1.1. На кожне відправлення вантажу, порожніх власних, орендованих вагонів та контейнерів відправник надає станції відправлення перевізний документ (накладну) за формою, наведеною у додатку 1 до цих Правил. У разі пред'явлення до перевезення вантажу груповою відправкою або маршрутом відправник додає до накладної відомість вагонів (додаток 2 до цих Правил) або відомість вагонів і контейнерів, що перевозяться маршрутом (групою) за накладною (додаток 4 до Правил перевезення вантажів в універсальних контейнерах , затверджених наказом Міністерства транспорту України від 20.08.2001 № 542 , зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 10.09.2001 за № 798/5989).

Накладна згідно з цими Правилами може оформлятися і надаватися в електронному вигляді (із накладенням електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП)). Порядок здійснення електронного документообігу під час перевезення вантажів залізничним транспортом у внутрішньому сполученні регламентується додатком до договору про організацію перевезень вантажів і проведення розрахунків за перевезення та надані залізницею послуги.

Оформлення перевізних документів для військових вантажів здійснюється за спеціальними інструкціями, а для небезпечних вантажів - згідно з Правилами перевезення небезпечних вантажів, затвердженими наказом Міністерства транспорту та зв'язку України від 25.11.2008 № 1430, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 26.02.2009 за № 180/16196 (далі - Правила перевезення небезпечних вантажів).

Електронний перевізний документ та його паперова версія мають однакову юридичну силу.

1.2. Накладна є обов'язковою двосторонньою письмовою формою угоди на перевезення вантажу, яка укладається між відправником та залізницею на користь третьої сторони - одержувача. Накладна одночасно є договором застави вантажу для забезпечення гарантії внесення належної провізної плати та інших платежів за перевезення. Накладна супроводжує вантаж на всьому шляху перевезення до станції призначення, де видається одержувачу разом з вантажем.

Для підтвердження приймання вантажу до перевезення один примірник накладної в паперовому вигляді з присвоєним їй номером і датою приймання вантажу надається відправнику. Порядок підтвердження приймання вантажу до перевезення за електронною накладною (із накладенням ЕЦП) визначається договором між вантажовласником і залізницею.

Накладна заповнюється відправником із застосуванням автоматизованих систем залізничного транспорту України або програмних засобів, здатних забезпечити роботу з електронними перевізними документами згідно з установленим форматом, та у разі її оформлення в паперовому вигляді роздруковується на бланку, виготовленому на білому папері формату А4 у трьох примірниках, один із яких після оформлення приймання вантажу до перевезення станцією відправлення видається відправникові вантажу та є квитанцією для приймання вантажу до перевезення, другий і третій передаються з вантажем на станцію призначення. Технічні характеристики паперу, призначеного для оформлення накладної, повинні забезпечувати придатність для роздруківки на принтері, а також якісне проставлення відміток залізниці на всьому шляху перевезення. Накладна у паперовому вигляді є відображенням її електронної копії, яка обов'язково надається на станцію відправлення одночасно з накладною у паперовому вигляді.

Накладна в електронному вигляді (далі - електронна накладна) складається у формі електронної реєстрації даних, які можуть бути трансформовані у письмовий запис. Засоби, що використовуються для реєстрації та обробки даних, повинні відповідати вимогам законодавства.

Порядок обміну електронною накладною між відправником та залізницею, а також залізницею та одержувачем зазначається в договорі між вантажовласником і залізницею. У разі внесення змін до електронної накладної попередні дані зберігаються.

Заповнення накладної здійснюється відправником, залізницею, одержувачем згідно з поясненнями, наведеними у додатку 3 до цих Правил.

До накладної можуть додаватися додаткові супровідні документи та документи дозвільного характеру на відправлення вантажу контролюючих органів, необхідність одержання яких передбачена законами України. У разі оформлення перевізного документа в електронному вигляді (з накладенням електронного цифрового підпису) супровідні документи додаються в електронному вигляді (виготовлені за допомогою сканера тощо). При цьому оригінали супровідних документів в паперовому вигляді направляються відправником безпосередньо одержувачу.

1.3. Усі відомості, передбачені формою бланка перевізного документа, повинні бути внесені відправником у відповідні графи. Виправлення не допускаються; у разі необхідності зміни відомостей, унесених до перевізного документа, відправник зобов'язаний заповнити новий перевізний документ. Зміни, які вносяться до перевізного документа залізницею, засвідчуються посадовою особою залізниці із зазначенням дати та найменування станції, на якій внесено зміни.

1.4. Не допускається оформлення одним перевізним документом перевезення вантажів:

швидкопсувних з іншими вантажами, за винятком випадків, коли вони перевозяться у супроводі провідників;

які за своїми властивостями не можуть перевозитися разом в одному вагоні чи контейнері;

які потребують дотримання під час перевезення особливих запобіжних заходів з вантажами, що не потребують таких заходів;

які потребують дотримання під час перевезення санітарних, ветеринарних або інших адміністративних правил, з вантажами, що не потребують дотримання таких правил;

для яких установлено різні строки зберігання після вивантаження, за винятком випадків, коли їх адресовано на місця незагального користування.

1.5. Перевезення власних (орендованих) локомотивів і вагонів у завантаженому та порожньому стані оформлюються перевізними документами, в яких у графі 20 "Найменування вантажу" відправником зазначається: для локомотивів і завантажених вагонів - "Власний (орендований) вагон (локомотив). Власник (орендар) (найменування власника, оператора, орендаря)"; для порожніх вагонів - "Порожній власний (орендований) вагон. З-під ... (найменування вантажу). Власник (орендар) (найменування власника, оператора, орендаря). Направляється до пункту навантаження (в ремонт тощо)".

Самостійне переміщення ("своїм ходом") власного (орендованого) локомотива між станціями коліями загального користування оформлюється перевізними документами.

1.6. Перевізні документи, оформлені відправником в паперовому вигляді, перевіряються начальником станції або уповноваженим ним працівником станції у разі надання згоди на навантаження на місцях загального користування. Перевіркою встановлюються: наявність плану (місячного або додаткового) на перевезення, відсутність заборон і обмежень у даному напрямку перевезення, правильність заповнення бланків перевізних документів відповідно до правил оформлення перевізних документів, наявність зазначених відправником у графі 9 "Документи, що додані відправником" додаткових супровідних документів та документів дозвільного характеру на відправлення вантажу контролюючих органів, необхідність одержання яких передбачено законами України.

Перед укладенням договору перевезення за результатами такої перевірки начальник станції або уповноважений ним працівник станції проставляє свій підпис (із зазначенням дня, місяця і року) у графі 57 "Увезення дозволено. Навантаження призначено на".

Порядок і термін подання відправниками на станцію перевізних документів на завантажені та порожні вагони (контейнери) встановлюються начальником станції за погодженням з відправниками.

Порядок і терміни подання електронної накладної, її перевірки і погодження визначаються у додатку до договору про організацію перевезень.

1.7. Порядок застосування електронного перевізного документа визначається Порядком застосування електронного перевізного документа під час перевезення вантажів залізничним транспортом, затвердженим наказом Мінтрансзв'язку від 01.11.2010 № 800, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 18.04.2011 за № 478/19216.

2.1. Відправник заповнює відповідні графи накладної згідно з додатком 3 до цих Правил.

У разі пред'явлення вантажу до перевезення навалом, насипом або наливом у графу 20 "Найменування вантажу" вноситься відмітка "навалом", "насипом" або "наливом".

Якщо за однією накладною перевозяться тарно-штучні вантажі різних найменувань і в різній упаковці, то в ній зазначаються маса вантажу кожного найменування окремо, кожного виду упаковки та загальна маса вантажів.

2.2. Для вантажів, що потребують дотримання певних умов під час перевезення (вентилювання, температурний режим тощо), відправник у графі 7 "Заяви відправника" вчиняє відповідний запис згідно з додатком 3 до цих Правил.

2.3. У графі 55 "Правильність внесених відомостей підтверджую" представник відправника вказує свою посаду, розписується, засвідчуючи правильність відомостей, указаних ним у перевізному документі. Представник відправника повинен мати довіреність на оформлення перевезення.

2.4. Про виконання умов розміщення і кріплення вантажу у вагоні до графи 20 "Найменування вантажу" відправник вносить відмітку відповідно до розділу IV Порядку розроблення технічної документації щодо розміщення і кріплення вантажів у вагонах і контейнерах, які перевозяться залізничним транспортом , затвердженого наказом Міністерства транспорту та зв'язку України від 18.05.2010 № 299, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12.07.2010 за № 503/17798, та Правил розміщення та кріплення вантажів у вагонах та контейнерах (додаток 14 до Угоди про міжнародне залізничне вантажне сполучення).

2.5. У разі перевезення експортно-імпортних вантажів через морські порти України не в прямому міжнародному сполученні оформлюється накладна внутрішнього сполучення. У цьому разі відправник проставляє відмітки: у графі 20 "Найменування вантажу" - "Експорт" чи "Імпорт", а в графі 7 "Заяви відправника" - для експорту зазначається "Для вивезення водним транспортом у ______" (зазначається країна призначення), а для імпорту - "Увезено водним транспортом з _____" (зазначається країна відправлення).

Перевезення зі станцій Мамалига Львівської залізниці та Ізварине Донецької залізниці імпортних вантажів, які ввозяться через митний кордон України з підприємств, під'їзні колії яких розташовані на території іншої держави і примикають до цих станцій, призначенням на станції України оформлюється накладною внутрішнього сполучення. У цьому разі відправник у графі 20 "Найменування вантажу" проставляє відмітку "Імпорт".

2.6. Якщо після оформлення перевізних документів на прийнятий до перевезення вантаж на станції відправлення була виявлена невідповідність між фактичною кількістю вантажу і зазначеною в перевізних документах, то відправник повинен привести фактичну кількість вантажу у відповідність до кількості, зазначеної в перевізних документах (довантажити, вивантажити), або оформити нові перевізні документи, зазначивши в них виявлену фактичну кількість вантажу.

Маса вантажу вважається правильною, якщо різниця між фактично виявленою масою і зазначеною в перевізних документах не перевищує 0,2%.

3.1. Станція відправлення заповнює накладну згідно з додатком 3 до цих Правил.

У разі оформлення накладної в електронному вигляді відомості зазначаються в ній відповідними текстами та кодами.

Механізм кодування інформації в накладній та присвоєння номера відправки встановлюються Укрзалізницею.

3.2. Станція відправлення зазначає у графі 54 "Ідентифікація відправки" код залізниці та станції відправлення, номер накладної (відправки).

4.1. Заповнення накладної під час перевезення здійснюється згідно з додатком 3 до цих Правил.

4.2. Під час перевезення передбачені цими Правилами відмітки зазначаються у графі 49 "Відмітки залізниці".

4.3. У разі складання акта в графі 49 "Відмітки залізниці" зазначаються його номер і коротко причина, з якої його складено (наприклад, "про нестачу ________ місць", "про нестачу маси _________ кг", "про відсутність пломб" тощо).

4.4. У разі переадресування вантажу за новими документами в графі 49 "Відмітки залізниці" проставляється:

у первинних документах - "Вантаж переадресовано за наказом від ____ № _____ на станцію ______ залізниці";

у нових документах - "Вантаж переадресовано за наказом ______ від ____ № _____, первинна накладна № ______, станція відправлення _______ залізниці, станція призначення _____ залізниці".

4.5. У разі переадресування вантажу за первинними документами найменування станції призначення і її код, одержувач, його код і адреса в накладній змінюються (так, щоб їх можна було прочитати) і вказуються нові дані відповідно до наказу про переадресування.

Крім того, в графі 49 "Відмітки залізниці" проставляється запис:

"Вантаж переадресовано за наказом _______ від ____ № ____ на станції ________ залізниці".

Зміни засвідчуються підписом працівника станції із зазначенням найменування станції переадресування.

У разі зміни одержувача без зміни станції призначення вказаний у накладній одержувач і його код змінюються та зазначаються новий одержувач, його код і адреса відповідно до заяви відправника.

4.6. У разі перевантаження вантажу під час перевезення в інший вагон (контейнер) у накладній номер вагона (контейнера) та інші відомості про нього змінюються (так щоб їх можна було прочитати) і проставляються нові відомості про вагон (контейнер), у який перевантажено вантаж. Ці зміни засвідчуються підписом працівника, який керував перевантаженням, із зазначенням найменування станції, на якій перевантажено вантаж.

5.1. Заповнення накладної на станції призначення здійснюється згідно з додатком 3 до цих Правил.

За наявності в договорі між залізницею і вантажоодержувачем положень про електронний обмін документами на вантаж, що прибув за електронною накладною (із накладенням ЕЦП), одержувачу надається накладна в електронному вигляді у порядку, визначеному договором. За відсутності таких положень у договорі одержувачу видається накладна у паперовому вигляді, роздрукована на підставі електронної накладної та засвідчена календарним штемпелем стації призначення.

5.2. У разі прибуття вантажу за накладною у паперовому вигляді за наявності в договорі між залізницею і вантажоодержувачем положення про електронний обмін документами на вантаж оформлення видачі вантажу станцією призначення здійснюється за електронною накладною (із накладенням ЕЦП). Накладна в паперовому вигляді передається до розрахункового підрозділу залізниці та, у разі потреби, видається одержувачу.

5.3. Якщо перевіркою на станції призначення виявлено перебір платежів, то сума перебору зазначається у графах 43-45.

5.4. Інші відмітки, необхідні для визначення провізної плати і зборів за послуги, пов'язані з перевезенням і для виконання особливих умов перевезення, вносяться в перевізний документ відправником, станціями відправлення, призначення та попутними станціями відповідно до Збірника тарифів на перевезення вантажів залізничним транспортом у межах України та пов'язані з ними послуги, затвердженого наказом Міністерства транспорту та зв'язку України від 26.03.2009 № 317, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 15.04.2009 за № 340/16356 (зі змінами), та інших нормативно-правових актів.

5.5. Якщо під час перевезення вантажу або на станції його призначення буде виявлено неправильне зазначення у накладній маси, кількості місць вантажу, його назви, коду та адреси одержувача з відправника, порта стягується штраф у розмірі згідно зі статтею 118 Статуту залізниць України . При цьому відправник несе перед залізницею відповідальність за наслідки, які виникли.

Цей факт засвідчується актом загальної форми, якщо за цим фактом не складався комерційний акт.

5.6. У разі проведення розрахунків готівкою накладна видається одержувачу після внесення ним усіх належних платежів.

5.7. Якщо вантаж з місць загального користування вивозиться частинами, то відомості про кожну частину (дату завозу, кількість місць та/або масу вантажу тощо) зазначаються окремо на зворотному боці накладної.

Таким самим порядком оформлюється перевізний документ у разі завезення вантажу для відправлення частинами.

6.1. За одним перевізним документом приймаються до перевезення вантажі маршрутом або групою вагонів із дотриманням таких умов:

вантажі мають бути одного найменування;

вантажі приймаються до перевезення від одного відправника з однієї станції відправлення і адресуються на одну станцію призначення одному одержувачу.

6.2. Перевезення вантажів на експорт за одним перевізним документом на маршрут або групу вагонів можливе тільки за наявності згоди на це залізниць, які беруть участь у цьому перевезенні.

6.3. У разі формування маршрутів з "ядра" і причіпної групи вагонів одним перевізним документом оформлюється "ядро" маршруту, а кожний вагон причіпної групи оформлюється окремим перевізним документом.

Маса і довжина маршруту або його "ядра", оформлені одним перевізним документом на маршрут або групу вагонів, визначаються відповідно до Правил перевезення вантажів маршрутами відправника, затверджених наказом Міністерства транспорту України від 28.05.2002 № 334 , зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08.07.2002 за № 565/6853.

6.4. У разі перевезення тварин чи птахів у прямому сполученні допускається оформляти один перевізний документ на групу вагонів, яку супроводжує один провідник.

6.5. У місцевому сполученні за одним перевізним документом можуть прийматися до перевезення групи вагонів у порядку, встановленому начальником залізниці.

6.6. Заповнення накладної на маршрут або групу вагонів здійснюється згідно з додатком 3 до цих Правил з урахуванням таких особливостей:

у графі 19 "Номер вагона" зазначаються загальна кількість вагонів у відправці та напис "Дивись відомість";

у графах 24 "Маса вантажу, визначена відправником" та 25 "Маса вантажу, визначена залізницею" зазначається загальна маса вантажу, у графі 30 "Тарифні відмітки" - загальна сума платежів.

6.7. Номери вагонів, їх рід, число осей, маса тари, вантажопідйомність, маса вантажу, пломби (запірно-пломбувальних пристроїв (далі - ЗПП)), сума платежів для кожного вагона зазначаються у відомості вагонів (додаток 2), яка додається до накладної та є її невід'ємною частиною. При визначенні маси нафтопродуктів за заміром висоти наливу навпроти кожного вагона зазначаються тип калібрування котла цистерни, висота наливу в цистерні (зазначається скорочено, наприклад, Вн), густина за температури (наприклад, Г20-0С 0,83677 г/см-3), рівень підтоварної води, вміст баласту. У верхній частині відомості зазначаються номер відправки (накладної), дата приймання вантажу до перевезення, коди станцій відправлення та призначення. У кінці відомості зазначаються загальна маса вантажу і загальна сума платежів. Про відомість вагонів зазначається у графі 9 "Документи, що додані відправником".

Якщо до складу маршруту або групи входять власні вагони різних власників, то у графі 49(50) "Примітка" Відомості вагонів навпроти власного вагона зазначається: "Власний вагон. Власник (зазначається скорочене найменування власника вагона)".

6.8. Переадресування окремих вагонів маршруту ("ядра") або групи, що перевозяться за одним перевізним документом, під час перевезення не допускається. Таке переадресування може провадитися на станції призначення.

6.9. У разі відчеплення вагона через його несправність станція, на якій відчеплено вагон, зобов'язана скласти про це акт загальної форми та досильний перевізний документ, за яким вагон після усунення несправності направляється за призначенням.