Інструкція обов'язкова для всіх лікувально-профілактичних закладів незалежно від відомчої підпорядкованості та форм власності, бюро судово-медичної експертизи, патолого-анатомічних бюро, фізичних осіб - підприємців, які одержали ліцензію на провадження господарської діяльності з медичної практики та забезпечують на її основі медичне обслуговування населення, безпосередньо пов’язане з наданням первинної медичної допомоги, з якими головний розпорядник бюджетних коштів уклав договір про медичне обслуговування населення (далі - ФОП).

1.1. Для забезпечення реєстрації смерті в органах реєстрації актів цивільного стану закладом охорони здоров'я або ФОП видається лікарське свідоцтво про смерть (форма № 106/о).

1.2. Лікарське свідоцтво про смерть видається ФОП та такими закладами охорони здоров'я: лікарнями, амбулаторно-поліклінічними закладами, диспансерами, пологовими будинками, санаторіями, патолого-анатомічними бюро, бюро судово-медичної експертизи.

1.3. У містах, селищах міського типу, населених пунктах сільської місцевості в закладах охорони здоров'я, у яких працюють не менше двох лікарів, видаються тільки лікарські свідоцтва про смерть. У сільських населених пунктах у закладах охорони здоров'я, де працює тільки один лікар, у разі його відсутності (хвороба, відпустка і таке інше), фельдшером видається фельдшерська довідка про смерть ( форма № 106-1/о).

У випадках смерті дітей у віці 0-6 діб та мертвонародження закладами охорони здоров'я заповнюються лікарські свідоцтва про перинатальну смерть ( форма № 106-2/о, лікарське свідоцтво про смерть у цих випадках не видається.

2.1. Перший примірник лікарського свідоцтва про смерть видається родичам померлого чи іншим особам, які зобов'язалися поховати померлого, другий примірник лікарського свідоцтва про смерть залишається в закладі охорони здоров'я або місці провадження медичної практики ФОП. Видача трупа без лікарського свідоцтва про смерть забороняється. У разі поховання померлого закладом охорони здоров'я або ФОП - останній обов'язково заповнює лікарське свідоцтво про смерть і передає його в органи реєстрації актів цивільного стану не пізніше трьох діб з дня смерті.

У разі загублення лікарського свідоцтва про смерть видається нове свідоцтво з поміткою "дублікат" на підставі письмової заяви особи, яка отримала оригінал, або іншої особи, яка зобов'язалася поховати померлого. Дублікат заповнюється у двох примірниках, номери яких повинні бути ідентичними. Перший примірник дубліката видається родичам померлого або особі, яка зобов'язалася поховати померлого, другий примірник разом із заявою про його отримання залишаються в закладі охорони здоров'я або місці провадження медичної практики ФОП.

2.2. Лікарське свідоцтво про смерть видається лікарем, що лікував померлого, на підставі спостережень за хворим і записів у медичній документації, які відображали стан хворого до його смерті, або патологоанатомом на підставі вивчення медичної документації і результату розтину.

2.3. У разі, якщо смерть настала внаслідок дії зовнішніх факторів (травми, асфіксії, дії крайніх температур, електричного струму, отруєнь тощо), після штучного аборту, проведеного поза межами медичного закладу, смерті на виробництві, при раптовій смерті дітей першого року життя та інших осіб, які не перебували під медичним наглядом, померлих, особа яких не встановлена, а також у тих випадках, коли є підозра на насильницьку смерть, лікарське свідоцтво про смерть видається судово-медичним експертом після розтину.

2.4. Забороняється видача лікарського свідоцтва про смерть заочно, без особистого встановлення лікарем факту смерті. У виняткових випадках свідоцтво про смерть може бути видано лікарем, який встановив смерть тільки на підставі огляду трупа (при відсутності ознак або підозри на насильницьку смерть) та даних медичної документації про наявність у померлого при житті хвороб, які в своєму перебігу могли призвести до настання смерті.

Патологоанатом, як правило, видає лікарське свідоцтво про смерть на підставі розтину трупів.

Патолого-анатомічне дослідження може не призначатися у випадках, передбачених статтею 6 Закону України "Про поховання та похоронну справу". У цих випадках лікарське свідоцтво про смерть видається лікарем, під наглядом якого був померлий.

2.5. Головний лікар (керівник) закладу охорони здоров’я забезпечує контроль за достовірністю заповнення лікарських свідоцтв про смерть, своєчасну їх видачу родичам померлого та особам, які мають право на його отримання, передачу його в органи реєстрації актів цивільного стану у випадках поховання померлого закладом охорони здоров’я.

ФОП забезпечує достовірність заповнення лікарських свідоцтв про смерть, своєчасну їх видачу родичам померлого та особам, які мають право на його отримання, передачу його в органи реєстрації актів цивільного стану у випадках поховання померлого закладом охорони здоров’я.

2.6. Лікарське свідоцтво про смерть видається обов'язково з поміткою "остаточне", "попереднє", "замість попереднього", "замість остаточного".

Лікарське свідоцтво про смерть з поміткою "попереднє" видається в тих випадках, коли для встановлення чи уточнення причини смерті потрібно провести додаткові дослідження. Після уточнення причини смерті заповнюється нове лікарське свідоцтво з поміткою "замість попереднього" теж у двох примірниках, номери яких мають бути ідентичними, перший примірник якого пересилається закладом охорони здоров'я або ФОП безпосередньо у відповідні місцеві органи державної статистики протягом 27 днів з моменту заповнення "попереднього" лікарського свідоцтва. Другий примірник залишається в закладах охорони здоров'я або місці провадження медичної практики ФОП.

Якщо було видано лікарське свідоцтво про смерть з поміткою "остаточне" та була виявлена помилка в записі діагнозу, необхідно заповнити нове лікарське свідоцтво у двох примірниках "замість остаточного лікарського свідоцтва про смерть №___ ", перший примірник якого заклади охорони здоров'я або ФОП направляють у відповідні місцеві органи державної статистики протягом 27 днів з моменту заповнення "остаточного" лікарського свідоцтва. Другий примірник залишається в закладі охорони здоров'я або місці провадження медичної практики ФОП.

На підставі письмової заяви дозволяється видача другого примірника лікарського свідоцтва про смерть, яке було заповнено з поміткою "замість попереднього", родичам померлого в разі звернення їх у заклади охорони здоров'я або до ФОП протягом одного року після його смерті, якщо були додаткові дослідження для уточнення причини смерті.

2.7. Неправильно заповнені примірники лікарських свідоцтв про смерть закреслюються із записом "анульовано" і залишаються в закладі охорони здоров'я або місці провадження медичної практики ФОП.

2.8. Лікар, який відповідає за якість заповнення лікарських свідоцтв про смерть у закладі охорони здоров’я або ФОП, у разі, якщо виявив помилки, зобов’язаний:

а) уточнити розбіжності з лікарем, який видав лікарське свідоцтво про смерть за первинною медичною документацією, забезпечити правильне заповнення лікарського свідоцтва про смерть. У цьому випадку видається лікарське свідоцтво про смерть (замість остаточного № ____), перший примірник якого направляється у відповідні органи статистики, другий примірник залишається у закладі охорони здоров'я або місці провадження медичної практики ФОП;

б) забезпечити розгляд неправильно заповнених лікарських свідоцтв про смерть на лікарських конференціях, нарадах.

Лікар, який відповідає за перевірку, не має права самостійно вносити зміни та доповнення у лікарські свідоцтва про смерть.

2.9. Другі примірники лікарського свідоцтва про смерть залишаються в закладі охорони здоров’я або місці провадження медичної практики ФОП та зберігаються один рік, після чого підлягають знищенню.

3.1. Бланки обох примірників лікарських свідоцтв про смерть брошуруються і у вигляді книги зберігаються у головного лікаря (керівника) закладу охорони здоров'я, його заступника, ФОП або в завідувача районного, міжрайонного та міського відділу або відділення патолого-анатомічного бюро та бюро судово-медичної експертизи.

3.2. Лікарське свідоцтво про смерть заповнюється у 2-х примірниках формату А4 з обох боків.

3.3. При заповненні бланка підпорядкування медичного закладу зазначається у відповідності до відомчої підпорядкованості.

3.4. У верхньому кутку штампа обов'язково проставляється ідентифікаційний код ЄДРПОУ закладу охорони здоров'я або реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності), номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків відповідно до закону).