інструкціями та іншими актами спеціально уповноваженого органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства (Держкомархівів України), інструкціями, наказами, розпорядженнями Мінпромполітики України.

4. Обов'язки працівника архіву Міністерства визначаються посадовою інструкцією, яка затверджується заступником Міністра.

5. Основними завданнями архіву Міністерства є:

- прийняття від структурних підрозділів Міністерства створених за звітний період документів та забезпечення належних умов зберігання архівних документів на різних носіях інформації;

- контроль разом з працівниками Управління контролю виконання актів і доручень Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України та іншими висококваліфікованими фахівцями, включеними до складу комісії, стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах Міністерства;

- участь у складанні зведеної номенклатури справ, перевірка відповідності формування документів у справи до затвердженої номенклатури;

- подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення її державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою ЦДАВО України;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії Міністерства описів документів Національного архівного фонду, справ з особового складу Міністерства та актів про відбір та знищення документів, які не віднесені до складу Національного архівного фонду;

- створення та удосконалення довідкової інформаційної бази даних щодо архівних документів;

- організація використання документів, видача у встановленому порядку архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;

- підготовка і передача документів Національного архівного фонду до ЦДАВО України;

- участь у заходах по підвищенню фахової кваліфікації працівників Міністерства, які відповідають за роботу з документами.

6. Для виконання покладених на архів завдань працівнику архіву надається право:

- вимагати від структурних підрозділів Міністерства передачі на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами;

- повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

- давати структурним підрозділам Міністерства рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

- запитувати від структурних підрозділів Міністерства відомості, необхідні для роботи;

- інформувати керівництво управління про стан роботи з архівними документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

- брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які проводяться в Міністерстві, у разі розгляду на них питань роботи з документами та порядку ведення архівної справи;

- порушувати у встановленому порядку питання про притягнення до відповідальності службових осіб, винних у порушенні вимог Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

7. На посаду працівника архіву призначається особа з вищою освітою відповідного професійного спрямування і стажем роботи за спеціальністю не менше як три роки.

Працівник архіву призначається на посаду і звільняється з посади наказом Міністра за поданням начальника Управління контролю виконання актів і доручень Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України.

Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами Міністерства визначається Інструкцією з діловодства та іншими нормативними документами.

8. Працівник архіву, який не вжив заходів, передбачених цим Положенням, щодо дотримання чинних правил роботи з архівними документами, що призвело до втрат, псування, знищення документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають включенню до нього, а також призвело до негативних економічних наслідків, ущемлення прав і законних інтересів працівників Міністерства та громадян, несе особисто відповідальність у встановленому чинним законодавством порядку.

9. До складу документів архіву Міністерства входять:

- закінчені у поточному діловодстві документи на паперовій основі постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами Міністерства;

- науково-технічні, організаційно-розпорядчі документи, створені центральним апаратом Міністерства або одержані ним на законних підставах;

- особові архівні документи працівників Міністерства;

- документи на різних видах носіїв інформації та установ - попередників Міністерства, які ліквідовані;

- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву;

- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи на паперових носіях інформації повинні зберігатися в архіві Міністерства окремо від документів на електронних носіях інформації.